El Enfoque Basado en Procesos Aplicado a la Gestin de las Mediciones en Refinera Cienfuegos L, Borroto Prez M, Hernndez Santana E, Roldn Guerrero

R, Iglesias Delgado E, Fuentes Sosa CUVENPETROL S.A / Unidad de Negocios Refinera Cienfuegos. Finca Carolina, Apartado 239, Cienfuegos, Cuba lborroto@refcfg.cuvenpetrol.cu RESUMEN. La Refinera de Petrleo de Cienfuegos, perteneciente a la empresa mixta binacional Cuba-Venezuela CUVENPETROL S.A, desde el mismo comienzo de las operaciones de refinacin en diciembre del 2007 viene desarrollando un trabajo sostenido en el despliegue y profundizacin del enfoque de procesos para la gestin, lo cual le est proporcionando resultados significativos progresivamente, en el presente trabajo se muestran las experiencias de la segunda iteracin del mapeo de procesos, aplicado en profundidad a los procesos de gestin de las mediciones, de especial importancia para la operacin segura y estable de esta planta, as como para el Cliente y dems partes interesadas en los temas relacionados con la calidad y transferencia de custodia de los productos combustibles que se comercializan. En el trabajo se pone de manifiesto el uso de las tcnicas tradicionales del mapeo de procesos (Diagramas de Flujo Simple, Diagramas de Flujo de Funciones Cruzadas, Diagramas IDEF0, Diagramas de Flujo del Valor, y se adiciona una nueva herramienta Diagrama de Tortuga la cual resume en una ficha simplificada el proceso en cuestin, facilitando el anlisis y mejora del mismo, as como su control mediante un cuadro de mando y a travs de auditoras. Se anexan ejemplos de su aplicacin. La metrologa industrial y legal en plantas y talleres, aun cuando goza de una larga tradicin en cuanto a su implementacin y control, tanto interno como estatal, puede y debe ser gestionada como PROCESO, en aras de garantizar su mejora continua de manera sistmica, constituyendo de hecho el prembulo para la implementacin ordenada y efectiva de la norma NC ISO 10012:2007.

INTRODUCCIN. La Refinera de Petrleo de Cienfuegos, perteneciente a la empresa mixta binacional Cuba-Venezuela CUVENPETROL S.A, desde el mismo comienzo de las operaciones de refinacin en diciembre del 2007 ha emprendido el camino de la excelencia en la gestin a partir de la implementacin de un sistema integrado de gestin sustentado en el enfoque de procesos y orientado a satisfacer los requisitos y expectativas de los clientes, maximizar la seguridad de los trabajadores e instalaciones y minimizar el impacto al medio ambiente. El despliegue y profundizacin del enfoque de procesos para la gestin ha sido una constante de trabajo y constituye hoy una de las principales opciones para la mejora continua del desempeo de la organizacin. La evolucin histrica de la gestin de procesos en nuestra refinera se resume a continuacin: y 2007 - Mapeo de Procesos en su primera iteracin: 25 procesos y subprocesos, niveles 0, 1, 2 y 3, se aplican herramientas clsicas para el mapeo de procesos (diagramas de flujo simple, diagramas de flujo de funciones cruzadas, IDEF0, Diagrama de Flujo del Valor). 2008 1er semestre 2009 - Implementacin de la gestin por procesos primera iteracin (se obtuvo la certificacin ISO 9001: 2008) A partir del 2do semestre 2009 - Segunda iteracin del Mapeo de Procesos: 54 procesos y subprocesos, niveles 0, 1, 2, y 3, se aade el diagrama de tortuga como nueva herramienta para caracterizar los procesos, se introduce el cuadro de mando para el control de los indicadores de los procesos; A partir del 2010 se inicia la mejora de procesos aplicando herramientas Lean 6 Sigma, las mejoras puntuales en los procesos conllevan a la actualizacin ininterrumpida del mapa de procesos, as como del cuadro de mando.

y y

Como se puede observar de la cronologa histrica, el presente trabajo constituye la fotografa actual (Marzo 2011) de un proyecto que evoluciona de manera continua y que puede ser ininterrumpido y por etapas, en funcin de las estrategias y prioridades de la direccin de la organizacin. A continuacin se muestran dos representaciones grficas generales del mapeo de procesos por niveles.

OBJETIVOS. Los objetivos del presente trabajo son: y Mapear en profundidad los procesos de gestin de las mediciones en la Refinera Cienfuegos, en el marco de un sistema integrado de gestin NC ISO 9001, NC ISO 14001, NC 18001, NC ISO 12001; Crear las bases para la mejora continua de los procesos de gestin de las mediciones.

MATERIALES Y MTODOS. Para la implementacin del enfoque de procesos nos basamos esencialmente en las siguientes directrices: Documento Acpite 0.2 Principios de Gestin de la Calidad NC ISO 9000 2.4 Enfoque basado en procesos 3.4 Trminos relativos al proceso y al producto NC ISO 9001 4.1 Requisitos generales Sub acpite d) Enfoque basado en procesos e) Enfoque de sistema para la gestin Figura 1 Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos 3.4.1 Proceso Incisos: a), b), c), d), e), f) y el resto del contenido del punto

N 544 ISO/TC 176/SC2 (explica minuciosamente los pasos a emprender para la aplicacin del enfoque integral de procesos en cualquier organizacin). NC ISO 10012 (referencia principal en la aplicacin del enfoque de procesos a la gestin de las mediciones en cualquier organizacin) Materiales de los cursos: y Six Sigma Black Belt; y y Lean Six Sigma Champion. Como resultado de un estudio de gabinete, en el cual se revisaron y reanalizaron las directrices antes referidas, se actualiz la gua o secuencia especfica mediante la cual se viene aplicando el enfoque basado en procesos en nuestra Refinera (en una versin inicial como primera iteracin del Mapeo de Procesos y en una versin actualizada como segunda iteracin). Al igual que la referencia general del enfoque de procesos N 544 ISO/TC 176/SC2, la gua cumple la secuencia universal del mejoramiento: PLANIFICAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR y el ndice o contenido de la misma se muestra a continuacin: A) PLANIFICAR. A.1 Definicin del equipo rector y capacitacin inicial. A.2 Identificacin de procesos. A.2.1 Anlisis del propsito de la Organizacin. A.2.2 Definicin de una poltica integrada y anlisis /redefinicin/ de los objetivos. A.2.3 Determinacin de los procesos de la Organizacin. A.2.4 Determinacin de la secuencia de los procesos (Mapa General). A.2.5 Definicin de los dueos de los procesos. A.2.6 Definicin de la manera de representar y documentar los procesos. A.3 Despliegue /desarrollo de los procesos. A.3.1 Conformacin de equipos y cronograma de encuentros. A.3.2 Definicin de las actividades dentro de cada proceso y su secuencia. A.3.3 Definicin de los requisitos de seguimiento y medicin A.3.4 Definicin de los recursos necesarios. A.3.5 Esquema y documentacin final de los procesos. 4

B) HACER. B.1 Implementacin de los procesos. C) VERIFICAR. C.1 Medicin de los procesos. D) ACTUAR. D.1 Anlisis de los procesos. D.2 Acciones correctivas y mejoras de procesos.

}PROYECTOS LEAN 6 SIGMA

En la segunda iteracin del Mapeo de Proceso, se actualiz la gua en los puntos: y y A.3.5: se adiciona la herramienta Diagrama de Tortuga. D.1 y D.2 (ACTUAR): para lo cual se incluyen los elementos de la metodologa de mejora de procesos proyecto a proyecto Lean 6 Sigma / DMAIC.

En esta segunda iteracin se mapearon en profundidad los procesos de Refinacin (M5.3), as como los procesos de Medicin, Anlisis y Mejora, que incluye la gestin de las mediciones, para lo cual se consideraron ms detalladamente los requisitos de la norma NC ISO 10012.

RESULTADOS Los resultados de la aplicacin de la gua de implementacin del enfoque de procesos fueron: A) PLANIFICAR Los resultados generales de la segunda iteracin del mapeo de procesos se indican en la lista de procesos desplegados por niveles (ver en los anexos la Fig. 1). Los procesos desarrollados nuevos o aquellos existentes que fueron mejorados se muestran en letra cursiva, mientras que los procesos de medicin y confirmacin metrolgica se identifican adems en color rojo. Resumen: y El nuevo mapa incluye 54 procesos/subprocesos, de ellos 24 se desarrollaron nuevos y 3 se modificaron (se mejoraron). Los nuevos y los modificados se configuraron por niveles de acuerdo al siguiente despliegue: De Nivel 0 1 De Nivel 1 1 De Nivel 2 7 De Nivel 3 13 De Nivel 4 5 y Relativo a la Confirmacin metrolgica se desarrollaron 5 (M4.1.2.1, M4.1.2.2, M4.1.2.3, M4.1.2.4, M4.1.2.5) y 1 fue mejorado (el M4.1.2). y Relativo al proceso de medicin se desarrollaron dos subprocesos con diferentes actividades (M6.2 y M6.4) y se mejor 1 (el M6). A continuacin aparece un esquema que muestra la correlacin existente entre el modelo de sistema de gestin de las mediciones (NC ISO 10012) y los correspondientes procesos del Mapa de Procesos la Refinera, por supuesto que el mapa de procesos de la refinera enmarca muchos ms procesos, ya que el mismo modela un sistema integrado de gestin basado en las normas: ISO 9001, ISO 14001, NC 18001 y en un primer acercamiento a la NC ISO 10012. 5

M1 M2, M3, M4

M6.5, M6.7

M6.6

M4.1.2, M4.1.2.1, M4.1.2.2 M4.1.2.3, M4.1.2.4, M4.1.2.5

M6.2, M6.4

Nota: Los procesos de la refinera se identifican con una M como primer carcter del cdigo, en este caso la M significa Mapa. Varios ejemplos del mapeo de los procesos de la refinera en su segunda iteracin, relacionados con la gestin de las mediciones se muestran en los anexos (Fig. 2 Fig. 8). B) HACER Los procesos, una vez definidos/redefinidos en los mapas y en otros documentos que los complementan se implementan en cada una de las reas en que ellos aplican atraviesan. De acuerdo a la complejidad de los mismos en algunos casos se requerir un plan de implantacin con los recursos necesarios, en otros bastar con un seminario o anlisis en colectivo de las nuevas adiciones o cambios en las actividades del proceso pertinente. C) VERIFICAR Las verificaciones del desempeo de los procesos se realizan a partir de los resultados de los indicadores definidos en la fase A) PLANIFICAR y mediante la implementacin de 2 de los procesos de medicin, anlisis y mejora (M6.3 Auditoras internas/externas y M6.4 Seguimiento y medicin de los procesos). Para el seguimiento de indicadores y de los parmetros de los procesos, las tecnologas de informacin juegan un importante rol, contamos con sistemas de control automtico para la gestin de los procesos operacionales en la refinera y con un cuadro de mando integral para el seguimiento de varios procesos del sistema integrado de gestin. Para los procesos de gestin de las mediciones, se analizan y evalan mensualmente, entre otros, los siguientes indicadores: 6

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Disponibilidad de Lazos funcionando en AUT o CAS Disponibilidad Tcnica [%]; Disponibilidad del DCS (Yokogawa); Tiempo promedio entre fallas (TPEF) en horas. ndice Correctivo vs Preventivo (MC/MP) % de avance del Plan de Calibracin Anual Tiempo Promedio Entre Fallas por tipo de instrumentos (Hrs) de campo (ver grfico a continuacin.

D) ACTUAR El mtodo para la introduccin de mejoras en los procesos, incluidos los de gestin de las mediciones, se establece en el subproceso M6.7 Proyectos y acciones de mejora (ver Fig. 8). En nuestra refinera los procesos de gestin de las mediciones han sido muy favorecidos con proyectos de mejoras tecnolgicas, tecnologas de punta adquiridas a proveedores de reconocido prestigio internacional, enfocada esencialmente a la medicin de parmetros operacionales mediante una instrumentacin moderna vinculada a las tecnologas de la informacin y el control automtico. Ejemplos de estas tecnologas son el Sistema de Control Distribuido (DCS), el sistema de paradas de Emergencia (ESD), el sistema de medicin de tanques y el sistema de deteccin de fuego y gas.

Se mont adems un laboratorio de calibracin interno. Para su puesta en marcha hace un ao se cont con la asesora de la OTN Cienfuegos. Este laboratorio cuenta con: y y y y y y Base de patrones verificados y trazables. Condiciones atmosfricas adecuadas. Personal calificado y entrenado por los proveedores extranjeros de la nueva instrumentacin Documentacin (Procedimiento, instrucciones y normas) Certificados y protocolo de calibracin. Sellos de aptitud.

La implementacin del despliegue Lean Seis Sigma para acometer proyectos de mejora en procesos recin comienza en la organizacin, en la actualidad se cuenta con 5 compaeros con certificacin internacional, de ellos 2 en la categora Champions Lean Six Sigma y 3 como Black Belt Six Sigma, en todos los casos fueron certificados por IECS Group, empresa mejicana afiliada a la International Society of Six Sigma Professional (ISSSP). A finales del ao 2010 se iniciaron 2 proyectos Lean Seis sigma, uno asociado al proceso de recepcin de crudo (M5.2.1) y otro al proceso de auditoras (M6.3), los procesos de gestin de las mediciones no estn exentos de ser mejorados por esta va, pero depender del anlisis y evaluaciones mediante la Matriz de Seleccin de Proyectos Lean Seis Sigma, de hecho se est implementando con la Universidad de Cienfuegos un proyecto de estudio capacidad de la fuerza de trabajo (se enmarcan en las mejoras tipo Lean destinadas a la bsqueda de eficiencia) para el cual estn resultando muy tiles los mapas de procesos y subprocesos relacionados con la gestin de las mediciones.

CONCLUSIONES y Los procesos de gestin de las mediciones fueron desplegados en profundidad en la segunda iteracin del mapeo de procesos en la Refinera Cienfuegos, constituyendo de hecho el primer paso en la implementacin generalizada de la norma NC ISO 10012 en el marco del sistema integrado de gestin de la organizacin. Los procesos de gestin de las mediciones son esenciales para el logro de resultados satisfactorios en calidad, seguridad y medio ambiente, por lo que deben continuar siendo prioridad en cuanto a su conocimiento a profundidad, su seguimiento y mejora continua.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS. [6.1] [6.2] [6.3] [6.4] [6.5] [6.6] ISO/TC 176/SC2/N 544R3: Orientacin sobre el concepto y uso del Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin, Octubre 2008. NC ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos. NC ISO 140001: 2004 Sistemas de Gestin Ambiental Requisitos con orientacin para su uso. NC 18001: 2005 Seguridad y Salud en el Trabajo Sistema de gestin de la seguridad y Salud en el trabajo Requisitos. NC ISO 10012: 2007 Sistemas de Gestin de las Mediciones Requisitos para los procesos de medicin y los equipos de medicin. NC ISO 9004: 2009 Gestin para el xito sostenido de una organizacin Enfoque de gestin de la calidad. 8

[6.7] [6.8] [6.9]

Curso e-leraning Six Sigma Black Belt, IECS Group, 2010. Curso e-leraning Lean Six Sigma Champion, IECS Group, 2010 ISO/TS 16949 Implementation Guide.

[6.10] Borroto Prez, Lzaro M. Aplicacin del Enfoque de Procesos en una Refinera de Petrleo, 2009. [6.11] Borroto Prez, Lzaro M. Identificacin y despliegue de procesos en PDV CUPET, S.A.: empresa mixta del Alba, 2007. [6.12] Tutoriales de los softwares MINITAB y Quality Companion 3 de MINITAB. [6.13] Sayer, Natalie J. y Bruce, Williams. Lean for Dummies, 2009.

ANEXOS (figuras 1 8) Fig. 1: Despliegue en cascada de los procesos y subprocesos del sistema integrado de gestin de la Refinera Cienfuegos (la ltima columna correlaciona los procesos seleccionados con los nmeros de las figuras que lo describen o representan). N0 N1 N2 N3 N4 Niveles en cascada de los procesos y subprocesos Fig. 2

M0 GESTIN INTEGRAL REFINERA CIENFUEGOS -------------------------------------------M1 GESTIN POR LA DIRECCIN M2 GESTIN DE LOS RR.HH M3 COMPRAS M4 OTROS PROCESOS DE APOYO M4.1 Gestin de la Infraestructura M4.1.1 Mantenimiento de la infraestructura existente M4.1.2 Mantenimiento, calibracin y verificacin de los medios de medicin M4.1.2.1 Mantenimiento Preventivo M4.1.2.2 Mantenimiento Predictivo M4.1.2.3 Mantenimiento Correctivo M4.1.2.4 Mantenimiento y calibracin interna (en el Taller) M4.1.2.5 Verificaciones y calibraciones externas M4.1.3 Acometer Proyecto de Inversin M4.2 Gestin de la documentacin M4.2.1 Control de los documentos M4.2.2 Control de los registros M4.3 Gestin del ambiente de trabajo, de los trabajadores y la comunidad M4.4 Gestin de los recursos financieros y de ahorros M4.5 Gestin de las tecnologas de Informacin M5 REALIZACIN DEL PRODUCTO M5.1 Planeacin y control de las operaciones M5.1.1 Planeacin y Control de la Produccin M5.1.2 Planeacin y Control de Seguridad M5.2 Recepcin y almacenamiento del crudo y otros insumos. M5.2.1 Detalles de la recepcin y el almacenamiento del crudo y otros prod. M5.3 Refinacin. M5.3.01 Destilacin Atmosfrica M5.3.02 Hidrofinacin y Reformacin Cataltica M5.3.03 Fraccionamiento de Gases, Preparacin y suministro de reactivos. M5.3.04 Tratamiento del JET (Merox)

10

N0 N1 N2 N3 N4

Niveles en cascada de los procesos y subprocesos

Fig.

M5.3.05 Servicios auxiliares - Generacin y suministro de vapor M5.3.06 Servicios auxiliares - Suministro de Energa Elctrica M5.3.07 Servicios auxiliares - Caldera Recuperadora, Hornos y Flare. M5.3.08 Servicios auxiliares - Abasto de agua de enfriamiento M5.3.09 Servicios auxiliares - Abasto de agua contra incendios M5.3.10 Servicios auxiliares - Preparacin y suministros de reactivos M5.3.11 Servicios auxiliares - Suministro de aire M5.3.12 Servicios auxiliares - Abasto de agua Tcnica M5.4 Almacenamiento y entrega de productos. M5.4.1 Entrega de Productos Lquidos a Buque. M5.4.2 Entrega de GLP a Buque. M6 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ---------------------------------------------------------M6.1 Retroalimentacin del cliente y de otras partes interesadas. M6.2 Seguimiento y medicin del producto. ------------------------------------------------M6.3 Auditoras (internas y externas). M6.4 Seguimiento y medicin de los procesos. M6.5 Correccin/Mitigacin NCF/Incidente y aplicar acciones corr. y/o prev. M6.6 Anlisis de datos (internos y externos). M6.7 Proyectos y acciones de mejora. -------------------------------------------------------Fig. 1 (continuacin) 8 6, 7 5

11

Fig. 2 12

Fig. 3 13

Fig. 4 14

Fig. 5

15

DIAGRAMA DE TORTUGA PARA EL ANLISIS /AUDITORA/ DE PROCESOS M6.2 Seguimiento y medicin del producto OBJETIVO: Controlar la calidad de los crudos e insumos, corrientes intermedias y productos finales
PROCESO: Responsable del proceso:

Director Tcnico

rea /Actividad:

Toma de muestras en las reas operacionales

R0 QUIN? /personal con las competencias necesarias/
1 Operadores con las competencias requeridas 2 Controladores de Calidad del Laboratorio

QU? /facilidades, herramientas, medios, software/ 1 Muestreadores 2 Pomos / Recipientes 3 Triciclos para el transporte de las muestras 4 Otros dispositivos de medicin

ENTRADAS: Materiales, informacin, impactos Entradas

1 Crudo recibido en el muelle 2 Crudo almacenado en Tt. 20 3 Corrientes intermedias 4 Productos finales

SALIDAS: Productos, informacin, impactos Salidas Princ. Actividades del Proc. 1 Tomar las muestras 2 Llevar muestras al laboratorio
1 Muestras tomadas

Suministrador
Buque Muelle (M5.2) Plantas (M5.3) Tanques (M5.4) Pailas/Vagones (M5.4) Buques (M5.4)

Clientes
Laboratorio Ingenieros de Procesos Cosejillo de Plantas

5 Aguas

PTR (Enfriamiento) PTR (Residuales) Energtico (demineral.)

6 Otros insumos

Varios

MEDICIONES? /indicadores de desempeo, metas/ 1 Cumplimiento de los Grficos de Control Analticos

MTODOS? /procedimientos, instrucciones, formatos/

1 Grficos de Control Analtico (Base de datos DI / Proceso M6.2) 2 RF-DMCP-IT-21-07: Muestreo de Tanques de productos derivados petr. 3 NC ASTM-D-4057-95 Muestreo Manual de Petrleo y sus deribados 4 Otras normas e instrucciones para efectuar el muestreo (Base de datos DE / Proceso M6.2)

Fig. 6 16

DIAGRAMA DE TORTUGA PARA EL ANLISIS /AUDITORA/ DE PROCESOS M6.2 Seguimiento y medicin del producto OBJETIVO: Controlar la calidad de los crudos e insumos, corrientes intermedias y productos finales
PROCESO: Responsable del proceso:

Director Tcnico

rea /Actividad:

Realizar ensayos y emitir resultados (Laborat.)

R0 QUIN? /personal con las competencias necesarias/
1 Analistas qumicos 2 Inspectores de calidad

QU? /facilidades, herramientas, medios, software/

1 Equipos del laboratorio 2 Software Weblab 3 Computadoras

ENTRADAS: Materiales, informacin, impactos Entradas

1 Muestras 2 otros insumos 3 reactivos

SALIDAS: Productos, informacin, impactos Salidas Princ. Actividades del Proc. 1 Recepcin de la muestra 2 Realizacin del ensayo 3 Emisin Informe de Ensayo
1 Informe de ensayo 2 Resultados de los ensayos (Weblab)

Suministrador
Operaciones, MCP Procura

Clientes
Despacho Areas Autorizadas

MEDICIONES? /indicadores de desempeo, metas/

1 Cumplimiento de los Grficos de Control Analtico 2 Resultados de ensayos de intercomparacin entre laboratorio 3 ndice de Calidad del Producto.

MTODOS? /procedimientos, instrucciones, formatos/

1 Ver Sistema Informtico para los documentos internos y externos aplicables a este proceso

Fig. 7

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Fig. 8 18