CENTRO DE INFORMACIÓN TÉCNICA (CIT)

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

d a
o la
TITULO

t r
n
PDVSA No.

o
SGCIT-GEN-PG-011 MANEJO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS

o C
a N
p i
C o
4 NOV.18 Cambios en los puntos 4 y 6 4 GRPD F.G. J.F.

3 MAR.17 Revisión del puntos 6.1.1, 6.1.2, 6.3.2, 6.3.3 y 6.3.4 4 GRPD M.B. J.F.

0 DIC.06 EMISIÓN ORIGINAL 4 L.T M.T L.C

REV. FECHA. DESCRIPCIÓN PAG. ELAB. REV. APROB.

ELABORADO POR: FECHA REVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHA

GRPD NOV.18 Francis González NOV.18 José Flores NOV.18
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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN 4 NOV.18
MANEJO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS
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Índice

1 OBJETIVO ..................................................................................................................2
2 ALCANCE...................................................................................................................2
3 REFERENCIAS...........................................................................................................2

a
4 DEFINICIONES...........................................................................................................2

a d
5 ROLES Y RESPONSABILIDADES ............................................................................2

l
6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................3

r o
6.1 Creación o Revisión de Documentos ..........................................................................3

n t
6.2 Publicación Electrónica de Documentos .....................................................................3

o
6.3 Respaldo de Documentos ...........................................................................................4

o C
a N
p i
C o
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MANEJO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS
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1 OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir para el manejo de los documentos
electrónicos que hacen parte de la información documentada del Sistema de
Gestión de la Calidad (SGC) del Centro de Información Técnica (SCIT).

2 ALCANCE

a
Este procedimiento aplica a los documentos del SGC del CIT.

3 REFERENCIAS

la
SGCIT-GEN-PG-001 “Creación, Actualización y Control de la Información d
r o
Documentada”.

t
SGCIT-GEN-PG-012 “Estructura y Formato de los Documentos”.

n
SGCIT-NOR-PO-045 “ Generación y Publicación de los Documentos en el Sistema

o
Automatizado de Normas Técnicas de PDVSA (SANTP®)”.

4 DEFINICIONES

o C
Los términos y definiciones para el correcto uso de este procedimiento se

N
encuentran establecidos en el documento SGCIT-GEN-PG-022 “Glosario de
Términos”.

5
ia
ROLES Y RESPONSABILIDADES

p
o
El Gerente del Centro de Información Técnica (CIT) tiene la responsabilidad de
velar por el uso adecuado y efectivo de este procedimiento, así como del

C
cumplimiento cabal de las normas relacionadas, para asegurar la eficacia del
Sistema de Gestión de la Calidad del CIT.
El Gerente del CIT tiene la responsabilidad de aprobar este procedimiento.
El Coordinador de la Calidad del CIT tiene la responsabilidad de divulgar, revisar,
controlar y actualizar este procedimiento.
El personal de la Gerencia del CIT tiene la responsabilidad de cumplir cabalmente
con los requisitos establecidos en este procedimiento.
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6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1 Creación o Revisión de Documentos
6.1.1 Los documentos de gestión del SGC del CIT y los del proceso NOR se encuentran
publicados en el SANTP y son editados, publicados y respaldados por el Analista
de Documentación Electrónica de NOR según el documento SGCIT-NOR-PO-045.

a
6.1.2 Los documentos operacionales del resto de los procesos, aprobados según el

d
documento SGCIT-GEN-PG-001, deben ubicarse en formato editable en la

a
carpeta de cada proceso denominada “FUENTE” del servidor del CIT, sin ningún

l
tipo de marca de agua.

r o
6.1.3 No se deben modificar los documentos directamente en “FUENTE”.

t
6.1.4 Los documentos que serán modificados o revisados deben copiarse de la carpeta

n
“FUENTE” y guardarse en la denominada “ACTUALIZACIONES”, debidamente

o
identificados con su código.

C
6.1.5 Los documentos nuevos deben ser generados en la carpeta

o
“ACTUALIZACIONES” e identificados con su código. Estos documentos deben
generarse siguiendo el documento SGCIT-GEN-PG-012 e identificarse según el

N
documento SGCIT-GEN-PG-001.

a
6.1.6 Todos los documentos nuevos o en proceso de modificación que se encuentren

i
en la carpeta “ACTUALIZACIONES” deben tener en cada una de sus páginas la

p
palabra “BORRADOR” como marca de agua.

o
6.1.7 Los documentos nuevos o modificados, que hayan terminado su proceso de

C
corrección y que tengan la aprobación correspondiente, deben ser colocados o
sustituidos en la carpeta “FUENTE” y borrados o eliminados de la carpeta
“ACTUALIZACIONES”.

6.2 Publicación Electrónica de Documentos

6.2.1 Una vez incluida la última versión de los documentos aprobados en la carpeta
"FUENTE"; Coordinador de la Calidad, el Líder de Proceso o el Analista de
Documentación Electrónica, según sea el caso, debe colocar una copia en formato
no editable en la carpeta "PUBLICADOS", para garantizar su disponibilidad al
personal. En el caso de los documentos de Gestión del CIT y los procedimientos
correspondientes al proceso de Normalización Técnica Corporativa (NOR), éstos
son publicados en el SANTP desde donde se garantiza su disponibilidad.
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6.2.2 Los documentos aprobados y publicados en línea deben tener en cada una de sus
páginas la marca de agua con la frase “Copia No Controlada”, que se mostrará
sólo al momento de su impresión, es decir, esta frase no aparecerá mientras el
documento se consulte en formato electrónico.

6.3 Respaldo de Documentos

a
6.3.1 El CIT asegura que se realice un respaldo diario de los documentos del Sistema

d
de Gestión de la Calidad de cada proceso, en los computadores de los

la
Coordinadores de la Calidad, mediante un sistema automatizado especializado en

o
la replicación de información.

r
6.3.2 El Coordinador de la Calidad del Proceso NOR, o el Analista de Documentación

t
Electrónica, según sea el caso, asegura que se realice un respaldo trimestral de

n
los documentos del Proceso NOR y del Sistema de Gestión de la Calidad del CIT

o
publicados en SANTP en un dispositivo de almacenamiento de información

C
electrónica.

o
6.3.3 Cada vez que se realiza un respaldo de la documentación de NOR en un
dispositivo de almacenamiento de información electrónica, el Coordinador de la

N
Calidad del CIT o el Analista de Documentación Electrónica, según sea el caso, se

a
asegura que esté archivado y debidamente identificado con el tamaño de las

i
carpetas, la fecha en la cual se realizó el respaldo y el nombre correspondiente.

o p
C