Scribd Logo
Cargar

¡Te damos la bienvenida a Scribd!

  • Importancia de Los Sistemas de Procedimientos Contable

    Cargado por

    Evelyn Bellorin
    16 vistas27 páginas

    Título original

    importancia de los sistemas de procedimientos contable

    Derechos de autor

    © © All Rights Reserved

    Formatos disponibles

    PDF o lea en línea desde Scribd

    ¿Le pareció útil este documento?

    ¿Este contenido es inapropiado?

    Denunciar este documento

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Descargue como PDF o lea en línea desde Scribd
    Marcar por contenido inapropiado
    16 vistas27 páginas

    Importancia de Los Sistemas de Procedimientos Contable

    Cargado por

    Evelyn Bellorin

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Descargue como PDF o lea en línea desde Scribd
    Marcar por contenido inapropiado
    de 27
    ome Ate Hons LOS SISTEMAS TE! Aa HT) Importancia de los sistemas (A\ EK nila actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los. sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y ¢6mo su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible evar un adecuado © introt_ sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio d= los sistemas mecanizads desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero y no financiero: el proceso de toma de decisiones se basara necesariamente en la ‘generada pot los sistemas de informacién gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la informacion generada es un factor critico para guid a la euipitoa por el ruMbs Todo el proceso de generacién de informacién en las empresas esta soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a'los gerentes a “generar informacién”. Este proceso no es del todo ficil, lar 8 un sistema que soporte cualquier tipo de decisions. requiere el esfuerzo de muchas personas y inables de trabajo, mn sistema se puede medir por ejemplo, por el grado de aceptacién que los usvarios le asignen. Hay ‘ones por las cuales vale ia pena reaiizar cl esfuerzo de tener un buen sistema de informacién. ‘Ain cuando es dificil que este libro pueda proporcionar todas las pautas necesaries para combinar ct conocimiento contable y de sistemas, aplicable a los negocios, se establecen une serie de mormas que ayudarin a cantable y de sistemas a unir sus esfuerzos para la toma de buenas decisiones en el arez infor Jos profesionales del ar de sistemas y contabilidad. iv M 1.1 LOS SISTEMAS EN LOS NEGOCIOS © Contprar : © Produ + Facturars + Mercadea +. Finanzas " © Rcursos humanos Para cada una'de estas actividades se disefan sistemas que controlen opcrativamente tes procedamientor administrativos levados a cabo por cada funcién, Cada sistema del negocio tiene un objetivo para el cual disenado y por el cual se encuentra en funcionamienta, Los sistemas. que Hevan a cabo una misma funcion, tienes empresas, por ejemplo, un sistema de prostuce similitud en los diseftos conceptuales para disti sv la figura 1-1, debe tener al menos los siguientes componentes: muestra UDO BIRLIOTEC. A. MATURIN — = . Escaneado con CamScanner cai | PRODUCCION _ ADMINIS TR ACION COMERCIALIZACION . es (tess oe FIGURA Tot Sistemas bisicos de informacion en una empresa 1.2 EL CICLO DE NEGOCIOS Y LOS SISTEMAS Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta frecuencia y en forma mas o menos ciclica. Un balance general presenta la situacién financiera de una entidad a una fecha determinada, y un estado de ganancias y perdigas reficja ei resultady de las opevaci dp determinadn Por In general la mayoria de ejercicios econémicos de las empresas tienen una duracién de un afto y, tipicamente a lo largo de un ejerci tuna empresa tendré un ciclo de negocios (), en el cual ciertas operaciones 0 transacciones aumentarén por ciclos 0 époces. Por ejemplo, un fabricante de juguetes tendré su mayor volumen de ventas en los meses previos al mes de diciembre, debido a la demanda natural existente en esa época. Las compras de_materias primas, obviamente, zicanzarin cifras considerables en los meses previos a la época de ventas estacionales, a fin de satisfacer las necesidades del proceso productivo. Al igual que para las operaciones de un negocio se presentan ‘movimientos ciclicos, los sistcmas presentan igualmente un comportamiento més o menos similar a lo largo del tiempo. s En el érea de sistemas de informacién, el concepto de vida de los sistemas se conoce como ciclo de vids y desarrollo de 10s sistemas 0 simplemente: CVDS. El conocimiento del CVDS para un sistema, es uno de los puntos de partide para el andlisis de un sistema de informacién. Desde el momento en que un sistema es deszrro!lado. hasta que es puesto en funcionamicnto, se puzden identificar diferentes etapas en las cuales et comportarriento y rendimiento ve cambiando. Atin después de varios +fos er: funcionamiento. el CVDS abarea_y estudia el desenvolvimiento del sistema y por lo general, una vez ifaplantado un sistema, éste debe funcionar con un mininio de mantenimiento, Diversos autores clasifican “I CVDS dé cistintas formas, sin embargo, la mayoria contempia las siguientes etapas: Anélisis previo o preliminar Fijacion de requerimientos Disefo y desarrollo del sistema Implantacién del sistema Madurez y mantenimiento TI) tn ciclo de negocios 0 ciclo de operacién, e el tiempo que uanscute entte 1a compra de inventaros, en el caso de una empresa esacturer a prestacion de servicios, enel caso de una empresa de servicios y su conversion en fective Par algunas empresas, tieafe de neperos de operacion puede abacar ms dc un ao ealendario, como puede sr el caso de los comersiantes que coi eon orempress consrvclors Tl concept de eelo de negocios, es Uno d: 10 parkmelros que se pueden tomar en cuenta a clair ls partis en balance general como ctulaes 0 de lrg paso Escaneado con CamScanner i my wu PAIMERA PART: LON SISTEMA _Cuales son las principales acti vidades que realizan tod actividades en todas las empresas especializadas? s las empresas? el analista deberd haber establecido un plan de enirevsies realizar con Especiticacion de fos nombres, cargo, objetivo de a misma y fechas de realizacin, entre owas Un ejemplo de planificacion de entrevistas se muestra en Ia figura 2-6 HEURION DE REQUERIMTER TOS DE SISTEMAS ao tonudes meyer CJ) = FIGURE Documentaciin 7 Ta veuniin de requcrimientos de Escaneado con CamScanner vy DY ENTREVESEAS | “Fees PLANIFICACION FIGURA 246 PlanificaciOn de entrevistas 8 realizar DISENO Y DESARROLLO DEL SIST!MA. leterminados los requerimientos del sistema y establecidos lo un edificio, previamente se debe el uccién propiamente diciva, dos etapas claramente definidas: 5 objetivos del mismo, se debe proceder a laborar los planos de la edificacién ¥ Una vez di tun sistema se construiré de manera su desarrollo. Al igual que para const ads éstus, e prucederd a la cori istinguir Similar, por lo que en esta fase podemos di © Disento del sistema Desarrollo del sistema, 7 Er'disefio y desarrollo del sistema tiene el objetivo de especificar la forma I6gica como irs = funcionar el sistema y la relacién entre sus distintos _componentes. Una de las mnetodologias que garantizan el desarrollo de un sistema bajo minimos estindares de Calidad es el andlisis y disefo estructurado, Esta metodologia se basa en una serie de herramientas de disefio que son las siguientes: esehoy Gesarrolio det sistema specifica a forma Topica coma ik a foncionas el sistema ylavelaciéu entre ras de flujo de datos = . 2 Jus btrtos . components: ‘+ Diccionarios de datos: procesos, Nujos, entidades, almacenamientos Cartas estructuradas : @Diagramas de accién (Miniespecificaciones) + Tablas HPO + Arboles de deci Tablas de decisién IMPLANTACION DEL SISTEMA. ls siguiente fase es la implantacién del mismo, es decir ponerlo en Una ver. diseftado y desarrollado el sist implantacién, entre las cuales se pueden funcionamiento. Existen tres estrategias principales para Hevar a cabo Ia encontrar * Pruebas pilot © Corrida en paralelo © Instalacién inmediata Escaneado con CamScanner v A _——_—_ AI LOS SISTENAS PLA IFICA€ Aci Proyecto Nombre ON DE ENTREV ersona entrevistada Carge Nem wer Bre | Eatrevinendee? Poe Eatrevints +- Merve t FIGURA 2-6 Planificaci6n de entrevistas a realizar. DISENO Y DESARROLLO DEL SISTEMA rimientos del sistema y establecidos los objetivos del mismo, se debe proceder a ‘onstruir un edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificacion y la consivuccién propiamente dich, un sistema se coustruird de manera distinguir dos etapas claramente definidas: Una vez determinados los requet su desarrollo. Al igual que para ¢ una vce claborados ¢otus, se prycederd a similar, por lo que en esta fase podemos * — Disefto del sistema «Desarrollo del sistema Escaneado con CamScanner a CAMIULOD CONCERTOS MASICOS ON IT AS ucbas piloto prueba piloto Una prueba piloto consiste en poner en funcionamicnto el sistema en una sola parte de la const empoeren J emicsa y no una instal a a ftatidad de usuarios del sistema. La razén principal por eee ermeats PCT Cul se efectia una prucba pitoto es von el fin de asegurarse que el sistema funciona ae Baccptablemente en todas las unidades o divisiones que sean similares, 0 iguales a la unidad eae escogida como prueba plato Por tiemplo, una direccién corporativa puede elegir esta metodolozia cuando se desee estandarizar el sofware contable en todas las empresas del grupo. Es importante destacar que en principio, la instalacién piloto empezar en una sola empresa y luego, de acuerdo con los resultados obtenidos. y hechas las correcciones del caso, se procederé a la instalacién del sistema contable en la totalidad de las empresas de la corporacién. Otro ejemplo, para aplicar este método de instalacidn, lo constituye una cadena de supermercados en donde se desee instalar puntos de venta en cada una de las tiendas de la cadena. Corrida en paralelo mpo previamente Una corrida en paralelo consist en procesar por un periodo de determinado tanto el sistema nuevo como el que se desea reemplazar, a fin de asegurarse aque el nuevo desarrollo satisface las necesidades planteadas en un principio. Las corridas tn parale’o no deben efectuarse por periodos largos, ya que el objetivo es asegurarse que el nuevo sistema funciona adecuadamente y no generar una mayor carga de trabajo, cosa que pudiera suceder con este tino de estratesia. corrida en Instalacién inmediata Bajo el esquema de instalacién inmediata se establece que el sistema empezard a funcionar un dia determinado y a partir de alli, el sistema reemplazado es puesto fuera de servicio, Una instalacién inmediata debe utilizarse cuando se tenga una alta seguridad que ‘el nuevo sistema funcionard apropiadamente en el momento que es instalado. Cada una de las estrategias tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, el objetivo del personal de sistemas deberd ser en todo caso llevar a cabo la instalacién con el minimo nivel de fallas o errores y ocasionando el menor impacto a nivel de los usuarios como consecuencia del cambio efectuado. MADUREZ Y MANTENIMIENTO. Al igual que un activo fijo requiere de mantenimiento 0 reparaciones menores, un sistema de informacién también necesita de modificaciones y mantenimiento, ya sea a nivel de la estructura de los datos 0 a los programas que ccomponen el sistema de informacién, emery En la fase de madurez y mantenimiento todo sistema necesita que se le realicen Imantenimiento [| modificaciones menores para mantener su operatividad. Una reparacién mayor de un activo trodieacones fijo puede a veces resullar insatisfactorio, por lo que la adquisicion de un activo nuevo wesc pan solucionaria las deficiencias de funcionamiento del activo viejo, Igualmente, el aac sact f ™antenimiento a un sistema de informacién puede no resultar suficiente y se hace ce necesario, el inicio de un nuevo cielo de vida y desarrollo de Existen sefates que pueden idemtficarse en un sistema contable para ver si se enc etapa de madurez r se encuentra en la etapa d Escaneado con CamScanner \ a — — - | © Documentacién | + Caracteristicas del proveedor + Niveles de seguridad 02 CONOCIMIENTOS DE SISTEMAS. Los contadores piblicos cada dia requieren de mayores wocimientos en el Arca de sistemas, Una preocupacién constante de las universidades ew fa fermacidin de ester stonales debe ser el agregar materias al disefo curricular, de tal forma que se impartan_mayores estar al dia en jas nuevas tendencias que se dan en los negocios y empresas. Por citar_un ejemplo, el auditor del tutuvo sera un individuo que Ilevara a cabo sus pruebas de control interno con la computadora y a través de ella La tendencia sera la desaparic:in, alin cuando no totalmente, de aquel profesional que va a revisar papeles: por razin, ios conucimientos de sister cada vez mayor peso al momento de contratar a un profesional a. Discuta acerca de la importancia que tiene para un contador publico el poseer buenos conocimientos de sistemas. b. {Qué veniaja competitiva puede percibir para aquellas personas que poscat fagregado de los conocimientos de sistemas? {Cree usted, por ejemplo, que dicho | profesional estara mejor remunerado? INSTALACION DE NUEVO SISTEMA. El gerente de contabilidad de una ‘compafiia transnacional se ‘tabajendo en el proyecto de instlacion del nuevo sistema de contabilidad. El gerente general ha sdido que el sistema sea adquirido aun proveedor local a fin de aseguraren principio. una répida asistencia Mfc afrontar alain problema y tal vez, shorrar honorarios profesionales adicionales si los sistemas fueran dquiridos a un proveedor en el exterior. El contador ha definido los siguientes requsitos bisicos a fin de que sean comade: en cuents al mamento de evaluarlossistemas: valor Capacidad de manejer varias monedas Calculos de ajustes por inflacién | Total integracién con los sistemas auxiliares Multiempresa Generacién de reportes adi males ‘a. De acuerdo con sus conocimientos contables, explique {Por qué el contador requiere que el sistema esté en la capacidad de manejar varias moriedas? {Cree usted que faltan algunos criterios para poder evaluar el software contable, es decir, ‘algunos otros requerimientos no incluidos en la lista dada? En caso afirmative agréguelos y expliquelos. Escaneado con CamScanner S18 preston fjaciin de requerimue ntenimiento ef sistema Cada una de estas. fases trene ' via util de un sistema juntaciin del sistema madures y Activ dats espe PREGUNTAS PARA. :PASO i {Por qué un profesional del ar 1 a ee table trata debe pases # cenacuinienton tances de sistemas? a ina y explique.si.tema, elemento, interrelaciones 5. ¢Pot que se puede considerar a la empresa coma un sistenra? ;iJuc elements de la definicion de sistemas identifica en una empresa? fe, Pucde set considerada como un sistema” 5. (Qué imponrancia tignen los sistemas en general para les empresas” 6 {Cuales son los principales sistemas en una organizacion”” 7. {Puede concebirse una empresa manufacturera sin un sistemasque controle o mancje las actividades de produccién”” 8. {Qué funciones principales tiene un sistema de produccién? 9. En algunos casos. un sistema de ventas incluye las funciones de factu aplicacién. ,Cudles son las principales funciones de cada una de ellas? 10. {Qué significa CVDS? {Cuil es la importancia del concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas? 12. Nombre las fases del CVDS. 13. {Qué son los sistemas a la medida? 14, Explique brevemente el objetivo de cada una de las fases del CVDS cién y cobranzas como una sola PORLEMAS APLICADCS: ] 02-01 DEBILIDADES DE SISTEMAS. Las organizaciones con el transcurso del tiempo y el avance de la tiencia y la tecnologia han ido incrementando la. smecanizacién y automatizacin de los sistemas que hasta no hace macho eran Ilevados en forma manual. El avance de la tecnologia puede tracr consecuencias no deseadas, cuando personal no entrenado y sin los conocimientos basicos de sistemas se desempefian en posiciones que fequieren de tales herramientas. Hace dos aflos Indusrias Farmacéuticas REPRIF. C.A. adquirid un sistema contable a un distribuidor local. Las demostraciones ‘ilevadas a cabo por el proveedor, aseguraban que el sistema podia manejar los inventarios por los métodos promedio, UEPS o PEPS. Una vex instaladas y hechas tas Pruebas, posteriores ala adquisicién del software, el departamento de contabitidd pudo comprobar que ello no ere cierto, ya que el sistema no tomaba fa informacién por lotes en el caso del UEPS o PEPS. sino que promediaba cualquier lote en forma aleatoria. Esta deficiencia del sistema era subsenada por el contador prediante asientos de ajustes s.ensiales, para los cuales el determinar el monto correcto del ajuste generaba un irae trabajo manual, Cuando 2: efeciud el p-'mer cierre de ejercicio con el sistema, las cifras finales de las cuentas reales no eran traspasadas autométicamente come salco inicial del siguiente periocy, sino que se debia realizar tn “asiento de apertura” de zaleos pata ci siguiente ejercicio econdmico, y el comprobante a registar en forma manual para abrir los saldos del periodo siguiente, era sumamente extenso. - eguntas & ¢Cuales son los errores que tenfa el sistema contable adquirido por REPRIF, C.A. 2 qué impacto considera usted podrian tener tales deficiencias en las estados financieros? ]b- Qué matin peventivas anit de adquint el sofiware contable debid adoptar la le idamente se le muestran algunas variables que se deben tener en cuenta para Jur un software contable. Evaliie cuales de estas variables pudieran no haber sido \das en cuenta por REPRIF, C.A. de acuerdo con la exposicién del caso + Costo del sufiware + Requerimientos de hardware Grado de satisfaccién de las necesidades Grado de complejidad del sistema Escaneado con CamScanner Ve analisis previv, fiyacién de mantenimiento del sistema Cada una de estas f vida util de un sistema ae ree 02 CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS 41 requerimies Yio Mdesal querimientos, disetio v desarralle del Sistema, inplantaciin del sistema madure aSes Meng acts idades especificas que pueden avudar a entender la [PREGUNTAS PARA REPASO a wre May 0 10. We. 12. 13. 14. éPor qué un profesional del area contable administrativa debe posert cenacimientos basicos de sistemas? Defina y explique: sistema, elemento. interrelaciones

    También podría gustarte