Universidad Nacional Experimental

“Francisco de Miranda”
Área Ciencia de la educación
Programa Conservación y Restauración en Bienes Muebles

Los archivos

Estudiante

Alberto pulgar 26.310.951

Santa Ana de Coro, Marzo del 2022

  Los archivos como custodias de documentos:

La custodia de documentos es una actividad que permite a las diferentes

instituciones en generar aumentar los niveles conservación de sus archivos e
información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización
de información. Esto permite su proceso de análisis, categorización, ubicación y
protección de todo tipo de archivos, ya sean físicos o electrónicos.

Su aplicación le brinda a la empresa un mayor control y manejo de su información,

optimizando tareas y automatizando procesos de importancia documental.

 Consideraciones sobre el documento de archivo

 Concepto

Los documentos de archivo son el subproducto documental de las

actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor
testimonial. Un documento de archivo es un instrumento de carácter
contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de
sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en
una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.
Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos
encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales,
analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de
carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

 Etimología

Este término etimológicamente es de procedencia latina bajo denominación

«archīvum» y a su vez del griego «αρχειον» (archeion) residencia de los
magistrados. Más específicamente, el origen griego de esta palabra se remonta al
vocablo ‘arjion’, mismo que se derivó de ‘arjo’, con una acepción de “yo gobierno”
y se empleaba esta denominación para el gremio de los magistrados. Luego, el
latín la adoptó como ‘archivum’ y finalmente, se tomó para el español.

 Origen
 Consta su existencia en el Antiguo Egipto, en Asiria, en Grecia y en Roma y
de algunos textos de las Sagradas Escrituras se infiere que también existían en el
pueblo de Israel. Por regla general, excepción hecha de los palaciegos asirios y
persas, los archivos de las civilizaciones antiguas se hallaban en el recinto de los
templos. En Roma, se conservaban los tratados de paz y alianza en el templo de
Júpiter Capitolino

 Caracteres internos y externo del documento de archivo

Los archivos se pueden determinar no solo por las características archivísticas

exhibidas, sino también por otros factores que fueron explícitamente
estandarizados por Theodore Shellenberger en 1965. El carácter del documento y
su contenido (caracteres internos) teniendo en cuenta la estructura física del
documento (caracteres externos); Esta clasificación brinda a los archivistas más
control sobre los documentos para que las organizaciones puedan procesar los
documentos de manera eficiente y económica.

Los caracteres externos, es importante considerar aspectos tales como: 

1.  La clase o manera en que se transmite el mensaje (textual, sonoro,

iconográfico, etc.).

2. El tipo (resultado de la acción que representa).

3. Su formato (la manera de unirse información y soporte: por ejemplo: papel,

cinta, etc.).

4.  La cantidad (referido al número de unidades y el espacio que ocupan

expresado en metros lineales, cuadrados, cúbicos).

5. La forma (original o copia). 

Los caracteres internos, es necesario tener en cuenta:

1.  La entidad productora.

2.  Los orígenes funcionales o motivos que dieron origen al documento.

3. La fecha y el lugar de creación.

 4.  El contenido sustantivo o asunto que trata.

 Ciclo de vida y valores de un documento de archivo

El ciclo de vida de un documento

Es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo

establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su
archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un
organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un
documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa
para determinar su eliminación o retención.

1. Archivo de Gestión: Archivo vigente o en trámite de las oficinas de continua

utilización y consulta administrativa.
2. Archivo Central: Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión
una vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una
frecuencia de consulta reducida.
3. Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados permanentemente
dado su valor histórico cultural para la investigación, la ciencia o la cultura.

Valores

La valoración es en consecuencia, la fase del tratamiento archivístico en la

que después de analizar los valores de los documentos, se decide si éstos
deben transferirse al archivo histórico, o si por el contrario, deben eliminarse o
conservarse parcialmente, en cuyo caso se deben aplicar técnicas de
selección”.

 Los archivos
1. Concepto

Un archivo es un conjunto de documentación sistematizada de acuerdo a

un cierto orden (libros, revistas, legajos, recibos, títulos de crédito, balances,
fotos, recortes periodísticos, etcétera) que puede pertenecer a cualquier
persona, física o jurídica. También es el lugar donde esos documentos están
guardados (pueden ser cajas o carpetas con índices, o muebles o habitaciones
destinadas al efecto) con el fin de mantener la documentación a resguardo
para ser usada en caso necesario, o para quitarla del uso cotidiano y
mantenerla en un lugar seguro, de disponibilidad restringida, o para colocar allí
lo que ya no está vigente.

2. Etimología

La etimología del vocablo Archivo proviene del latín “Archivum” cuyo

significado es “residencia de los magistrados”. Hoy en día la palabra archivo es
designado para referirse al sitio o destino donde se guardan y conservan
documentos que pudieron ser creados por personas o instituciones y por tal
motivo los archivos pueden ser privados o públicos.

3. Funciones

Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes:

 Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la

empresa
 Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima
rapidez posible a la hora de localizarlos
 Cumplir con las disposiciones legales
4. Tipos
 Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo,
legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de
emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada
más de una vez al mes.
 Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados
del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar
información para comprobar operaciones realizadas.
  Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han
cumplido su función.

 Fase de los archivos

Gestión

Archivo de gestión Apoyar la gestión administrativa Acreditar las actuaciones y

actividades de la unidad productora Organizar los documentos producidos por sus
respectivas unidades.

Administrativa

Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en

buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta
únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la
reglamentación establecida al respecto.

Histórica

Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera

etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse
permanentemente. repositorio, almacén, depósito.

 La transferencia documental y el proceso de valoración selección y

eliminación

Proceso de valoración

La valoración permite establecer a cada una de la series los valores que poseen
los documentos en función de los efectos que causan, de la información que
contienen o de su importancia como fuente primaria para la historia o para la
ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus valores
Proceso de selección

Proceso de selección documental se realice de manera acertada, es indispensable

la participación de personas que tengan total conocimiento de los documentos
objeto del estudio, de manera que pueda aportar elementos importantes para la
correcta toma de decisiones sobre los documentos que son objeto de selección.

Proceso de eliminación

El concepto de eliminación hace referencia a la actividad resultante de la

disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental,
para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. En consecuencia, se
aplica para aquellos documentos que pierden sus valores primarios
(administrativo, legal, fiscal, contable y jurídico) y no adquieren valores
secundarios (históricos, científicos, culturales). La eliminación es un proceso
irreversible, por tanto esta decisión debe estar muy bien sustentada de acuerdo
con el estudio de valoración abordado durante el proceso de elaboración de la
Tabla de Retención Documental.

 sistema archivístico

El Sistema Archivístico es la estructura sobre la que se organiza el patrimonio

documental de la Universidad en cuanto a su conservación, tratamiento y
accesibilidad, de acuerdo con las etapas del ciclo de vida de la documentación y
su nivel de utilización.

Se compone de dos elementos básicos:

1) Archivos de gestión o de oficina

2) Archivo General

 La archivística y sus ciencias auxiliares

La Archivística posee el suficiente conocimiento y metodología para lograr sus
fines. No obstante, a veces necesita recurrir al uso de otras ciencias auxiliares. Al
referirnos como auxiliares no tenemos que pensar que tienen una relación de
inferioridad, sino más bien, se usan de forma parcial y como ayuda para conseguir
sus objetivos. Por ejemplo, como la medicina que acude a la biología, la química o
la física. Por último, gracias a las ciencias complementarias podemos interpretar
los textos, clasificaros, identificarlos o fecharlos.

1) Paleografía
2) Diplomática
3) Cronología
4) Sigilografía
5) Genealogía
6) Numismática
 Origen de los archivos venezolanos

La historia de los documentos venezolanos nace a partir de la colonización y con

el establecimiento del primer asentamiento español en tierra firme, realizado a
partir de la fundación de Santa Ana de Coro en 1527 por Juan de Ampíes hijo. La
ciudad de Coro fue la base de las penetraciones de los conquistadores-
colonizadores tierra adentro y a su vez fue la capital de Venezuela hasta 1602,
cuando esta designación fue trasladada a la ciudad de Caracas.

Durante el período colonial los documentos de valor histórico, político, económico,

social, religioso, etc., se depositaban en las escribanías públicas, en los
despachos eclesiásticos y en los archivos particulares. Sin embargo en 1836 se
creó la institución del Registro en que los fondos de aquellas oficinas se dividieron
en dos partes, en el Registro propiamente dicho y en el Archivo Público.

Dada la importancia de estas instituciones, el Presidente Guzmán Blanco dio

forma jurídica al cargo de Archivero por Decreto de fecha 27 de enero de 1877 y
de Registrador Principal en Decreto de fecha 31 de julio de 1882.