Evidencia actividad N3

Paralelo Clases de documentos.

Michael David Robles Caballero.

Administración Documental en el entorno Laboral.

CLASES USO DIFERENCIA

DOCUMENTOS
El documento por su estructuración es un medio de
Según el lugar de comunicación de información y conocimiento sobre un
almacenamiento área la cual se esté desarrollando, de manera que su
principal característica este configurada por su
soporte físico material, el mensaje y contenido que
conlleva y la facultad de transmitir y difundir
conocimientos.
Es el testimonio material de un hecho o acto El registro se encuentra en un
Documento de realizado en el ejercicio de sus funciones por medio cuya información es
archivo personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de accesible a través de la
acuerdo con unas características de tipo material y escritura manual y se mantiene
formal. en papel.
-El valor documental se puede
determinar por su autenticidad,
entre ellas por la firma. Este
no se puede separar de su
soporte, por lo que se
garantiza su integridad de la
información del documento.
-Estos se mantienen en
carpetas tangibles.

Es un documento cuyo soporte material es algún tipo La información se recibe en

Documento de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el un medio cuyos símbolos solo
electrónico contenido esta codificado mediante algún tipo de pueden ser leídos por medio
código digital, que puede ser leído, interpretado, de computadora.
mediante un dispositivo electrónico. -La autenticidad del documento
depende del programa en el
cual se haya creado.
-Se archivan en carpetas
electrónicas o virtuales y se
conservan en formatos
digitales.
-Su información puede ser
desglosada de su texto
original, para llevarse a otro
documento.

Estos se clasifican dependiendo de sus

Según el soporte características físicas y las condiciones de
conservación.
 Son de los más utilizados en las empresas formados
en función del receptor, del emisor y del contexto,
como por ejemplo cartas, informes, memorandos,
Textuales circulares.
- Contienen información escrita
sobre el soporte que es papel.
-puede ser un archivo digital o
físico.
-estos pueden ser de carácter
seriado, con autenticidad ya
sea carácter privado o público.

Gráficos Permiten visualizar información de una manera - manejan otro tipo de soporte,
rápida, el modelo que se utilice depende de la pueden contener información
actividad o requerimiento. escrita pero con
representaciones gráficas, las
cuales permiten contextualizar
mejor la información.
-permiten establecer una mejor
comprensión de los datos
presentados como por ejemplo
un plano.
Imagen Reflejan y evidencian la información plasmada en - su interpretación es
textos o gráficos, por ejemplo estos pueden realizarse meramente visual y permite
a través de cuadros, fotografías y diapositivas. complementar la información.
-sirven como anexos para dar
autenticidad a pruebas sobre
un proceso o actividad que se
esté realizando.

Cinta Son aquellos medios de tipo audiovisual que buscan, -son de carácter meramente
plasmar o captar la atención de una o varias personas visual, pero presentando una
por ejemplo con videos, pizarrón magnético, serie de imágenes que se
microfilm. transmiten en seguidas
ocasiones.
-pueden complementar y ser
una prueba más verídica que
una imagen dependiendo del
contexto.
Otros soportes Pueden ser discos duros, material óptico y sellos. Permite un mayor y mejor
almacenamiento.
-la información contenida
mediante un sello permite
garantizar la integridad y
autenticidad de los
documentos.