GDP R04 1 PRESENTACIÓN Alcance

Gerencia de Proyectos
Alcance
Área de Gestión
Ingeniería Industrial – Ingeniería Administrativa
Luciano GALLÓN, PhD

luciano.gallon@upb.edu.co
Medellín, 2022
Agenda
- Definición
- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar
www.upb.edu.co Formación integral para la transformación social y humana GDP - 2022 2 de 40

Fuente
Project Management Institute. (2017). A guide to the project management body of

knowledge (PMBOK® Guide), 6ed. EE.UU: Project Management Institute. 726p.
¡ Estudiar el CAPÍTULO 5 !

Agenda
- Definición
- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar

PMBOK®

… de la Gestión de Integración del proyecto
Asegura que los elementos de un proyecto estén

coordinados y enlazados de forma correcta.
Para lograrlo será necesario:
ü Asignar apropiadamente los recursos.
ü Equilibrar los objetivos y las alternativas.
ü Manejar las relaciones entre las restricciones.

Gestión del Alcance del Proyecto
Elaborar todos los subprocesos

que permitan determinar las actividades necesarias
para lograr exitosamente los objetivos del proyecto.

Alcance del Producto o Servicio (P/S) o Resultado (R)
Cumplir con las características y funciones solicitadas.
Se evalúa a partir del cumplimiento de los Requisitos.

Alcance del Proyecto
Trabajo realizado o esfuerzo temporal para que el P/S o R

cumpla con las características y funciones requeridas.
Se evalúa con base en el cumplimiento del Plan para la Dirección del proyecto.

Grupo de Grupo de Grupo de

Grupo de Procesos de
Procesos de Grupo de Procesos de Planificación Procesos de Procesos de
Seguimiento y Control
Iniciación Ejecución Cierre
5.1 Planificar la Gestión del Alcance.
5. Gestión del 5.2 Recopilar Requisitos. 5.5 Validar el Alcance.

Alcance del
Proyecto 5.3 Definir el Alcance. 5.6 Controlar el Alcance.
5.4 Crear la EDT/WBS.

Dividido en 6
1. Planificar la
subprocesos gestión del alcance
6. Controlar el 2. Recopilar
alcance requisitos
5. Validar el alcance 3. Definir el alcance
4. Crear la
EDT/WBS

Agenda
- Definición
- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar

Grupo de Grupo de Grupo de

Grupo de Procesos de
Procesos de Grupo de Procesos de Planificación Procesos de Procesos de
Seguimiento y Control
Iniciación Ejecución Cierre

5. Gestión del 5.5 Validar el Alcance.
5.2 Recopilar Requisitos.
Alcance del
5.3 Definir el Alcance.
Proyecto 5.6 Controlar el Alcance.
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Se documentan los pasos para definir, validar y controlar el

alcance del proyecto

Permite la guía y dirección sobre la forma de lograr el alcance

a lo largo del proyecto


4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto
• Acta de constitución
4.2 Desarrollar el Plan

para la Dirección del
Proyecto Plan de gestión de requerimientos
5.1 Planificar la gestión del
alcance
• Plan de dirección del proyecto
Plan de gestión
del alcance
5.2 Recopilar
Requisitos
5.3 Definir al Alcance

• Activos de procesos de la
organización
• Factores ambientales de la
5.4 Crear la EDT
Empresa
Empresa/
Organización

Para ello será necesario:
a. Acta de constitución. (Contexto proyecto - enunciado del trabajo).
b. Plan para la dirección. (Enfoque para planificación y gestión).
c. Factores ambientales. (Cultura, espacios, personas, mercado).
d. Activos de los procesos. (Políticas, procedimientos, lecciones).

Grupo de Grupo de
Grupo de Procesos Grupo de Procesos de
Procesos de Grupo de Procesos de Planificación Procesos de
de Ejecución Seguimiento y Control
Iniciación Cierre

Alcance del
5.2 Recopilar los requisitos

A partir de deseos, expectativas y necesidades del cliente, patrocinador y otros interesados.
Se deben recopilar, registrar y analizar de forma

tal, que sea posible medirlos.
El éxito dependerá de la participación de los interesados para

poder descubrir necesidades y volverlas requisitos.

1. Lo que solicitó el 2. Lo que entendió el 3. Lo que diseñó el 4. Lo que se programó 5. Lo que recomendó
cliente líder del proyecto analista como producto un consultor externo
6. Lo que se documentó 7. Lo que se implantó 8. Lo que presupuestó 9. Lo que soportará el 10. Lo que necesitaba el
de producto/proyecto en producción para el proyecto producto cliente
Se pueden agrupar por categorías, incluyendo:
Ø Requisitos de soluciones.
Prestaciones, funciones o características del P/S o R.
Ø Requisitos de interesados.
Necesidades de los grupos de interesados.
Ø Requisitos de negocio.
Justificación de los directivos de la organización.

Se pueden agrupar por categorías, incluyendo:
Ø Requisitos de transición.
Transformación de datos y requerimientos de capacitación.
Ø Requisitos de proyecto.
Acciones, procesos u otros.
Ø Requisitos de calidad.
Condiciones o criterios para una finalización exitosa.

Usando Herramientas como:

Ø Entrevistas.
Ø Grupo focales.
Ø Talleres facilitados.
Ø Técnicas grupales de creatividad.
Ø Técnicas grupales de toma de decisiones.
Ø Diagramas de contexto y Análisis de documentos.
Ø Cuestionarios y encuestas.
Ø Observaciones.
Ø Prototipos.
Ø Estudios comparativos.
Método de control del plan – Matriz de Trazabilidad:

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
NOMBRE DEL PROYECTO:
CENTRO DE COSTO:
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO:
Necesidades De Negocio, Entregables
Identificación Descripción Objetivos del Diseño Desarrollo Casos
Identificación Oportunidades, de la
Asociada De Requisitos Proyecto del Producto del Producto de Prueba
Metas Y Objetivos EDT/WBS
1
001 1.1
1.1.1
2
002 2.1
2.1.1
3
003 3.1
3.2
004 4
005 5

Agenda
- Definición
- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar

Grupo de Grupo de
Iniciación Cierre

Alcance del
5.3 Definir el Alcance

Proceso donde se realiza una explicación completa del proyecto
y del P/S o R para alcanzar los objetivos planteados.
Se deberán depurar los requisitos obtenidos en la etapa anterior

y llegar sólo a aquellos que pueden hacer parte del proyecto.
Agenda
- Definición
- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar

Grupo de Grupo de
Iniciación Cierre

Alcance del
5.4 Crear la EDT / WBS Estructura de Descomposición del Trabajo
Consiste en subdividir el trabajo del proyecto en partes más

reducidas, mucho más dóciles y fáciles de manejar.
Organiza y define el alcance total del proyecto, mediante una lista de todas las
tareas necesarias para cumplir con el objetivo deseado.
5.4 Crear la EDT / WBS

Herramientas
Descomposición:
Técnica para subdividir el alcance y los entregables en partes
más pequeñas y manejables.
ü Identificar los entregables y el trabajo relacionado.

ü Descomponer los niveles superiores en partes
detalladas más específicas de nivel inferior.
ü Asignar códigos de identificación a los componentes.
ü Verificar el grado de descomposición de la EDT.


Entregables:
P/S o R que el equipo del proyecto proporcionará al
patrocinador o cliente, durante la ejecución o al final del proyecto.

5.4 Crear la EDT / WBS Estructura Básica
TÍTULO DEL PROYECTO

(Meta)
Cuentas de Control
Paquetes de Trabajo

Ejemplos EDT:
1. CASA FINCA
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Estudio Diseño Construcción Acabados Gestión
1.2.1 1.3.1 1.5.1

Maqueta Acondicionamiento Planeación
1.2.2 1.3.2 1.5.2

Planos Áreas de descanso Control
1.3.3
Áreas de recreación
1.3.4
Otras áreas

Ejemplos EDT:
GERENCIA DE
PROYECTOS
Monitoreo y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control
Monitorear y
Acta de Plan para la Dirigir y Gestionar
Controlar el Cerrar el proyecto
Constitución dirección el trabajo
trabajo
Control Integrado
Plan del Alcance
de Cambios


Línea BASE del ALCANCE
Versión aprobada del alcance del proyecto.
Compuesta por:
● Enunciado del alcance del proyecto.
(Descripción, entregables, supuestos y restricciones).
● La Estructura de Descomposición del Trabajo - EDT.
● Diccionario de la EDT/WBS.
(Información sobre entregables, actividades y programación).

Agenda
- Definición
- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar

Grupo de Grupo de
Iniciación Cierre

Alcance del
5.5 Validar el Alcance

Esta diseñado para que el cliente o el patrocinador puedan
verificar los entregables del proyecto.
Busca garantizar que cada uno de los entregables del proyecto

estén en función de los objetivos del cliente o patrocinador.
Agenda
- Definición
- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar

Grupo de Grupo de
Iniciación Cierre

Alcance del
5.6 Controlar el Alcance

Busca evaluar el estado del alcance del proyecto y del P/S o R.
Además, gestiona los cambios necesarios en la línea base del alcance.
Su principal utilidad es que permite mantener de forma

correcta la línea base del alcance a lo largo del proyecto.
5.6 Controlar el Alcance
Los cambios solicitados, las medidas preventivas o correctivas necesarias,

se procesan mediante el Control Integrado de Cambios.
Las modificaciones al alcance del P/S o R, o del proyecto,

sin ajuste en tiempo, costo o recursos
se conocen como corrupción o deformación del Alcance.
Ejemplo

Agenda
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- Planificar
- Recopilar
- Definir
- Crear
- Validar
- Controlar

Gracias
Gerencia de Proyectos
Área de Gestión
Ingeniería Industrial – Ingeniería Administrativa
v202020-202210: Luciano GALLÓN, PhD

v202010: Sergio GÓMEZ, Mg.
Medellín, 2022
Formación integral para la

transformación social y humana

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Asegura que los elementos de un proyecto estén

Para lograrlo será necesario:

ü Asignar apropiadamente los recursos.

ü Equilibrar los objetivos y las alternativas.

ü Manejar las relaciones entre las restricciones.

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Elaborar todos los subprocesos

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Alcance del Producto o Servicio (P/S) o Resultado (R)

Cumplir con las características y funciones solicitadas.

Se evalúa a partir del cumplimiento de los Requisitos.

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Alcance del Proyecto

Trabajo realizado o esfuerzo temporal para que el P/S o R

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Grupo de Grupo de Grupo de

5. Gestión del 5.2 Recopilar Requisitos. 5.5 Validar el Alcance.

5.4 Crear la EDT/WBS.

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5. Validar el alcance 3. Definir el alcance

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Grupo de Grupo de Grupo de

5.1 Planificar la Gestión del Alcance.

5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Se documentan los pasos para definir, validar y controlar el

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5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Permite la guía y dirección sobre la forma de lograr el alcance

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5.1 Planificar la Gestión del Alcance

4.2 Desarrollar el Plan

5.3 Definir al Alcance

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5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Para ello será necesario:

a. Acta de constitución. (Contexto proyecto - enunciado del trabajo).

b. Plan para la dirección. (Enfoque para planificación y gestión).

c. Factores ambientales. (Cultura, espacios, personas, mercado).

d. Activos de los procesos. (Políticas, procedimientos, lecciones).

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5.1 Planificar la Gestión del Alcance.

5.2 Recopilar los requisitos

Se deben recopilar, registrar y analizar de forma

El éxito dependerá de la participación de los interesados para

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5.2 Recopilar los requisitos

Se pueden agrupar por categorías, incluyendo:

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5.2 Recopilar los requisitos

Se pueden agrupar por categorías, incluyendo:

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5.2 Recopilar los requisitos

Usando Herramientas como:

5.2 Recopilar los requisitos

Método de control del plan – Matriz de Trazabilidad: