Procedimiento para Auditoria Interna al SGEG SNEST-MEG-PR-002 Modelo de Eouidad oon t: Comno |Referencia al MEG 2003 4.4.4, 44.2, 44.4 1. Propésito Establecer los lineamientos para dirigir la planificacion y realizacién de las Auditorias Interas que permitan verfcar la implantacién, operacién, mantenimiento y conformidad del Sistema de Gestion de Equidad de Genero con los requisitos del Modelo de Equidad de Genero 2003 (MEG:2003) asi como el desarrollo e implementacion de acciones correctivas ylo preventivas para solventar la areas de ‘oportunidad o potenciales areas de oportunidad respectivamente. Alcance ‘Aplica para la Direccién General de Educacién Superior Tecnolégica y para los Insttutos Tecnol6gicos del SNEST participantes en la certificacién mulisitios del MEG:2003. Politicas de operacion Eilla Coordinadoria de Equidad de Genero a nivel central elabora el programa anual de las auditorias interas. 32. Ella Coordinadorla de Equidad de Género se asegura de la selecci6n y competencia del equipo auditor. 3.3. La viabilidad de la auditoria debe determinarse teniendo en consideracion la disponibilidad de la informacion, de los recursos requeridos y del personal 3.4. Cuando la auditoria se considera viable, se debe seleccionar al equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria de losilas auditores/as asignando la figura de auditoria lider al que obtenga la mayor calificacién de acuerdo al formato para calificacion de auditores/as (SNEST-MEG-PR-002-01). 3.5. Antes de las actividades de la aucitoria in situ, la documentacién debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema de acuerdo a los criteios de la auditoria. 36. El auditor/a lider del equipo, es responsable de asignar a cada miembro de! equipo tas responsabilidades para auditar procesos, funciones, lugares, areas o actividades especificos. 37. El Coordinadorla de Equidad de Género deberé verificar la implantacién de la Accién Correctiva 0 ‘Accién Preventiva y su eficacia, esta verficacion puede ser parte de una auditoria posterior. 3.8. Es responsabilidad del Coordinador’a de Equidad de Genero del Instituto Tecnolégico y de la DGEST mantener actualizados los expedientes de los auditores/as. 3.9. Es facultad del auditor lider informar al auditado/a cuando la documentacién es inadecuada y decidir sie continda o se suspende la auditoria hasta que los problemas de la documentacion se resuelvan. 3.10. La definicion de las acciones correctivas y/o preventivas sera responsabilidad de losilas titulares de los departamentos donde fueron detectadas las areas de oportunidad o potenciales areas de ‘oportunidad apoyados por ella Coordinadorla de Equidad de Género y el Comité de Equidad de Genero. 3.11. El Coordinadorla de Equidad de Género, tendra un plazo maximo para_presentar el plan de accion para solventar las oportunidades de mejora de 15 dias habiles. El auditor/a lider tendra un plazo maximo de § dias habiles una vez recibido el plan de accién, para analizar, acordar y aprobar el plan de accion correspondiente 3:12, Elcierre de las acciones correctivas sera por parte del Coordinador/a de Equidad de Genero CONTROL-DE EMISION MC. José Alfredo Gonzalyy Director de Plogramas Qf Firma: 15 de Abril de 2011 2 de Mayo de 3617 ‘Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepcién del original.Procedimiento para Auditoria Interna al SGEG cédigo: SNEST-MEG-PR-002 Modelo de Equidad di Givrno | Referencia al MEG 2003 4.4.1, 4.4.2, 4.4.4 iagrama de procedimiento Coordinador/a T de Equidad de | Comité de Género a nivel us aera eee Auditadola Equidad de | Directoria central / as Género IT | 4 Designan et equipo auditor | aioe poganace || | ssstetas ysoeciona | autre i Presa dan do uate | iN 4 | rts osama ce SEES pena acre ea "soa ‘wee Lai | 1 srapenyaaorenncone {>| Rese ern deat ® 2S | caneoes |, Demin acclncorecia yo preweniva ‘Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepcién del original.Procedimiento para Auditoria Interna al SGEG | cédigo: SNEST-MEG-PR-002 Model oe Refer ‘ia al MEG 2003 4.4.1, 4.4.2, 4.4.4 aie de Gina rencia al 1, 44.2, 2A, apa 4, Descripcién del procedimiento Secuenci Actividad Responsable Elabora programa |1.1 Elabora Programa de Trabajo Anual del SGEG que de auditorias y| _incluya el programa anual de auditoria_y publica fechas selecciona al] _programadas. auditor lider. 2 Elabora programa de acuerdo con recursos y Coordinador/a de Equidad de Genero a nivel central necesidades de la Institucién 3 Para el caso de las Auditoria Internas en el Instituto Tecnolégico y en la DGEST, ellla Coordinadora de Equidad de Genero es el responsable de nombrar alla auditor/a lider. Sobre la base de su competencia y en los resultados de calificacién y habilidades personales de los auditores/as i Designa el equipo [2 1- Ella auditorla lider con apoyo ella Coordinador’a de auditor. Equidad de Genero designa al equipo auditor debiendo requisitar el formato para calificacion de auditoresias ‘SNEST-MEG-PR-002-01 ‘Auditoria lider Preparan plan de [3.7 Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor | Auditor Wider y equipo auditoria Lider preparan el plan de auditoria (SNEST-MEG-PR- | auditor 002-02) considerando: Los objetivos, el alcance, los, criterios y la duracién estimada de Ia auditoria previendo las reuniones con ta direccion del auditado y tas reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparacion, revision y elaboracién del informe final {32 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar | Auditor lider procesos, funciones, lugares, areas 0 actividades especificas, considerando la independencia competencia de los auditores, {34 Presenta al auditado el pian de auditoria antes de que comiencen las actividades in situ. Revisa |4-7 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentacion y documentacién para determinar la conformidad del prepara auditoria sistema, teniendo en cuenta: el tamafio, la naturaleza y| ang Aultor in situ. la complejidad de la institucién, asi como el alcance y los see objetivos de la auditoria, sobre todo cuando la auditoria sea por primera vez, |4.2 Si la documentacién es inadecuada ella lider del equipo debe informar al auditado/a y decidir si se continua o se suspende la auditoria hasta que los problemas de la documentacién se resuelvan, l43 Si la documentacion es adecuada preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditoria in situ. ‘Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepcién del origin:Modelo x de Eouidad de Genero Procedimiento para Auditoria Interna Referencia al MEG 2003 4. 442,444 Pagina 4 de7 Secuencia Actividad Responsable SAuditoria In situ. [5.1 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas 2 areas especificas de las instituciones, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar informacion a los gulas u observadores siempre y cuando hayan sido designados por el auditado, [5.2 Realiza la reunion de apertura con la direccion del auditado, cuando sea apropiado con el Comité de Equidad de Género 0 con aquellos responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propésito de la reunion de apertura es: confirmar el plan de auditoria, proporcionar un breve resumen de cémo se lievaran @ cabo las actividades de auditoria, confirmar los canales de comunicacion y proporcionar al auditado/a la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoria, (aplicar formato SNEST-MEG- PR-002-03) [5.3 De acuerdo al plan de auditoria revisa la conformidad del sistema de gestion de equidad de género conforme a los criterios de auditoria y requisitos del MEG:2003 \5.4 Se retine cuando sea necesario para revisar las areas de ‘oportunidad 0 potenciales reas de oportunidad de la auditoria en etapas adecuadas durante la misma. Auditorfa Lider Equipo auditor © Reviea informacion, [6.1 Se reune antes de Ta reunion de clerre para; revisar las prepara y autoriza informe de auditoria 4reas de oportunidad detectadas en la auditoria, acordar las conclusiones de la auditoria, _preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditoria si ese estuviese considerado en los objetivos. \6.2 Evalua la evidencia de la auditoria con respecto a los criterios de la misma para generar las areas de ‘oportunidad. \6.3 Prepara el informe de Auditoria SNEST-MEG-PR-002-04 que rendiré en la reunién de cierre (SNEST-MEG-PR- 002-06), [6.4 Revisa el informe elaborado y si se proporciona un registro completo de la auditoria, lo aprueba y firma para su distribucion. \5.5 Realiza entrega del informe de auditoria al Director/a, o a los receptores designados por el cliente de la auditoria. I6.6 Se pone de acuerdo con elfta auditado/a en el intervalo de tiempo necesario para que ella auditado/a presente tun plan de acciones correctivas o preventivas. Equipo auditor Auditorfa Lider 7. Recibe informe de [7.1 Recibe el Informe de Auditoria y establece acuerdo: auditoria sobre el intervalo de tiempo para presentar su plan de acciones correctivas 0 preventivas que atenderdn 2 las reas de oportunidad derivadas de la auditoria, INota: La auditoria finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado haya sido distribuido, 7.2 Establece fecha para convocar a reunion al Comité de Equidad de Genero y auditados/as, para el andlisis de las areas de oportunidad, Directoria yo auditadola Alta direccion, Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepcién del original.Procedimiento para Auditoria Interna al SGEG cédigo: SNEST-MEG-PR-002 Revision: Referencia al MEG 2003 4.4.1, 442,444 Pagina S de7 ‘Secuencia Actividad Responsable & Determina accion’ correctiva. y/o preventiva. 1 Analiza las oportunidades de mejora e identifica si es tuna accién correctiva (area de oportunidad) 0 accién preventiva (érea de oportunidad potencial). 8.2 selecciona la técnica estadistica apropiada para identifica la causa raiz 8.3 definen as actividades para eliminar la causa raiz. 8.4 requisita el formato para Acciones correctivas y/o preventivas SNEST-MEG-PR-02-068.4 8.5 Implementa actividades definidas en 8.3, Responsable nivel central yo a nivel plantel (anexo 3) y Plan de Trabajo 9. Evalla la eficacia de las acciones, 9.1 Da seguimiento a las acciones implementas y supervisa que se hayan implementado. 9.2 Evalda la eficacia de las acciones implementadas en primera instancia con el seguimiento las actividades determinadas para cada accién y por _aitimo considerandolas en la siguiente auditoria intema al SGEG Si Se Corrigid el area de oportunidad pasa a la siguiente etapa (cumplié con todas las. actividades definidas en la accién correctiva) No: No se corrigié el area de oportunidad se regresa a la etapa Coordinadoria de Equidad de Genero 10. Cierra acciones: correctivas y/o preventivas. [10.1 Una vez terminadas las actividades definidas en las acciones correctivas y/o preventivas se Cierra el RAC y prepara informe para la revision por la direccién. . Documentos de referencia Coordinadoria de Equidad de Genero Documentos Manual de Sistema de Gestion de Equidad de Género Directrices para la Aucitoria de los Sistemas de Gestion de la Calidad y/o Ambiental ISO 16011:2002 7. Registros Registros Tiempo de | Responsable de Cédigo retencién Conservarlo Calficacién de auditores/as | 1 afio Coordinadoria de Equidad| — SNEST-MEG-PR-002-01 de Género Criterios para calificar auditoresias actualizacién | de Género | Hasta nueva | Coordinadoria de Equidad ‘SNEST-MEG-PR-002-07 Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepcién del origin:Procedimiento para Auditoria Interna al SGEG Cédigo: SNEST-MEG-PR-002 Revision: 2 Refercncia al MEG 2003 44.1, 4.4.2, 4.44 mi Pagina 6 de7 Tiempo de Responsable de Cédigo retencion Conservarlo Requisicion de acciones tano |Coordinador de equidad| — SNEST-MEG-PR-002-06 correctivas yio preventivas de género Pian de Auditoria tao | Coordinadorfa de Equidad| SNEST-MEG-PR-002-02 de Genero [Reunion de aperira: tafio Coordinador/a de Equidad| | SNEST-MEG-PR-002-03 de Genero Informe de auditoria ‘afio | Coordinadorfa de Equidad| SNEST-MEG-PR-002-04 de Genero Reunion de cierre 1 afio. Coordinadorfa de Equidad| — SNEST-MEG-PR-002-05 de Genero 8. Glosario Alcance de la Auditori actividad especifica). Auditadola. Organizacién a la que se le practica la auditoria: Para efecto de la auditoria interna el auditado es el drea 0 departamento deciarado en el Sistema de Gestion de Equidad de Género, Auditorla Lider = Lider del equipo auditor: Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditoria Extensién y limites de una auditoria, (sisterna de gestion completo 0 proceso o Auditorfa: Persona con la competencia para llevar al cabo una auditoria Auditoria: Proceso sistemético, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarias de manera objetiva con el fin determinar la extension en que se cumplen los criterios de establecidos para determinar si las actividades de Calidad cumplen las disposiciones establecidas y si éstas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos. Auditoria Interna: Auditoria realizada con personal del Instituto Tecnolégico capacitados como auditores, sin ue auditen su propio trabajo. Cliente de la Auditori Institut ‘Tecnolégico (organizacién o ente) que solicita una auditor, Conelusiones de la Auditoria: Resultados de una auditoria, que proporciona el Equipo Auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos sus hallazgos. Criterios de Auditoria: Son las referencias usadas frente a la cual se determina la conformidad y pueden incluir pollticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del SGC, requisitos contractuales cédigos de conducta, Equipo Auditor: Uno 0 més aucitores internos que llevan a cabo una auditoria. A un auditor del equipo auditor, se le designa como lider de! mismo, Evidencia de la Auditoria: Recistros, declaraciones de hechos © cualquier otra informacién pertinente veriicable para los erterios de cucitoria. ‘Area de oportunidad: Incumplimiento de un requisito del MEG:2003. Area de oportunidad potencial: Potencial incumplimiento (posibilidad de que en el futuro, dadas las condiciones actuales se genere un rea de oportunidad) un requisito del MEG:2003. Plan de Auditoria: Descripcién de las actividades y de los detalles acordados para la auditoria. Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepcién del original.Procodimiento para Auditoria Interna al SGEG cédigo: SNEST-MEG-PR-002 de Equidid Revision: 2 i: Gosao |Referencla al MEG 2003 4.4.1, 442,444 Pagina 7 de 7 Programa de Auditoria: Conjunto de una o més auditorias planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un proposite especifico, ‘SGEG: Sistema de Gestion de Equidad de Género. 9. Anexos 9.1. Formato para Calificacién de Auditores/as ‘SNEST-MEG-PR-002-01 9.2 Formato para Plan de Aucitoria ‘SNEST-MEG-PR-002-02 9.3 Formato para Reunién ce Apertura ‘SNEST-MEG-PR-002-03, 9.4 Formato para Informe de Auditoria ‘SNEST-MEG-PR-002-04 9.5 Formato para Reunién ce Cierre ‘SNEST-MEG-PR-002-05 96 Acciones correctivas ylo preventivas. ‘SNEST-MEG-PR-002-06 97 Criterios para Calificacion de Auditores/as ‘SNEST-MEG-PR-002-07 10. Cambios a esta version Numero | Fecha ce Descripcién del cambio de actualizacion revision 2 @ Abide 2011 | Se inserto el punto 3.11 en la politica, se modifico el orden de las actividades del punto 8, se modifié la redaccion en el formato de la reunién de cierre. 7 “0 de febrero d= 2017 | Correcoién de redaccion, inclusion de la referencia a los criterios| Para la calificacion de los auditores, y revisién del formato para informe de la auditoria Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepcién del original.