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FECHA:
PROCESO A AUDITAR:
AUDITADO:
EQUIPO AUDITOR:

HALLAZGO: C (Conforme) - NO (No Conforme) - OB (Observación)

REQUISITO HALLAZGO REGISTROS O

PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
PREGUNTAS GENERALES

Documento Word.
¿En qué consiste el SIGAMI de la Alcaldía y cuáles son los
Y Manual SIGAMI Pagina
beneficios para la Entidad?
4, 16 y 22

¿Mediante un ejemplo explique cómo aplica la calidad en el Enfocar al cumplimiento

ISO 9001:2015 desarrollo de sus actividades? de satisfacción del cliente
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018 Eficacia: Ejecutado Vs
Capítulo 0. Planeado
Generalidades Eficiencia: Cumplimiento
Mediante un ejemplo explique cómo aplica los conceptos de
de lo planeado, pero con
eficacia, eficiencia y efectividad en su trabajo: Eficiencia ( resultado
la optimización de
alcanzado y recursos utilizados) eficacia: (como planificamos las
recursos
actividades), efectividad (impacto del logro de los objetivos y
Efectividad: Impacto que
recursos )
se logra en la comunidad
con el desarrollo de las
actividades
Manual del SIGAMI ¿Cuáles son los servicios que presta la Alcaldía y qué
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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
Documento Word.

Manual de SIGAMI página

22 y 23
Capítulo 4
Requisitos del cliente • Formulación e
ISO 9001:2015 Implementación de Políticas
ISO 14001:2015 características deben tener estos servicios, para satisfacer las públicas
ISO 45001:2018 necesidades del cliente y demás partes interesadas? • Gestión de Proyectos
4.2 Comprensión de las • Servicios públicos
necesidades y • Atención al Ciudadano
expectativas de las • Ordenamiento y
Administración del
partes interesadas Territorio
• Gestión Social, Cultural y
Comunitaria
• Inspección, Vigilancia y
Control

¿En las políticas del SIGAMI (Calidad, Ambiental y SG-SST) que

estableció la Alcaldía, qué elementos se pueden destacar?
ISO 9001:2015 - Políticas establecidas por
ISO 14001:2015 ¿Por quién o quiénes fueron establecidas dichas políticas? la alta dirección.
ISO 45001:2018
5.2 Política de calidad ¿Están alineadas estas políticas con la planificación organizacional Decreto 518 Mayo 24
(Principios y Valores, Misión, Visión y objetivos? 2018
Decreto 1072/2015 Adopción SIGAMI Capitulo
Artículo 2.2.4.6.6 ¿Dónde se encuentran documentadas estas políticas? 2 Elementos Estratégicos.
Requisitos de la política
de SST
Nota 1. Aplica para el Sistema de Gestión Ambiental: Y Manual de SIGAMI
¿La política ambiental es coherente con la realidad de la Pagina 17- 28
organización: naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus
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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
Documento Word.
actividades, productos y servicios?

Decreto 518 Mayo 24

2018
ISO 9001:2015 Adopción SIGAMI
ISO 14001:2015 Líderes de los procesos
¿Se comunican en la Entidad las responsabilidades y niveles de
ISO 45001:2018 art 9 -21-22
autoridad requeridos para la implementación y mejoramiento del
5.3 Roles, Comités
Responsabilidades y SIGAMI?
autoridad Manual SIGAMI pág. 30

 Equipos de trabajo :
Equipo de apoyo al
Representante de la Alta
ISO 9001:2015 Dirección para el MIPG
ISO 14001:2015 ¿Qué canales o mecanismos de comunicación están definidos al
 Comité Técnico del
ISO 45001:2018 interior de la Entidad (entre los diferentes niveles) a través de los SIGAMI
7.4 Comunicación cuales se divulgue y comparta la información relacionada con su  Comité de Gestión
interna desempeño? Ambiental
 Líderes de Procesos

Manual de SIGAMI pagina

42
ISO 9001:2015 ¿La Alta dirección de la Entidad revisa periódicamente el PREGUNTA EXCLUSIVA
ISO 14001:2015 desempeño del S.I.G y le hace seguimiento a las políticas del PARA ALTA DIRECCIÓN
ISO 45001:2018 SIGAMI (Calidad, Ambiental y SG-SST), para su cumplimiento y Se realizó actualización de

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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
todas las políticas y
plataforma estratégica en
2018.
Operatividad del comité
9.3 Revisión por la institucional de gestión y
dirección alcanzar los objetivos institucionales? desempeño

Manual SIGAMI Pagina 51 30

y 18(objetivos
institucionales)
¿Tiene claridad frente a la importancia de la atención al cliente
ISO 9001:2015 (interno y externo) en su área? Políticas de Atención al
ISO 14001:2015
ciudadano.
ISO 45001:2018
7.3 Toma de Conciencia ¿Usted considera que dentro de su área se atiende tanto al cliente
interno como externo con calidad y eficiencia? Manual SIGAMI Página 41

Normograma de cada
proceso.

Caracterización del
¿Se han identificado todos los requisitos legales aplicables al proceso
ISO 9001:2015 proceso?
5.1.1 Generalidades Se actualiza
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018
¿Dónde se encuentran documentados? periódicamente, de
6.1.3 Requisitos legales acuerdo con la publicación
y otros requisitos ¿Cómo se realiza su actualización? Existe un procedimiento para de nueva normatividad y
ello? según lo definido en el
Procedimiento de Control
de documentos

Manual SIGAMI pagina 45

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PREGUNTA N O
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C B
¿Existe una metodología definida en la entidad, para la
identificación y respuesta a situaciones potenciales de
Existe un Plan de
emergencia? (Planes de emergencia)
Emergencias, que se
articula con los simulacros
¿Se han determinado las medidas preventivas oportunas para
de evacuación que se
evitar las situaciones y/o mitigar los impactos? (14001)
realizan periódicamente
ISO 14001:2015 por la entidad o cada año
ISO 45001:2018 ¿Existen registros como evidencia de las situaciones de
a nivel nacional.
8.2 Preparación y emergencia sufridas?
respuesta ante
emergencias Este Plan de Emergencias
¿Se realiza una revisión periódica o pruebas de los procedimientos
lo lidera la Secretaría
de respuesta en caso de emergencia? (Simulacros)
Administrativa de manera
coordinada con Salud,
¿Usted participa en los simulacros de la Entidad?
GPAD, Bomberos y de
más organismos de
¿Las situaciones de emergencia identificadas son las oportunas
socorro
para la naturaleza de la organización?
PREGUNTA DE SEGUMIENTO AUDITORIAS INTERNAS – CICLO 2018
ISO 9001:2015 Cuál es el estado de las acciones correctivas o de mejora definidas MANUAL CALIDAD
ISO 14001:2015 en el Ciclo de Auditorías Internas del año anterior ? PAGINA 52
ISO 45001:2018
SOLICITAR EVIDENCIA DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO PLANES DE
10. Mejora
QUE SE HAN INICIADO EN EL PROCESO, COMO RESULTADO MEJORAMIENTO
DE: AUDITORÍAS INTERNAS, AUDITORÍAS EXTERNAS,
AUDITORÍAS DE CONTROL DE GESTIÓN (CONTROL Recordar que pueden
INTERNO), AUDITORÍAS DE ENTES EXTERNOS DE CONTROL. solicitar los planes de
mejoramiento de las
VERIFICAR LA EFICACIA DE CADA UNA DE LAS ACCIONES auditorías que ha
TOMADAS, PARA DOCUMENTAR SI LA ACCIÓN realizado la Contraloría
CORRECTIVA O DE MEJORA, PUEDE SER OBJETO DE Municipal si aplica.

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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
CIERRE.
PLANEAR
Se debe tener en cuenta
en qué proceso participa.

Revisar Caracterización de
¿En qué procesos participa usted? (de acuerdo a los procesos) cada proceso en el enlace
de la Alcaldía
Cuál es el objetivo de su proceso?
ISO 9001:2015 www.ibague.gov.co/Planes
ISO 14001:2015
y Programas/Sistema
ISO 45001:2018
8.1 Planificación y Integrado de Gestión
Control Operacional /SIGAMI
Trimestralmente se envía
¿Los planes de acción de su dependencia son autoevaluados la información a
periódicamente y se han ajustado en caso de requerirse? planeación. Se cumple lo
proyectado anualmente
¿Los resultados obtenidos de los Planes corresponden a lo según el plan indicativo.
planeado?
Manual SIGAMI Pagina 45
¿Cómo se realizó la determinación de los riesgos (Calidad,
Ambientales y del SG-SST)? de los procesos o proceso en los que
participa? Los riesgos se elaboraron
partiendo del Contexto
ISO 9001:2015 Estratégico del proceso, para
ISO 14001:2015
¿Dónde se encuentran documentados? ello se realizó una Matriz
ISO 45001:2018 DOFA, en la cual se
4.1 Comprensión de la ¿Cada cuánto se actualizan? identificaron Debilidades y
Organización Amenazas que constituyen
6.1 Acciones para REALICE LA REVISIÓN DE MINIMO 2 RIESGOS QUE fuentes internas y externas
abordar riesgos y APARECEN EN CADA MAPA DE RIESGOS (Calidad, de riesgos.

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PREGUNTA N O
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Ambientales y del SG-SST) Y VERIFIQUE LAS ACCIONES O Posteriormente se revisaron
oportunidades CONTROLES ESTABLECIDOS PARA REDUCIRLOS O por parte de los responsables
EVITARLOS. de procesos y sus equipos de
Decreto 1072 de 2015
trabajo, para determinar los
Planes de Acción al seguir,

Nota 1. Aplica para riesgos del SG-SST: Los riesgos se deben

¿Durante el desarrollo de sus actividades se expone a unos riesgos y actualizar con una frecuencia
peligros, me puede contar cuáles son? mínima semestral o cada vez
que se produzca un cambio
Después de preguntar los riesgos, solicitar la matriz de riesgos y peligros en la organización.
y preguntar sobre cada cuanto se realiza su actualización.
Los riesgos de SG-SST, son
¿Cuándo ocurre alguna situación de riesgo usted que hace? ¿A quién le todos aquellos que están
comenta la situación presentada? asociados con las
condiciones ergonómicas y
Se cuenta con un registro donde podemos reportar al área de talento que se identificaron con el
humano la condición que encontramos, este se encuentra en la página apoyo de la ARL.
Web de la Entidad
Los riesgos ambientales se
¿En caso de que sufra un accidente de trabajo cuál es el procedimiento a identificaron en un
seguir? A quien le debe informar? documento denominado
Matriz de Aspectos e
¿Quiénes son sus representantes del COPASST en su organización? Impactos Ambientales, a
partir de la capacitación
Nota 2. Aplica para Sistema de Gestión Ambiental: realizada a los integrantes del
ISO 14001:2015
Comité SIGAMI y a los
4.4 Sistema de Gestión
directivos.
Ambiental ¿Conoce los impactos ambientales “Significativos” que generan las
actividades que desarrolla en su proceso?
Estos riesgos ambientales,
determinan aspectos
Revisar matriz de aspectos e impactos ambientales
(Causas) e impactos
(Consecuencias), derivadas
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del desarrollo de las
actividades diarias y se
enfocan en la implementación
de los 6 programas
ambientales (Uso y ahorro
eficiente de agua y energía,
cero papel, gestión de
residuos, disminución de
ruido y emisiones
atmosféricas, medios de
movilidad sostenibles)

Manual SIGAMI
Página 22

¿Cómo se realizan las actividades de planeación del proceso?

ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
SOLICITE MÍNIMO 2 EVIDENCIAS DE LAS QUE APARECEN
ISO 45001:2018 Revisar Caracterización
8.1 Planificación y DESCRITAS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO,
elementos salida.
Control Operacional COMO SALIDAS DE LA PLANEACIÓN
Aleatorio

HACER
ISO 9001:2015 ¿Se encuentra definida la competencia y habilidad que deben Tener disponibles los
ISO 14001:2015 tener los colaboradores para cumplir el proceso? (Manuales de manuales de funciones.
ISO 45001:2018 funciones).
7.1 Recursos Plan capacitación y
7.2 Competencia
¿Se les proporciona, además, formación para garantizar su bienestar.
idoneidad en el desarrollo del proceso? Evidencias de las jornadas
de capacitación a las que
¿Hay evidencia de ello? (Registros de asistencia) ha asistido el personal

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C B

Manual SIGAMI
pagina 41

¿Cuentan en el proceso, con la infraestructura apropiada para el

proceso?: espacio, áreas, equipos y servicios de apoyo (Hardware
y software)
ISO 9001:2015 Revisar que se cumplan requisitos ergonómicos, iluminación, uso
ISO 14001:2015 Esta pregunta parte de la
ISO 45001:2018
de elementos de protección personal, etc. necesarios para el
observación realizada por
7.1 Recursos desarrollo de las actividades?
los auditores
¿Están definidas y garantizadas las condiciones para el desarrollo
del proceso. por ejemplo: ambiente de trabajo, instrucciones
claras, lineamientos de la alta dirección, etc.

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LO DEFINIDO EN LOS

Los auditores revisan la
ISO 9001:2015 DOCUMENTOS DEL PROCESO.
Caracterización del
ISO 14001:2015 proceso y preguntan al
ISO 45001:2018 SELECCIONE MINIMO 2 PREGUNTAS DE LA
azar por 2 o más salidas
7.5 Información CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO (Sección HACER)
del proceso, en la sección
Documentada
del HACER.
SELECCIONE MINIMO 2 PREGUNTAS DE CADA UNO DE LOS
PROCEDIMIENTOS O INSTRUCTIVOS DEFINIDOS EN EL
PROCESO (Si aplican procedimientos) (Verifique nombres de Los auditores revisan la
los documentos, versiones de aprobación, vigencia, frente a Caracterización del
Listado maestro de documentos) proceso y preguntan al

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PREGUNTA N O
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C B

PROCEDIMIENTO
___________________________________________
1. azar por 2 o más
procedimientos que
aparecen asociados al
proceso.
PROCEDIMIENTO
___________________________________________
2.

VERIFIQUE EL DILIGENCIAMIENTO DE MÍNIMO 2 REGISTROS

DEL PROCESO (Verifique nombres, versiones de aprobación,
vigencia, frente a Listado maestro de registros)

¿Cómo garantiza que los registros estén claramente identificados, Los auditores revisan la
almacenados y protegidos frente al deterioro o pérdida, y Caracterización del
disponibles para su uso o consulta? proceso y preguntan al
Documentos del azar por 2 o más registros
proceso o formatos que aparecen
(Caracterización, asociados al proceso.
Procedimientos, REGISTRO 1
instructivos, Registros)
___________________________________________ Solicitan evidencia del
diligenciamiento de estos
registros, verifican que no
estén en blanco, que no
REGISTRO 2
tengan tachones, borrones
___________________________________________
o enmendaduras.

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VERIFICAR
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015 ¿Cómo determina que su proceso cumple los criterios de eficacia,
ISO 45001:2018 eficiencia y efectividad? (Controles, indicadores, satisfacción del
9. Evaluación del cliente) Manual SIGAMI PAG 49
Desempeño
PREGUNTA ESPECIAL
PARA PROCESOS
MISIONALES

Manual SIGAMI PAG 48

ISO 9001:2015 ¿Cómo se asegura que las salidas del proceso que NO sean
8.7 Control de las conformes con los requisitos, se identifican y controlan para Se debe tener en cuenta
salidas NO Conformes prevenir su uso o entrega no intencionada? que el Producto o Salidas
no Conformes, solo aplica
para los procesos
misionales, pero a la fecha
no se ha trabajado este
numeral en la Alcaldía.

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¿Qué mecanismos de medición (indicadores) utiliza para conocer En esta pregunta, los
el logro de los objetivos del proceso? auditores solicitan la ficha
técnica de mínimo 2
REVISE COMO MÍNIMO LA MEDICIÓN DE 2 INDICADORES indicadores, verificando
ISO 9001:2015
DEL PROCESO. que se encuentren
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018 medidos y analizados. Es
9.1 Seguimiento, INDICADOR 1: decir, que si no se cumplió
medición, análisis y con la meta, se hayan
evaluación INDICADOR 2: definido acciones
correctivas o de mejora y
Solicitar evidencia del análisis de datos (gráficos comparativos,
se cuente con dichas
estadísticas, acciones correctivas o de mejora, etc.) de las mediciones
realizadas a los indicadores de gestión definidos para el Proceso. evidencias.

ACTUAR

MANUAL CALIDAD PAGINA

53

ISO 9001:2015 ¿Qué oportunidades de mejora ha identificado para su proceso? Aquí se debe indicar al
ISO 14001:2015 auditor, cómo se ha mejorado
ISO 45001:2018 el proceso y cómo se
10. Mejora ¿Cuándo detecta una mejor forma de realizar el proceso, cómo la documentan estas mejoras.
aplica? Por ejemplo que se presentan
en reunión general o en
Comités de área o se
publican para que los demás
integrantes de la
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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
Dependencia conozcan de
las experiencias exitosas.

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