1.

Introducción

Como fue señalado en la Introducción de esta obra, al estudiar y evaluar la

estructura del sistema de control interno estamos en condiciones de obtener y conocer
un cúmulo de información sumamente valiosa que nos permite analizarla y evaluarla
para concluir, finalmente, acerca de su bondad. De este análisis se deben obtener
todas las recomendaciones que servirán a la administración de la empresa para
mejorar su estructura del control interno y sus procedimientos de contabilidad.
Por tanto, el auditor tiene herramientas muy valiosas que debe hacer llegar a su
cliente y que generalmente éste agradece de manera muy significativa, que aprecia de
verdad y que, en muchas ocasiones, la aportación de sugerencias adecuadas por parte
del auditor significan el servicio adicional que satisface al cliente.
También en dicha Introducción se menciona que la manera de hacer llegar dichas
sugerencias dependerá de las circunstancias particulares de cada caso, como son: a) la
importancia de la sugerencia, b) el nivel del ejecutivo de la empresa y, en su caso, el
Consejo de Administración, c) los objetivos específicos del trabajo realizado, d) el
cliente que contrató la auditoría, y e) las relaciones con los ejecutivos de la empresa;
asimismo, allí señalo que dicho informe escrito debe presentarse y comentarse primero
en borrador, con el propósito de concluir acerca de su razonabilidad y si lo sugerido es,
efectivamente, práctico para la empresa en cuestión.
Las sugerencias que a continuación encontrará el lector, resumen las
relacionadas con la estructura del sistema de control interno, con los procedimientos
de contabilidad y asuntos relacionados de empresas mexicanas, observaciones y
sugerencias que con mayor frecuencia se presentan, desde luego, con base en mi
experiencia como auditor independiente; sugerencias que, ya redactadas, presento
dentro de la clasificación que he denominado “Inventarios y costo de ventas”.
Para el mejor y claro entendimiento de lo que presento en este capítulo, debe
considerarse, además, lo siguiente:
a) Que las sugerencias aplicables a determinados negocios, empresas o
entidades, no necesariamente son aplicables a otros, debido a sus diferentes
características.
b) Cada observación o deficiencia a la estructura del sistema de control interno
deberá ser estudiada, evaluada y concluida en cada caso y, por tanto, la sugerencia
deberá adaptarse a dichas circunstancias.
c) La forma en que deberán expresarse dichas sugerencias o recomendaciones
será distinta, considerando las características del trabajo realizado.
d) Que varias de las recomendaciones que presento se refieren a la misma
deficiencia de la estructura del sistema de control interno, pero su redacción es
diferente.
e) Para que una sugerencia tenga mayor impacto deberá contemplar:
– Descripción del problema o situación observada.
– La(s) causa(s) que originó(aron) el problema.
– Los efectos financieros y de otra índole que resulten como consecuencia del
problema.
– La sugerencia o alternativa, en su caso, para solucionar la situación presente.
Asimismo, antes de las sugerencias redactadas he incluido un modelo de carta
introductoria al mencionado informe de sugerencias y dos cédulas de control:
 La primera se refiere a una hoja para cada una de las sugerencias determinadas,
y la segunda se diseñó para resumir todas las observaciones y sugerencias
correspondientes controladas por medio de la primera hoja.
Como un complemento a lo expresado, recomiendo se consulte el Boletín 3050
de la CONPA, especialmente en la parte relativa a “Comunicación de situaciones a
informar”. Asimismo, como un corolario a lo comentado debe considerarse, en todos
los casos, que tratándose de una auditoría de estados financieros, la preparación y
entrega de un informe de sugerencias a la estructura del control interno es obligatoria;
en tal caso, el Boletín 3050 de referencia lo señala en forma categórica y definitiva en
los párrafos 41 al 47.

2. Modelo de carta introductoria al informe de sugerencias sobre control

interno y asuntos relacionados

Fecha _________________

(Dirigirlo de acuerdo con cada circunstancia)

Sr. _________________________________
Director General.

Al Consejo de Administración
Compañía X, S.A.
Presente

Hemos concluido la auditoría de los estados financieros de _________ con cifras

al 31 de diciembre de _____, con el propósito de emitir nuestro dictamen sobre los
estados financieros a la fecha mencionada, informe que proporcionamos a ustedes el
________________ de __________________ de ______.
Como complemento a nuestro trabajo y pretendiendo ser más útiles a su
administración, a continuación nos permitimos presentar a su consideración las
principales sugerencias derivadas de la auditoría realizada que, desde luego, incluyó el
análisis y evaluación de la estructura de control interno de la empresa con el propósito
de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría que
aplicamos en nuestra revisión.
Deseamos precisar que el estudio y evaluación de la estructura de control interno
no fue realizado en forma detallada en ninguno de sus elementos y no fue efectuado
con el principal propósito de encontrar observaciones y, consecuentemente,
recomendaciones particulares.
Tampoco nuestro estudio y evaluación se realizó con el propósito de evaluar la
eficacia por medio de la cual la estructura de control interno de la empresa permite
prevenir o detectar todos los errores e irregularidades que pudieran existir.
El presente informe es para uso exclusivo de la Administración de la Empresa,
por lo que su circulación deberá restringirse. Este informe fue comentado en forma de
borrador con los señores C.P. _____________ , Director de Administración y Finanzas,
y C.P. ____________________ , Contador General.
Agradecemos las atenciones recibidas en el transcurso de nuestra revisión y
quedamos a sus órdenes para cualquier aclaración al contenido de la presente,
incluyendo la asesoría que, en su caso, pudieran requerir para llevar a cabo la
implantación de alguna de las sugerencias presentadas.

Atentamente

DESPACHO __________________________________

3. Hoja de puntos para el informe de sugerencias (IS)

CLIENTE _______________________________________________________
__________

FECHA DE LA ___________________________________________ PUNTO

AUDITORIA N°_____________

I. DEFICIENCIA O DEBILIDAD REFERIDA A:

a) Problemas de registro contable.

b) Falta de información adecuada.
c) Ineficiencia administrativa relacionada con el aspecto financiero.
d) Rutinas de oficina, archivo y comprobación.
e) Estructura del sistema de control interno.
f) Incumplimiento de obligaciones fiscales.
g) Incumplimiento de obligaciones estatutarias, normativas, contractuales y legales
(1) .
h) Desperdicio de recursos.
i) Posibles irregularidades o malos manejos (2).

II. DESCRIPCION DE LA DEFICIENCIA O DEBILIDAD

_____________________________________________________________________
___
_____________________________________________________________________
___

III. CAUSAS QUE LA ORIGINARON

_____________________________________________________________________
___
_____________________________________________________________________
___

IV. EFECTOS FINANCIEROS Y DE OTRA INDOLE QUE RESULTAN

_____________________________________________________________________
___
_____________________________________________________________________
___

V. SUGERENCIA(S) O ALTERNATIVA(S) PARA SOLUCIONAR LA DEFICIENCIA O

DEBILIDAD DETECTADA
_____________________________________________________________________
___
_____________________________________________________________________
___

VI. OPINION DEL CLIENTE

 NOMBRE ___________________________
CARGO _____________________________
_____________________________________________________________________
___
_____________________________________________________________________
___

SUGERENCIA INCLUIDA EN EL IS _____________________________

NO INCLUIDA EN EL IS ____________________________

COMENTARIOS
_________________________________________________________
_____________________________________________________________________
___
_____________________________________________________________________
___

PREPARO ____________________________

(Nombre y fecha)

REVISO ______________________________

(Nombre y fecha)

Notas Autorales:
(1) Deberá recomendarse la asesoría correspondiente de un abogado
(2) Deberán seguirse los lineamientos del boletón 3070 de la CONPA. Los comentarios
a esta clase de situaciones deben hacerse en documentos por separado y al nivel
adecuado de la administración

4. Informe de sugerencias (formato)

EMPRESA
_________________________________________________________________________
___________

AUDITORIA AL
_________________________________________________________________________
______

FECHA DE INFORME
_________________________________________________________________________
_

AREA O
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE DE
ATENDER
LA SUGERENCIA

SUGERENC DEBILIDAD CAUSAS Y SUGERENCIA( NOMBR FECHA

 EFECTOS
FINANCIEROS S)
O O O LIMITE
IA DEFICIENC DE OTRA ALTERNATIVA COMPROMETI
No. IA INDOLE (S) E DA

Principio del formulario

0

Final del formulario

5. Ejemplos de sugerencias redactadas sobre control interno - Inventarios y

costo de ventas - Indice alfabético-temático

ACCESO a los almacenes C-98, C-99

ACTUALIZACION de registros C-87

AGRUPACION y acomodo de artículos C-50, C-170

AJUSTES por inventarios físicos C-18, C-19, C-20

ALMACEN, sugerencias generales para mejorar su control C-9, C-30, C-43, C-50,
C-52, C-52, C-53, C-61,
C-62, C-63, C-85, C-98,
C-110, C-136, C-157, C-182,
C-183, C-189

ARCHIVO de tarjetas C-54

ARCHIVO e impresión, departamentos de C-143

ARTICULOS obsoletos y de lento movimiento C-21, C-22, C-26, C-27,

C-64, C-69 C-97, C-106,
C-111, C-125, C-126 C-128,
C-129, C-130, C-178

ASIGNACION de funciones a personal de almacenes C-36

AUDITORIA interna C-155

AUTORIZACION de ajustes por diferencias en inventarios C-18, C-19

AUTORIZACION de reportes de producción C-147

AUXILIARES de inventarios C-10, C-32, C-33, C-34,

C-35, C-36 C-37, C-38,
C-39, C-41, C-53, C-65
C-85, C-156, C-157, C-188

CALIDAD, verificación de la C-180

COMPRAS de emergencia C-150

COMPRAS, registro oportuno de C-165, C-182

COMPROBANTES de gastos C-184, C-185, C-186

COMPUTADOR, control de inventarios en C-154, C-160

CONCILIACIONES de existencias con registros C-163, C-172

CONTROL de existencias C-90, C-91, C-109, C-131,

C-136, C-164

CONTROL de herramientas C-95, C-96

CONTROL de inventarios en computador C-154, C-160

CONTROL de mercancías C-66, C-76, C-77, C-102,

C-153, C-176

CONTROL interno; sugerencias generales sobre C-9, C-14, C-15, C-107,

inventarios C-110, C-131 C-133, C-134,
C-135, C-139, C-155, C-164,
C-169, C-175, C-176

COSTOS, sistemas de C-11, C-118, C-119, C-120,

C-121, C-122, C-123, C-124,
C-137, C-138, C-141, C-142,
C-144, C-145, C-148, C-149,
C-162

CUENTAS de orden; control de inventarios propiedad de C-78, C-166

terceros

DELIMITACION de funciones de los almacenes C-98, C-99

DEPURACION de cuentas C-166, C-172, C-179

DESPERDICIO y sobrantes de materiales C-101, C-103

DEVOLUCIONES de mercancías C-41

DIFERENCIAS entre relaciones de inventarios y pruebas C-59

selectivas de auditoría

DIFERENCIAS entre inventarios físicos y libros C-16, C-17, C-18, C-19,

C-20, C-163, C-181, C-188

DOCUMENTACION de soporte C-132, C-175, C-184, C-185

ENTRADAS y salidas de almacén C-6, C-70, C-71, C-72,

C-73, C-79, C-83, C-84,
C-86, C-89, C-92, C-100,
C-105, C-158, C-180, C-189

ENTREGAS, reportes de C-7

EQUIPO de protección C-88

ESPACIO de almacenes C-97, C-177

ESTADOS de costo de producción y ventas C-140, C-146

ESTIMACION para artículos obsoletos y de lento C-21, C-22, C-26, C-27,

movimiento C-64, C-69, C-106, C-111,
C-125, C-126, C-127, C-128,
 C-129, C-130

GASTOS de fabricación C-184, C-185, C-186

HERRAMIENTAS, control a través de lotes fijos C-95, C-96

IMPRESION y archivo, sugerencias sobre C-143

INFORMES sobre artículos obsoletos y de lento C-24, C-25, C-108, C-125

movimiento

INSTRUCTIVOS para la toma de inventarios C-3, C-12, C-28, C-51,

C-55

INVENTARIOS en poder de terceros C-13, C-74, C-81, C-82,

C-152

INVENTARIOS; sugerencias generales para mejorar su C-14, C-15, C-43, C-50,

control interno C-52, C-53, C-61, C-62,
C-63, C-85, C-133, C-134,
C-135, C-139

INVERSION improductiva C-23

INVENTARIOS de desperdicios C-101, C-103

INVENTARIOS físicos C-1, C-2, C-3, C-4,

C-5, C-12, C-16, C-17,
C-18, C-19, C-28, C-30,
C-40, C-44, C-45, C-46,
C-47, C-48, C-49, C-51,
C-55, C-56, C-57, C-59,
C-67, C-68, C-168, C-170,
C-171, C-187

INVENTARIOS obsoletos y de lento movimiento C-21, C-22, C-64, C-69, C-174

INVENTARIOS perpetuos C-31, C-42, C-58, C-151, C-156

INVENTARIOS, valuación de C-29, C-35, C-112, C-113,

C-114, C-115, C-116, C-117,
C-162

LISTADOS de inventarios C-29, C-167, C-173, C-187

LOTES fijos, control de herramientas C-95, C-96

MAQUILADORES, control de material enviado C-76, C-77

MARBETES, utilización de C-1, C-47

MAXIMOS y mínimos para el control de inventarios C-90, C-91, C-109, C-150,

C-74, C-75, C-78, C-81,
C-82

MERCANCIAS en poder de terceros C-13, C-74, C-75, C-78, C-152

MERCANCIAS en tránsito C-66, C-102, C-166

MERCANCIAS obsoletas y de lento movimiento C-21, C-22, C-174

MERCANCIAS, propiedad de terceros, C-153

en la empresa

NOTAS de entrada y salida de almacén C-6, C-70, C-71, C-73,

C-79, C-83, C-84, C-86,
C-89, C-92, C-100, C-105,
C-158

OBSOLESCENCIA y lento movimiento C-21, C-22, C-23, C-24,

C-25, C-64, C-69, C-106,
C-108, C-111, C-125, C-126,
C-127, C-128, C-129, C-130,
C-178
ORDENES de reparación o de servicio C-107

ORDENES de trabajo C-8

ORGANIZACION del almacén C-30, C-177

PLANEACION de inventarios físicos C-2, C-4, C-5, C-12,

C-28, C-30, C-48, C-49,
C-56, C-170

PLANEACION de la producción C-60

PRENUMERACION de notas de entrada C-70, C-71, C-72, C-73

y salida de almacén

PRODUCCION, planeación de la C-60

PROTECCION, equipo de C-88

PROTECCION, seguros C-104, C-159

REFACCIONES, control de C-80, C-93, C-94,C-140

REGISTRO de inventarios C-10, C-65, C-80, C-151,

C-181, C-183

REGISTROS, actualización de C-87, C-165, C-179

REGISTROS de inventarios perpetuos C-31, C-42, C-58

REMISIONES C-6

REPORTES de entrada C-92, C-158

REPORTES diarios de entregas C-7

RESERVA para inventarios obsoletos y de lento C-21, C-22, C-26, C-27,

movimiento C-64, C-106, C-111, C-125,
C-127, C-128, C-129, C-130

ROTATIVOS, inventarios físicos C-40, C-44, C-45, C-57, C-67, C-

68

SEGUROS contra posibles siniestros C-104, C-159

SISTEMA de costos C-11, C-118, C-119, C-120,

C-121, C-122, C-123, C-124,
C-137, C-138, C-141, C-142,
C-144, C-145, C-146, C-148,
C-149

SISTEMAS de valuación C-35, C-112, C-113, C-114,

C-115, C-116, C-117, C-161

SUPERVISION de inventarios físicos C-46, C-147, C-168, C-171

TARJETAS auxiliares de almacén C-32, C-33, C-34, C-35,

C-36, C-37, C-38, C-39,
C-54, C-157, C-163, C-188

TRABAJO, órdenes de C-8

TRASPASOS de refacciones C-93, C-94

VALES de salida de almacén C-79, C-86, C-105

VALUACION de inventarios C-35, C-111, 113, C-114,

C-115, C-116, C-117,
C-132, C-161, C-162, C-167,
C-169, C-173

La toma física de los inventarios debe mejorarse.

C-1 La empresa ha seguido la práctica de tomar sus inventarios por medio de un solo
recuento físico; hemos observado, asimismo, que al comparar las existencias físicas
con las tarjetas del kardex existen diferencias significativas que normalmente
obedecen a errores en el conteo, debido a que los kardex se encuentran
actualizados y presentan errores menores ocasionalmente.

Por lo anterior, sugerimos que se implante el sistema de segundo conteo,

utilizando para ese propósito las tarjetas "Marbetes", cuyo diseño satisface estas
necesidades. Asimismo, deberán investigarse las diferencias que surjan entre
ambos conteos antes de considerar concluido el inventario físico.

Recomendamos se cuente con tiempo suficiente para la planeación y

coordinación de los recuentos de inventarios físicos.

C-2 Al observar la toma física de los inventarios en los almacenes A, B y C, detectamos

que no se contó con el tiempo suficiente para una adecuada planeación y
coordinación con los departamentos a intervenir ni con el personal necesario para
su toma en el tiempo programado originalmente, por lo que nos permitimos sugerir
se dicten las medidas pertinentes y, de esa manera, se eviten a futuro situaciones
como las señaladas.

Deben atenderse las indicaciones de los instructivos de inventarios físicos.

C-3 Durante la toma del inventario físico se observó que las existencias no estaban
debidamente acomodadas al iniciarse el conteo, razón por la cual el acomodo se
hizo al momento de ir contando las mercancías, originando que la toma física se
llevara a cabo de manera sumamente lenta.

Asimismo, observamos que un importante número de partidas no tenían

asignados marbetes, y durante el recuento se tuvieron que relacionar a efecto de
elaborar y asignarles marbete.

Es conveniente que anticipadamente, y desde luego antes de la toma de los

inventarios, se reúna el personal que va a intervenir en los mismos y se les explique
el instructivo elaborado para tal fin.

Todas las dudas que llegaran a surgir deberán ser aclaradas en ese momento.

Los inventarios físicos deben ser planeados.

C-4 En el inventario físico practicado el _______________________, observamos las

siguientes deficiencias:

a) Las mercancías no se encontraban debidamente acomodadas y clasificadas,

habiéndose tomado el inventario de acuerdo con el conocimiento y experiencia de
los encargados de cada almacén, pero en forma improvisada.

b) Durante el conteo se realizaron movimientos de mercancía tanto de entrada

como de salida que fueron controlados a sugerencia nuestra.

Deficiencias como las anotadas deben evitarse, llevando a cabo una adecuada
planeación y supervisión; asimismo, consideramos necesario se elabore y dé a
conocer, anticipadamente, el instructivo que precise todos los aspectos relativos al
inventario físico.

Debe efectuarse una planeación adecuada para la toma física de los

inventarios.

C-5 Durante la toma física de los inventarios, observamos las siguientes deficiencias:

a) No existió una planeación adecuada para la toma física, pues el personal que
intervino desconocía particularidades tanto de sus funciones como de los artículos a
contar.

b) No se elaboró el instructivo correspondiente.

c) No estaba debidamente localizada y acomodada la mercancía por contar y

existían artículos iguales repartidos en diferentes lugares de los almacenes.

Es necesario que a futuro se planee la toma física y se lleve a cabo con base en un
instructivo, debiendo previamente quedar localizada y acomodada toda la
mercancía por contar.
 Debe conservarse una copia de las remisiones debidamente firmadas por
los clientes.

C-6 La compañía no conserva copia de las remisiones ni de las notas de salida de

almacén. Es conveniente que conserve una copia de dichas formas, con el propósito
de tener la evidencia de que sus clientes recibieron de conformidad la mercancía.

Debe tenerse mayor cuidado al elaborar los "Reportes diarios de entregas".

C-7 Pudimos observar que los "Reportes diarios de entregas" con frecuencia se elaboran
a lápiz y carecen de la firma de las personas responsables de su elaboración y
revisión; además, cabe mencionar que no se elaboran diariamente y las referencias
que contienen son confusas e insuficientes.

Recomendamos se ejerza un adecuado control de estas formas, para lograr su

elaboración oportuna y completa.

Debe cuidarse la antigüedad de las órdenes de trabajo.

C-8 Al revisar el control que se mantiene sobre las órdenes de trabajo, observamos que
no se cumplen, normalmente, las fechas comprometidas con los clientes; asimismo,
en ocasiones se concluyeron las órdenes de trabajo y los artículos terminados se
mantuvieron varios meses almacenados en la empresa.

Consideramos necesario se revisen los procedimientos establecidos y, de esa

manera, se corrijan situaciones como las comentadas.

El control interno del almacén debe mejorarse.

C-9 Durante nuestra revisión observamos deficiencias importantes en cuanto al control

del almacén, y que provocan que la contabilidad refleje cifras incorrectas.

A continuación señalamos, de manera resumida, las situaciones detectadas y las

sugerencias correspondientes:

- Existen tarjetas con saldos acreedores al final del ejercicio, situación anormal
originada por errores al momento de hacer las aplicaciones de entradas y salidas de
almacén, por lo que sugerimos estrecha y permanente vigilancia.

- En algunos casos no se encuentran registrados ni el costo unitario ni el costo

promedio del artículo, por lo que deberá solucionarse esta situación.

- El registro en el kardek del almacén se encontraba atrasado tres semanas, por lo

que recomendamos se actualice a la brevedad y se mantenga así
permanentemente. Asimismo, deberá ajustarse debidamente con base en los
inventarios físicos que se practiquen.

- Las diferencias por inventarios físicos al final de cada ejercicio deben ser
investigadas y autorizadas, dejando la correspondiente evidencia.

- El acceso al almacén debe limitarse al personal autorizado, debido a que -según

observamos- cualquier persona tiene acceso.

- Es recomendable que el responsable del almacén presente un informe bimestral

sobre los artículos obsoletos o de lento movimiento.

- Es necesario que los artículos reservados por obsoletos se detengan y se tengan

perfectamente identificados de los que sí tienen movimiento.

Los auxiliares de inventarios deben mejorarse.

C-10 Los auxiliares de inventarios presentan deficiencias. A continuación señalamos, en

forma resumida, tanto la observación como la sugerencia aplicable:

a) Se tienen involucrados dentro de ellos, movimientos de tres ejercicios. Esto

dificulta su análisis y manejo; además, no se facilita la localización de la
documentación que dio origen a los movimientos.

b) No muestra el saldo acumulado, pues sólo aparece el movimiento total en cada

mes. Por tanto, recomendamos que los auxiliares presenten, mes a mes, el saldo
acumulado.
 Se debe implantar un sistema de costos.

C-11 Consideramos necesario que se lleve a cabo la implantación de un sistema

apropiado a las necesidades de la empresa, que le permita obtener la información
necesaria para controlar adecuadamente los costos incurridos en su producción.
Dicha implantación debe contemplar, por lo menos, los siguientes aspectos:

a) Costos unitarios por cada uno de los artículos fabricados.

b) Información clara y oportuna sobre los costos individuales y acumulados

conforme al sistema de información.

c) Registros que permitan conocer la forma en que se hizo la acumulación a cada

uno de los centros de costos y forma en que se obtuvieron los costos unitarios.

d) Aplicación adecuada de los elementos del costo al producto, determinando las

bases razonables para la aplicación o prorrateo de los gastos indirectos.

e) Comparación entre costos incurridos y estándares o estimados; mediante esta

comparación debe informarse a la administración acerca de:

I. Rendimiento de materias primas.

II. Eficiencia en mano de obra.

III. Aprovechamiento de la maquinaria y equipo, así como la determinación de

variaciones en los volúmenes de fabricación con respecto a los objetivos.

IV. Gastos de fabricación incurridos en exceso a los presupuestos, motivos y

responsables.

La toma física de los inventarios debe mejorarse.

C-12 La toma física de los inventarios de la empresa invariablemente debe cubrir y

cumplir todos los aspectos que a continuación señalamos:

a) Planeación. Debe hacerse con anticipación suficiente para determinar cuál será la
fecha idónea para la toma de los inventarios. Esta fecha debe darse a conocer con
toda anticipación tanto al personal que va a intervenir en los inventarios como a los
auditores externos. Asimismo, debe planearse cuidadosamente la forma en que
deben arreglarse las existencias para facilitar su recuento y ordenar su acomodo
previo a los inventarios.

b) Asignación de responsabilidades. Los encargados de los diferentes almacenes

deben asumir la responsabilidad general de la toma de los inventarios, y deben
ejercer adecuado control sobre los métodos y procedimientos a seguir.

c) Instrucciones. Todas las personas que intervienen en los inventarios deben

conocer sus responsabilidades y funciones, y éstas deben manifestarse por escrito
en el instructivo general.

d) Control. Los inventarios físicos deben controlarse por medio de listas, tarjetas,
cuadernos, etcétera, y éstos deben guardarse como prueba del mismo.

e) Procedimientos de recuento. Todos los artículos deberán contarse, pesarse o

medirse hasta donde sea práctico hacerlo, y todas las personas que tomen parte en
los inventarios deben conocer perfectamente el procedimiento a seguir. Deberá
definirse previamente si existirá doble e incluso, en determinadas circunstancias,
triple recuento.

f) Separación de existencias obsoletas. Deben contarse, por separado, las

existencias que no se pueden utilizar en condiciones normales, anotando el motivo
por el cual se hace esta separación.

g) Corte de inventarios. Deberá precisarse previamente qué formas se anotarán,

quiénes y cuándo llevarán a cabo dicho corte y el seguimiento posterior.

h) Valuación. Deberá efectuarse con toda oportunidad previa a la toma física de los
inventarios. Los ajustes a dicha valuación deberán registrarse en forma anticipada.

i) Diferencias físicas. Las diferencias importantes deberán investigarse

inmediatamente después de la toma física.
 j) Instructivo. Contraloría -en coordinación con el jefe de almacenes- preparará un
instructivo que contemple los detalles de los incisos comentados anteriormente.

Inventarios en poder de terceros.

C-13 Observamos que no existe un control suficiente con respecto a los inventarios
propiedad de la empresa que se encuentran en poder de terceras personas, por lo
que nos permitimos sugerir:

a) Actualizar los reportes de inventarios en poder de terceros, debido a que tienen

un atraso de dos semanas aproximadamente.

b) Llevar a cabo un inventario físico y ajustar los controles que se tienen.

c) Investigar las diferencias que, en su caso, resulten de dicho inventario físico,

dictando las medidas que corrijan las causas de tales diferencias.

Es urgente contar con un sistema de costos y, asimismo, el control interno

de inventarios debe mejorarse.

C-14 Es urgente implantar un sistema de costos para facilitar la obtención de información

suficiente y oportuna que permita la selección de alternativas adecuadas para la
toma de decisiones respecto a precios, artículos con reducidos margen de utilidad,
rotaciones, etcétera.

Este sistema debe contemplar notas de entrada y salida para el control de los
movimientos del almacén, y que los controles individuales auxiliares se lleven en
unidades y valores, verificándose mensualmente con la cuenta-control
correspondiente.

Además, todas las notas de crédito por concepto de devoluciones deben estar
amparadas por notas de entrada al almacén.

Asimismo, recomendamos que el almacenista proporcione informes bimestrales a

la gerencia y a contabilidad acerca de los materiales obsoletos, dañados o de lento
movimiento, para que se tomen las medidas necesarias conforme a las
circunstancias.

Por otra parte, las entradas al almacén de materias primas no deben registrarse
con la fecha de la factura del proveedor, sino cuando se realizó realmente la
entrada, con lo cual los pasivos quedarán oportuna y debidamente registrados, y el
saldo de la cuenta de dicho almacén reflejará la realidad.

El control interno de inventarios debe mejorarse.

C-15 Es necesario que, a la brevedad, se practique un inventario físico total del almacén
y se ajusten, en libro y en tarjetas auxiliares del almacén, las diferencias
resultantes, previa investigación y autorización.

Este inventario servirá también para conocer con exactitud todos los artículos
obsoletos o de lento movimiento que deban reservarse o, en su caso, desecharse y
cancelarse.

Dicho recuento deberá planearse anticipadamente, informando por escrito a

todas las personas que tomarán parte en el mismo, acerca de las funciones y
responsabilidades que les corresponderán.

1. La compañía sigue la política de firmar las notas de remisión del proveedor al

momento de recibir el almacenista los artículos que se indican en dichas notas. Sin
embargo, para tener un control real de lo recibido, sugerimos estudiar la
conveniencia de implantar notas de entrada al almacén, prenumeradas, las cuales
deberán ser firmadas por el almacenista.

2. Las requisiciones de materiales al almacén deben estar prenumeradas y firmadas

por la persona que recibe las mercancías solicitadas.

Diferencias de inventario físico contra libros.

C-16 Los ajustes por diferencias resultantes al comparar los inventarios físicos con los
saldos en libros deben ser aprobados por funcionario autorizado, dejando evidencia
de investigación, aclaración y aprobación.
 Desde luego, previamente deberán cumplirse todos los procedimientos
establecidos en el instructivo de inventarios físicos y las aclaraciones
correspondientes de las diferencias deberán hacerse completa y profundamente,
determinando las causas de dichas diferencias.

Las diferencias por inventarios físicos mensuales deben investigarse.

C-17 Los asientos originados por las diferencias resultantes de la toma de inventarios
físicos mensuales, no muestran evidencia de investigación y autorización por parte
de funcionario responsable, por lo que sugerimos que esta práctica se adopte.

Los ajustes por diferencias en inventarios físicos deben ser autorizados por
funcionario responsable.

C-18 Las diferencias resultantes al comparar los inventarios físicos con los saldos en
libros se ajustan sólo con autorización verbal. Es necesario que exista evidencia por
escrito de dicha autorización.

Consideramos necesario que se establezca el procedimiento adecuado que

contemple, además de las investigaciones de las diferencias, la obligación de
autorización escrita del funcionario correspondiente (probablemente el contralor).

Los ajustes por diferencias en inventarios deben estar autorizados por

escrito.

C-19 Las diferencias derivadas al comparar los inventarios físicos contra las existencias
en registros contables fueron ajustadas mediante autorización verbal. Consideramos
necesario que exista evidencia escrita de dicha autorización y, con ello, fincar
responsabilidades.

Los ajustes resultantes de los inventarios físicos deben registrarse

oportunamente.

C-20 Los ajustes resultantes del inventario físico practicado el _________________

fueron registrados durante el ejercicio siguiente; desde luego, dichos ajustes a
nuestra sugerencia quedaron debidamente registrados en el ejercicio auditado; sin
embargo, esta situación provocó trastornos en la contabilidad, por lo que sugerimos
que, en lo sucesivo, estos ajustes se registren oportunamente y dentro del ejercicio
a que correspondan.

Es conveniente obtener autorización de la Dirección General para dar de

baja los artículos obsoletos.

C-21 Al presenciar la toma física de los inventarios observamos que existen algunos
artículos deteriorados y obsoletos (como es el caso de los A, B y C). Sugerimos
pedir autorización a la Dirección General para darlos de baja y, al mismo tiempo,
sugerimos se lleven a cabo los trámites de aviso ante la SHCP a efecto de poder
destruir o donar estas partidas.

Conviene estudiar la situación que guardan los artículos obsoletos y de

lento movimiento.

C-22 Durante el transcurso de nuestra revisión determinamos que existen ____________

artículos de lento movimiento sin utilizarse en los últimos doce meses, con un
importe de $___________; estos artículos forman parte de las existencias del
almacén principal de la empresa, a la fecha de cierre del ejercicio.

Por tanto, sugerimos que -a la brevedad- se determinen en forma exacta las

condiciones que guardan las mercancías de lento movimiento y, en su caso, se
ajusten, llevando a cabo los pasos derivados del estudio citado.

Inversión improductiva.

C-23 Al llevar a cabo nuestra investigación relativa a las características y condiciones de

los artículos que forman parte de los inventarios de la compañía a la fecha de
cierre, observamos que existen artículos de importante valor (como las partidas A,
B, C y D), que no han tenido movimiento en el último año.

Investigamos las condiciones físicas de los artículos citados, habiendo observado

-y se nos confirmó además- que se encuentran en buen estado; sin embargo, en
nuestro concepto dichos artículos deberán realizarse a la brevedad, pues de lo
contrario podrán convertirse en mercancías obsoletas, además de que la inversión
 en dichas partidas se ha convertido en improductiva.

Es recomendable que el almacenista rinda informes periódicos sobre los

artículos obsoletos o de lento movimiento.

C-24 Es recomendable que el almacenista informe trimestralmente a la Gerencia

Administrativa acerca de los artículos obsoletos y de lento movimiento que se
encuentran bajo su responsabilidad.

En conjunto con la persona que designe la Gerencia Administrativa, deberá

diseñarse la forma, distribución y detalles de la información trimestral sugerida.

Es conveniente que se elaboren informes periódicos de artículos obsoletos,

de lento movimiento y de existencia excesiva.

C-25 Es recomendable que el almacenista informe periódicamente acerca de artículos

obsoletos, de lento movimiento y aquéllos cuya existencia sea excesiva, con el
objetivo de obtener una mayor eficiencia en el control, inversión y administración
de los inventarios.

Con lo anterior, también se podrá contar con información básica para tomar
decisiones respecto a inversión en mercancías, financiamientos, etcétera.

Es conveniente se efectúe un estudio sobre la mercancía obsoleta o de

lento movimiento.

C-26 Es conveniente se efectúe un estudio tendente a determinar la mercancía obsoleta o

de lento movimiento, con el propósito de crear contablemente una reserva para tal
fin, así como para estar en posibilidad de donar o destruir los artículos obsoletos
cumpliendo con los requisitos del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la
Renta. En su caso, registrar estos bienes conforme al Boletín C-15 de NIF.

Debe crearse una reserva para inventarios obsoletos y depurar la reserva

que se tiene actualmente.

C-27 Observamos que la reserva existente para obsolescencia de inventarios debe

depurarse y ajustarse debidamente.

Una vez aclaradas las partidas que la integran, deberá definirse el importe
mensual que incrementará la "reserva para obsolescencia de inventarios",
ajustando su importe con base en la determinación de los artículos que se
convierten en obsoletos.

Deberá, asimismo, registrarse con cargo a dicha reserva el importe de los

artículos obsoletos que decida cancelarse.

Debe mejorarse la planeación de los inventarios

físicos al cierre de cada ejercicio.

C-28 Debe planearse, con la anticipación debida, la toma del inventario físico de fin de
año y definir las instrucciones precisas, las cuales deberán elaborarse en forma
escrita.

Para lo anterior, es necesario considerar los siguientes aspectos:

a) Instrucciones. Todas las personas que intervienen en los inventarios deben

conocer cuáles son su responsabilidad y sus funciones. Sugerimos que las
instrucciones para la toma de los inventarios se den por escrito y contemplen, con
todo detalle, los comentarios que presentamos en los siguientes incisos.

b) Planeación. Debe realizarse con la anticipación suficiente para determinar la

fecha conveniente para la toma física de los inventarios, considerando
cuidadosamente la forma en que previamente deban acomodarse las existencias
para facilitar su recuento.

c) Asignación de responsabilidades. Los encargados de los diferentes almacenes

deben asumir la responsabilidad general de la toma de los inventarios y deben
ejercer adecuado control sobre los métodos y procedimientos a seguir. Además,
deben participar empleados de contabilidad.

d) Control. El inventario físico debe controlarse por medio de listas o relaciones,

tarjetas, etcétera, y posteriormente deben guardare como prueba y evidencia de su
realización. Es conveniente, además, que dichos controles, listas o relaciones se
 utilicen para valuar los inventarios con el fin de eliminar errores.

e) Procedimientos de recuento. Todos los materiales deberán contarse, pesarse o

medirse hasta donde sea práctico y posible y, desde luego, todas las personas que
tomen parte en dichos inventarios deberán conocer completamente el
procedimiento a seguir.

f) Separación de existencias obsoletas. Deben contarse, claramente identificarse y

-en su caso- separarse, las existencias que por su estado de conservación no
puedan utilizarse en condiciones normales, anotando el motivo por el cual se hace
dicha separación.

g) Cortes de documentación. Especial cuidado debe observarse en la planeación y

toma de cortes para que, con toda anticipación al inventario físico, se anoten las
últimas entradas, salidas, traspasos, etcétera, que se relacionen con el movimiento
de inventarios, y de esta manera se tengan controlados dichos movimientos, con lo
que se evitarán duplicidades y registros improcedentes, así como mercancías no
contadas.

h) Días, horas y personal. Previamente deberá instruirse a todo el personal que

intervendrá para que conozca en detalle las funciones que desarrollará,
departamento o área en donde intervendrá, las parejas que se responsabilizarán de
las demás áreas o departamentos, horarios, días, sistema de recuento, etcétera.

i) Acomodo previo. Recomendamos que -previamente al inventario físico por

realizar- se lleve a cabo el acomodo completo y ordenado de las mercancías, con lo
que se facilitará la toma física. Asimismo, artículos de un mismo tipo deberán
agruparse y conservarse en un mismo lugar.

Debe supervisarse la preparación de los listados de inventarios.

C-29 Observamos que los listados de inventarios no fueron preparados adecuadamente,

pues contenían algunos errores aritméticos tanto en las extensiones como en los
costos anotados, pues se incluían algunos distintos a los aplicables a determinados
artículos.

Organización del almacén.

C-30 En el curso de la toma física de los inventarios observamos algunas situaciones,

como es el caso de los artículos A, B, C y D, que se encontraban en lugares
distintos, correspondiendo a las mismas partidas y, al mismo tiempo, falta de
planeación del citado inventario, pues no se acomodó previa y oportunamente.

Por lo anterior recomendamos planear debidamente los inventarios, dando las

indicaciones precisas y por escrito al personal que intervendrá.

Inventarios perpetuos.

C-31 En diversas ocasiones hemos comentado, en el transcurso de las dos últimas

auditorias realizadas, la necesidad de implantar el sistema de inventarios
perpetuos. Hemos acordado, asimismo, que Contraloría llevaría a cabo el estudio
correspondiente que determinaría época, tiempo, ventajas y desventajas de la
implantación, sin que a la fecha se haya elaborado, por lo que sugerimos que a la
brevedad se lleve a cabo.

Es conveniente la implantación de auxiliares de almacén.

C-32 Recomendamos que las mercancías se controlen por medio de tarjetas auxiliares de
almacén, con lo cual se tendrá un mayor control y servirán de base para el
establecimiento de máximos y mínimos, los cuales ayudarán a no mantener
existencias excesivas o insuficientes que pudieran, en un momento determinado,
crear situaciones críticas de abastecimiento o sobreinversión en inventarios.

Recomendamos que las tarjetas auxiliares de almacén se lleven en

unidades e importes.

C-33 Con el propósito de tener un mejor control de las existencias de mercancías y

facilitar la valuación de los inventarios, sugerimos que las tarjetas auxiliares de
almacén se lleven en unidades e importes.

A la fecha, el control se tiene establecido solamente en unidades.

 Las tarjetas del kardex de materias primas deben incluir la referencia de la
nota de entrada.

C-34 Durante nuestra revisión pudimos observar que en las tarjetas de kardex del
almacén de materias primas no se registra el número de la nota de entrada que
ampara los cargos a dicho almacén. Es conveniente inscribir este dato con la
finalidad de contar con una referencia que permita recurrir fácilmente a la
documentación que originó los movimientos respectivos.

Manejo de kardex de almacén.

C-35 El almacenista maneja tarjetas kardex en unidades únicamente. Además, los

ajustes mensuales que se determinan con base en el inventario físico rotativo,
indican que el kardex no es manejado debidamente con el cuidado que debe
exigirse.

Por lo señalado, sugerimos:

a) Que las tarjetas-kardex de almacén se manejen con el debido cuidado,

instruyendo y supervisando estrechamente al responsable del almacén.

b) Que las tarjetas-kardex del almacén se manejen en unidades y valores.

c) Que se aproveche el establecimiento del kardex en unidades y valores para

implantar, a la brevedad, el sistema de valuación que, conforme a lo comentado en
días pasados, recomendamos sea UEPS.

Debe asignarse a una persona la responsabilidad del manejo del kardex.

C-36 En la actualidad no existe una persona directamente responsable del kardex del
almacén, pues el manejo es realizado indistintamente por cualquiera de los
empleados de dicho almacén.

Por lo anterior, recomendamos que se responsabilice sólo a una persona,

asignando las demás funciones que realiza a otro empleado del almacén.

Las tarjetas-control del almacén (kardex) deben manejarse en forma

adecuada.

C-37 Pudimos observar considerables errores en las tarjetas-control del almacén, como
descripción confusa, errores aritméticos, localización complicada de las tarjetas
sustituidas y artículos sin tarjeta de control, por haberse extraviado.

Por las razones anteriores, recomendamos:

a) Responsabilizar y supervisar estrechamente al almacenista.

b) Darle instrucciones precisas respecto al manejo de las tarjetas, inventarios

físicos, acomodo, etcétera.

c) Revisar con frecuencia, y sobre todo en los próximos meses, tanto el trabajo del
almacenista como el de los empleados que de él dependen.

Registro adecuado en las tarjetas de almacén.

C-38 Al revisar las tarjetas de almacén localizamos varios errores aritméticos.

Además de provocar confusiones constantes, lo anterior origina que haya

diferencias considerables al comparar las existencias según inventarios físicos con lo
indicado en las tarjetas de almacén.

Las tarjetas de almacén deben ser llevadas correctamente.

C-39 Para tener un control adecuado de los almacenes, sugerimos se lleven

correctamente las tarjetas correspondientes, pues observamos algunas deficiencias
que se presentan con frecuencia:

a) Se mantienen con retraso de 15 días.

b) No coinciden con los saldos que aparecen en los libros de contabilidad.

 c) No contienen las referencias a los movimientos y documentación original de
respaldo.

Inventarios físicos rotativos.

C-40 La compañía lleva a cabo un inventario físico anual desarrollando, para este
propósito, un esfuerzo extraordinario dadas las características de las mercancías,
pues el tiempo que se invierte en dicho inventario es sumamente elevado (casi dos
semanas) y, además, las dificultades que originan los movimientos de entrada y
salida durante ese periodo nos lleva a sugerir:

a) La posibilidad de tomar los inventarios físicos tres veces al año en forma rotativa
(cada cuatro meses), seleccionando, en cada ocasión, una tercera parte de las
existencias.

b) Con base en lo anterior, deberá elaborarse un instructivo detallado que

contemple las características, pasos, personas, cortes, días, procedimientos,
etcétera; en una palabra, deberá planearse debidamente y ejercer la supervisión y
seguimiento, en cada caso, acerca de dichos inventarios.

Devoluciones de mercancías.

C-41 Somos de la opinión que el sistema establecido, por lo que se refiere a las
devoluciones de mercancías por parte de los clientes, debe mejorarse. En la
actualidad, sólo se anotan dichas devoluciones en un registro auxiliar, cuyos
movimientos, posteriormente, se anotan en los kardex de almacén.

Observamos considerables omisiones en el pase del registro citado a las tarjetas

de almacén; además, consideramos que se invierte tiempo innecesario manejando
este control que no asegura el registro de todas las devoluciones ni que éstas se
contabilizan adecuadamente.

Considerando la situación descrita, sugerimos las siguientes medidas:

1. Descontinuar la práctica de seguir llevando el registro auxiliar, sustituyéndolo por

notas de devolución debidamente prenumeradas en formas preimpresas, en original
y dos copias (cliente, contabilidad y almacén, respectivamente).

2. Ajustar los registros de almacén, con base en un inventario físico que deberá
practicarse a la brevedad.

3. Afectar diariamente tanto los registros de almacén, los auxiliares de clientes y el

diario general, con base en la póliza de diario correspondiente.

El computador asignado al control de inventarios deberá contemplar las

funciones descritas anteriormente.

Registros de inventarios perpetuos.

C-42 Nuestro informe de sugerencias de la auditoria, correspondiente al ejercicio

anterior, contempló la conveniencia de que la compañía estableciera un sistema de
inventarios perpetuos, recomendación que fue aceptada y su implantación se llevó a
cabo recientemente; sin embargo, la comparación de los totales de los registros de
inventarios perpetuos no coinciden con los saldos que presenta el libro mayor y
estas diferencias, generalmente, son significativas y no investigadas ni ajustadas.

Por lo anterior, sugerimos se investigue si esto se debe a errores en el diseño del

sistema u otra causa para que, a la brevedad, se tomen las medidas correctivas y
que a futuro se vigile el sistema indicado.

Inventarios de fin de año.

C-43 En nuestro concepto las listas finales de inventarios carecen de información

necesaria, y además no se encuentran revisadas, por lo que a continuación
señalamos los aspectos que deberán modificarse en el programa de procesamiento
de datos para mejorar la información.

1. La comparación de todas las partidas, entre el inventario físico y el real,

mostrando las diferencias valuadas.

2. La seguridad de que dichos resúmenes coincidan tanto con los detalles de los
auxiliares de inventarios, como son los datos que señalan los marbetes de
 inventarios físicos.

3. El registro de quién elaboró las listas mencionadas y quién las revisó y autorizó
los ajustes correspondientes.

Inventarios físicos rotativos.

C-44 Independientemente del inventario físico total que se practica una vez al año,
sugerimos que cada cuatro meses se lleven a cabo conteos de segmentos en forma
rotativa, y que se ajusten las diferencias importantes que resulten.

Estos inventarios periódicos deben contemplar, principalmente, las partidas de

mayor importancia: al mismo tiempo se evitarán ajustes significativos al finalizar el
ejercicio y, por tanto, los estados financieros mensuales presentarán cifras más
apegadas a la realidad.

Supervisión de los inventarios físicos trimestrales.

C-45 Los inventarios trimestrales que se practican no son supervisados por ningún
empleado o funcionario del área administrativa, por lo que sugerimos su
intervención.

Esta persona, que pudiera ser el señor ____________________, deberá informar

acerca del sistema empleado en cada toma y considerar las sugerencias que
resulten de su participación.

Supervisión de los inventarios.

C-46 El instructivo que se elabora anualmente para la toma física de los inventarios
establece, correctamente, que el personal de contabilidad intervendrá bajo los
lineamientos, distribución de funciones y responsabilidades, etcétera.

Sin embargo, observamos que las funciones desarrolladas por este personal se
concretaron a la verificación del primer y segundo recuento, pero no atendieron las
indicaciones mostradas en el instructivo señalado, por lo que nos permitimos
sugerir que -previamente a la toma física de cada inventario- se instruya a todo el
personal que intervendrá; asimismo, se deberá ejercer supervisión adecuada en
cada inventario y en su seguimiento posterior, para lo cual deberán nombrarse
responsables de dichas funciones.

Inventario físico del almacén de refacciones.

C-47 Sugerimos que la compañía tenga mayor cuidado en el trabajo relacionado con el
inventario físico del almacén de refacciones, con el fin de mejorar los siguientes
procedimientos:

a) La captura de las cifras de los marbetes al sistema de inventarios.

b) La captura de las entradas y salidas, debido a que es frecuente observar errores

aritméticos.

Mejor planeación en la toma de los inventarios físicos.

C-48 Sugerimos que se establezca una mejor planeación en la toma de los inventarios
físicos, partiendo de la elaboración de un instructivo en el que se expresen
claramente todos los pasos a seguir hasta la preparación de los listados
correspondientes y su comparación con las relaciones que arrojen los registros
contables.

Los inventarios físicos deben planearse y vigilarse.

C-49 Durante los inventarios físicos no se ejerció una planeación adecuada por parte del
personal independiente al de almacenes; tampoco participaron otros empleados
ajenos a dichos lugares.

Debido a lo señalado, sugerimos se revisen minuciosamente los procedimientos

en vigor y se dé especial atención a lo comentado; asimismo, deben utilizarse
marbetes, considerar doble conteo y asignar con toda oportunidad a las parejas que
deben responsabilizarse de la toma física, bajo la supervisión específica que se
determine.
 Agrupación de los mismos artículos.

C-50 Ha sido costumbre que los artículos iguales se mantengan localizados en diferentes
almacenes y aun dentro del propio almacén general en lugares distintos.
Solicitamos explicaciones acerca del particular que no se nos pudieron proporcionar.

Consideramos conveniente que los artículos iguales se mantengan almacenados

en un mismo sitio y en forma ordenada. Con esta medida se podrá lograr:

a) Mayor control en cuanto a las existencias necesarias de cada partida.

b) Mejores inventarios físicos que evitarán, seguramente, posibles duplicidades u

omisiones.

c) Ahorro de tiempo en las investigaciones por diferencias entre kardex y físico.

Instructivos para la toma física de los inventarios.

C-51 El inventario físico fue practicado por personal de cada uno de los almacenes sin la
debida supervisión del departamento de contabilidad. Además, no se expidieron
instrucciones escritas para que fueran tomadas en consideración durante el
desarrollo del inventario.

Control de existencias.

C-52 El control que se lleva de los inventarios es deficiente, tanto en los almacenes como
en los registros contables. Es necesario, por tanto, establecer un sistema más
adecuado, apoyado en documentación apropiada como la que se menciona a
continuación:

a) Notas de entrada al almacén, prenumeradas y preimpresas, debidamente

firmadas por el responsable.

b) Notas de salida de almacén, prenumeradas y preimpresas, debidamente

firmadas por el responsable.

c) Un sistema electrónico de captura y procesamiento de datos, debidamente

integrado a otro sistema que determine costos, también por medio del computador.

d) A su vez, el sistema de costos deberá transferir su información al de

contabilidad, actualmente en operación.

El control de inventarios debe mejorarse.

C-53 Es necesario que se establezca una revisión y supervisión adecuadas del sistema
electrónico de control de los inventarios, debido a que -durante nuestra revisión-
observamos que en dicho sistema ocurren fallas importantes y frecuentes, como
son:

a) Los auxiliares de inventarios que se llevan en contabilidad sólo muestran

importe, debiendo manejarse unidades también.

b) Se dificulta considerablemente la conciliación entre los auxiliares de almacén y

los de contabilidad.

Deseamos destacar que, en las condiciones actuales, con dos sistemas

independientes y distintos se obtienen considerables ventajas.

Sin embargo, sujeto a un estudio con mayor profundidad, es posible que se puedan
manejar y controlar debidamente los inventarios sólo con un sistema
interrelacionado apoyado en sólidos procedimientos.

Guarda de archivo de diskettes.

C-54 Es conveniente que los registros de almacenes (en diskettes), se encuentren

correctamente, incluyendo los datos de su identificación y su contenido para evitar
confusiones.

Debe mejorarse la toma física de los inventarios.

C-55 Observamos ciertas deficiencias en la toma física de los inventarios, como es el caso
de mal acomodo de las mercancías, incumplimiento de algunos puntos del
 instructivo preparado al efecto, por lo que sugerimos se dicten las medidas
pertinentes a la brevedad y, de esa manera, se puedan lograr mejores resultados
en la aplicación de los procedimientos que se establezcan para la toma de los
citados inventarios.

Acomodo previo de los inventarios.

C-56 Para evitar confusiones o errores al momento del conteo, recomendamos que la
mercancía sea acomodada debidamente y en forma previa a los inventarios físicos.

Conveniencia de practicar un inventario físico por lo menos cada cuatro

meses.

C-57 El inventario físico se practica una vez al año. Con el propósito de tener un mejor
control de las partidas importantes y, en su caso investigar y ajustar durante el año
las diferencias que pudieran resultar, es conveniente que se practique un inventario
físico por lo menos cada cuatro meses, que puede ser llevado a cabo en forma
rotativa.

Sistema electrónico de control de inventarios perpetuos.

C-58 Recomendamos se implante un sistema electrónico de inventarios perpetuos y, de

esa manera, lograr un mejor control de las diferentes clases de partidas que forman
el inventario total de productos terminados, así como una valuación sin errores,
además de la rapidez y oportunidad de la información procesada.

Diferencias en relaciones de inventarios y nuestras pruebas selectivas.

C-59 Durante nuestra presencia en el inventario físico llevamos a cabo considerables

pruebas selectivas, mismas que -al momento de anotarlas- se compararon con las
existencias contadas por el personal de la empresa. En ocasiones lo anotado por
nosotros no coincidía con el conteo de la empresa; en esos casos realizamos
conjuntamente otro conteo, el cual coincidió.

Posteriormente, al comparar lo anotado por nosotros con las cantidades que

muestran las relaciones finales de los inventarios, observamos algunas diferencias.

A nuestra insistencia, se investigaron esos casos y, en la mayoría de las veces,

las diferencias se debieron a que el personal que intervino en el inventario no
corrigió cantidades que anotaron en un principio, y que ya habían sido capturadas
por informática.

Por lo anterior, consideramos que en inventarios sucesivos se debe ejercer

mayor vigilancia en ese aspecto.

Debe hacerse una planeación adecuada de la producción.

C-60 Observamos que no existen indicaciones claras y precisas a producción en cuanto al

horario, turnos, personal y artículos a producir.

Normalmente, el criterio del responsable de producción de cada turno señala, en

forma improvisada, los lineamientos que se habrán se seguir en cada una de las
órdenes de producción.

Lo señalado ha traído como resultado considerables fallas que se presentaron

durante el ejercicio revisado:

a) Inoportunidad.

b) Quejas de los clientes.

c) Importante material desperdiciado.

d) Pago innecesario de horas extra.

En virtud de las situaciones observadas, consideramos urgente que se estudien a

fondo los problemas que existen en producción, contratando -en su caso- los
servicios de un profesional en ingeniería industrial que pudiera asesorar y definir los
procesos de producción, necesidades, oportunidad, control de calidad, etcétera.

El control de inventarios de productos terminados debe mejorarse.

C-61 Del inventario practicado en ____________________________, al almacén general
de la empresa, se desprenden las siguientes sugerencias:

a) La numeración asignada a los artículos en el almacén debe coincidir, en todos los

casos, con la codificación establecida por el departamento de procesamiento de
datos.

b) Deben determinarse las partidas obsoletas, deterioradas o inservibles, creando

una reserva contable al respecto. Dicha reserva deberá utilizarse cuando se
cancelen dichos inventarios y ajustarse posteriormente.

Desde luego, deberá obtenerse previamente la autorización de la Dirección

General y, además, deberán cumplirse los requisitos fiscales para su donación o
destrucción.

El control interno de inventarios debe mejorarse.

C-62 Recomendamos atender las situaciones que a continuación comentamos:

1. Al efectuar el inventario físico observamos movimientos de almacén por entradas

y salidas que no se encontraban capturados en los auxiliares, por lo que, a la
brevedad, deberá atenderse esta anomalía.

2. Observamos importantes y frecuentes errores de captura en los registros del

sistema de almacén, por lo que en muchos casos las existencias físicas no
coincidían con los registros.

3. Observamos que no existía papelería adecuada y suficiente para el debido control

del almacén, tanto en el diseño como en su aplicación y distribución.

Implantación de controles en el área de inventarios.

C-63 Como resultado del estudio y evaluación del control interno en esta importante
área, observamos deficiencias de consideración, por lo que sugerimos se lleven a
cabo -a la brevedad- los siguientes trabajos:

a) Debe tomarse un inventario físico total de la mercancía propiedad de la

compañía, por lo que de inmediato deberán planearse los pasos a seguir en este
proceso que, sugerimos, queden por escrito.

b) Con base en el inventario físico mencionado, deberán abrirse nuevos auxiliares

en los que se registrará la cantidad física. Esto será el punto de partida para que la
empresa cuente con registros confiables. Posteriormente se deberá prestar especial
atención al manejo rutinario de estos registros para evitar errores que, a la fecha,
se cometen constantemente:

- Errores numéricos al anotar los movimientos de entradas y salidas.

- Diferencias importantes entre las cantidades, según tarjetas, contra las del
inventario físico. Estas diferencias no se investigan.

- No coinciden las cantidades registradas con las anotadas en el listado de

inventarios.

- Por lo anterior, la determinación del costo promedio no es correcta.

- Letras y números ilegibles.

- Atrasos considerables.

- Papelería inadecuada, excesiva y sin un procedimiento constante.

c) Asimismo, es urgente implantar cuanto antes un sistema de procesamiento

electrónico de datos de inventarios y costos que funcione de manera paralela a los
registros actuales hasta el momento en que se tenga total confianza en que
produce información útil, confiable y oportuna.

d) El inventario físico sugerido deberá valuarse; asimismo, las cantidades

resultantes deberán compararse contra libros, haciendo los ajustes
correspondientes. Desde luego, las diferencias deberán investigarse y aclararse
debidamente.
 e) La preparación previa del listado de inventarios debe ser elaborada por
contabilidad. Estos listados deberán contemplar:

- Comparación posterior con el inventario físico e investigación de diferencias.

- Columna donde se haga referencia a los números de marbetes, para facilitar

cualquier aclaración.

- Espacio para registrar la verificación del listado físico con el de contabilidad.

- Columnas adicionales para inscribir diferencias en unidades y valores, así como los
ajustes a realizar previa investigación y autorización.

f) Posteriormente debe implantarse el sistema de costos más conveniente a las

características de la compañía, basado en el estudio a realizar para este propósito.

La debida implantación de lo mencionado serviría, además, para incorporar al

computador el control de inventarios.

Materiales sin movimiento.

C-64 Observamos que algunos materiales no se han utilizado en la producción. Nos

referimos particularmente a las partidas A, B, C y D, cuyo precio de compra
ascendió a $_____________, cifra muy considerable en relación con los volúmenes
de operaciones y cifras de inventarios.

Por lo dicho, nos permitimos sugerir se tome acción inmediata sobre estos
artículos para devolverlos o utilizarlos en la producción bajo las circunstancias que
procedan, o estudiar otras opciones.

Desde luego, habrá que tener presente el posible deterioro que, a futuro, podrán
sufrir estos artículos.

Debe mejorarse el control de costos de refacciones.

C-65 Observamos algunas deficiencias en la determinación de costos de refacciones,

originadas por errores en el manejo de los registros. Un resumen de los errores
comunes se presenta a continuación:

a) El sistema que se usa no permite conocer saldos acumulados en cualquier

momento.

b) En algunos casos los artículos no tenían número de clave progresivo.

c) No se tienen archivos de respaldo en forma sistemática, por lo que han ocurrido

pérdidas de información que, al ser destruida, ha provocado errores en valuación.

d) No se encontraron 28 tarjetas cuyos números de pieza aparecían en el listado.

Debe establecerse, a la brevedad, el manejo y control de las mercancías en

tránsito.

C-66 Esta cuenta muestra graves irregularidades en su registro, debido a que los cargos
se efectúan individuales por facturas y los créditos se realizan de manera global.

Algunas de estas irregularidades son las siguientes:

a) No se sabe con precisión qué partidas son las que integran el saldo de la cuenta.

b) No es posible saber si dicho saldo, o parte, ha sido registrado con cargo a la

cuenta de almacén, pues no se pueden identificar los movimientos posteriores.

c) Según funcionarios de la compañía, se hicieron todas las aplicaciones de

mercancías en tránsito al almacén correspondiente; sin embargo, contablemente la
cuenta aún no ha quedado saldada.

Debido a que el saldo de dicha cuenta repercute en las compras del ejercicio, en
inventarios y -consecuentemente- en el costo de lo vendido, es necesario se efectúe
una depuración completa de ella, porque es posible que exista duplicidad de
partidas. Posteriormente deberá ajustarse esta cuenta para que los estados
financieros presenten cifras apegadas a la realidad.
 Recuentos de existencias en forma rotativa.

C-67 Sugerimos que las existencias de refacciones sean contadas en forma rotativa
durante todo el año, dándose especial atención a los productos más importantes en
cuanto a valor y a las partes o productos que anteriormente hayan tenido
diferencias significativas al comparar la existencia física y la mostrada en libros;
dichos recuentos deberán ser conciliados y ajustados en los registros de la
compañía. Además de los recuentos efectuados en forma rotativa, deberán tomarse
inventarios físicos completos una vez al año.

Es conveniente que se practiquen inventarios en forma periódica.

C-68 Observamos que el inventario físico se practica una sola vez al año, por lo que -para
mejorar el control sobre las existencias- sugerimos se efectúen inventarios físicos
en forma periódica.

Reserva para posibles pérdidas u obsolescencia de inventarios y reserva

para fluctuaciones de inventarios.

C-69 Independientemente de que no pudimos analizar la estimación para fluctuaciones

de inventarios, observamos que esta cuenta se encuentra formada sobre todo por
ajustes de inventarios físicos de ejercicios anteriores, mismos que debieron haber
afectado el costo de ventas del ejercicio correspondiente, por lo que sugerimos se
depure esta cuenta, controlando en el futuro todos sus movimientos. Por otra parte,
debe estudiarse la posibilidad de crear una estimación para inventarios obsoletos y
de lento movimiento.

Las notas de entrada al almacén deben ser prenumeradas y firmadas por el

almacenista.

C-70 Con el propósito de mejorar el control interno en el almacén, sugerimos que las
notas de entrada sean prenumeradas e invariablemente firmadas por el
almacenista.

Todas las formas relativas a entradas y salidas de mercancías deben

prenumerarse.

C-71 Recomendamos que todas las formas relativas a entradas y salidas de mercancía
sean prenumeradas, con el propósito de que exista un mayor control de las
mismas.

Las formas que originan movimientos de almacén deben estar

prenumeradas.

C-72 Para mejorar el control de los movimientos del almacén, sugerimos que las formas
que los respalden se encuentren prenumeradas. Asimismo, para no repetir en las
notas de entrada la descripción de los materiales recibidos -pues dichas
descripciones constan en las remisiones del proveedor-, se podría anexar a dichas
notas un volante prenumerado que haría las veces de nota de entrada.

La documentación que ampare movimiento de inventarios debe

encontrarse prenumerada.

C-73 Con el objetivo de ejercer un mayor control de las entradas de mercancía por
devolución, es conveniente que las órdenes de devolución de clientes se encuentren
prenumeradas.

Asimismo, recomendamos el uso de notas de traspaso de producción en proceso a

artículos terminados, debidamente prenumerados, con el propósito de implantar
rutinas de control interno y captura de información respecto a las mercancías que
salen de producción en proceso.

La mercancía propiedad de terceros debe separarse.

C-74 Para evitar confusiones y obtener mayor rapidez al momento de tomar los
inventarios, sugerimos que la mercancía propiedad de terceros sea separada
adecuadamente, identificándola al mismo tiempo con copia de la nota de recibo de
mercancía en consignación.

Las mercancías recibidas o entregadas en consignación deben controlarse.

C-75 Recomendamos el establecimiento de un procedimiento que permita controlar

 contable y físicamente todas las mercancías recibidas o entregadas en consignación.
Por ello, deben establecerse documentos de respaldo que contengan todos los datos
y firmas necesarias para su captura y registro contable, así como su adecuado
control interno.

Debe mejorarse el control del material enviado a maquiladores.

C-76 Sugerimos que el material enviado a maquiladores se controle contablemente, para

lo cual deberán establecerse las formas y flujos de información necesarios que
permitan el control y registro de los envíos y la recepción posterior de los artículos
trabajados.

Debe implantarse un método para controlar

las mercancías que se van a maquilar.

C-77 En nuestra revisión pudimos observar que la compañía no tiene un control de las
mercancías que se reciben de clientes para su maquila.

Sugerimos la conveniencia de implantar un sistema simple, que puede consistir

en:

1. La elaboración de uso de formas prenumeradas y preimpresas.

2. La atención permanente de los trabajos recibidos, cuidando en particular la

calidad y oportunidad.

Los inventarios propiedad de terceros deben controlarse mediante cuentas

de orden.

C-78 No se controlan contablemente los inventarios propiedad de terceros -en poder de

la compañía-, por lo que sugerimos su control mediante un sistema de cuentas de
orden.

Los vales de salida del almacén no están autorizados ni firmados de

recibido.

C-79 Los vales por requisiciones al almacén no están autorizados por personas
responsables del departamento que lo solicita ni firmados por quien recibe el
material ni por quien lo entrega.

La situación señalada debilita el control sobre las salidas de material, por lo que
urge su atención.

Las entregas de refacciones deben registrarse hasta que efectivamente se

realicen.

C-80 Observamos que, en ocasiones, se registran entradas de refacciones cuando las

mismas aún están en tránsito, debido a que no existe en el catálogo ni se maneja
una cuenta de refacciones en tránsito, por lo que sugerimos implantar esta cuenta y
controlarla permanentemente, hasta la recepción y cancelación de los artículos que
estaban en esa situación.

Es conveniente se ejerza un mejor control sobre las mercancías recibidas

en consignación y, también, por las enviadas a terceros.

C-81 Es conveniente se ejerza, mediante el establecimiento de cuentas de orden, un

control contable de las mercancías recibidas en consignación y de las mercancías
propiedad de la compañía enviadas a terceros. Además, recomendamos que la
mercancía recibida en consignación sea controlada físicamente por separado dentro
del almacén, con el propósito de identificarla fácilmente.

Se debe ejercer mayor control con los materiales que se entreguen a otras
empresas.

C-82 En nuestra revisión encontramos "vales de salida" de la bodega "X", por concepto
de mercancía entregada, los cuales no están firmados por la persona que recibió los
materiales. Para evitar posibles problemas en situaciones similares con otras
empresas, sugerimos que invariablemente se recaben las firmas de "recibido" en
dichos vales.

Es necesario controlar la documentación de entradas y salidas de almacén.

C-83 Los movimientos en las cuentas de almacén, originados por notas de entrada y
 salida durante los inventarios físicos, no se controlaron adecuadamente, razón por
la que no pudimos comparar nuestros "cortes" de documentación con los registros
contables; además pudimos determinar formas adicionales que se utilizaron y
numeración distinta a las tomadas por nosotros.

Entradas y salidas de mercancías.

C-84 Es necesario el establecimiento de notas de entrada y salida de mercancía,

prenumeradas, que deben contener la firma del jefe de almacén, con el propósito
de ejercer un mejor control de dichos movimientos.

Localización de comprobantes.

C-85 Pudimos observar que no se sigue un orden respecto al registro de la referencia de

la documentación en el auxiliar de almacén y en las pólizas de diario, dificultando la
localización de los comprobantes, por lo que recomendamos la conveniencia de que
en los reportes de almacén se registre el número de póliza con el que fue
contabilizado cada movimiento.

Los vales de salida no se encuentran archivados.

C-86 Con el propósito de facilitar su localización y evitar extravíos, recomendamos que

los vales de salida se archiven de manera consecutiva y por meses.

Los movimientos de refacciones deben registrarse diariamente.

C-87 Recomendamos que se registren los movimientos de refacciones en sus controles

respectivos el día en que se realicen, no al fin del mes, como es la práctica actual.

Debe dotarse de equipo de protección al personal de almacén.

C-88 Pudimos observar que el personal de almacén no tiene el equipo de protección

necesario, por lo cual recomendamos se dote del equipo adecuado y prevenir así
accidentes, por el alto riesgo que representan los productos manejados por la
compañía.

Debe registrarse oportunamente la entrada de refacciones.

C-89 Observamos que el registro contable de las refacciones en tránsito que llegan al
almacén es inoportuno, por lo que sugerimos que el departamento de contabilidad
se coordine con el almacén, con el fin de recibir oportuna y eficazmente la
información para su registro.

Deben establecerse máximos y mínimos para el control de los inventarios.

C-90 Con el propósito de que las existencias en inventarios sean suficientes y ajustadas a
lo necesario, según los planes de producción, sugerimos la conveniencia de que se
establezcan máximos y mínimos para mejorar el control de su manejo y evitar
situaciones financieras inconvenientes -como sobreinversión en este rubro o
desabasto-, que incluso pueden provocar retrasos a la producción. De ese modo se
estará cumpliendo con el presupuesto de operación elaborado recientemente.

Deben establecerse máximos y mínimos para el control de los inventarios.

C-91 Observamos que existen algunas refacciones -con poco movimiento- que no
justifican la existencia que tienen, por lo que sugerimos sean revisadas las
existencias máximas para no mantener inversiones improductivas en esas partidas
y, además, aumentar la existencia de las refacciones con movimiento.

Revisión de los máximos en las refacciones.

C-92 Sugerimos que los reportes de entrada al almacén estén impresos y prenumerados
con el fin de obtener un control respecto a las importantes partidas que forman
dichos inventarios.

Los reportes de entrada de maquinaria deben estar prefoliados.

C-93 En todos los casos en que salgan refacciones del almacén, debe elaborarse el
traspaso respectivo, para conocer la localización física, costo y utilización de las
mismas.
 Los traspasos de refacciones deben estar prefoliados.

C-94 Sugerimos que la forma "traspaso de refacciones" tenga impresa numeración

consecutiva, con lo que se tendrá mayor control de estas operaciones.

Sugerimos que las herramientas se incorporen a la contabilidad y se

controlen mediante lotes fijos.

C-95 Sugerimos que este renglón se controle por medio de lotes fijos y que sus
reposiciones se carguen directamente a resultados o contra la cuenta personal de
cada encargado del lote si no se justificara alguna reposición. Sugerimos, además,
un estudio a fondo respecto al valor de esas herramientas, su costo correspondiente
y la dificultad y costo que debería emplearse en su control.

Es conveniente ejercer un mayor control de las herramientas.

C-96 Hemos observado que las herramientas se consideran como lote fijo, pero no
existen controles de las mismas, por lo que sugerimos obtener vales de resguardo
firmados por los usuarios-depositarios de ellas. De esa manera se les podría
responsabilizar para evitar costos injustificados a la compañía por pérdidas o
sustracciones. Deberán, asimismo, considerarse tiempos y costos respecto a este
control y tomar, por tanto, la decisión adecuada.

Debe destinarse un espacio mayor al almacén.

C-97 Observamos que el espacio del almacén es insuficiente, por lo que sugerimos sea
ampliado. Si bien es cierto que la disponibilidad actual es reducida, creemos
necesario se estudien diversas posibilidades y se tome la alternativa adecuada en
estas circunstancias, pues, por otra parte, el no contar con espacio suficiente
dificulta la salvaguarda física de los artículos.

Es necesaria la delimitación de funciones en los almacenes de las zonas

foráneas.

C-98 Observamos que el acceso al almacén no se encuentra restringido a personal ajeno.

Debe entenderse que el responsable del almacén tiene bajo su custodia un

determinado valor, que normalmente es importante y que, en el caso actual, debe
considerarse sumamente importante.

Si la caja y valores en efectivo tienen, por lo común, un cuidado especial, los

almacenes deben por lo menos tenerlo en la misma forma y tal vez más.
Generalmente la inversión en inventarios es superior a la que se conserva en
bancos e incluso, como es el caso, en documentos y cuentas por cobrar.

Debe evitarse el acceso al almacén de personas ajenas al mismo.

C-99 Sugerimos la conveniencia de responsabilizar al almacenista respecto a las

existencias que maneja, y evitar el acceso a personas ajenas a dicho almacén. Esto
puede lograrse simplemente cerrando con llave el acceso al mismo y colocando
letreros que indiquen esta disposición.

Conviene archivar adecuadamente las notas de entrada al almacén.

C-100 Para evitar que se extravíen y facilitar su localización es conveniente que las notas
de entrada al almacén se archiven de manera consecutiva y ordenada, en tomos
mensuales. En los términos del Código Fiscal estas notas constituyen
documentación comprobatoria sujeta a conservación al igual que la contabilidad.

Los remanentes de materiales deben incorporarse a la contabilidad.

C-101 Debido a que todo sobrante de material no se controla adecuadamente, sugerimos

que la compañía incorpore en las tarjetas auxiliares de almacén y en su contabilidad
los remanentes de materiales que aún sirven y que se consideraron para el
recuento físico, con el propósito de reflejar -en cualquier momento las existencias
reales con sus correspondientes valores, haciendo las consideraciones necesarias
para dicha valuación.

Mercancías en tránsito.

C-102 Es conveniente que la empresa utilice la cuenta de "mercancías en tránsito" para el

 control de las mercancías que se encuentren en esas condiciones, utilizando un
auxiliar para cada importación en el cual se registren todas las erogaciones
inherentes (como el valor de la mercancía, impuestos de importación, cuenta de
gastos del agente aduanal y fletes). Una vez que dichas importaciones se reciban,
se cargarán a la cuenta de almacén correspondiente.

Control del desperdicio de producción.

C-103 Es necesario que toda merma o desperdicio resultante de la producción sea

controlada y que su precio de venta o realización sea debidamente registrado y
facturado.

Los inventarios deben asegurarse en forma amplia.

C-104 Sugerimos la necesidad de que la compañía asegure sus inventarios contra robo,
incendio y desastres naturales, con lo cual evitará posibles pérdidas.

Desde luego, recomendamos se consulte con profesionales en la materia para

tratar de obtener la mejor opción y suficientes coberturas.

Debe mejorarse el control y archivo de vales de salida del almacén.

C-105 Recomendamos que los vales de salida del almacén sean numerados
progresivamente con un foliador, pues hoy en día son numerados a mano; en un
futuro deberán mandarse imprimir.

Asimismo, observamos que dicho almacén carece de un archivo para el resguardo

de este tipo de documentación, lo que puede original posibles pérdidas.

Es recomendable que las existencias

de los artículos A, B, C y D, se utilicen.

C-106 Durante la toma física de los inventarios observamos que las existencias de los
artículos A, B, C y D no han tenido movimiento en los últimos dos ejercicios.

Recomendamos que estas partidas se utilicen a la brevedad en la producción y,

si esto no es posible técnicamente, deberán rematarse, venderse o devolverse al
proveedor.

Debe recabarse firma de aceptación

para cada orden de servicio.

C-107 Sugerimos que, antes de iniciar una reparación, se recabe la firma de aceptación
del cliente, y de este modo se eviten problemas posteriores en la cobranza o por
reclamaciones de otra índole.

Deben prepararse informes periódicos de

artículos obsoletos, de lento movimiento o con existencia excesiva.

C-108 Recomendamos establecer el procedimiento de que el encargado del almacén

prepare cada dos meses relaciones de artículos obsoletos, de lento movimiento o
con existencia excesiva, con el propósito de que se promueva su realización en las
condiciones más favorables y se mantenga mayor control al respecto.

Conveniencia de fijar máximos y

mínimos para el control de los inventarios.

C-109 Para el control de los inventarios no se tienen establecidos máximos y mínimos de

existencias. Recomendamos la implantación de este sistema, que ayudará a tener
una inversión adecuada en ese renglón.

Financieramente conviene a la compañía no mantener recursos inactivos

originados por una sobreinversión en inventarios.

No existe un sistema adecuado en

el acomodo de los artículos A, B y C.

C-110 El manejo de los inventarios físicos de los artículos A, B y C representan un grado

de dificultad considerable.

Creemos que un estudio de estos artículos y sus movimientos redundará en una

mayor rapidez en las maniobras de acomodo; debe procurarse mantener las
existencias de un mismo género de artículos en la misma bodega.
 Conviene estudiar la situación que guardan los artículos obsoletos y de
lento movimiento.

C-111 Durante el transcurso de nuestro trabajo se determinó que existen 352 artículos de
lento movimiento con un importe de $4.3 millones; dichos artículos forman parte de
las existencias del almacén general de la empresa al 31 de diciembre de ______. A
continuación se muestra año de adquisición, número de artículos e importe de los
mismos.

AÑO DE NUMERO DE IMPORTE

ADQUISICION ARTICULOS (MILES DE PESOS)

61 $1.0

96 1.2

195 2.1

352 $4.3
===== =====

Es conveniente que estos artículos se utilicen o, en su caso sean vendidos a la

brevedad, con el propósito de que no se tenga la inversión improductiva en los
almacenes.

Desde luego, será necesario hacer los ajustes contables que procedan,
incluyendo el remate que corresponda y la afectación a la reserva por obsolescencia
de inventarios.

Los inventarios deben valuarse de manera correcta.

C-112 Los inventarios iniciales y finales del ejercicio auditado se encontraban valuados de
manera inadecuada, debido a que -por errores en captura de entradas- el precio
promedio utilizado estuvo mal determinado.

Es necesario que se instruya a la persona que tiene bajo su responsabilidad esta

función y, además, se le supervise estrechamente.

La corrección de las valuaciones de dichos inventarios originó considerables

ajustes que afectaron, en forma importante, la utilidad del ejercicio, además de la
pérdida de tiempo por haber tenido que hacer de nuevo la valuación.

Valuación del inventario del almacén de refacciones.

C-113 Es necesario que la empresa tenga especial cuidado y atención en la determinación

de los "costos promedio" que sirven de base para valuar el inventario del almacén
de refacciones, en vista de que estuvieron indebidamente calculados.

Sugerimos se adopte un sistema de control y registro, mediante procesamiento

electrónico de datos, para asegurar la determinación correcta de dichos costos
promedio, entre muchas otras ventajas (como rapidez, precisión, oportunidad,
confiabilidad, etcétera).

Los inventarios de producción en proceso deben incluir mano de obra y

gastos de fabricación conforme a su grado de avance.

C-114 Es necesario que los inventarios de producción en proceso, por lo menos al final de
cada ejercicio, incluyan la parte proporcional de mano de obra y gastos de
fabricación conforme a su grado de avance, pues actualmente se incorporan dichos
conceptos única y directamente al valor de los artículos terminados.

El efecto por no incluir la mano de obra y gastos de fabricación en forma

proporcional, ascendió a $_______ millones.

Debe establecerse un procedimiento adecuado para valuar los inventarios

de productos terminados y producción en proceso.

C-115 Consideramos necesario se efectúe un estudio para valuar los inventarios de

productos terminados y producción en proceso sobre bases sólidas, porque el
procedimiento que se sigue, de aplicar porcentajes en función al precio de venta, en
 nuestra opinión es inadecuado debido a que puede resultar una sobre o devaluación
significativa de dichos inventarios, situación que disminuye o aumenta el costo de
ventas y, como consecuencia, la utilidad del ejercicio, quedando determinados estos
conceptos sin base real.

Al tratar de obtener explicaciones suficientes respecto a la base técnica que se

tiene establecida, no se nos pudieron proporcionar.

Las bonificaciones sobre compras del artículo X deben disminuir su costo

de adquisición.

C-116 Recomendamos que las bonificaciones obtenidas de los proveedores se tomen en

cuenta como deducción al costo de la materia prima, pues de lo contrario quedarían
sobrevaluados los inventarios y no a su costo de adquisición.

Corrección al sistema de valuación del inventario.

C-117 En la valuación de los inventarios de materia prima no se ha hecho la deducción de

las bonificaciones sobre compras del material X, por lo que dichos inventarios se
encuentran sobrevaluados.

Sugerimos que para valuaciones futuras se tomen en cuenta -como deducciones

del costo de la materia prima- las bonificaciones sobre compras del artículo X, con
lo cual este inventario quedaría correctamente valuado a su costo de adquisición;
en consecuencia, los estados financieros reflejarían cifras apegadas a la realidad
histórica, base para su actualización.

Debe establecerse un sistema de costos adecuado.

C-118 Sugerimos se estudie la posibilidad de implantar un sistema completo de costos

para facilitar la obtención de información suficiente y oportuna que permita tomar
decisiones adecuadas. Independientemente del sistema que se adopte,
recomendamos que a la brevedad se implanten notas de entrada y salida para el
control de los movimientos del almacén, y que las tarjetas individuales auxiliares se
lleven en unidades y valores, conciliándose periódicamente con la cuenta de control
correspondiente. Por lo mismo, todas las notas de crédito por concepto de
devoluciones deben estar amparadas por notas de entrada al almacén.

Deben actualizarse los costos unitarios de los artículos terminados y en

proceso.

C-119 En vista de los aumentos que han sufrido las materias primas, consideramos
urgente que la compañía actualice sus costos con base en un nuevo estudio para
que los productos terminados y en proceso queden valuados correctamente. Desde
luego, esto como parte de una actualización integral de los estados financieros,
según la normatividad vigente de principios de contabilidad.

Los costos de los inventarios deben manejarse en contabilidad.

C-120 Sugerimos que en el almacén de refacciones se manejen sólo unidades y los costos
sean controlados en el departamento de contabilidad.

Debe conservarse evidencia de todo estudio realizado para determinar

costos de materiales.

C-121 No se nos proporcionó evidencia de la determinación de la valuación del material

"X" en lo que respecta al factor por utilización de otros materiales.

Por tanto, nos permitimos sugerir que -por cada estudio de costos- se conserve
la evidencia, procedimientos utilizados y conclusiones.

Es conveniente que se utilice el sistema de inventarios perpetuos.

C-122 Como medida de control interno sugerimos se manejen registros de inventarios

perpetuos, ya que actualmente la compañía utiliza el sistema analítico o
pormenorizado, sistema que en las condiciones presentes de los artículos que se
manejan no es adecuado.

Deben investigarse las variaciones entre costos unitarios reales y

estimados.

C-123 El departamento de costos no investiga las variaciones entre los costos unitarios
 reales y los estimados, por lo que sugerimos se lleven a cabo estos estudios, se
investiguen las variaciones significativas y se corrijan periódicamente los
estimados; al mismo tiempo debe establecerse si los motivos de dichas variaciones
son justificados.

Debe implantarse un sistema adecuado para registrar costo de obras e

inventarios en proceso.

C-124 Observamos que no existe un sistema adecuado para el registro del costo
correspondiente a ingresos por obras, así como el importe que deba estar como
inventario de obras en proceso, por lo que sugerimos establecer el siguiente
procedimiento:

a) Preparación de un presupuesto de ingresos y costos por cada obra; presupuesto

que debe acualizarse al final de cada ejercicio.

b) Determinación del porcentaje estimado de costo correspondiente a cada obra.

c) El costo real incurrido por cada obra debe cargarse a la cuenta de "obras en
proceso".

d) Por cada ingreso que se obtenga debe traspasarse a resultados el costo

correspondiente de acuerdo con el porcentaje estimado, acreditando a obras en
proceso en una subcuenta específica de traspasos al costo.

e) Al final de cada ejercicio se determinaría el porcentaje de costo actualizado por

cada obra, debiendo ajustar el costo cargado a resultados por los ingresos
obtenidos, separando contablemente el ajuste que corresponda al costo de ingresos
obtenidos en ejercicios anteriores.

f) El saldo neto que quede en "obras en proceso" deberá comprobarse multiplicando

el porcentaje de costo actualizado por el importe del costo presupuestado, para
terminar; el resultado que se obtenga deberá ser igual al saldo de obras en
proceso.

Urgencia de contar con un informe acerca de los artículos obsoletos o de

lento movimiento.

C-125 Es urgente que el personal del almacén presente a la gerencia un informe completo
acerca de los artículos obsoletos o de lento movimiento.

Este sería el punto de partida para tomar las decisiones respecto a los castigos que
deberán registrarse, así como la creación, en incrementos posteriores, de la reserva
para obsolescencia de inventarios.

Es recomendable que se incremente la reserva para obsolescencia de

inventarios.

C-126 Recomendamos que se incremente la reserva para obsolescencia de inventarios por

el importe de los artículos que reúnan dicha característica, lo cual se podrá
determinar con base en un estudio que deberá hacerse por lo menos una vez al
año. Lo anterior debido a que determinamos que existen varios artículos sin
movimiento en un periodo superior a un año, que quizá por su naturaleza no será
posible vender.

Con base en la revisión que efectuamos sobre este aspecto, determinamos que
existía $__________, ajuste que sugerimos y que fue debidamente registrado a la
fecha de cierre.

Estimación para obsolescencia de inventarios.

C-127 Recomendamos se establezca el procedimiento de que el encargado del almacén

prepare cada dos meses relaciones de artículos obsoletos, de lento movimiento o
con existencia excesiva, para que se promueva su venta en las condiciones más
favorables.

Además, sugerimos que periódicamente se incremente la estimación para

obsolescencia de inventarios, por el importe de los artículos que reúnan esa
característica, y se revise la política que ha determinado los máximos y mínimos
requeridos.

Es necesario tomar una decisión respecto a la materia prima sin

movimiento.
C-128 Durante nuestra revisión observamos una partida de "X" que no ha sido utilizada en
la producción.

Es conveniente considerar la posibilidad de devolver esa mercancía y recuperar

su importe, o bien donarla o destruirla para lograr su deducción (en cuyo caso se
tendría que cumplir con las disposiciones que marca el Reglamento de la LISR.

Materias primas cuya antigüedad puede ser causa de obsolescencia.

C-129 Es conveniente que la gerencia tome una decisión acerca de los productos A, B, C,
D y E, en vista de que su antigüedad es significativa y que, al no utilizarse en la
producción, representan un posible problema en su realización.

Estas partidas formaban parte del inventario del ejercicio anterior.

Conviene estudiar la situación que guardan los artículos obsoletos y de

lento movimiento.

C-130 Durante el transcurso de nuestro trabajo determinamos que existen 672 clases de
artículos de lento movimiento con un importe de $_______________ millones,
formando parte de las existencias del Almacén General al 31 de diciembre de
__________.

A continuación mostramos año de adquisición, número de artículos e importe

total de los mismos:

NUMERO DE IMPORTE
AÑO DE ARTICULOS (MILES DE
ADQUISICI POR CLASE PESOS )
ON

25

63

182

402 _____

672
===== =====

Se nos informó que actualmente se está haciendo una depuración principalmente

respecto a los artículos A, B y C, por lo que sugerimos su pronta conclusión para no
tener inversiones improductivas en los almacenes de la empresa.

Falta de control de inventarios.

C-131 En el renglón de inventarios identificamos considerables deficiencias que a

continuación nos permitimos resumir:

a) Sobrevaluación de los artículos A, B, C y D. La sobrevaluación importaba

$_______ millones.

b) Sobrevaluación en las refacciones marca "Z".

c) En varios casos no se consideró el importe correspondiente al factor de gastos de

importación, por lo que la valuación era incorrecta.

d) Diferencias muy significativas al comparar libros con el inventario físico

correspondiente a refacciones.

e) Diferencias en el almacén de materiales.

f) Diferencias en el almacén de artículos "X".

g) Errores aritméticos en las relaciones finales de inventarios.

Lo anterior, evidentemente, propició importantes problemas que se tradujeron en

tiempo innecesario, inoportunidad y esfuerzos considerables para determinar los
 ajustes correspondientes.

Debido a las situaciones observadas, recomendamos que a la brevedad se

analicen las causas que originaron los problemas señalados y se dicten las medidas
correctivas.

Documentos de soporte para la determinación de costos de inventarios.

C-132 Observamos que en muchos casos no se tiene la documentación de respaldo del

costo de los productos en proceso y terminados que muestran los inventarios físicos
al cierre del ejercicio.

Recomendamos que la compañía cuente, en todos los casos, con la

documentación comprobatoria correspondiente debidamente archivada. En
particular por lo que se refiere al ejercicio auditado; la documentación que soporta
los principales costos fue localizada posteriormente.

Debe existir mayor información de los residentes de obras a la Dirección

Administrativa.

C-133 Según comentarios del Director Administrativo, no existe la suficiente y adecuada

información de los residentes de obras, al personal administrativo, de manera que
éste pueda conocer cuál es el avance real de las obras, así como las existencias de
materiales de bodega y, de esta manera, poder efectuar los registros precedentes
en la contabilidad.

Sugerimos se dicten las medidas pertinentes para que la contabilidad muestre

cifras adecuadas, para que la Dirección General tenga los elementos técnicos
necesarios para la toma de decisiones; al mismo tiempo deben revisarse los
procedimientos de comunicación que se tienen establecidos, pues por lo observado
seguramente se han relajado en forma considerable.

Deben mejorarse algunos aspectos relativos a inventarios.

C-134 Debido a las importantes deficiencias que observamos en el área de inventarios,

sugerimos se lleven a cabo los siguientes trabajos:

a) Debe practicarse un inventario físico de toda la mercancía propiedad de la

empresa, para lo cual debe planearse oportuna y adecuadamente con el fin de que
dicho inventario sea tomado completo y correctamente.

b) El inventario anterior debe ser valuado mediante el método que determine la

empresa, con la finalidad de actualizar su valor, previo estudio; los pasos a seguir
para implantar la valuación deberán ser planeados con anticipación.

c) Con base en el inventario físico mencionado en los incisos anteriores, deberán

abrirse nuevos controles en el computador.

d) Previamente a la toma del inventario físico, debe establecerse un procedimiento

que garantice que los movimientos de entrada y salida de mercancía sean inscritos
oportuna y correctamente en los registros de almacén, con el propósito de que
dichas tarjetas constituyan el punto de partida de un sistema confiable.

Implantación de controles en inventarios.

C-135 Debido a las importantes deficiencias existentes que observamos en el área de

inventarios, sugerimos se lleven a cabo los siguientes trabajos:

a) Debe practicarse un inventario físico de toda la mercancía propiedad de la

empresa, para lo cual debe planearse oportuna y adecuadamente a fin de que dicho
inventario sea tomado completo y correctamente.

b) El inventario anterior debe ser valuado mediante el método que determine la

empresa, para actualizar su valor, previo estudio; los pasos a seguir para implantar
la valuación deberán ser planeados con toda anticipación.

c) Con base en el inventario físico mencionado en los dos incisos anteriores,

deberán abrirse nuevos controles en el computador.

d) Previamente a la toma del inventario físico debe establecerse un procedimiento

que garantice que todos los movimientos de entrada y salida de mercancía sean
registrados oportuna y correctamente en los registros de almacén, con el propósito
 de que dichas tarjetas constituyan el punto de partida de un sistema confiable.

Control de almacenes.

C-136 A continuación nos permitimos sugerir algunos procedimientos para mejorar el

control en los almacenes:

a) Es conveniente vigilar el correcto manejo de los registros de almacén, para

evitar las continuas diferencias que se han presentado entre las existencias teóricas
y las reales. A ese respecto, sugerimos estudiar la posibilidad de mecanizar el
manejo de los movimientos de inventarios.

b) Consideramos necesario que todas las formas que originan movimientos en

almacén se encuentren prenumeradas.

c) Sugerimos implantar mejores controles para la determinación y autorización de

las roturas diarias de envases y empaques, mediante la formulación de reportes
diarios firmados por quien prepare y por quien autorice.

d) Recomendamos tener mayor cuidado dejando evidencia clara y precisa de la

determinación de los costos promedio, porque observamos cierto descuido en los
registros de almacén (anotaciones con lápiz, partidas sin anotaciones de costo,
etcétera).

Control adecuado del costo de "máquinas de reparación".

C-137 Durante nuestra revisión observamos que no existe un adecuado control del costo
de "máquinas de reparación", por lo que sugerimos se lleven auxiliares por cada
máquina, los que deben contener, como mínimo:

a) Nombre y descripción de la máquina.

b) Costo al que fue recibida por la compañía.

c) Acumulaciones al costo de refacciones y otros materiales para su reparación.

d) Acumulaciones al costo por concepto de mano de obra.

Al implantarse estos auxiliares se obtendrían beneficios al conocer su costo

acumulado a una fecha determinada, y, por otra parte, el estar en posibilidad de
conocer el importe de sueldos pagados cargados a esta cuenta y facilitar la
conciliación de sueldos y salarios pagados durante el ejercicio.

Deben llenarse todos los conceptos en las hojas de costos del taller.

C-138 Observamos que las hojas de costos del taller no se llenan en su totalidad, por lo
cual sugerimos que se haga con el objetivo de que las mismas contengan la
información del costo total por reparación y den la pauta del importe a cobrar.

Debe mejorarse el control de operaciones con subcontratistas.

C-139 A ese respecto sugerimos lo siguiente:

a) Que se preparen contratos por cada obra que se asigne a cada subcontratista,
especificando las obligaciones de cada una de las partes e indicando los conceptos e
importes que deberán pagar las compañías.

b) Establecimiento de un control adecuado para que cada pago a subcontratistas

esté debidamente respaldado por la liquidación correspondiente, la cual debe hacer
referencia al contrato respectivo.

c) Integración de expedientes por cada subcontratista, que incluyan el contrato

mencionado, las liquidaciones efectuadas, y copia de cualquier comunicación que se
establezca.

Inventarios y costos de ventas de refacciones.

C-140 Observamos que la determinación del costo de ventas de refacciones, para fines de
la elaboración de estados financieros mensuales, se efectúa en forma estimada con
base en un porcentaje respecto a las ventas correspondientes.
 Lo anterior implica que los saldos de inventarios y costo de ventas de refacciones
presentadas en dichos estados no corresponden a la realidad, pues detectamos
variaciones importantes al comparar las cifras de inventarios y costo de ventas real
con el estimado.

Sugerimos que se actualicen los porcentajes mencionados y periódicamente

deberán revisarse.

Control del sistema de costos.

C-141 El sistema de costos no se controló en forma correcta en el ejercicio auditado

debido a que no se siguieron adecuadamente los movimientos por compras, notas
de entrada y salida, así como devoluciones, en vista de que no se prenumeraron.

Por lo anterior, recomendamos que todas las formas y documentación general

fuente para el registro de almacenes se prenumeren.

Implantación de un sistema de costos.

C-142 El aumento en el volumen de las operaciones de la empresa, la diversidad de

artículos que se manejan y el aumento del personal contratado para los
departamentos de compras y control de inventarios conlleva la necesidad de
implantar un sistema completo de costos.

Desde luego, deberán hacerse los estudios previos para seleccionar el sistema
adecuado (como tal vez un computador que complemente el sistema).

Mejora de algunos aspectos relativos a los departamentos de impresión y

archivo.

C-143 Sobre este particular, nos permitimos comentar lo siguiente:

a) Observamos algunas fallas en el departamento de impresión y archivo, en vista

de que:

1. No existen órdenes escritas y autorizadas de los trabajos realizados.

2. El acceso a este departamento no está restringido: cualquier persona

puede acceder a este departamento.

3. Algunos trabajos que pueden hacerse en impresión se han enviado a

terceros.

b) Es conveniente que todas las compras de papelería y artículos de impresión

estén respaldados por pedidos autorizados, pues se observó que su autorización se
efectúa hasta el momento del pago.

c) Sugerimos establecer el sistema de inventarios perpetuos, por lo menos en los

materiales de impresión cuyo costo sea representativo, controlando (por medio del
computador) sus movimientos, los cuales deben estar respaldados por notas de
entrada o salida autorizadas.

Sistema de costos.

C-144 Recomendamos se activen los trabajos que se llevan a cabo respecto a la

implantación de un sistema de costos apropiado a las necesidades de la empresa,
que le permita obtener la información necesaria para controlar adecuadamente los
costos incurridos en su producción. Es conveniente su inmediata implantación,
cuidando que dicho sistema contemple, cuando menos:

a) Costos unitarios por cada uno de los artículos que se produzcan.

b) Registros que permitan conocer la forma en que se hizo la acumulación a cada

uno de los centros de costos y forma en que se obtuvieron los costos unitarios.

c) Información clara y oportuna acerca de los costos globales.

d) Aplicación adecuada de los elementos del costo.

e) Comparación entre costos incurridos y estándares o estimados. Por medio de

esta comparación debe informarse a la administración acerca de:
 I. Rendimiento de materias primas.

II. Eficiencia en mano de obra.

III. Aprovechamiento de la maquinaria y variaciones en el volumen de

fabricación.

IV. Gastos de fabricación incurridos en exceso a los presupuestos, sus

motivos y responsables.

Sistemas de costos para sucursales.

C-145 Observamos que la compañía no tiene implantado un sistema de costos para sus
sucursales, lo cual origina que -en el transcurso de cada año- no pueda conocerse
con cifras precisas el resultado de la operación de cada una de ellas. Aunado a lo
anterior, existen algunas deficiencias en los procedimientos de costeo vigentes,
pues observamos que, al final de cada ejercicio, resultan ajustes de corrección a las
cifras respectivas.

Por tanto, sugerimos revisar y actualizar el sistema de costos, estableciéndose

posteriormente en las sucursales.

Elaboración oportuna del estado de costo de producción y ventas anual.

C-146 A la fecha de iniciación de nuestra revisión, la compañía aún no había elaborado el

estado de costo de producción y ventas correspondiente al ejercicio anterior.

Sugerimos que dicho estado sea elaborado al tiempo que son formulados los
estados financieros, para que la gerencia cuente con elementos de juicio necesarios
para tomar las decisiones más convenientes para la empresa.

Los reportes diarios de producción deben ser autorizados.

C-147 Es necesario que los reportes diarios de producción sean autorizados por el
funcionario responsable, controlándose adecuadamente.

Deben registrarse las ventas de refacciones a costo real y no estimado.

C-148 Observamos que, para el registro del costo de ventas de refacciones, se utiliza un
costo estimado, debido a que el departamento de contabilidad no recibe el informe
que el departamento de procesamiento de datos proporciona quincenalmente.

Sugerimos que el departamento de refacciones proporcione dicho informe para que

se registre el costo real de las salidas por ventas de refacciones.

Deben investigarse las variaciones entre costos unitarios reales y

estimados.

C-149 El departamento de costos no investiga las variaciones entre los costos unitarios
reales y los estimados, ajustando sólo con base en los costos reales.

Creemos necesario que se investiguen las causas de las variaciones y se dicten

las medidas correctivas adecuadas.

Deben evitarse al máximo las compras de emergencia.

C-150 Durante los ejercicios terminados el __________________ y _______________, se

hicieron compras por pedidos de emergencia que representan casi el 35% y el 30%,
respectivamente, de las compras totales de esos ejercicios, situación que en
nuestro concepto es inadecuada, pues ocasiona trastornos tanto en la operación
rutinaria como en las condiciones de los artículos que se compran en esas
circunstancias (calidad, financiamiento, precios y flujo de caja), por lo que
sugerimos se trate de evitar esta práctica vigilando debidamente las existencias de
inventarios.

Relaciones de inventarios perpetuos.

C-151 Al comparar las relaciones de inventarios perpetuos con el saldo del libro mayor,
observamos una diferencia de $____________ millones.

Al investigar las causas de la citada diferencia, pudimos determinar que se debe a

 numerosos errores que existen en los auxiliares de inventarios perpetuos.

En vista de lo anterior programamos, junto con la Gerencia Administrativa y el

jefe de almacenes, un inventario físico total que se llevó a cabo la última semana de
enero pasado, con efectos al 31 de diciembre inmediato anterior.

Con base en este inventario se abrieron nuevos auxiliares de inventarios.

Considerando lo apuntado, debe evitarse que vuelvan a ocurrir situaciones

similares y para tal propósito será necesario concentrar los esfuerzos -tanto de la
Gerencia Administrativa como de todo el personal de almacenes-, aplicando lo
siguiente:

1. Instrucciones claras y precisas de la Gerencia Administrativa al responsable de

los almacenes primeramente, y después a todo el personal, sobre el manejo y
control de inventarios perpetuos.

2. Instrucciones escritas respecto a inventarios físicos, desde la planeación hasta la

determinación de las diferencias y ajustes, en su caso.

3. Supervisión estrecha al personal de almacenes, sobre todo los próximos meses.

4. Tomar un inventario físico completo dentro de seis meses y compararlo con los
nuevos auxiliares de inventarios.

Mercancías en poder de terceros.

C-152 Observamos que no existen datos precisos ni algún auxiliar o forma con lo que se
controlen las mercancías propiedad de la compañía, en poder de terceros.

Por tanto, recomendamos se implante un registro auxiliar o forma con la que se

controlen las mercancías propiedad de la compañía, en poder de terceros.

Asimismo, es recomendable la implantación de un registro auxiliar donde se

inscriban los datos correspondientes a cada lote o piezas enviadas a terceros.

Recomendamos, además, que estas personas informen a la empresa -cada dos

meses- acerca de las existencias propiedad de la compañía que se encuentran en su
poder. De esa manera se podrán aclarar y ajustar, en su caso, las diferencias que
existan.

Mercancías propiedad de terceros en poder de la compañía.

C-153 Durante la realización del inventario físico anual observamos que en los almacenes
existían considerables artículos en cantidad y valores que, se nos informó, no eran
propiedad de la empresa.

Debido a lo anterior, sugerimos:

a) Se maneje un auxiliar de mercancías recibidas de terceros, especificando la

razón (máquina, reparación, comisión, etcétera).

b) Físicamente debe estar separada de la mercancía propiedad de la empresa.

Control de inventarios en computador.

C-154 El volumen de las operaciones de la empresa y la diversidad de los productos que

maneja, cada día mayor, hacen necesario que los inventarios se manejen por medio
del computador.

Recomendamos, por tanto, solicitar la presentación de algunas opciones de

equipo que existen en el mercado.

Necesidad de auditoria interna enfocada a inventarios.

C-155 Basados en la revisión efectuada, recomendamos se establezca un departamento de

auditoria interna, cuyas funciones deben abarcar -en términos generales- todas las
áreas de la compañía, pero sobre todo en atención a la naturaleza de la empresa y
a los artículos que maneja; dicho departamento deberá dirigir su mayor tiempo a
inventarios y costo de lo vendido, dada la complejidad en el manejo de los
productos, en su valuación, y las propias características de estos artículos.
 Como primer paso, el responsable de auditoria interna deberá elaborar un
programa detallado que señale -con claridad- las funciones, fechas de ejecución,
responsables e informes.

Manejo de tarjetas auxiliares.

C-156 Observamos importantes errores en el manejo y control de los auxiliares de

inventarios perpetuos. Asimismo, pudimos notar que su manejo se puede simplificar
adoptando los siguientes aspectos:

1. Practicar un inventario físico completo y ajustar las tarjetas de almacén.

2. Instruir al responsable del almacén respecto al manejo de unidades y valores de

las tarjetas, familiarizándolo con la documentación-fuente de registro.

3. Realizar, en forma rotativa, inventarios cada tres meses. Las diferencias, en su

caso, deberán aclararse.

Control de movimientos en el almacén.

C-157 El manejo de las tarjetas auxiliares es confuso e inexacto, por lo que nos
permitimos recomendar se den explicaciones precisas al responsable de los
almacenes sobre lo siguiente:

1. Al término de cada mes deben verificarse las tarjetas, multiplicando el número

de unidades por el costo promedio y el total debe coincidir con el importe total de
cada tarjeta auxiliar.

2. Todas las tarjetas deben mostrar claramente, y con limpieza, los movimientos
que allí se describen.

3. Insistir sobre la forma de determinar los costos promedios.

Seguramente las personas que dependen del responsable del almacén -y que son
quienes manejan físicamente las mencionadas tarjetas- no han sido suficientemente
capacitadas.

Sugerimos que, después de instruir al responsable, se tenga otra plática con el

personal correspondiente.

Control de entradas de almacén.

C-158 Sugerimos el uso de formas prenumeradas y preimpresas para controlar de ese

modo las entradas al almacén.

Contabilidad deberá recibir una copia de esas formas, la que adjuntará a las
facturas; de esa manera podrá comparar los detalles de las mercancías recibidas
con las facturas de los proveedores.

Revisión y actualización de seguros de inventarios.

C-159 Las coberturas de los inventarios nos parecen insuficientes. Esta situación se deriva
de la simple comparación de las cifras de los inventarios y las sumas aseguradas.

Por tanto, sugerimos se consulte con un profesional en seguros, la conveniencia

de incrementar dichas sumas.

Esta situación, desde luego, deberá tenerse en cuenta tanto para las mercancías
en poder de terceros como para los inventarios que obran en las sucursales.

Uso de computador para controlar los inventarios.

C-160 Considerando el crecimiento de las operaciones de la compañía, y particularmente

el gran número de artículos que maneja, sugerimos obtener o rentar, previo
asesoramiento de expertos en esta materia, un computador para el manejo integral
de los inventarios.

Con ello se podrán obtener, entre otras, las siguientes ventajas:

a) Oportunidad en la información de las existencias.

 b) Ahorro en el tiempo de elaboración de las relaciones que en la actualidad se
hacen manualmente.

c) Diversas posibilidades de información al responsable de almacenes, a la

Dirección General, a la Dirección Administrativa y, en su caso, al Consejo de
Administración.

d) Se eliminarán considerablemente los errores de registro.

Valuación de inventarios.

C-161 De nuestra revisión en inventarios obtuvimos diversos datos, observaciones e

informaciones; en otras sugerencias de esta carta, hemos precisado y sugerido
aspectos tendentes a mejorar el control interno y los procedimientos de
contabilidad; sin embargo, en nuestro concepto el problema principal de inventarios
estriba en la falta de un adecuado sistema de valuación.

Revisión minuciosa del sistema de costos.

C-162 Los problemas principales que observamos sobre este particular fueron:

a) Falta de una política uniforme en la integración de los costos de adquisición.

b) El prorrateo de los gastos de fabricación, tanto en producción en proceso como

en artículos terminados, ha sido llevado a cabo en forma inconsistente.

c) Las bases de distribución de la mano de obra se cambian constantemente.

Debido a lo comentado, nos permitimos sugerir se revisen los procedimientos

establecidos en la determinación de los costos y se modifiquen para lograr un
sistema y valuación adecuados a las necesidades de la compañía.

Elaboración de conciliaciones periódicas de las existencias en almacén.

C-163 Se observó que los almacenistas no efectúan conciliaciones periódicas de las

existencias físicas y las señaladas en sus tarjetas de control, con las que arrojan los
listados de cómputo emitidos por el Almacén X, por lo que al final del ejercicio
contable se dificulta la aclaración de los sobrantes y faltantes en inventarios.

Es recomendable que se elaboren conciliaciones periódicas por parte de los

almacenistas, porque de esa manera se tendría -al cierre del ejercicio- un mejor
control sobre los faltantes y sobrantes existentes en los almacenes; asimismo, la
información reflejada en los registros contables se apegaría a la realidad.

Los ajustes que se originen y que se registren en los libros de contabilidad deben
autorizarse tanto por el director de administración y finanzas como por el director
general.

Es necesaria la mejora del control del almacén.

C-164 Como resultado de la revisión que efectuamos a los procedimientos de control y

registro del Almacén X, observamos las siguientes deficiencias:

a) Existencias de materiales de los que no se elabora nota de entrada

oportunamente.

b) Se realizan préstamos internos de materiales sin que se elabore el vale de salida

correspondiente.

c) Se observó que se guarda mercancía en archiveros, junto con documentos

administrativos.

d) Con un mismo código se controlan artículos que, aun siendo de un mismo

género, presentan características diferentes.

e) Observamos que existe mercancía amparada con vale de salida, la cual no se ha

separado ni retirado.

f) Materiales y artículos de una misma clase se encuentran ubicados en distintos

lugares del almacén.

g) Hay materiales que se encuentran a la intemperie y que, por lo mismo, pueden

 dañarse.

Por las deficiencias mencionadas, es conveniente se consideren las siguientes

recomendaciones:

a) Las notas de entrada y los vales de salida de materiales deben elaborarse

oportunamente.

b) Las mercancías deben almacenarse en los lugares apropiados.

c) Utilizar un código diferente para el material de un mismo género, pero con

características diferentes.

d) Las mercancías amparadas con vale de salida deben separarse inmediatamente.

e) Los artículos y mercancías de una misma clase deben ubicarse en un mismo

lugar para facilitar su localización.

f) Acomodar en un lugar adecuado y bajo techo los materiales que se encuentran a

la intemperie.

El registro de las compras debe realizarse en el periodo al que

corresponden.

C-165 Se detectó que, en algunos casos, la empresa no registra -en el mes que le
corresponde- las compras que realiza, pues se registran en el siguiente mes.

Es conveniente que las operaciones de compra se registren en el mes en que se

originan, con el propósito de tener información financiera confiable y veraz a una
fecha determinada. Al respecto, es necesario establecer vías directas de
comunicación para que el área contable reciba con toda oportunidad la información
y documentación que habrá de registrar.

Se debe depurar la cuenta de mercancías en tránsito.

C-166 Al revisar la cuenta de mercancías en tránsito nos percatamos de que existen

múltiples partidas cuya antigüedad es considerable.

Sugerimos se depure dicha cuenta a la brevedad, trabajo que debe desarrollar el

departamento de contabilidad, apoyándose en el personal administrativo del
almacén.

Los listados de valuación muestran errores en su determinación.

C-167 Al realizar nuestra revisión de los listados de valuación, observamos que se

cometieron errores en la valuación, ocasionados sobre todo por cálculos aritméticos
incorrectos.

Recomendamos que -mientras no se adopte la valuación de inventarios al

sistema de cómputo- una persona distinta a quien realiza dichos cálculos verifique
los resultados aritméticos.

El personal de la compañía debe estar a cargo de la toma del inventario

físico.

C-168 Durante la toma física del inventario se presentaron diversas dudas que afectaron
su desarrollo; dichas dudas no fueron atendidas de manera directa por personal de
la compañía asignado para tal propósito en el instructivo que se elaboró para dicho
fin.

Consideramos que el personal responsable -asignado en el instructivo- se debe

abocar a sus funciones de supervisión, organización y aclaración de situaciones
imprevistas que se presenten en el desarrollo del inventario.

Deficiencias en el control de inventarios.

C-169 Al efectuar pruebas de la valuación de las tarjetas de almacén observamos que:

a) La mercancía se recibe en varias plantas y se registra, para su valuación, a

diferentes costos.

b) La afectación de entradas al almacén no está conforme con el total de las

compras, mismas que, en su mayoría, carecen del "Informe de material recibido",
 dificultando su verificación y control.

c) La elaboración de las tarjetas de valuación carece de una presentación adecuada,

mostrando correcciones ilegibles, insuficiencia en los espacios y falta de referencias
en cuanto a los movimientos y documentación original de respaldo.

d) Hay datos incorrectos en las facturas de los proveedores.

Con el propósito de contar con un control adecuado acerca de los almacenes,

sugerimos:

a) Se solicite a los proveedores que facturen a nombre de la compañía en forma

completa y se envíe la mercancía a la planta que corresponda.

b) Se lleve un control estricto de las entradas al almacén, incluyendo en la

documentación de respaldo, el informe del material recibido especificando: número
de entrada, kilogramos o unidades, precio, factura y en qué planta se recibió.

c) La conveniencia de que las tarjetas de almacén sean preparadas con el debido

cuidado, incluyendo la referencia de entrada.

Deficiencias en el inventario físico.

C-170 En el inventario físico practicado, observamos las siguientes deficiencias:

a) No existió una planeación adecuada para la toma física.

b) No se elaboró el instructivo correspondiente.

c) No estaba debidamente localizada y acomodada la mercancía por contar y había

artículos iguales colocados en diferentes lugares de los almacenes, habiéndose
tomado el inventario de acuerdo con el conocimiento y experiencia de los
encargados de cada almacén, pero de manera improvisada.

d) No se consideró en el inventario efectuar el corte en las principales formas.

e) Durante el conteo se realizaron movimientos de mercancía, tanto de entrada

como de salida.

Consideramos necesario que la toma física de los inventarios de la empresa,

invariablemente cumpla con los aspectos que a continuación señalamos:

a) Debe planearse, con suficiente anticipación, la fecha para la toma de los

inventarios, el personal que intervendrá, la forma y recursos necesarios.

b) Los encargados de los diferentes almacenes deben asumir la responsabilidad

general de la toma de los inventarios ejerciendo un adecuado control sobre los
procedimientos a seguir.

c) Se debe planear cuidadosamente la forma en que deban colocarse las existencias

para facilitar su recuento y ordenar su acomodo previo a los inventarios; asimismo,
las personas que intervendrán en los inventarios deben conocer sus funciones y
responsabilidades.

d) Deberá precisarse previamente qué formas se anotarán, quiénes y cuándo

llevarán a cabo dicho corte y el seguimiento posterior.

Los aspectos señalados en los incisos anteriores deben plasmarse

anticipadamente en el instructivo para la toma física, que debe elaborarse
oportunamente.

El departamento de contabilidad debe intervenir en la toma física de

inventarios.

C-171 Es necesario que el personal del departamento de contabilidad intervenga en la

toma física de los inventarios anuales, realizando funciones de supervisión y
seguimiento de los inventarios, así como las que le corresponda dentro del
instructivo que debe elaborarse para ese fin.

Depuración de listados de inventarios.

C-172 La compañía preparó las conciliaciones de inventarios de _________, entre los

 datos registrados en el listado de existencias y los que aparecen en la contabilidad.
Observamos que gran cantidad de las partidas que aparecen en dicha conciliación
provienen desde __________, por lo que recomendamos su depuración y ajuste a
la brevedad.

Las relaciones de existencias de materiales para empaque deben estar

valuadas.

C-173 Las relaciones de existencias de materiales para empaque que nos fueron
proporcionadas no se encuentran debidamente valuadas, pues sólo expresan las
unidades que se encuentran en existencia; por lo anterior, consideramos
conveniente que si ya se tiene una relación de las existencias, la misma sea valuada
y conciliada contra registros contables y, en su caso, se investiguen las diferencias
resultantes.

Es necesario que se cuantifiquen los inventarios de lento movimiento.

C-174 Según pudimos observar, existen en la relación de inventarios físicos, de________

partidas que se consideran de lento movimiento; sin embargo, debido a que se
carece del costo de ellas no fue posible cuantificar su monto; recomendamos que se
analicen esas partidas y que se tome una decisión inmediata sobre su destino,
porque está generando gastos en almacenamiento, custodia y control; además, el
total de la cifra del costo de lo vendido no presenta el ajuste referido, que si bien no
es significativo, sí recomendamos su registro.

Debe solicitarse comprobante por todo anticipo entregado.

C-175 Se observó que algunos anticipos hechos a proveedores no se encuentran

amparados por recibo u otro tipo de comprobante, lo que puede ocasionar
duplicidad en el pago o problemas de recuperación de las cantidades entregadas;
por tanto, se sugiere que -para evitar este tipo de situaciones- se solicite la entrega
inmediata del comprobante respectivo.

Debe mejorarse el control de los almacenes.

C-176 Con el propósito de contar con un control adecuado de los almacenes, sugerimos se
lleven correctamente las tarjetas correspondientes, pues observamos las siguientes
deficiencias:

a) Existen diferencias importantes al comparar el kardex con el inventario físico.

b) Se encontraron diferencias contra la relación que maneja el almacén.

c) Notamos errores aritméticos en las tarjetas.

d) Algunos materiales no se registraron en las tarjetas correspondientes.

e) Los registros en las tarjetas se hicieron con lápiz.

f) Se registraron tres facturas por la compra de mercancía incluyendo el IVA.

g) Observamos que el inventario final lo valuaron dividiendo el saldo de la cuenta

-según registros contables-, entre el número de kilogramos existentes de
inventarios; el método de primeras entradas-primeras salidas.

Todas las deficiencias señaladas deben corregirse, instruyendo al personal

responsable respecto al desempeño adecuado de sus funciones y supervisándolo
constantemente para evitar que incurra en dichas deficiencias.

Debe destinarse un espacio cubierto para todos los materiales.

C-177 Durante el inventario físico observamos que existen materiales que requieren
mucho cuidado para su conservación física (como es el caso de A, B y C, que se
encontraban fuera del almacén, a la intemperie), por lo que sugerimos se tomen las
medidas necesarias para mantener estos materiales debidamente resguardados, en
un lugar cubierto, para evitar posibles pérdidas por deterioro.

Material sin movimiento.

C-178 En el inventario físico observamos que existe un material

 denominado_____________, el cual tiene más de un año sin movimiento;
sugerimos se determine si ese material se va a utilizar, pues -en caso de que no
sea útil- conviene crear la reserva correspondiente y después se dé aviso a la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público para efectuar su destrucción o donación.
Su valuación debe hacerse conforme al Boletín C-5 de NIF.

Es necesario depurar las cuentas de anticipos a proveedores.

C-179 En este rubro observamos la existencia de varios saldos acreedores, por lo que
sugerimos se investiguen y aclaren las partidas correspondientes, se depuren los
saldos menores y se investiguen las partidas con antigüedad de más de un año.
Deben registrarse oportunamente los anticipos y exigir la documentación
comprobatoria.

Las entradas al almacén no indican que se haya verificado la calidad de los

productos.

C-180 Observamos que las formas que se utilizan para "entradas al almacén", requieren la
evidencia de quién verificó los aspectos de calidad; sin embargo, dicha evidencia no
se encuentra en el formato, por lo que recomendamos que, invariablemente, se
registre la evidencia correspondiente.

Debe registrarse el inventario físico y analizarse las diferencias en forma

oportuna.

C-181 Los inventarios físicos anuales fueron realizados por la compañía el 31 de octubre
de ________; sin embargo, el registro contable del inventario físico y la aclaración
de las diferencias se efectuó hasta enero de ______, lo que originó que existieran
dudas en la aclaración de las diferencias, provocando que se invirtiera tiempo
adicional en su aclaración. Es necesario que los trabajos complementarios al
inventario físico, así como el registro del mismo, se hagan en forma oportuna; esto
es, el proceso de levantamiento físico, aclaración de diferencias y valuación se debe
realizar ininterrumpidamente hasta que se concluya, antes de la fecha límite para el
cierre contable.

Uso adecuado de órdenes de compra.

C-182 Al efectuar el corte de formas de las órdenes de compra, no pudimos cerciorarnos

del número que tuvo la última utilizada en __________ y la primera a utilizar en
__________, debido a que se usan dos blocks a la vez. Recomendamos que el uso
de la formas sea adecuado, siguiendo un orden progresivo para facilitar su
localización e identificación; asimismo, debe integrarse un consecutivo con el fin de
que todas las operaciones se registren en su periodo correspondiente y siempre se
deberá utilizar el mismo block de formas con la correspondiente prenumeración.

Manejo adecuado de la cuenta de inventarios.

C-183 Es necesario que en la cuenta de inventarios se registren sólo los bienes de

consumo inmediato o a corto plazo (mercancías, suministros, materiales varios,
etcétera), y que los bienes que correspondan a activos fijos se manejen en otra
cuenta específica, y fuera del activo circulante.

Es necesario que los comprobantes de gastos de fabricación reúnan los

requisitos que marcan las disposiciones fiscales.

C-184 Durante la revisión pudimos observar la existencia de algunas fallas referente a los
requisitos fiscales que deben contener los comprobantes de gastos de fabricación
para que proceda su deducción fiscal.

Consideramos conveniente que al recibir dicha documentación se verifique que

cumpla con los requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación y la Ley del
Impuesto sobre la Renta:

a) Nombre, domicilio fiscal y cédula de identificación fiscal del vendedor, impresos

en el comprobante.

b) Número de folio, lugar y fecha de expedición.

c) Nombre de la empresa, anotando también la clave del RFC.

d) Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampare.

 e) Valor unitario total consignado en número y letra, así como el monto de los
impuestos, expresamente trasladado, según sea el caso.

f) Etc.

Honorarios pagados al personal de producción.

C-185 Recomendamos se analice la situación fiscal, legal y laboral del personal de

producción que cobra por honorarios y se concluya si el procedimiento que se está
llevando a cabo es el adecuado. Este análisis y sus conclusiones deberán ser
validados por el departamento jurídico. Es considerable el número de personas que
-aun cuando cobra por honorarios- trabaja en forma permanente para la compañía,
situación que crea responsabilidades laborales, fiscales y ante el IMSS, tanto para la
empresa como para el empleado o funcionario.

Las operaciones deben registrarse en el periodo al que corresponden.

C-186 Se detectaron diversas facturas y recibos de honorarios que corresponden al

ejercicio de _______, los cuales fueron registrados en el ejercicio de _______.

Es conveniente establecer una política mediante la cual se recaben

oportunamente los documentos que amparen compromisos contraídos que deban
ser registrados en el ejercicio contable, y así cumplir con el principio de periodo
contable; esto evitará su registro en el ejercicio siguiente, con el propósito, entre
otros, de que la empresa refleje en su información financiera las operaciones
realizadas en el periodo correspondiente.

Emisión oportuna del listado de inventarios.

C-187 El listado de inventarios a noviembre de _________ nos fue proporcionado hasta

marzo del ejercicio siguiente, existiendo aún diferencias en unidades de varios
artículos que no se capturaron por no existir número de codificación, situaciones
que no fueron aclaradas por la empresa oportunamente.

Recomendamos llevar controles adecuados y efectivos en el manejo de los

inventarios para que la información proporcionada al departamento de sistemas se
dé en forma oportuna, además de comunicar al responsable de estos registros los
cambios, bajas y altas de los números de parte de los artículos respectivos, así
como conciliar mensualmente las cifras entre sistemas y contabilidad.

Consideramos que gran parte del problema se origina, precisamente, en el

almacén, por lo que sugerimos mayor supervisión a esta área para que mejore su
operación.

Verificación periódica de las existencias físicas contra kardex.

C-188 Al valuar el inventario de refacciones observamos que las existencias de algunos

artículos registrados en kardex no coinciden con el inventario físico practicado ni
con el listado emitido por sistemas, por lo que sugerimos se verifiquen
periódicamente las existencias físicas contra los kardex y se registren, en forma
correcta y oportuna, los movimientos que afectan a cada artículo; es necesario que
el kardex quede ajustado a la existencia real del inventario; por otro lado, hasta la
fecha en que llevamos a cabo un conteo selectivo, en enero, no contenían ningún
sello de entrada al almacén.

Sugerimos, dada su importancia, que se implante o se aplique en forma

consistente la práctica de sellar toda entrada para así fortalecer el control de esta
área. Además, dicho sello debe ser requisito indispensable para que, en su caso, se
tramite el pago al proveedor correspondiente.

Utilización del sello de "entrada al almacén"

C-189 Durante la revisión de algunas partidas que integran el almacén y que forman parte
del inventario físico que llevó a cabo la compañía al 31 de diciembre de ______,
observamos que las entradas al almacén originadas a partir de dicho inventario y
hasta la fecha en que llevamos a cabo un conteo selectivo, en enero, no contenían
ningún sello de entrada al almacén.

Sugerimos, dada la importancia, que se implante o se aplique en forma

consistente la práctica de sellar toda entrada al almacén para fortalecer así el
control de esta área. Además dicha sello debe ser requisito indispensable para que,
en su caso, se tramite el pago al proveedor correspondiente.