IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Se dice que la hisoria y el origen de los archivos surgio desde hace miles de
años cuando las antiguas civilizaciones comenzaron a escribir en piedras ,
madera y marmol que ellos mismos tallaban y adecuaban para poder tener
diponibilidad a la hora de tomar apuntes y llevar cuentas
Para el siglo XIX evolucionan los archivos y se da importancia a guadar la
informacion de otra forma escrita en papely si era mas facil para tenerla en
cuenta, ademas es la epoca donde se le dio la importancia de estudiar el
tema de la archivistica de tal forma que se pudiera conocer tecnicas y la
forma de manipular documentos e informacion por escrito, mas tarde
aparecieron los computadoresy se empezo a pensar en sistematizar los
documentos en carpetas, pero dentro del un sistema organizado, de tal
forma que ahorrara espacio y tiempo pues aumentaria la facilidad a la hora
de buscar un documento
Para tener en cuenta se dice que los documentos son acumulados como
resultado de la gestion de persona natural o de una entidad publica o
privada, se tiene en cuenta debido a la importancia que genera como
soporte y testimonio a la horar realizar un tramite y de tomar desiciones en
una empresa.
Existen diferentes clases de archivos de acuerdo al tiempo establecido en
cada una de las etapas, según su uso puede ser activo; que es el que se
maneja continuamente puede ser del año actual o del año anterior y se
consulta muy seguido, el semiactivo; la consulta es menor, sin enbargo es
de vital importancia la organización y el orden para disponibilidad de
documentos de forma inmediata, los achivos inactivos permanecen de forma
perpetua sin consulta, pueden durar el tiempo que se requiera bajo buenas
condiciones de conservacion y luego de dispone de este cuando ya no se
necesite .
Según su naturaleza un archivo puede ser publico, quiere decir que
pertenece a las entidades del estado las personas pueden llegar a tener
conoccimiento de temas de este tipo. Tambien existe el archivo privado
pero de interes publico, son aquellos docuemntos que pr su valor historico
, fisico, investigativo y cultural tiene gran importancia para el publico, solo
que la accesibilidad es un poco mas reservada, la que le objetivo es conservar
informacion para futuras generacines conozcan y tengan conocimientos
acerca de los temas y acontecimientos que se sucedian por aquellas
epocas.
Existen diferentes tipo de archivos de acuerdo a ; algunos ahorran costos
derivados del tiempo en la busqueda de archivos, otros son funcionales ,
simples, exactos y tecnicos para no delegar equivocadamente al personal
tecnico del archivo.
Las cualidades del archivista son muchas como el orden debido a que cada
documento de ir dentro de una carpera que debe tener nombre , numero
tiendo en cuenta colores etc.ademas la responsabilidad se tiene en cuenta
ya que no puede pasar que se le olvido donde lo dejo o donde lo guardo y
en menos posibilidad puede pasar que se le llegue a perder un documento,
el otro item es la prontitud y , pues de debe tener disponibilidad al ahora
de solitar un documento junto con la cordialidad, amabilidad y con todo el
profesionalismo. Otra cualidad es el sigilo profesional, ya que trata de la
confdencialidad de la informacion que a diario llega y pasa por las manos del
archivista.
Según la categorizacion se clasifican de acuerdo al orden territorial en que
ellos de administra y según la ley que los cobija, existe un archivo general de
la nacion, teniendo en cuenta , sanciones y responsabilidades del archivo, se
dice que se tiene en cuenta ; de la nacion ,del departamento y del
distrito.Tambien existe dentro del punto de vista territorial que se encarga
de todas las entidades del estado y desde el punto de vista de la
organización del estado.
Actualmente los documentos se guardan en archivadores de varios tipos
metalicos, muebles, rodantes , biblioteca, planoteca etc. Todos con un fin ;
mantener de forma organizada documentos y disponer de eelos en el
momento que se requiera.para duargar documentos se tienen en cuenta
legajadores, cajas de archivo .
Por estos ultimos tiempo se tiene en cuenta la radicacion de archivos para
tener en cuenta que se recibio, teniendo en cuentala fecha y hora del llegada
del documento todo con el fin de ejecutar la trazabilidad del documento,
para esto existen sellos y reloj radicadores que facilitan la recepcion de las
comunicaciones.