OFICIALA MAYOR DIRECCIN GENERAL DE PROVEEDURA RACIONALIZACIN DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIN DE BIENES MUEBLES COORDINACIN DE ARCHIVOS DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

DE CONCENTRACIN E HISTRICO

MANUAL DE POLTICAS

PARA LA RECEPCIN DE LAS

TRANSFERENCIAS

PRIMARIAS DE ARCHIVO

noviembre 2007

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MANUAL DE POLTICAS PARA LA RECEPCIN DE LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DE ARCHIVO INDICE

CONTENIDO
Introduccin Objetivo General Objetivo Especfico ALCANCE DEL MANUAL RESPONSABILIDADES DESARROLLO DE LAS POLTICAS 1.0 DE LA RECEPCIN 2.0 DEL LLENADO DEL FORMATO DE TRANSFERENCIAS 3.0 DEL PRSTAMO ANEXOS

HOJA 3 3 3 4 4 5 5 6 7 9

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MANUAL DE POLTICAS PARA LA RECEPCIN DE LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DE ARCHIVO Introduccin Toda Institucin debe contar con polticas que ayuden a controlar, regular y rendir cuentas de las funciones y atribuciones que les corresponden, dentro de su propia administracin. Los marcos jurdicos siempre han contribuido en la aplicacin de las polticas, ya que de esta manera se pueden hacer cumplir las mismas, previniendo a los que las infrinjan de que se harn acreedores a las sanciones estipuladas por las Leyes vigentes, condiciones laborales, estatutos etc. que tambin forman parte de las polticas que regulan las actividades diarias de toda Institucin de la Administracin Pblica. En el caso de la SAGARPA se elabora el presente manual de polticas para las transferencias primarias de los Archivos de Trmite, al Archivo de Concentracin con el objeto de regular esta parte del proceso del Ciclo Vital de los Documentos. Objetivo General Controlar las transferencias primarias de documentacin, de los archivos de trmite al archivo de concentracin, de una manera organizada y lgica que permitir revisar, identificar, valorar y determinar el tiempo de guarda o destino final de la informacin producida por las diferentes reas generadoras, basndose en el Catlogo de Disposicin Documental vigente. Objetivo Especfico El objetivo de este manual es establecer los lineamientos especficos necesarios destinados al manejo y flujo eficiente de los documentos de los Archivos de Trmite al Archivo de Concentracin para un mejor control, registro, descripcin, organizacin, clasificacin, ordenacin y ubicacin topogrfica dentro del Archivo de Concentracin. Tambin ayudar a determinar los plazos de conservacin de la documentacin, su valoracin secundaria y transferencia al archivo histrico. Este manual se aplicar para toda la documentacin producida por la Dependencia sin importar el tipo de soporte en que se encuentre.

Al contar el archivo de concentracin de la SAGARPA con un Manual de Polticas de Recepcin Documental, estar cumpliendo con los Lineamientos Generales de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.

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ALCANCE DEL MANUAL

Este manual fue elaborado dentro de la SAGARPA, y una vez autorizado por la Coordinacin de Archivos deber ser acatado de manera obligatoria para su manejo y aplicacin por los responsables de los Archivos de Trmite de Oficinas Centrales de la Dependencia, por las Delegaciones y rganos Administrativos Desconcentrados de la SAGARPA.

RESPONSABILIDADES

Es facultad del Titular de la Dependencia, nombrar un responsable para el manejo y organizacin de los Archivos de Trmite, Concentracin e Histrico, as como de un Coordinador de los mismos. El Coordinador de Archivos deber encargar al responsable del Archivo de Concentracin, elaborar los Manuales de Organizacin y de Polticas para el mejor desempeo y rendicin de cuentas. Estas disposiciones y responsabilidades son derivadas de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal y su Reglamento, debiendo ser acatadas por todas las reas de archivo de la Administracin Pblica.

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DESARROLLO DE LAS POLTICAS

1.0 DE LA RECEPCIN: 1.1 Los responsables de los archivos de trmite debern solicitar al archivo de concentracin va correo electrnico, asesora para optimizar el envo de su documentacin semiactiva para ser concentrada, o en su caso valorarla para tramitar su baja inmediata. 1.2. Los responsables de los Archivos de Trmite debern elaborar un oficio solicitando la recepcin de sus transferencias primarias al Jefe del Archivo de Concentracin e Histrico. (VER ANEXO F1-ACH-01) 1.3. Dicho oficio se elaborar en original y 2 copias, y vendr acompaado del Formato de Inventario y Transferencias Documentales autorizado y su hoja de cierre. La documentacin administrativa deber ser inventariada en el formato de transferencia, por nmero de expediente y/o nombre del mismo. (VER ANEXO F2-ACH-02) 1.4. La recepcin de cajas se llevar a cabo previa cita con el Archivo de Concentracin e Histrico. 1.5. El horario de recepcin ser de las 9:00 a las 14:00 horas, de lunes a viernes. 1.6. No se recibirn cajas que vengan infestadas de cualquier tipo de insectos o deterioradas. 1.7 La documentacin deber transferirse en cajas especiales para archivo tamao oficio corto, de 52x36x25 cms. en buen estado y a su cupo normal. El peso mximo soportado de documentacin es de 18 Kg. Los expedientes que excedan la altura de la caja se podrn colocar nicamente en forma horizontal con la finalidad de evitar la deformacin. 1.8 No se recibir documentacin que venga en cajas diferentes a las que hayan sido proporcionadas por el Archivo de Concentracin e Histrico.

1.9 Las cajas debern venir abiertas, sin cintas adhesivas.

1.10 Las cajas enviadas al archivo, debern contar con una etiqueta de identificacin (formato de la etiqueta anexo F3-ACH-03), llenando los espacios o campos con los datos de referencia. La etiqueta debe ser pegada a la caja con resistol blanco.

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1.11 Las unidades generadoras de documentos son responsables del traslado de las cajas hacia el Archivo de Concentracin, tanto en lo que se refiere al transporte como a su propio personal capacitado para realizar la entrega definitiva al Archivo de Concentracin e Histrico. 1.12 Una vez que el Archivo de Concentracin e Histrico autoriza la transferencia fsica de las cajas desde las unidades administrativas, estas debern conocer previamente la hora y fecha de su recepcin.

2.0 DEL LLENADO DEL FORMATO DE TRANSFERENCIAS 2.1 El formato de inventario de vigencias o transferencias documentales, deber ser llenado de acuerdo a los datos propios de referencia. (VER INSTRUCTIVO ANEXO) 2.2 Se deber entregar el Formato de Inventario de Transferencias Primarias en soportes documental y electrnico con el fin de facilitar las correcciones, no se aceptarn en el formato raspaduras ni enmendaduras. 2.3 Documentos tales como: engargolados, ediciones, revistas, fotografas, planos, mapas, hojas de trabajo, recortes de peridico y revistas, considerados como anexos de los expedientes enviados al archivo, debern presentarse en sobres rotulados que mencionen la unidad administrativa, el nmero del expediente al que pertenecen, y nmero de caja en que se enviaron o se envan para poder ser relacionados. 2.4 El nmero del oficio y su fecha, estarn contenidos en los inventarios etiquetas de las cajas archivadoras. y las

2.5 Una vez recibido el oficio y formato de transferencia, el Archivo de Concentracin e Histrico llevar a cabo una detallada revisin del contenido de las cajas contra el inventario; en el caso de correccin al inventario se dar un plazo de 48 horas para su nueva entrega. 2.6 En caso de no cumplir con el punto anterior, se proceder a la devolucin inmediata de las cajas a la unidad administrativa. 2.7 En los datos que se plasmen en el formato de transferencias, no deben presentarse siglas, comillas, abreviaturas, y palabras como diversos y varios, no se deber finalizar un prrafo con la palabra etctera, la redaccin del documento deber ser precisa, clara y con la explicacin necesaria para identificar cualquier documento o expediente.

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2.7.1 Nota: Esta consideracin es aplicable en el llenado de cualquiera de las columnas del formato de inventario. 2.8 En el caso de personas morales, (pblicas o privadas) las abreviaturas se aceptan nicamente cuando aparezcan ms de una vez, detallando al principio su nombre completo. 2.9 Todos los expedientes se debern integrar en los flderes impresos por la Dependencia, los cuales no deben exceder los 5 CMS. de espesor y deben contar con los datos para la identificacin de expedientes, establecidos en los Lineamientos Generales de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. 2.10 Los expedientes que rebasen los 5 CMS. de espesor tendrn que ser divididos o integrados por legajos: ejemplo legajo 1 del expediente 100, legajo 2 del expediente 100. 2.11 Por medidas de conservacin, la documentacin debe venir en flder de cartoncillo con ligas o con broches plsticos, no se recibirn documentos en carpetas lefort (biblioratos), con grapas, broches metlicos o clips. 2.12 El Archivo de Concentracin recibir Diarios Oficiales, publicaciones que no haya hecho la Dependencia, folletos, informes anuales sin valor histrico, tirajes de ediciones obsoletas que no haya generado la Secretara, y todos aquellos documentos de apoyo administrativo, que no estn vinculados a los expedientes; esta documentacin se marcara en el inventario como documentacin para baja inmediata. 2.13 Los minutarios generados debern describirse como Recopilacin de asuntos para fines de control y as promover su baja. 2.14 En todos estos casos se acatarn los requerimientos arriba mencionados para la recepcin de las Transferencias Primarias. 2.15 Posterior a la recepcin definitiva de la documentacin, se imprimir el sello de recibido con la fecha de inicio de la guarda precaucional, tanto en el oficio como en cada una de las hojas del inventario y la hoja de cierre. (VER ANEXO F4-ACH-04). 3.0 DEL PRSTAMO 3.1 El Archivo de Concentracin e Histrico prestar documentacin semiactiva, mediante la presentacin del oficio redactado para este fin, firmado por el funcionario solicitante del rea generadora y especificando a quien autoriza para recibir la documentacin.

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3.2 El Archivo de Concentracin e Histrico, extender a cada unidad administrativa que solicite el prstamo de documentos, un Vale de prstamo de Expedientes as como una Carta Responsiva en la que se compromete el solicitante a devolver la documentacin sin modificaciones ni alteraciones de la informacin contenida, en caso contrario, los responsables estarn en la obligacin de dar aviso por escrito al Departamento de Archivo de Concentracin e Histrico (VER ANEXO F5-ACH-05). (VER ANEXO F6-ACH-06).

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ANEXOS

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ETIQUETA DE IDENTIFICACIN DE CAJA

Para ser llenado por el Archivo de Concentracin REA GENERADORA: SECCIN

UBICACIN TOPOGRFICA
PASILLO: BATERA A B N S O P

SERIE

ANAQUEL:
SUBSERIE No. DE OFICIO: FECHA

PLANTA: CONTENIDO

No. DE CAJA

DE
CANTIDAD DE EXPEDIENTES PERODO DE TRMITE (FECHAS EXTREMAS) PLAZO DE CONSERVACIN FECHA DE CADUCIDAD

A
F3-ACH-03

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Mxico D. F. a ______ de __________ de 200___

CARTA RESPONSIVA

De acuerdo con lo establecido en el Ttulo Dcimo, Captulo II, Artculo 214, Fraccin IV del Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia Comn y para toda la Repblica Mexicana en Materia Federal, Ttulo IV, Captulo nico, artculo 63 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, as como en el Ttulo Segundo, Captulo I, Artculo 8, Fraccin V de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, el responsable del rea solicitante del prstamo del expediente(s) relacionado(s) en el Oficio No. ____________, de fecha____________________soporte del Vale de Prstamo Nmero______________se compromete a dar un buen uso, cuidado y manejo de la informacin contenida en los mismo(s), asumiendo toda la responsabilidad sobre cualquier deterioro o sustraccin de documentos, as como de la integracin de nuevos testimonios a los que expresamente se le entregan. Por lo que, queda obligado a informar al Departamento de Archivo de Concentracin e Histrico, sobre cualquier transformacin que modifique el expediente(s) correspondiente(s).

ATENTAMENTE

RESPONSABLE DEL REA SOLICITANTE

______________________________ LIC. CARLOS A. ISLAS GONZLEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN E HISTRICO

______________________________ NOMBRE Y FIRMA

F6-ACH-06

MODELO DE OFICIO PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA PARA GUARDA PRECAUCIONAL, BAJA DOCUMENTAL (DATOS DEL REA GENERADORA) OFICIO NM.-

Mxico, D. F. a Lic. Carlos A. Islas Gonzlez Jefe del Departamento de Archivo de Concentracin e Histrico Presente

de

de 200__

Por este conducto, me permito solicitar a usted de no existir inconveniente, tenga a bien recibir en el Archivo de Concentracin de la SAGARPA, _#_ cajas con documentacin, cuyo trmite correspondi al perodo _________ (fechas extremas), para su baja inmediata____ o Guarda Precaucional____ por un trmino de _________aos, de acuerdo al Catlogo de Disposicin Documental. Asimismo, se autoriza que al vencimiento del perodo de guarda precaucional arriba mencionado, se proceda a la valoracin secundaria para su baja definitiva o transferencia al Archivo Histrico de la Dependencia, en virtud de no contener originales referentes a Obras Pblicas, Activos Fijos, Valores Financieros, Aportaciones de Capital, Emprstitos, Crditos Concedidos e Inversiones en otras Entidades Paraestatales, as como de Juicios y Denuncias ante el Ministerio Pblico y Fincamiento de Responsabilidades, que se encuentren pendientes de resolucin y que no han cumplido con el perodo de guarda de doce aos posteriores a su finiquito en la Unidad Especializada de Archivo, as como los dems documentos originales contables mencionados en las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental emitidas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, y sin perjuicio de plazos sealados para la conservacin de dicha documentacin establecidos en otras ordenaciones jurdicas.

ATENTAMENTE

C.c.e.p.- Titular del rea Generadora

NOTA: Este Oficio deber presentarse por separado para cada perodo de conservacin precaucional y por tipo de documentacin (Administrativa, Contable o Fiscal, Legal o Jurdica).

F1-ACH-01

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HOJA DE CIERRE
UNIDAD ADMINISTRATIVA: AREA GENERADORA: OFICIO No.: FECHA:

El presente inventario consta de aos de kilogramos. a

hojas y ampara la cantidad de

expedientes, de los

contenido en

cajas, con un peso aproximado de

ELABOR

REVIS:

AUTORIZ:

_________________________________ NOMBRE Y FIRMA

_______________________________________ NOMBRE Y FIRMA

______________________________________ NOMBRE Y FIRMA

F4-ACH-04

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE INVENTARIO DE VIGENCIAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES F2.ACH.02
1. VALOR DOCUMENTAL. En este campo se marcara con una X el valor de la documentacin, ya sea administrativo, legal o contable. 2. UNIDAD ADMINISTRATIVA. En este campo se describir la unidad administrativa a la que pertenece el rea generadora. 3. REA GENERADORA. Nombre del rea que produce y enva la documentacin al archivo. 4. FECHA. Anotar la fecha en que se elabora el oficio de transferencia y el formato de transferencia. 5. CAJA NMERO. Enumerar de forma consecutiva, la cantidad de cajas que se trasfieren y detallan en el inventario. 6. HOJA NMERO, Enumerar la cantidad de hojas que integran el inventario. 7. CONFIDENCIAL, Marcar con una X si la documentacin que se enva se clasific como confidencial. 8. RESERVADA. Marcar con una X si la documentacin que se enva se clasific como reservada. 9. PBLICA. Marcar con una x si la documentacin que se enva es pblica 10. No. PROG.. Se anotar el nmero progresivo de los expedientes relacionados en el inventario. 11. NOMBRE DEL EXPEDIENTE. Se anotar el nombre con que se identifica el expediente que se transfiere. 12. CDIGO DE CLASIFICACIN. Se anotar el cdigo ALFANUMRICO de clasificacin de acuerdo al Cuadro General de Clasificacin Archivstica de la Dependencia. 13. PERIODO DE TRMITE. Se anotar la fecha de apertura y cierre del expediente (fecha del primer documento y del ltimo integrado en el mismo.) 14. PLAZO DE CONSERVACIN. Indicar nmero de aos que estuvo la documentacin en el Archivo de Trmite, cuantos debe de estar en Concentracin, o en su defecto, si es para baja o se transferir al Archivo Histrico. 15. DESCRIPCIN DEL CONTENIDO DEL EXPEDIENTE. Se describir de manera concreta el contenido de cada expediente que se transfiere (indicar si son documentos originales o son copias). 16. ELABOR. Anotar el nombre, cargo y firma de la persona que elabor el inventario de archivo. 17. REVIS. Anotar el nombre, cargo y firma del auxiliar del archivo de Concentracin e Histrico que revis el inventario. 18. AUTORIZ. Nombre, cargo y firma del Servidor Pblico que autoriza la transferencia; generalmente es el responsable del rea que genera la documentacin.

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FORMATO DE VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES SEMIACTIVOS NM.

REA SOLICITANTE: DOMICILIO: TELFONO: CORREO ELECTRNICO: FECHA: DE LA(S) CAJA(S)

OFICIO DE TRANSFERENCIA NM.: EXPEDIENTE(S) SOLICITADO(S) NM(S).

NO. DE FOJAS DE CADA EXPEDIENTE______________________________________________________

PARA SER LLENADO POR EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN E HISTRICO CLAVE DE UBICACIN TOPOGRFICA
PLANTA PASILLO BATERA ANAQUEL

FECHAS DE TRMITE
DA MES AO FECHA DE SOLICITUD DA MES AO FECHA LMITE DE DEVOLUCIN

DA

MES AO FECHA DE PRSTAMO

DA

MES AO FECHA DE DEVOLUCIN

SOLICIT

AUTORIZ

________________________________ Nombre, Cargo y Firma de la persona autorizada para la recepcin

F5-ACH-05

______________________________ LIC. CARLOS A. ISLAS GONZLEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y DE CONCENTRACIN E HISTRICO