CAPITULO V PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COBRANZAS EN LA ALCALDA MUNICIPAL DE LA CIUDAD DE LA UNION

MUNICIPIO DE LA UNION

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COBRANZAS DE LA ALCALDA MUNICIPAL DE LA UNION

OCTUBRE DE 2000

INTRODUCCIN

El Sistema de Cobranzas que se propone tiene como finalidad principal contribuir al mejor funcionamiento de la Alcalda del municipio de la ciudad de La Unin, especficamente en el rea de la Administracin Tributaria, proporcionando al personal directriz y empleados del rea en mencin, una herramienta administrativa que le permita conocer el proceso de cobros y recuperacin de mora y lograr as una administracin ms eficiente.

El documento describe el proceso que debe seguirse para lograr la efectividad en el cobro de los diferentes tributos que pagan los contribuyentes, as mismo, hace referencia a los distintos elementos que deben participar activamente en dicho proceso, a fin de darle consistencia y formalidad a las actividades de la gestin.

El Sistema se ha estructurado con el contenido siguiente: Concepto del sistema, importancia, objetivos, mbito de aplicacin, instrucciones para su uso, actualizacin, objetivos, polticas, normas, procedimientos, estructura organizativa integral con nfasis en el rea tributaria (descripcin de elementos de organizacin) y los instrumentos a utilizar en el proceso.

1.

RESUMEN EJECUTIVO

El municipio de La Unin, est ubicado en la zona oriental a 187 kilmetros de la ciudad capital y constituye un polo de desarrollo del departamento del mismo nombre y del pas, por estar situado en un punto martimo estratgico, que une con los pases de Honduras y Nicaragua al nororiente y al oriente con puertos nacionales importantes que conducen a la Repblica de Guatemala. Adems, existe el proyecto importante como es la reactivacin del Puerto de Cutuco que unir dos mercados importantes como son Norte y Sur Amrica, y la Alcalda debe estar preparada para tal evento. Su poblacin es de 63,927 habitantes y su densidad es de 443 habitantes por kilmetro cuadrado, cuenta con 12 cantones y 42 caseros, su principal actividad econmica, es la agricultura, el comercio y la pequea industria1. La administracin municipal, se caracteriza por no contar con una gerencia administrativa y herramientas tcnicas que permitan un funcionamiento integral permanente, su estructura organizativa actual (organigrama) no responde a una realidad existente y el personal, no tiene una interpretacin al respecto, lo que da lugar a la falta de claridad sobre las lneas jerrquicas. En el rea administrativa financiera, se hace necesario realizar estudios especficos y hacer cambios fundamentales, en lo que respecta a organizacin, descripcin de funciones y puesto, capacitacin de personal, catastro, contabilidad y otros.

Direccin General de Estadsticas y Censos, MINEC, Censo Poblacional de 1992

En los elementos de organizacin que estn involucrados directamente con el cobro y recuperacin de mora (catastro, contabilidad y cuentas corrientes) es importante que a corto plazo se implemente los cambios que se proponen en el presente estudio a fin de lograr el desarrollo sostenible tanto a nivel corporativo como de la comunidad.

2.

SISTEMA DE COBRANZA

2.1. CONCEPTO Documento Administrativo que describe en forma especifica y coordinada el proceso para el cobro de tributos y recuperacin de mora en la Alcalda Municipal de la Ciudad de La Unin.

2.2. IMPORTANCIA Esta radica en que permitir estructurar los elementos de organizacin involucradas en el cobro y recuperacin de mora en forma tcnica y sistematizar los procedimientos para el logro de los objetivos en una forma efectiva.

2.3. OBJETIVOS 2.3.1. General Proporcionar a los miembros del Concejo Municipal y al personal de Administracin Tributaria, un sistema de cobranzas que oriente y regule los procedimientos para la recaudacin tributaria.

2.3.2. Especficos Describir los objetivos, polticas y normas sobre el cobro de tributos y recuperacin de mora. Establecer la estructura organizativa de los elementos involucrados directamente en el proceso de cobro y recuperacin de mora.

Disear los procedimientos para el cobro de tributos y recuperacin de mora. Sugerir los medios ms convenientes para promover el pago. Crear en los contribuyentes una cultura de responsabilidad en el pago de sus tributos. Mejorar las finanzas municipales mediante la recaudacin eficaz y oportuna de los tributos.

2.4. AMBITO DE APLICACIN El rea de aplicacin del sistema sern los elementos de organizacin que desempean funciones relacionadas con el cobro de tributos y recuperacin de mora tales como: Concejo Municipal, Alcalde, Catastro, Mercado y en forma especifica el Departamento de Administracin Tributaria, constituido por las secciones de Finanzas, Contabilidad y Cuentas Corrientes.

2.5. INSTRUCCIONES PARA SU USO El documento estar disponible a todo el personal involucrado en el proceso y bajo la responsabilidad del jefe del departamento de Administracin Tributaria, quien lo dar a conocer al personal del rea a fin de asignar responsabilidades, aumentar la eficiencia y la actualizacin del conocimiento.

2.6. ACTUALIZACION Como todo instrumento administrativo, este sistema est expuesto a volverse obsoleto con el transcurso del tiempo debido al dinamismo de las instituciones, por lo tanto, es recomendable su revisin peridica (cada seis meses) para ajustarlo a la realidad. 5

3.

OBJETIVOS, POLTICAS Y NORMAS DE LA SECCIN DE CUENTAS CORRIENTES

3.1. OBJETIVO GENERAL Mantener un registro actualizado de contribuyentes a fin de lograr una eficiente recaudacin tributaria y disminuir la mora.

3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS Registrar oportunamente a cada contribuyente. Fomentar en los contribuyentes la responsabilidad en sus deberes con la alcalda. Facilitar a los contribuyentes el pago de sus impuestos y tasas oportunamente. Lograr el libre flujo de ingresos relativos a los impuestos y tasas en la alcalda. Garantizar que los usuarios reciban un servicio eficiente y eficaz del personal de la Alcalda. Coordinar con la seccin de catastro las labores de calificacin y recalificacin de contribuyentes. Realizar la emisin de los avisos recibos de cobros de impuestos y tasas por servicios, as como los reportes de los contribuyentes en mora. Efectuar revisiones peridicas de los registros de cuentas corrientes, para comprobar la veracidad de estos.

3.3. POLTICAS Distribuir a su debido tiempo los avisos de cobro a cada contribuyente.

Establecer las proyecciones de recuperacin de mora en coordinacin con los diferentes niveles jerrquicos.

Mantener

con todos los departamentos y secciones relacionadas con el rea de

cobranza una efectiva comunicacin para una mejor coordinacin de las actividades. Realizar acciones que permitan tener tecnologa actualizada para lograr una efectiva recaudacin tributaria. Mantener herramientas administrativa actualizadas que faciliten el desarrollo de las funciones.

3.4. NORMAS Cada actividad del proceso debe desarrollarse sistemticamente. El encargado del registro de contribuyentes, no debe ser el mismo que recauda los tributos municipales. (Normas Tcnicas de Control Interno, Corte de Cuentas de la Repblica 4 02.07). El pago de obligaciones tributarias, los contribuyentes, solo ha de hacerlo contra entrega del recibo y con el sello de cancelado. El aviso de cobro, debe contener: el monto a pagar por el contribuyente, su mora, si la tiene y toda la informacin que le motive a estar solvente con la municipalidad. No se debe multar arbitrariamente a los contribuyentes, sin tomar en cuenta las leyes y ordenanzas respectivas. El encargado de cobros y recuperacin de mora atender en forma expedita a los contribuyentes y usuarios de los servicios municipales que soliciten su solvencia municipal cuya extensin no exceder mas de 24 horas. 7

Queda totalmente prohibido emitir solvencias municipales a los contribuyentes que se encuentran en mora, cualquiera que sea la cantidad que adeuda.

La comisin financiera del concejo municipal, los encargados de los departamentos de cuentas corrientes, cobro y recuperacin de mora se reunirn peridicamente con los contribuyentes morosos, donde se les plantear su estado de morosidad, las complicaciones de las sanciones y las facilidades de pago para la cancelacin de la deuda.

Mantener actualizados los registros de cumplimientos de plazos de los convenios de los contribuyentes morosos.

ORGANIGRAMA DE LA ALCALDA MUNICIPAL DE LA UNIN (PROPUESTO)

CONCEJO MUNICIPAL AUDITORIA INTERNA SECRETARIO MUNICIPAL

ALCALDE

COMIT POLTICO ECONMICO COMIT DE CONTROL DE CALIDAD

COMIT PROYECCIN SOCIAL SECRETARIA

GERENTE ADMINISTRATIVO

SECRETARIA

RECEPCIONISTA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

DEPARTAMENTO ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MUNICIPAL

DEPARTAMENTO DE TESORERA

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

SECCIN DE REGISTRO

SECCIN DE REGISTRO

SECCIN DE CATASTRO

SECCIN DE FINANZAS

CAJERA

SECCIN DE RASTRO

SECCIN DE ARCHIVO

SECCIN DE ARCHIVO

SECCIN DE CONTABILIDAD

SECCIN DE MERCADO

SECCIN DE POLICA

SECCIN DE CDULA

SECCIN DE CUENTAS CORRIENTES

SECCIN DE ASEO

SECCIN DE CEMENTERIO

SECCIN DE ESTADIO

Fecha de Elaboracin: octubre de 2000

DESCRIPCIN DE LOS ELEMENTOS DE ORGANIZACIN INVOLUCRADOS EN EL SISTEMA DE COBRANZAS DEL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIN TRIBUTARIA.

I.

Nombre del Elemento de Organizacin: Departamento de Administracin Tributaria Municipal.

II.

Relacin de Autoridad: 1. Depende de: Gerencia Administrativa. 2. Integrado por: - Seccin de Finanzas. - Seccin de Contabilidad. - Seccin de Cuentas Corrientes.

III.

Funcin General: Planificacin, organizacin y control de las diferentes funciones relacionadas con el cobro de tributos y recuperacin de mora.

IV.

Funciones Especificas: Elaboracin de planes y programas de trabajos. Supervisar las secciones bajo su responsabilidad. Aplicar las leyes y ordenanzas emanadas del Concejo Municipal y Asamblea Legislativa. Elaboracin de proyectos del rea. Coordinacin de labores de las diferentes secciones bajo sus responsabilidad.

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 Revisin mensual de estados de cuentas corrientes de contribuyentes. Participar en la elaboracin de programas de publicidad y contratacin de medios publicitarios. Otras que le sean asignadas.

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I.

Nombre del elemento de Organizacin: Seccin de Cuentas Corrientes.

II.

Relacin de Autoridad: 1. Depende de: Departamento de Administracin Tributaria Municipal. 2. Integrado por: - Jefe de Seccin. - Auxiliar

III.

Funcin General: Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones de la seccin de cuentas corrientes.

IV.

Funciones Especificas: Mantener registros actualizados de contribuyentes. Actualizacin de estados de cuentas de cada contribuyente. Llevar registros de contribuyentes por actividad econmica. Elaboracin de los recibos de cobros. Llevar registros por tipo de contribuyentes. Elaboracin de listas de contribuyentes morosos mensualmente. Elaboracin y despacho de avisos de cobros. Elaboracin de citatorios de contribuyentes. Elaboracin de convenios de pagos. Elaboracin y archivo de expedientes de contribuyentes. Recepcin de calificacin y recalificacin de contribuyentes. Asumir otras responsabilidades inherentes a su cargo que le sean asignadas. 12

INSTRUMENTOS A UTILIZAR EN EL SISTEMA DE COBRANZAS

Carta informativa de cobro

PRIMER AVISO

La Unin: _______________de__________ de_____

Estimado (a) Seor (a) (ita):

Con el objeto de tratar el estado de su cuenta en mora por Impuestos y Servicios Municipales, por este medio solicito a usted, presentarse a la Seccin de Cuentas Corrientes de la Alcalda Municipal, ubicada en la segunda planta del edifico, dentro de los diez das siguientes a la fecha de recibido este aviso. En caso de no presentarse, usted pierde una valiosa oportunidad para obtener financiamiento municipal a travs de un plan de pagos de mutuo acuerdo, evitando de esa manera tener que llevar su caso al cobro judicial, tal como lo establece la Ley General Tributaria Municipal vigente.

Atentamente,

Jefe de Cuentas Corrientes.

Alcalda Municipal de la Unin

Carta informativa para inicio del cobro judicial

La Unin____________de__________de____

Estimado (a) Seor (a) (ita):

El Departamento de administracin Tributara a travs de cuentas corrientes de esta a Alcalda Municipal hace de su conocimiento que el expediente a nombre de___________ ________________________________________________________ha sido trasladado al abogado de la Alcalda para que proceda iniciar el proceso de cobro judicial ya que a la fecha se han agotado los procedimientos administrativos establecidos por la Ley General Tributaria Municipal.

Atentamente,

Jefe de Cuentas Corrientes

Alcalda Municipal de la Unin

ALCALDA MUNICIPAL DE LA UNIN CONVENIO DE FINANCIAMIENTO AL CONTRIBUYENTE CONVENIO N : La Unin, Nombre del contribuyente: Direccin: de de Cuenta N

Cdula de identidad personal

NIT DETALLE DE LA CUENTA .

Mora acumulada hasta el Multas e intereses Total adeudado Fiestas patronales Total a pagar

Por este medio me comprometo a pagar la cantidad mencionada en la forma siguiente:

En caso de incumplimiento con el compromiso adquirido, la Alcalda Municipal continuar con el trmite de cobro por medios judiciales de acuerdo a lo establecido en la Ley General Tributaria Municipal.

Contribuyente

Jefe de cuentas corrientes

Jefe de administracin tributaria municipal

Representante jurdico

ALCALDA MUNICIPAL DE LA UNION - SECCIN DE CUENTAS CORRIENTES DISTRIBUCIN DE CUOTAS SEGN CONVENIO DE PAGO FECHA DE CELEBRACIN DE CONVENIO: CONTRIBUYENTE: CUENTA N: Concepto de Tasas e impuestos Alumbrado Barrido pblico Tren de aseo Mercados Industria SUB TOTAL Fiestas patronales Multas e intereses Total a pagar FECHAS DE VENCIMIENTO El pago de la cuota convenida no incluye el pago normal del mes. Pago inicial Pago mensual Cuota 1 MESES EN MORA: SALDO ACTUAL : Cuota 2 Cuota 3 Cuota 4 Cuota 5 Cuota 6 Total a cobrar Saldo a plazos

Contribuyente

Jefe de cuentas corrientes

MODELO DE RECIBO AVISO DE COBRO

REVERSO DE AVISO DE COBRO

Seor contribuyente: Usted puede pagar el valor del mes que se le notifica o cancelar el saldo total de su cuenta para estar solvente con la Alcalda. La administracin le facilita para que sus pagos mensuales los efecte en bancos y financieras o en la Alcalda. Mucho agradeceremos cancelar su cuenta en la fecha indicada en este aviso. Se prohibe quedar en mora para evitar posibles recargos. Para que sea valido como recibo cancelado deber llevar el sello de pago del colector o cajero respectivo. La cancelacin del saldo que ampara este recibo no exime al contribuyente de deudas pendientes de cancelacin. Al tramitar solvencias, favor presente copia de ultimo recibo cancelado.

ASPECTOS QUE DEBE CONTENER EL MENSAJE DE PUBLICIDAD A NIVEL DE RADIO Y TELEVISIN

El proceso a seguir para realizar los pagos de tributos Municipales. Las sanciones por contravenciones tributarias ( multas e intereses y trmites judiciales ), por el incumplimiento de los deberes relacionados con los tributos municipales.

Orientacin a los contribuyentes sobre las obligaciones tributarias. Los beneficios para la poblacin. Facilidades que se le da para el pago de su mora tributaria.

PROCEDIMIENTO DE COBRO NORMAL (SITUACION ACTUAL)

Contribuyente se presenta a contabilidad y solicita a primer auxiliar le elaboren recibos para la cancelacin de su deuda tributaria.

Primer auxiliar de contabilidad elabora recibos de cancelacin y los entrega al contribuyente para su respectiva cancelacin.

Contribuyente presenta en caja los recibos junto con el efectivo o cheque certificado.

El encargado de caja firma y sella los recibos y entrega copia a contribuyente, dejando una copia para archivo temporal de contabilidad

Contabilidad solicita copia a tesorera, actualiza registro de cuentas corrientes y solicita a catastro que actualice su registro tambin.

PROCEDIMIENTO DE COBRO NORMAL (PROPUESTO)

Jefe de administracin tributaria municipal solicita a jefe de cuentas corrientes estados de cuentas de contribuyentes.

Jefe de cuentas corrientes solicita a auxiliar de cuentas corrientes la elaboracin de estados de cuentas de los contribuyentes.

Auxiliar de cuentas corrientes elabora estados de cuenta y avisos de cobro y entrega al notificador.

Notificador recibe y entrega avisos de cobro (original y dos copias) a contribuyente.

Contribuyente presenta a caja de tesorera recibos de cobro y efectivo o cheque certificado.

Si

Paga

en

Alcalda

Contribuyente recibe avisos de cobro y luego se presenta a pagar su deuda tributaria.

No

Encargado de caja toma recibos y efectivo. Entrega original a contribuyente, deja una copia para caja y la otra para cuentas corrientes.

Contribuyente presenta a caja de banco recibos de cobro y efectivo o cheque certificado.

Auxiliar de cuentas corrientes retira copias de bancos y caja de tesorera, registra los pagos realizados y actualiza el sistema.

Archivo final de documentos.

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIN DE MORA (SITUACIN ACTUAL)

Contabilidad solicita a primer auxiliar que elabore avisos de cobro y enve a departamento de catastro.

Catastro recibe aviso de cobro y entrega a notificador.

Contribuyente recibe aviso de cobro y se presenta a contabilidad para que le elaboren recibos de pago (original y copia).

Notificador entrega avisos de cobro a contribuyentes .

Primer auxiliar de contabilidad elabora recibos de pago y los entrega al contribuyente para su respectiva cancelacin en caja de tesorera.

Contribuyente presenta a caja los recibos junto con el efectivo o cheque certificado.

Contabilidad solicita la copia a tesorera, actualiza el registro de cuentas corrientes y solicita a catastro que actualice su registro tambin.

Caja toma recibos y efectivo, firma, sella y entrega original a contribuyente, dejando la copia para archivo temporal de contabilidad.

PROCEDIMIENTO DE COBRO ADMINISTRATIVO SIN CONVENIOS DE PAGO (PROPUESTO)

Jefe de administracin tributaria solicita a jefe de cuentas corrientes los estados de cuentas de los contribuyentes morosos, incluyendo multas e intereses por mora

Jefe de cuentas corrientes solicita a auxiliar de cuentas corrientes la elaboracin de estados de cuentas de los contribuyentes.

Auxiliar de cuentas corrientes imprime estados de cuenta, y solicita calendarizacin de avisos de cobro a jefe de cuentas corrientes.

Jefe de cuentas corrientes autoriza calendarizacin y enva avisos de cobro y recibos (original y dos copias) a notificador.

Si
Contribuyente presenta a caja de tesorera recibos de cobro y efectivo o cheque certificado. Paga en Alcalda Contribuyente recibe avisos y luego se presenta a pagar deuda tributaria. Notificador recibe y entrega avisos de cobro y recibos a contribuyente

No
Encargado de caja toma recibos y efectivo. Entrega original a contribuyente, deja una copia para caja y la otra para cuentas corrientes. Contribuyente presenta a caja de banco recibos de cobro y efectivo o cheque certificado.

Auxiliar de cuentas corrientes retira copias de bancos y caja de tesorera, registra los pagos realizados y actualiza el sistema.

Archivo final de documentos.

PROCEDIMIENTO DE COBRO ADMINISTRATIVO CON CONVENIOS DE PAGO (PROPUESTO)

Jefe de administracin tributaria solicita a jefe de cuentas corrientes los estados de cuentas de los contribuyentes morosos, incluyendo multas e intereses por mora

Jefe de cuentas corrientes solicita a auxiliar de cuentas corrientes la elaboracin de estados de cuentas de los contribuyentes.

Auxiliar de cuentas corrientes imprime estados de cuenta, y solicita programacin de avisos de cobro a jefe de cuentas corrientes.

Jefe de cuentas corrientes autoriza calendarizacin y enva avisos de cobro y recibos (original y dos copias) a notificador.

Si
Auxiliar de cuentas corrientes elabora planes de pago en base a polticas del sistema y los presenta a jefe para aprobacin.
Solicita facilidades de pago

Si

Contribuyente paga en alcalda

Notificador recibe y entrega avisos de cobro y recibos a contribuyentes

No
Contribuyente firma convenios de pago, auxiliar entrega copia a contribuyente y elabora recibo de la prima convenida. Contribuyente presenta a caja de tesorera recibos de cobro y efectivo o cheque certificado.

No
Contribuyente presenta a caja de banco recibos de cobro y efectivo o cheque certificado.

Archivo final de documentos.

Auxiliar de cuentas corrientes retira copias de bancos y caja de tesorera, registra los pagos realizados y actualiza el sistema.

Encargado de caja toma recibos y efectivo. Entrega original a contribuyente, deja una copia para caja y la otra para cuentas corrientes.