G GUIA TECNICA COLOMBIANA- GTC 185 DOCUMENTACIÓN

ORGANIZACIONAL
Teniendo en cuenta las especificaciones de la guía GTC para la correcta
metodología de elaboración de documentos y control de estos en cada una de las
entidades oficiales o privadas, atendiendo a sus necesidades para la eficiencia de
los tramites en el proceso de gestión documental.
Por lo anterior, relaciono los ejemplos de 3 documentos y sus características:

CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización

y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

MEMORANDO:

CIRCULAR:
CNI-9-011

Bogotá, D.C. 20 de febrero de 2020

Señora
ADRIANA PÉREZ PEÑA
Subdirectora Administrativa y Financiera
Ministerio del Interior

Calle 49ª este 109- 45

Bogotá, D.C.

ASUNTO: Envío de material de divulgación de medios de transporte

Cordial Saludo, Sra. Pérez:

Atendiendo a las instrucciones del Señor presidente Orlando Duarte, envío las 123
cartillas escritas para la divulgación en el Centro de Documentación del Ministerio del
Exterior para ser entregada a los directivos, funcionarios y contratistas de la Entidad.

Esta cartilla será de gran ayuda para el evento que se realizará en el mes de mayo sobre
los medios de transporte actuales de nuestro país.

Quedo atenta a sus comentarios e inquietudes y gracias por su atención.

BEATRIZ ORTIZ PAEZ

Secretaria General

Anexos: Uno (2 folios)

Copias: Despacho de la Ministra

Redactor: Silvia Martínez

Transcriptor: Omaira Niño

Calle 24 # 60 – 50 Piso 9
Centro Comercial Gran Estación II
Bogotá D.C., Colombia
servicioalciudadano@mintransporte.gov.co
Teléfono: (601) 3240800
 MEMORANDO

CNI-9-210

Bogotá, D.C. 03 de diciembre de 2020

PARA: Oscar Roa Ardila, Viceministro de Transporte

DE: Nidia Casas Olarte, Subdirectora de Talento Humano

ASUNTO: Entrega de dotación a funcionarios

Dr. Roa gusto en saludarlo. De manera atenta le informo que el día 12 de diciembre,
desde las 8: 30 am hasta las 5: 00 pm en las instalaciones de la Subdirección de Talento
Humano se estará llevando acabo la entrega de dotación para los funcionarios del
Viceministerio de Transporte, para esta entrega deben llevar el carnet y copia de cedula
de ciudadanía.

Agradezco su colaboración para la divulgación de dicha información.

Cordialmente,

NIDIA CASAS OLARTE

Copias: Despacho de la Ministra, Direcciones Territoriales, Inspecciones Fluviales

Redactor: Lorena Parra

Calle 24 # 60 – 50 Piso 9
Centro Comercial Gran Estación II
Bogotá D.C., Colombia
servicioalciudadano@mintransporte.gov.co
Teléfono: (601) 3240800
 CIRCULAR 003

CNI-9-011

Bogotá, D.C. 27 de agosto de 2020

FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

ASUNTO: Campaña Cero Papel

Cordial Saludo, atendiendo a la Directiva de Cero Papel de la Presidencia de la

República, 04 de 2012 solicitamos de su colaboración para la sensibilización y divulgación
que estará llevando a cabo en la próxima semana en cada una de las dependencias. Por
otro lado, desde el mes de septiembre se suministrará impresoras y códigos de seguridad
para su utilización.

De igual manera, es indispensable que las comunicaciones e informaciones que se

puedan realizar por correo electrónico de la Entidad, evitando el uso indebido de copias.

Hasta una próxima oportunidad.

MANUEL ORTIZ QUINTERO

Coordinador de Gestión Documental

Trascriptor: Brian Espinosa J

Calle 24 # 60 – 50 Piso 9
Centro Comercial Gran Estación II
Bogotá D.C., Colombia
servicioalciudadano@mintransporte.gov.co
Teléfono: (601) 3240800