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5. PROYECTOS DE BIENES Y OBRAS

Al igual que hemos hecho en el capítulo anterior, en este capítulo vamos a hablar
sobre la preparación de la oferta o propuesta para un proyecto de bienes y obras.

No obstante, y antes de conocer las diferentes fases en la preparación de la oferta, así

como los elementos que deben conformar la oferta técnica y económica, así como su
fase de revisión, vamos a comentar algunas particularidades de este tipo de contratos.

Lo primero a comentar, es que, en este tipo de proyectos, lo habitual es que no exista

una fase de preselección como ocurría en los proyectos de consultoría y asistencia
técnica. En este caso, se opta por un sistema de selección de oferentes de una sola
fase, abierto y al mejor postor de entre todos los participantes que han cumplido con
las especificaciones técnicas requeridas. No obstante, toda norma tiene su excepción,
y en el caso de la construcción de obras de gran magnitud, lo habitual es que los
organismos multilaterales de desarrollo exijan una precalificación de empresas,
seguida de un proceso limitado de licitación al cual solo se invitan aquellas empresas
que han cumplido con los criterios específicos de la preselección. La política general
que defienden todas las instituciones multilaterales es que se permita presentar
propuestas a todos los licitadores que cumplan con una serie de criterios específicos,
que sean financiera y administrativamente solventes y que puedan proporcionar todo
el equipo requerido oportunamente. De lo que se trata, es de poder contar con firmas
y empresas que cuenten con experiencia en este tipo de proyectos y que aseguren que
pueden ejecutar correctamente y con éxito el proyecto.

El hecho de optar por realizar o no una fase de precalificación depende de varios

aspectos, aunque normalmente se rigen por criterios relacionados con el coste
estimado del proyecto, diferenciando entre los proyectos u obras complejas, y las
convencionales, siendo en este segundo caso opcional la realización de una fase de
preselección.

Otro aspecto a destacar en este tipo de proyectos es el referente a las instrucciones y

especificaciones que figuran en los pliegos. Es interesante señalar que la información

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en este tipo de proyectos acostumbra a ser realmente detallada y concreta, por lo que
no deja lugar a que las empresas puedan improvisar y ofrecer soluciones innovadoras y
creativas. De hecho, la preparación de estos proyectos es muy lineal y sencilla en
comparación a la preparación de los proyectos de consultoría y asistencia técnica,
debido a que es menos libre y está encorsetada en formularios y plantillas, hecho
positivo ya que permite que el estudio y la comparación de las diferentes propuestas
sea más sencillo y rápido. Esta realidad se debe a que, por norma general, no existe
una fase de precalificación de empresas y a que este tipo de proyectos no tiene una
solución que pueda ser dada a partir de formas diferentes, y a tratada a través de
distintas metodologías.

Antes de pasar a ver los diferentes aspectos que debemos considerar en el momento
de preparar la propuesta, comentar que cada convocatoria de los organismos
multilaterales es diferente, aunque podemos decir que su estructura es más o menos
similar. Ya hemos visto en el tema dedicado a las adquisiciones, que se utilizan unos
procesos u otros. Aquí no hablaremos de todos, pero si que hablaremos de toda una
serie de particularidades que nos servirán para poder preparar y hacer frente a
cualquier convocatoria. De todas formas, y tal y como ya hemos comentado, es
imprescindible que la empresa cuente con un departamento especializado en la
preparación de este tipo de propuestas, y con experiencia en el mercado, de modo que
esté familiarizado con este tipo de procesos y con la metodología que emplea cada
uno de estos organismos.

Pasemos ahora a ver cómo debemos preparar la oferta y proceder a elaborar la oferta
técnica y económica.

5.1 PREPARACIÓN DE LA OFERTA

5.1.1 Requisitos de participación

Antes de pasar a preparar la oferta o propuesta, la empresa debe identificar que

cumple con toda una serie de requisitos previos, ya que de lo contrario, no podrá
participar del proyecto.

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Lo primero que debe considerar la empresa, no solo en este tipo de convocatoria, sino
en cualquiera, son las siguientes exigencia:

- Debe pertenecer a un país elegible.

- No debe tener antecedentes derivados de un incumplimiento de contrato.
- No debe tener litigios pendientes con los organismos convocantes.
- Debe disponer de certificaciones de calidad.
- Debe disponer de algunas certificaciones de clientes de proyectos similares.
- Deberá poder acreditar unos niveles mínimos de facturación u otros ratios
financieros de solvencia y liquidez, de instalaciones, maquinaria y personal.
- Deberá disponer de certificaciones de la seguridad social y la agencia tributaria.

Además de estas exigencias, que son imprescindibles para poder participar en

cualquier convocatoria, en el momento en que una empresa decide presentar una
propuesta para participar en un proyecto multilateral de desarrollo, deberá prestar
especial atención a los requisitos y especificaciones que dictan dicha convocatoria. A
nivel general, dicha empresa deberá cumplir con toda una serie de condiciones
relativas a su participación efectiva como licitante. Estas condiciones son las
siguientes:

- Disponer de un equipo humano con la formación y experiencia necesaria, así

como de toda una serie de medios técnicos que permitan poder ejecutar el
proyecto de manera correcta y exitosa.
- Capacidad y solvencia económica y financiera.
- Organigrama adecuado y probado en la contratación y ejecución de suministros
u obras en el exterior.
- Disponer de toda una serie de normas de funcionamiento y procedimientos de
trabajo estandarizados, así como de un departamento encargado de
seleccionar los proyectos y preparar sus respectivas propuestas.
- Tener implementado un sistema de control de calidad basado en la norma ISO
9001.
- Disponer de referencias propias en proyectos similares realizados en terceros
países, como titular, socio o subcontratista.

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Si cumple con estas condiciones, podemos decir que la empresa está en condiciones
de poder participar en el proceso de selección de este tipo de proyectos, de modo que
lo que deberá hacer ahora es seleccionar el tipo de proyecto en el que desea trabajar y
ponerse manos a la obra en la preparación de las propuestas técnica y económica.

5.1.2 Método de trabajo

Las diferentes tareas que deberemos llevar a cabo con el fin de preparar bien las
propuestas son:

- Investigación.
- Asignación de tareas.
- Cronograma de preparación de la oferta.
- Aspectos a considerar antes de proceder a elaborar la oferta.
- Mecanismos de evaluación.

Pasemos a conocer qué se debe hacer en cada una de estas fases.

 Investigación

Tal y como ya hemos comentado en capítulos anteriores, antes de pasar a preparar la

propuesta es muy importante que investiguemos sobre el proyecto, con el fin de poder
conocer con exactitud su contexto, ampliar la información de la que ya disponemos y
conocer el país, con el fin de poder determinar las dificultades con las que nos
podemos encontrar, conocer los trámites aduaneros, la tramitación administrativa en
la contratación local y conocer su situación política, social y económica. No debemos
olvidar que lo que una empresa pretende con la participación en estos proyectos es
darse a conocer en el mercado internacional, por lo que es de suma importancia que
conozca de primera mano el mercado y el entorno en el que va a trabajar, hecho que
le ayudará a la elaboración de una mejor oferta.

En este tipo de proyectos, se aconseja que toda empresa seleccione, en caso de que no
disponga de él, un agente colaborador, representante o socio local relacionado con el
proyecto, de modo que cuente con alguien que le aporte información adicional y

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clarificadora sobre el mismo y que pueda participar en la elaboración de la oferta y

ejecución del proyecto.

Ligado con la investigación, resulta de suma importancia que si el órgano de

contratación convoca reuniones informativas, visitas al terreno o mantenga entrevistas
con los participantes, participemos de ellos. En el caso de que el órgano de
contratación no organice este tipo de actividades, es realmente recomendable que se
visite al cliente, ya que ello puede ayudar a la empresa a:

- Establecer un contacto personal con los responsables del proyecto.

- Presentar la empresa y sus referencias.
- Aclarar posibles dudas y matices sobre el proyecto.
- Conocer de primera mano el entorno en que va a trabajar en caso de resultar
seleccionada.
- Obtener una información mucho más amplia que la que se incluye en los
pliegos.
- Conocer la persona encargada del diseño del proyecto y la supervisión de la
obra.

Ligado al entorno, es interesante conocer también los proyectos similares que haya
llevado a cabo el mismo organismos u otros, con el fin de conocer las empresas
adjudicatarias y las propuestas que presentaron para tal proyecto.

Además de conocer el entorno, es muy importante que la investigación se centre

también en los posibles competidores, con el fin de conocer sus fortalezas y
debilidades y presentar una propuesta que sea mejor que la suya. No debemos olvidar
que se trata de proyectos complejos y con mucha competencia, por lo que conocer a
nuestros competidores nos podrá dar cierta ventaja en la preparación de nuestra
oferta ya que sabremos a lo que nos enfrentamos.

 Asignación de tareas

Una vez hayamos investigado y dispongamos de toda la información necesaria en

relación al proyecto, el entorno, el órgano de contratación y la competencia, llega el

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momento de asignar todas las tareas que forman parte en la elaboración de las
ofertas. Para ello, lo primero que deberemos hacer será analizar y revisar
detenidamente las especificaciones técnicas y los pliegos del proyecto. Finalizado el
análisis, se deberán llevar a cabo las siguientes tareas:

- Planteamiento de una aproximación del trabajo.

- Identificación de las fortalezas propias y ventajas competitivas.
- Acotar los requerimientos que ha precisado el cliente.
- Identificar los problemas y riesgos con los que puede toparse la empresa.
- Definir el equipo de preparación de la oferta y asignar responsabilidades y
plazos de finalización y entrega.
- Determinar una primera estimación de costes de preparación.
- Evaluar las posibilidades de éxito.
- Determinar aquellos puntos que se deben clarificar con el cliente u organismo
financiador.
- Revisar toda una serie de aspectos que se deben considerar para la
presentación de la oferta referentes a las normas de calidad, a los certificados,
a la necesidad de contar o no con apoyo local, a las garantías, al programa de
pagos, etc.

Así, se deberán asignar estas tareas al equipo encargado de la preparación, con el fin
de que se realicen antes de proceder a la elaboración de la oferta propiamente dicha.

 Cronograma de preparación de la oferta

Otra de las tareas que toda empresa debe llevar a cabo antes de empezar a preparar la
oferta es elaborar un cronograma de preparación de oferta que nos permita situar en
el tiempo las diferentes actividades que se deben efectuar para elaborar la oferta con
el fin de poder controlar mejor la preparación y cumplir con los tiempos fijados. Así, en
dicho cronograma deberemos identificar tareas tales como:

- Adopción de acuerdos sobre consorcio y miembros, siempre que proceda.

- Configuración del equipo encargado de elaborar la propuesta.
- Puesta en común de ideas sobre cómo afrontar el proyecto.

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- Asignación de responsabilidades y reparto de los trabajos con fechas de

entrega de la primera versión.
- Elaboración de un primer presupuesto de aproximación.
- Conclusión de la fase de investigación de información externa.
- Límite para las reuniones con el cliente.
- Elaboración de una primera versión de la oferta.
- Disponer de una oferta económica final.
- Versión final.
- Maquetación y cierre.
- Concluir el proceso de control de calidad.
- Establecimiento de una fecha límite de envío, considerando el tiempo que
tardará en llegar al destino.

 Aspectos a considerar antes de proceder a elaborar la oferta

Es muy importante que antes de empezar a elaborar la oferta, el responsable de la

oferta considere si:

- Los pliegos están bien detallados y no existe ninguna duda.

- Dispone de suficiente información.
- Conoce las fortalezas técnicas y las debilidades del proyecto.
- Necesita aliados, proveedores o subcontratistas.
- Conoce a sus competidores.

Además de deber tener clara estas cuestiones, deberá considerar toda una serie de
criterios y requisitos referentes a la preparación de la documentación administrativa y
económica, a la documentación técnica y a las pautas para la presentación de la oferta.

En cuanto a la documentación administrativa y económica, deberá:

- Mantener actualizado el archivo de referencias y certificaciones.

- Revisar los pliegos y ajustarse a lo que se pide.
- Elaborar una relación detallada de cada uno de los documentos que se debe
presentar.

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- Solicitar con tiempo los documentos requeridos.

- Prestar atención a las garantías técnicas y económicas que se piden.
- Establecer con los responsables unas fechas concretas de entrega y hacer un
seguimiento.
- Programar el tiempo necesario para poder elaborar correctamente la oferta.
- Revisar cuidadosamente todos los documentos necesarios, con el fin de evitar
cualquier error.
- La oferta económica debe ir acompañada de los compromisos por escrito de los
proveedores, garantizando su disponibilidad, aprovisionamiento y precios.

En lo que se refiere a la documentación de carácter técnico:

- Involucrar a responsables de ejecución.

- Determinar el origen de los documentos.
- Resolver todas las dudas que tengamos con el órgano de contratación.
- Es importante contar con la opinión de los expertos comerciales, técnicos,
legales, fiscales y financieros.
- Es muy importante que se determinen todos los riesgos y problemas que
pueden afectar a la ejecución del proyecto, con el fin de establecer toda una
serie de medidas correctoras.

Finalmente, y en relación a la presentación de la propuesta, tal y como ya hemos

comentado en el capítulo anterior, es muy importante que su presentación sea pulcra,
presente una estructura lógica, un aspecto visual agradable, que sea limpia, fácil de
seguir, ordenada, clara y que su redactado se haya hecho de manera directa, evitando
confusiones, ambigüedades y redundancias, manteniendo un estilo homogéneo,
incorporando gráficos y esquemas y adecuándose a las peculiaridades del receptor.

 Mecanismos de evaluación

Finalmente, se deberán establecer toda una serie de mecanismos y criterios de

evaluación durante todo el proceso de elaboración que permitan hacer un seguimiento
del trabajo que se está realizando y determinar si se está yendo por buen camino.

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Vista la preparación para elaborar las ofertas técnica y económica, pasemos ahora a
conocer los aspectos más importantes que el licitante debe considerar durante la
preparación de dicha oferta para un proyecto de bienes y obras.

Tal y como ya hemos comentado, en la mayoría de convocatorias se pide que la oferta

técnica y la económica vayan pos separado, por lo que aquí, al igual que en el capítulo
anterior, también las vamos a estudiar por separado.

5.2 OFERTA TÉCNICA

Pasemos ahora a conocer el contenido que debe contener la oferta técnica con tal de
que se considere una buena oferta técnica y tenga opción a ser la elegida.

5.2.1 Contenido de la oferta técnica

En relación al contenido, debemos considerar los siguientes aspectos:

- Memoria descriptiva.
- Alternativas o excepciones a lo exigido en el pliego.
- Servicios que se vayan a prestar sobre los suministros.
- Cronograma y calendario de actividades.
- Referencias empresariales, autorización de fabricantes y representación local.
- Equipos humanos y materiales del proyecto.

Pasemos a conocer más detenidamente cada uno de estos contenidos.

 Memoria descriptiva

Podemos afirmar que la memoria descriptiva es una especie de introducción que

describe de manera clara y sencilla qué incluye la oferta. En ella, deben tratarse los
siguientes aspectos:

- Alternativas a la oferta, en caso que se permitan.

- Excepciones.
- Exclusiones.
- Límites de suministro.

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- Obligaciones del cliente en relación a los almacenes, preinstalaciones, servicios,

cumplimiento de plazos y recepciones tácitas entre otros.

Además de este resumen sobre la oferta, en la memoria deberemos incluir

información referente a los equipos e instalaciones que se incluyan en la oferta. Dicha
información deberá estar suficientemente definida, incluyendo una especificación
pormenorizada y concreta con descripción y características técnicas, detalle de
rendimientos, pruebas, condiciones de entrega y servicios de mantenimiento y
garantías. De este modo, y en relación a los equipos e instalaciones, en la memoria
descriptiva deberemos añadir la siguiente información:

- Rendimientos y consumos.
- Normas y especificaciones.
- Inspecciones y pruebas.
- Planos y diseños.
- Catálogos.
- Listado de partes.
- Listado de repuestos recomendados.
- Autorizaciones de los fabricantes o sus representantes con el fin de poder
incorporar los productos en la oferta.
- Certificados de los fabricantes o representantes locales afirmando que
prestarán los servicios inherentes a los suministros.
- Certificación o declaración de origen de los bienes y servicios.

Comentar que en la memoria descriptiva ofreceremos aquella información que sea

importante, de este modo, toda la información complementaria la añadiremos en los
anexos de la propuesta. De lo que se trata en esta memoria es de resumir la oferta con
el objetivo de que quien la lea se haga a la idea de qué consiste, de modo que no la
deberemos sobrecargar de información que es interesante pero no imprescindible
para esa primera lectura.

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 Alternativas o excepciones

Podemos encontrarnos con convocatorias que, pese a unas exigencias y requisitos

concretos, permiten que el licitante presente en su oferta alternativas y excepciones a
lo exigido en los pliegos. Normalmente, la misma convocatoria especifica si se
permiten o no estas propuestas alternativas pero, en caso que no se haga ningún tipo
de especificación, se recomienda preguntarlo al órgano de contratación. Tal y como
hemos comentado en el capítulo anterior, para cualquier duda o confusión que surja a
raíz de la información de los pliegos, todas las empresas disponen de un tiempo en el
que puede hacer todo tipo de consultas con el fin de que la información sea lo más
clara y precisa posible y se evite así preparar una propuesta para un proyecto en el que
se tienen dudas.

Así, y en el supuesto en que se permitan las alternativas y excepciones, en este

apartado la empresa deberá facilitar la información que justifique todo aquello que
suponga una variación o excepción a lo que se haya solicitado en el pliego de
condiciones con el fin de no incurrir en ninguna causa de descalificación. Es muy
importante también, que además de justificar esta variación de lo exigido, se resalte la
mejora que significa sobre lo solicitado por el cliente.

Es muy importante que estas alternativas supongan una mejora económica sin que ello
implique que se reduzcan puntos técnicos en la evaluación. Es decir, se trata de ofrecer
una alternativa que se sitúe en el mismo nivel en lo que se refiere a la calidad técnica,
y que implique un gasto económico menor.

 Servicios

En cuanto a los servicios que se van a prestar sobre los suministros, aquí se deben
definir y describir los siguientes aspectos y servicios:

- La instalación, considerando las pruebas y la puesta en marcha de los equipos e

instalaciones, así como la formación que deberán recibir los futuros operadores
y técnicos de mantenimiento.
- Programa de mantenimiento preventivo y correctivo.

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Además, y de todos los equipos e instalaciones que se deban suministrar, se deberá

añadir la siguiente documentación:

- Certificados de prueba e inspección cuando proceda.

- Manuales de instalación.
- Manuales de mantenimiento.

 Cronograma y calendario de actividades

Al igual que hemos visto en el capítulo anterior sobre los proyectos de consultoría y
asistencia técnica, resulta crucial elaborar un cronograma y calendario de actividades,
con el fin de poder visualizar toda la ejecución del proyecto.

La forma más habitual de presentar este cronograma es a partir de un Diagrama de

Gantt, que integra componentes y actividades.

En lo que se refiere a los proyectos de bienes, dicho diagrama es de gran ayuda

durante la ejecución, ya que nos permite visualizar momentos tales como:

- Fecha de comienzo del contrato.

- Inspecciones previstas.
- Embarques.
- Preinstalaciones.
- Montajes.
- Pruebas y puesta en marcha.
- Recepciones.

En relación a los proyectos de obras, el cronograma será mucho más complejo. Lo

normal es que se presente en formato de diagrama de barras o similar para que
muestre la secuencia de las actividades, su duración y los hitos que se deben alcanzar
durante la ejecución de las obras, tomando como restricción el plazo de ejecución del
contrato.

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De lo que se trata, es de hacer visible la ejecución del proyecto, con el fin de poder
controlar las diferentes fases y actividades que forman parte de él y determinar si se
cumplen o no con los plazos establecidos.

 Referencias empresariales, autorización de fabricantes y representación local

Tal y como ya hemos comentado en el capítulo anterior, es muy importante que con la
propuesta de la oferta, la empresa añada referencias de proyectos de obras y
suministros similares, adjuntando los certificados que lo prueben. Dicha información
resulta de gran importancia, ya que es una muestra directa de la experiencia de la
empresa realizando este tipo de proyectos, hecho que puede suponer un plus a la hora
de selección a la empresa ganadora. Además de la referencia, es importante añadir
una breve descripción del proyecto y documentarlo con copias de los contratos,
certificaciones de los clientes, actas de entrega o declaraciones juradas que indiquen
servicios similares, datos sobre los clientes correspondientes a dichos contratos, una
breve descripción y sus importes.

Para algunos proyectos, se requerirá demostrar algún tipo de presencia local, por lo
que, tal y como ya hemos dicho, resulta importante establecer contactos y contar con
un representante local.

Además, y si la oferta se centra en bienes producidos por terceros, en este espacio

deberemos añadir una autorización del fabricante de dichos bienes en la que se
comprometa a suministrar la producción establecida.

 Equipos humanos y materiales del proyecto

En este último apartado referente al contenido, deberemos añadir toda la información

necesaria en relación a los equipos humanos y materiales del proyecto.

En lo que se refiere al personal humano, lo habitual es que se adjunten los currículum

vitae del personal técnico que se encargará de la ejecución del proyecto, junto con el
cargo que desempeña y la dedicación. Además, se requiere una carta de compromiso
firmada por cada especialista. Es muy importante comentar que, en caso que la
empresa sea seleccionada, el personal no podrá ser reemplazado por otro especialista

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a no ser que se trate de una causa de fuerza mayor. Por lo tanto, la empresa deberá
asegurarse de que cuenta con la disponibilidad total de esos trabajadores, y éstos
deberán comprometerse a cumplir con el contrato.

En lo que se refiere a este personal, comentar que, a menudo, estos programas tienes
como principal objetivo incentivar el empleo en la zona o región en la que se ejecutará
el proyecto, por lo que se establece que en dicho proyecto se consideren toda una
serie de puestos que deberán ser ocupados por trabajadores locales. En este caso, la
empresa deberá comprometerse a cumplir con los derechos laborales de estos
trabajadores en materia de prestaciones sociales y seguridad social, así como las
dotaciones y elementos de seguridad ocupacional requeridas de acuerdo con la
naturaleza del trabajo.

En lo que se refiere a los recursos materiales, se deberá identificar el equipo o

maquinaria necesaria para ejecutar el proyecto.

Para acabar, comentar que en relación a los contenidos que deben conformar la oferta
técnica, es muy importante que la empresa proceda a su elaboración habiendo
comprendido los pliegos y habiendo consultado las posibles dudas, con el fin de poder
ajustar la oferta a lo que se pide en la convocatoria. No deberemos añadir información
que no se pide, y tampoco deberemos omitir nada, ya que ello podría ser motivo de
descalificación. Tal y como ya hemos comentado, es de suma importancia que se
realice un análisis interno de la empresa, ya que es la única manera de saber si ésta
está preparada para hacer frente a un proyecto de tales magnitudes.

Vistas estas consideraciones, pasemos a conocer los elementos que debemos tener en
cuenta para preparar la oferta económica.

5.3 OFERTA ECONÓMICA

En lo que se refiere a la elaboración de la oferta económica, deberemos considerar

toda una serie de factores que no pueden pasar desapercibidos. Al igual que en la
oferta técnica, cada convocatoria tiene sus consideraciones y especificaciones, aunque

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podemos afirmar que a nivel general, los principales elementos que debemos
considerar en el momento de elaborar y prepararla oferta económica son:

- Equipos, proveedores y servicios técnicos y no técnicos.

- Costes.
- Riesgos.
- Determinación del precio.
- Garantías económicas y técnicas.
- Impuestos.
- Moneda y forma de pago.
- Cumplimentación de formularios.

Pasemos a conocer cada uno de estos elementos y sus principales particularidades.

 Equipos, proveedores y servicios técnicos y no técnicos

En relación a la preparación de la lista de equipos y servicios conexos que hemos

realizado para la elaboración de la oferta técnica, deberemos elaborar un listado de
proveedores de dichos equipos y servicios.

Para ello, se recomienda que estos proveedores se agrupen en dos grupos, por un lado
los equipos y servicios que son objeto de producción propia y, por otro lado, el resto
de equipos y servicios. Aquí, debemos considerar también los servicios que son
considerados no técnicos, como los servicios comerciales, logísticos, de seguros y
financieros.

En lo que refiere a los bienes de producción propia, se solicita la oferta económica al

departamento que corresponda, tomando de referencia, siempre que sea posible, los
precios de la competencia a efectos comparativos. Para aquellos bienes cuya
producción no depende de la empresa, lo recomendable es seleccionar entre tres
firmas diferentes, una de las cuales sea proveedor habitual y otra que no lo sea, con el
fin de tener opciones abiertas y detectar precios y proveedores competitivos.

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Es muy importante que el precio se desglose en las diferentes especificaciones

técnicas, de modo que en la elaboración de la oferta económica deberemos considerar
los siguientes aspectos:

- Suministros del equipo.

- Realización de los servicios conexos:
o Formación.
o Montaje.
o Pruebas y puesta en marcha.
o Mantenimiento.
- Inspecciones y pruebas.
- Entrega de la documentación requerida:
o Especificaciones técnicas.
o Planos y diseños.
o Catálogos.
o Lista de repuestos.
o Certificados de origen.
- Garantías técnicas y comerciales.

En lo que se refiere a los proveedores, es muy importante que sean de confianza,

hecho que implicará el compromiso para el suministros de los equipos y servicios.
También es muy importante que cumplan los criterios de calidad establecidos por la
norma ISO 9001 y de medio ambiente en la ISO 14001, además de contar con
experiencia en el suministro de este tipo de proyectos, de ser un proveedor
perteneciente a un país elegible y que no haya sido nunca inhabilitado por parte del
contratante u organismo financiador.

Referente a los equipos y servicios no técnicos, se entienden todos aquellos que serán
utilizados por el personal de la empresa pero que no son objeto del contrato. Aquí se
incluyen servicios tales como:

- Servicios mobiliarios.
- Equipos informáticos.

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- Vehículos.
- Servicios comerciales.
- Servicios financieros.
- Servicios de seguros.
- Gastos internos de remuneraciones de personal.
- Gastos de funcionamiento de la oficina de seguimiento en el país.

Al igual que en caso anterior, en la oferta técnica se deberán definir estos equipos y
servicios no técnicos, y en la oferta económica se establecerá una relación de
empresas proveedoras y precios.

 Costes

En relación a los costes para la elaboración de la oferta económica, deberemos

considerar los costes directos y los costes indirectos.

Los costes directos son el resultado de la suma de materiales, mano de obra y equipo
necesario para la realización de un proceso productivo. En relación a los costes de
equipo y materiales, son fáciles de calcular, mientras que la estimación del coste de la
mano de obra es más complejo. Éste está determinado por el coste horario y su
rendimiento. Así, el coste de la mano de obra será el resultado de sumar todos los
costes parciales, determinados por el resultado de multiplicar los precios unitarios por
las unidades de obra.

El hecho que lo convierte en un cálculo complejo se deriva de aspectos tales como el

desarrollo del procedimientos constructivos diferentes debido a nuevos materiales,
herramientas o tecnología, a la complejidad o dificultad de ejecución, al riesgo del
trabajo, o a las condiciones climáticas, entre otros factores. En cierto modo, se
deberán considerar todos aquellos aspectos que definen una forma de vida, ya que
afectan de manera directa o indirecta al valor de la mano de obra.

El coste de los materiales se obtendrá a partir del número de unidades y su precio

cotizado, mientras que para el precio de los equipos, se considerará si se trata de un
equipo propio o alquilado.

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En lo que se refiere a aquellos costes indirectos, se definen como aquellos gastos que,
debido a su naturaleza intrínseca, se aplican a todos los conceptos de una obra. Estos
costes pueden ser fijos o variables.

En el caso de los costes indirectos fijos, podemos destacar:

- La superficie ocupada.
- La repercusión en los impuestos.
- El valor de las piezas de reparación.
- Los costes de demoras.
- Los costes del tiempo ocioso.
- Los cambios en el ritmo de producción.

En lo que se refiere a los costes indirectos variables:

- Gastos de viaje en investigación.

- Costes de relevos.
- Formación del personal.
- Tiempo extra requerido para compensar pérdidas o atrasos de producción.
- Volumen de trabajo en curso.
- Cargos a la operación.
- Maniobras de obras rechazadas o equipos devueltos.
- Gerencias.

Además de estos costes, deberemos considerar también los siguientes factores:

- Una parte proporcional de los costes generables no detallables.

- Los costes de preparación de la oferta.
- Imprevistos.
- Gastos de estrategia comercial.

 Riesgos

Tal y como ya hemos hablado con anterioridad, es muy importante la capacidad de

una empresa para detectar los posibles riesgos y problemas que pueden afectar a la

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ejecución del proyecto con el fin de establecer toda una serie de medidas preventivas
y correctoras para hacer frente a esos potencias riesgos. Aquí, debemos considerar los
riesgos que puedan derivar del tipo de proyecto, de su complejidad y dificultad, y de
todos los aspectos relacionados con el país beneficiario, como puede ser su situación
política, social, económica o incluso también su climatología. De este modo, se deben
valorar todos los aspectos que envuelven el proyecto.

Por lo general, los riesgos más comunes a los que una empresa debe enfrentarse en
este tipo de proyectos son:

- Posibilidad de una resolución del contrato.

- Riesgo de cobro.
- Posibles consecuencias de un contrato en divisas.
- Posibilidad de ejecución injustificada de garantías.
- Dificultad para cumplir el contrato y alcanzar los rendimientos comprometidos.
- Probabilidad de aplicación de penalizaciones por parte del contratante.
- Dificultad para obtener la firma del acta de las recepciones de equipos.

A pesar de ellos, existen algunas premisas que pueden ayudar a la empresa a reducir
estos riesgos potenciales, como pueden ser:

- Disponer de personal con experiencia en la ejecución de suministros u obras en

el exterior.
- Que se hayan realizado suministros u obras anteriormente en el país.
- Que el cliente sea conocido y nos transmita confianza y fiabilidad.
- Que los pliegues no hayan generado dudas que no hayan sido resueltas.
- Haber preparado con esmero y conciencia la oferta, no dejando nada al azar.
- Disponer de un presupuesto y escandallo fundamentados.
- Que se trate de un contrato equilibrado para ambas partes.
- Disponer de experiencia previa con proveedores y subcontratistas.

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 Determinación del precio

Una vez hayamos determinado todos los costes, se deberá proceder a calcular el
precio final sumatorio de la oferta, aplicando sobre los costes el escandallo que al
efecto se apruebe. Referente a éste, comentar que no tiene que ser el mismo para las
obras, todos los grupos de equipos o servicios conexos que compongan la propuesta ni
para todos los rubros ni todas las alternativas. Así, se debe disponer de la flexibilidad
necesaria con el fin de aplicar el escandallo más adecuado a las características de la
obra, bien, servicio o alternativa que se oferta.

El escandallo supone una herramienta dinámica que se debe ajustar en cada proyecto,
incorporar las experiencias pasadas, estar sometido a revisión y ajuste permanente y
servir de base para el control presupuestario.

En su elaboración, se deben tener plena consciencia de sus dos elementos clave.

El primer componente clave es relativamente fácil de determinar, tanto si se dispone

de una contabilidad de tipo analítica como si debe estimarse por parte del
departamento de producción. Su magnitud dará la competitividad operativa de la
empresa y su desglose la distribución interna y los costes individuales.

El segundo componente será variable dependiendo de la política que dedica aplicar la

empresa a la operación concreta.

En relación a la elaboración del escandallo, los dos elementos clave a considerar son:

- El precio de los productos, cuya competitividad dependerá de la eficiencia

productiva para los propios productos y de una adecuada elección de
proveedores. Así, la empresa deberá seleccionar a los proveedores en exclusiva
que sean técnicamente aceptables, económicamente competitivos y fiables en
la ejecución.
- El factor multiplicador que se elaborará con una precisa estimación y una
correcta selección de las partidas que se deben aplicar y su precio. Aquí se
incluyen elementos tales como los seguros, gastos comerciales, gastos
financieros, imprevistos y la repercusión de costes de la empresa, entre otros.

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 Garantías económicas y técnicas

En este apartado, se deben definir y describir de manera clara, precisa y concreta las
garantías técnicas de producción y utilización, así como las condiciones de prestación
de las mismas y su duración.

Es muy importante que en los contratos se especifiquen claramente las

responsabilidades de la empresa en términos de garantía, con el fin de evitar cualquier
problema o confusión que pueda surgir.

En relación a las garantías, se pueden establecer las siguientes premisas generales:

- Referente a la garantía de mantenimiento de oferta, ésta suele tratarse de una

cantidad fija o bien de un porcentaje de la oferta, cuyo valor suele situarse
entre el 2% y el 5% del valor total de la oferta. Los prestatarios tienen la opción
de requerir una garantía de mantenimiento de la oferta. Su formato debe estar
de acuerdo con los documentos estándar de licitación, y éstas se deben emitir
por una institución con reconocida reputación o por una institución financiera
que haya sido seleccionada por el oferente.
- Las formas generalmente aceptadas para la garantía de mantenimiento son las
garantías bancarias, la carta de crédito, el cheque certificado y el porcentaje del
pago total en calidad de dinero retenido hasta la aceptación final.
- En el supuesto de asegurar el cobro del anticipo contractual y su importe se
reduce de manera progresiva conforme el avance de los trabajos o el
cumplimiento de las entregas de los equipos, la empresa se servirá de la
garantía de buen uso de anticipo.
- En los supuestos en que exista la garantía de calidad, ésta se prestará a la
recepción provisional, y se mantendrá hasta la recepción definitiva. Dicha
garantía suele requerirse por 12 meses después de la fecha de entrega de las
obras o bienes o por 18 meses después del embarque de los bienes.

Es muy importante que en el momento de establecer las garantías se negocien sus

términos y condiciones, con el fin de poder llegar a un acuerdo que beneficie de la
manera más equitativa posible a ambas partes.

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En lo que se refiere a estas garantías, en los pliegos e instrucciones de las

convocatorias de los proyectos se especifican todas las condiciones que las empresas
deberán considerar. A pesar de ello, y por norma general, nos encontramos con que:

- En los contratos de obras, resulta habitual que la empresa seleccionada esté

obligada a proporcionar una garantía de fiel o buen cumplimiento de contrato
equivalente a un máximo del 10% del precio del contrato, en un plazo no
superior a los 30 días de haberse realizado la adjudicación y firma del contrato.
- En los contratos que exceden de los 500.000$ se requiere una garantía de
cumplimiento por un monto suficiente que permita proteger al órgano de
contratación en caso de incumplimiento de contrato por parte de la empresa
constructora. El porcentaje de garantía en estos casos suele situarse entre el
5% y el 10% del valor total del contrato.
- La garantía de cumplimiento se debe devolver dentro de los siguientes 30 días
de la finalización del contrato.

 Impuestos

En relación al tema de los impuestos, debemos recordar que cualquier actividad que
origine una facturación y unos ingresos, estará sometida al régimen fiscal existente en
el país en el que se desarrolle dicha actividad. Esto incluye también a aquellos
proveedores y subcontratistas en aquellos países donde lleven la actividad económica.

En lo que se refiere al contrato de adjudicación, éste estará sometido a la ley del país
que se indique en su clausulado, y dicha ley tendrá previsto un determinado
tratamiento fiscal en función de los términos contractuales y del lugar en el que se
desarrollen las actividades se facture o se transfiera la propiedad.

El tema relacionado con los impuestos es realmente importante, ya que cuando se

ejecuta un proyecto la empresa puede estar sujeta a impuestos nacionales en el país
del beneficiario, tales como el IVA o el impuesto sobre las ventas, cargas sociales o
impuestos sobre la renta al personal extranjero no residente, derechos, gravámenes
sobre los montos pagaderos por el contratante, etc., por lo que es muy importante que

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durante la elaboración de la oferta económica se tengan en cuenta todos estos

elementos, ya que no se puede descuidar nada.

En los contratos, el contratante deberá especificar si el adjudicatario está sujeto o no al

pago de algún impuesto nacional. En caso de que no se especifique, se recomienda
preguntar y cuando la empresa haya resultado adjudicada, es muy importante que
establezca contacto con las autoritarias tributarias de la región con el fin de
determinar con total seguridad los impuestos nacionales a los que deberá hacer frente.

En este aspecto, es interesante ver algunas consideraciones básicas en relación a los

impuestos por parte de los tres organismos multilaterales que hemos tratado a lo largo
de todo el manual; los bancos de desarrollo, la Comisión Europea y las Naciones
Unidas.

En los proyectos financiados por los bancos de desarrollo:

- Siempre que se trate de bienes que hayan sido fabricados fuera del país del
beneficiario, el proveedor será el responsable de hacer frente a todos los
impuestos, timbres, comisiones por licencias y demás cargos gravados fuera del
país beneficiario. Lo mismo se acuerda para los bienes fabricados en el país del
beneficiario.
- El beneficiario deberá interponer sus mejores oficios con el fin de beneficiar al
proveedor con el mayor alcance posible de cualquier exención impositiva,
concesiones o privilegios legales que se puedan aplicar al proveedor en el país
del beneficiario.
- En la evaluación y análisis de las ofertas propuestas, no se tomarán en cuenta
los derechos aduaneros y otros impuestos aplicables a otros bienes
importados, ni los impuestos de venta.
- Se pide a los oferentes de contratos de obras que coticen precios unitarios o
precios globales para la ejecución de las obras. Estos precios deberán incluir
todos los derechos, impuestos y demás gravámenes.

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En los supuestos de proyectos de la Comisión Europea:

- Cuando se trata de bienes o suministros que han sido fabricados en el ámbito

local, se excluirá todas las cargas fiscales internas aplicables a su fabricación,
incluido el IVA. Estos será también así en el caso de que se trate de bienes o
suministros que van a ser importados en el país beneficiario, excluyéndose
también las tasas aplicables a la importación de los mismos.
- Sea cual sea el origen de las obras o los suministros, los contratos estarán
exentos de derechos de timbre y de registro.
- Las empresas que para la ejecución de su proyecto deban importar material
profesional, tendrán la posibilidad de solicitar el régimen de admisión
temporal.

Finalmente, y en lo que se refiere a los proyectos de las Naciones Unidas:

- Las Naciones Unidas están exentas de cualquier impuesto, con excepción de las
cargas o servicios de utilidad pública. Además, están exentas también de
derechos, gravámenes aduaneros o aranceles de cualquier artículo importado o
exportado en modo oficial.
- En lo que se refiere a los suministros realizados a cualquier agencia de las
Naciones Unidas, estarán libres de impuestos.
- En los contratos de obras, el contratista tendrá la responsabilidad de abonar
todos los cargos e impuestos en relación con los ingresos, incluido el impuesto
sobre el valor añadido, de conformidad con lo establecido en las leyes y
reglamentos vigentes en todas las enmiendas realizadas en los mismos en
relación con los impuestos referentes a las utilidades y con sujeción a dichos
impuestos.

En definitiva, como hemos podido ver, cada organismo tiene unas particularidades
diferentes en el tratamiento del tema de los impuestos, por lo que en la elaboración
de la propuesta, se deberá tener muy claro los impuestos y demás cargas que se deben
contemplar, con el fin de presentar una oferta económica que se ajuste a la realidad.
Tal y como ya hemos comentado, en caso de existir alguna duda, el órgano de

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contratación da la posibilidad de poder efectuar cualquier consulta con el fin de que

las empresas que participan dispongan de la mejor información posible para elaborar
sus propuestas.

 Moneda y forma de pago

En los pliegos se establece toda la información relativa a la moneda de pago, aunque lo

normal es que se autoricen hasta tres monedas de pago.

En lo que se refiere en exclusiva a los bancos de desarrollo, éstos establecen tres

principios básicos en relación a la moneda de pago. Éstos contemplan las siguientes
premisas:

- Asegurar que los oferentes tengan la oportunidad de minimizar todo riesgo

cambiario con respecto a la moneda de licitación y de pago y, por lo tanto,
puedan ofrecer sus mejores precios.
- Ofrecer a los oferentes de aquellos países cuya moneda es débil, la posibilidad
de utilizar una moneda más fuerte, proporcionando así una base más firme
para el precio de su oferta.
- Permitir que el proceso de evaluación sea equitativo y transparente.

En lo que se refiere a la forma de pago del contrato, lo más habitual es que se utilice
una carta de crédito, a excepción de aquellos contratos de cuantías pequeñas cuyo
pago es total en la entrega o inspección de bienes contratados.

En lo que se refiere a aquellos contratos grandes o de larga duración, lo normal es que

se estipulen toda una serie de anticipos conforme se vaya avanzando con la
producción o el suministro. Lo más habitual, es que se establezca un esquema de
pagos con los siguientes conceptos:

- Pago parcial inicial en función de la carestía y duración de los procesos de

fabricación.
- Pagos parciales contra documentos de embarque.
- Pago final a la recepción de los bienes.
- Pago por servicios conexos no incluidos en el suministro.

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- Obra: pagos por certificaciones mensuales.

En cuando a la oferta, comentar que su validez suele ser de entre 90 a 120 días, de
manera que dé tiempo suficiente al comité de evaluación llevar a cabo la adjudicación
y tramitación del contrato.

 Cumplimentación de formularios

Finalmente, lo último que se debe tener en cuenta para la preparación de la oferta

económica es la cumplimentación de toda una serie de formularios.

Estos formularios son los siguientes:

- Formulario de información sobre el oferente.

- Formulario de información sobre los miembros de la APCA.
- Formulario de oferta.
- Formulario de listas de precios, en el que deberemos desglosar la información
en:
o Bienes fabricados fuera del país del comprador que han de ser
importados.
o Bienes fabricados fuera del país del comprador previamente
importados.
o Bienes fabricados en el país del comprador.
o Preferencia nacional.
o Precio y cronograma de cumplimiento-servicios conexos.

5.4 REVISIÓN Y ENTREGA

Para acabar, y una vez se hayan elaborado las dos propuestas, pasaremos a la fase de
revisión de las oferta para luego proceder a la entrega de las mismas.

Comentar que en este caso, los pasos que seguiremos serán los mismos que los que
hemos explicado para los proyectos de consultoría y asistencia técnica, por lo que
deberemos revisar las siguientes cuestiones:

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- Lista de comprobación general.

- Lista de comprobación de aspectos formales.
- Comprobaciones en la documentación técnica.
- Comprobaciones en la documentación administrativa.
- Comprobaciones en materia de garantías de calidad.
- Comprobación sobre los servicios conexos.
- Comprobaciones en la documentación económica.

Aquí trataremos los aspectos relacionados con las garantías de calidad y los servicios
conexos, ya que el resto los hemos desarrollado en el capítulo anterior.

En lo referente a las comprobaciones en materia de garantías de calidad, deberemos

considerar aspectos tales como:

- La descripción correcta de la política de calidad de la empresa, incluyendo la

organización, procedimientos, registros y certificaciones disponibles.
- La garantía de cumplimiento de los requisitos de calidad especificados por el
cliente.
- La descripción de los medios de control de calidad que se utilizarán.

En la comprobación sobre los servicios conexos deberemos evaluar:

- Si se han detallado los servicios conexos, su justificación, preinstalaciones,

montajes, pruebas, puesta en marcha, mantenimiento y formación de los
trabajadores.
- Si se ha expuesto cómo se desarrollarán los procedimientos para llevarlos a
cabo.
- Si se ha indicado la documentación que se entregará al contratante para que
pueda llevar a cabo las obligaciones que le corresponden.
- Si se han descrito las herramientas, instrumentos e instalaciones especiales
necesarias.

Finalmente, y una vez hayamos comprobado que las ofertas elaboradas cumplen con
los requisitos establecidos y que hayamos comprobado que hemos adjuntado toda la

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documentación necesaria, procederemos al envío de las propuestas al organismo

solicitante.

En lo que se refiere a estas propuestas, es interesante que veamos los motivos que
pueden llevar a que éstas sean rechazadas. Los motivos principales son:

- Errores administrativos.
- Documentación incompleta.
- Incumplimiento de exigencias técnicas.
- No incluir la fianza exigida.
- Presentarla fuera de tiempo.
- Centrar la oferta de idioma.

Vistas las consideraciones que debemos tener en cuenta a la hora de elaborar nuestras
ofertas, ya sean de asistencia técnica o consultoría, o de bienes y obras, pasemos
ahora a conocer el proceso de evaluación, adjudicación, negociación y firma del
contrato de cada uno de los tres organismos multilaterales que hemos comentado; los
bancos de desarrollo, la Comisión Europea y las Naciones Unidas.

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