GESTION DE DATOS

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 II. GESTION DE DATOS

2.1 TABLAS DE DATOS

2.2 FORMULARIOS

2.3 ORDENAR

2.4 FILTROS

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 2.1 TABLAS DE DATOS (1)

Conjunto de datos organizados en filas o registros, la primera fila contiene los encabezados (títulos o
nombres) y las demás filas contienen datos almacenados.

Las tablas en Excel 2003 contienen 65.536 filas por 255 columnas. En Excel 2007 contienen 1.048.576
filas por 16.384 columnas.

Para crear una tabla se selecciona el rango de datos y en el menú Insertar se selecciona la opción
Tabla. Si el rango de datos contiene los títulos se selecciona la opción en el cuadro Crear Tabla. Al
presionar Aceptar, aparece una nueva pestaña de diseño en la banda de opciones.

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 2.1 TABLAS DE DATOS (2)

En Excel aparece la tabla con el formato propio para el rango seleccionado.

Podemos modificar el tamaño de la tabla mediante la opción Cambiar tamaño de la tabla o arrastrando
el indicador en la parte inferior derecha de la tabla.

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 2.1 TABLAS DE DATOS (3)

Para añadir una nueva fila al final, nos ubicamos en la última celda (inferior derecha) y presionamos TAB

Para insertar filas y columnas entre las filas existentes, nos ubicamos en la fila o columna a desplazar y
usamos la opción correspondiente en el menú (Inicio) o mediante el menú contextual.

Las opciones anteriores también aplican cuando se desea eliminar filas o columnas.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y presionamos Suprimir.

Para eliminar la estructura de la tabla pulsamos Convertir en rango en la pestaña de Diseño.

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 2.1 TABLAS DE DATOS (4)

Para cambiar el aspecto de la tabla podemos usar los estilos predefinidos en la pestaña Diseño en la
opción Estilos de Tabla.

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 2.1 FORMULARIOS (1)

Para modificar o introducir datos en la tabla podemos teclearlos directamente en las celdas o podemos
utilizar un formulario de datos.

El manejo de los datos a través de un formulario es muy útil especialmente cuando se trabaja con listas
muy grandes.

Un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad
una fila entera de datos o registro.

Para usar un formulario asociado a la tabla, debemos dar clic en el botón Formulario (si no está
disponible, se debe agregar a la barra de acceso rápido).

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 2.1 FORMULARIOS (2)

El formulario dispone de las siguientes funcionalidades:

Nuevo: Permite introducir un nuevo registro

Eliminar: Elimina el registro activo
Restaurar: Deshace los cambios efectuados
Buscar anterior: Se ubica en el registro anterior
Buscar siguiente: Se ubica en el siguiente registro
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda
Cerrar: Cierra el formulario

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 2.2 ORDENAR (1)

Para ordenar de manera simple, seleccionamos el encabezado que deseamos ordenar, seleccionamos
la pestaña Datos y damos clic sobre el icono de orden ascendente o descendente.

La ordenación simple también está disponible al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña
junto al encabezado de la columna.

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 2.2 ORDENAR (2)

Para ordenar la lista por mas de un criterio, usamos el icono ordenar de la pestaña Datos

Luego introducimos los criterios de acuerdo a las necesidades. Por ejemplo podríamos ordenar por
Categoría, Ciudad y día de manera ascendente y por Valor total de manera descendente.

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 2.2 ORDENAR (3)

El resultado obtenido de después de ordenar es el siguiente:

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 2.3 FILTROS (1)

Filtrar una lista es seleccionar aquellos registros que correspondan a un criterio.

Hay dos formas de filtrar, usando un autofiltro o usando un filtro avanzado.

Para aplicar un filtro simple, se despliega la lista del campo que se desea filtrar y se selecciona la opción
correspondiente. Otra alternativa es usando los filtros de texto.

Borrado del filtro, con el menú

contextual y la opción del
menú datos

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 2.3 FILTROS (2)

Los filtros de texto permite crear formas mas sofisticadas para aplica el filtro.

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 2.3 FILTROS (3)

Para filtrar usando condiciones mas complejas, se utiliza el filtro avanzado.

El filtro avanzado está disponible en la pestaña de datos en la zona de ordenar y filtrar y se despliega el
siguiente cuadro de dialogo.

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 2.3 FILTROS (4)

El resultado de un filtro avanzado también se puede colocar en otra ubicación

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 2.3 FILTROS (5)
Ejercicios

Acondicionar el archivo para que de manera permanente se visualice la suma y el promedio de los
campos Valor Total y Comisión.

Filtrar entre el día 10 y el 15 los libros vendidos en Pereira por Juan Roldán

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