DIRECCIÓN DE PROYECTOS

PLANEACIÓN EJECUCIÓN
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DEFINIR PLANEAR ORGANIZAR CONTROLAR CONCLUIR
Enunciar el problema Identificar actividades Determinar Definir estilo de Obtener aceptación
del proyecto necesidades de dirección del cliente
personal
Identificar metas del Estimar tiempo y Reclutar gerente del Establecer Realizar entregas
proyecto costo proyecto herramientas de
control
Listar objetivos Establecer secuencia Reclutar equipo del Elaborar informes de Documentar el
de actividades proyecto estado del proyecto proyecto
Determinar recursos Identificar actividades Organizar equipo del Revisar el programa Emitir informe final
preliminares críticas proyecto del proyecto
Identificar Escribir propuesta del Asignar paquetes de Emitir cambios de Realizar revisión post-
suposiciones y proyecto trabajo órdenes ejecución
riesgos
Panorama del proyecto EDT, red del proyecto, ruta Criterios de reclutamiento, Informes de desviaciones, Informe final, informe de
crítica, propuesta del proyecto Descripción de paquetes de informes del estado del revisión
trabajo, asignación de paquetes proyecto, informes de
asignación de personal
 CÓMO DEFINIR EL PROYECTO:
PANORAMA DEL PROYECTO
Panorama del proyecto: Es el documento más valioso en la etapa
temprana, es necesario para tomar la decisión de continuar o no con el
proyecto. Sirve como:

1. Un instrumento de información general.

2. Una definición temprana de la meta y dirección del proyecto.

3. Un enunciado de los problemas y oportunidades a los que se

enfrentará el proyecto.

Si se aprueba continuar con el proyecto, este documento se convierte

en la base para la planeación, organización y control.
 PANORAMA DEL PROYECTO
ENUNCIAR EL PROYECTO

- ¿Qué se espera del proyecto?

- ¿Para cuándo?

- ¿Con qué recursos?

Esto puede estar definido claramente o no.

Poner por escrito una breve descripción de lo que el proyecto intenta

hacer es el primer paso para elaborar una exposición del panorama del
proyecto.
 PANORAMA DEL PROYECTO
¿Cuál es el problema/oportunidad?

Una necesidad impulsa a la realización de un proyecto. La necesidad

surge de un problema o situación (interno o externo) que amenaza o le
ofrece una oportunidad a la organización.

Se puede tratar de un producto o servicio, de un proceso o sistema

novedoso, del desarrollo de nuevos mercados. Puede durar años con
grandes costos o días con pocos costos.

En esta parte se documenta la necesidad y el beneficio que representa

para la organización realizar el proyecto.

Debe ser breve y conciso.

 PANORAMA DEL PROYECTO
¿Qué es lo que se va a hacer?

Establecer la meta del proyecto, deber ser un enunciada en forma breve

pero específica (debe ser clara para todo el “mundo”). Ejemplos:
- Escribir el informe anual (NO)
- Recibir la aprobación del informe anual (SI)

El enunciado de la meta del proyecto es importante por:

1. Es una exposición clara de lo que se va a hacer.
2. Es un evento cuya realización puede definirse.

La meta dirige el esfuerzo total, es el estándar para resolver conflictos,

aclarar expectativas, solicitar y justificar recursos. La meta es el
enunciado más importante al empezar al proyecto.
 PANORAMA DEL PROYECTO
¿Quién es el responsable del proyecto?

Solamente hay un gerente de proyecto.

Se debe informar a las personas interesadas el nombre del proyecto, su

objetivo, el gerente que estará a cargo y las fechas aproximadas de
inicio y conclusión.

Es deseable que el gerente del proyecto se identifique desde el

principio, puede no ser posible en todos los casos.

Puede ser interno o externo a la organización.

 PANORAMA DEL PROYECTO
¿Cuándo deberá terminarse el proyecto?

Es un punto básico. Dirige la atención hacia las prioridades. Inicia

actividades de planeación y elaboración de presupuestos. Existen dos
casos:

1. Plazo impuesto
El plazo es proporcionado al gerente del proyecto. Puede ser impuesto
por factores como necesidades de los clientes, el proyecto es parte de
uno mayor o programa. Puede ser factible negociar el plazo.

1. Plazo planeado y estimado

Obedece a un proceso de estimación por parte del gerente y su equipo.
Este proceso requiere tiempo.
 PANORAMA DEL PROYECTO
IDENTIFICAR LA META DEL PROYECTO

Un proyecto posee solamente una meta principal que debe lograrse y

varios objetivos que la apoyan.

Es la expresión global del propósito y la dirección hacia la que apuntan

los objetivos, actividades de trabajo y tareas. La meta cumple las
siguientes funciones:
- Define el resultado en términos del producto o servicio final.
- Es el punto de referencia constante para solucionar disputas.
- Es la guía que mantiene el curso apropiado de los objetivos y el
trabajo asociado a ellos.
La meta debe estar orientada a la acción, ser breve, sencilla, directa y
comprensible.
 PANORAMA DEL PROYECTO
IDENTIFICAR LA META DEL PROYECTO

Ejemplos:
- Preparar y lanzar el transbordador espacial Atlantis2 el 5 de marzo
de 2025, desde Cabo Cañaveral, Florida.
- Unir a Francia con Inglaterra vía un túnel cubierto y carretera
pavimentada bajo el Canal de la Mancha, y conseguir que esta obra
esté abierta al tránsito a más tardar en agosto de 1993.
- Diseñar y completar los ensayos piloto, en diciembre de 2016, de un
software que realice análisis financieros básicos para empresas
pequeñas.
- Obtener un grado de maestría en ingeniería mecánica en la
Universidad Nacional en diciembre de 2018.
Indican qué se hará y cuándo. Aunque la fecha final podría revisarse.
 PANORAMA DEL PROYECTO
HACER LISTA DE OBJETIVOS

Los objetivos son pasos importantes para lograr la meta. Suele

emplearse el término hitos. Son más precisos que la meta. Para
formular los objetivos se debe tener en cuenta:

- Específico: Sea específico al enfocar un objetivo.

- Medible: Establezca indicadores medibles del avance.
- Asignable: El objetivo deberá poder asignarse a alguien para que lo
lleve a cabo.
- Realista: Enuncie lo que puede lograrse realmente dentro del tiempo
y presupuesto establecidos.
- Ligado al tiempo: Exprese cuándo puede alcanzarse el objetivo, es
decir, su duración.
 PANORAMA DEL PROYECTO
HACER LISTA DE OBJETIVOS

Ejemplo:
El objetivo es: obtener un título pronto. Se debe revisar de acuerdo a:
- Específico: ¿Qué clase de título?
- Medible: La obtención del título
- Asignable: La persona involucrada
- Realista: ¿Cuánto costaría?
- Ligado al tiempo: ¿Cuándo sería la graduación?

Objetivo corregido: Obtener un título de maestría en ingeniería

mecánica en la Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá, en
diciembre de 2018.
 PANORAMA DEL PROYECTO
HACER LISTA DE OBJETIVOS

Al especificar objetivos se comienza a ver el proyecto en términos de

sus componentes principales.

Son un mapa que ayuda a la toma de decisiones y definen el alcance

del proyecto.

Ofrecen una base para determinar los recursos requeridos y la duración

del proyecto.
 PANORAMA DEL PROYECTO
HACER LISTA DE OBJETIVOS

Al especificar objetivos se comienza a ver el proyecto en términos de

sus componentes principales.

Son un mapa que ayuda a la toma de decisiones y definen el alcance

del proyecto.

Ofrecen una base para determinar los recursos requeridos y la duración

del proyecto.
 PANORAMA DEL PROYECTO
¿QUÉ CRITERIOS DE ÉXITO SE EMPLEARÁN PARA EVALUAR EL
PROYECTO?

Se espera que el proyecto concluya a tiempo, dentro del presupuesto y

conforme a las especificaciones.

Se pueden incluir criterios y medidas de éxito, por ejemplo:

- La introducción del nuevo producto generará ventas por
$200.000.000 el primer año.
- Asistirán a la conferencia por lo menos 250 personas.
- El nuevo sistemas de procesamiento se considerará satisfactorio si
el desperdicio de material es menor al 5%.

Medir resultados contra criterios. Revisar criterios al avanzar el plan.

 PANORAMA DEL PROYECTO
DETERMINAR RECURSOS PRELIMINARES

Recursos humanos + Materiales + Capital

Cuántos, cuándo, por cuánto tiempo.

1. Recursos determinados sin gerente: Recursos asignados

previamente. Se pueden revisar después de la planeación y
negociar.

2. Recursos determinados por gerente: Requiere un plan preliminar.

Esta alternativa es preferible. Se negocia al final de la planeación.
 PANORAMA DEL PROYECTO
IDENTIFICAR SUPOSICIONES Y RIESGOS

La idea del proyecto debe “venderse” por lo tanto debe ser un

planteamiento persuasivo.

Se debe creer en el producto o servicio final, tener confianza en su

valor, debe ser realista.

La identificación de las suposiciones y riesgos asociados a los

objetivos es un paso hacia el reconocimiento de que se comprenden
las implicaciones en la planeación y realización del proyecto.

Reflexión sobre aspectos asociados a la ejecución del proyecto.

 PANORAMA DEL PROYECTO
IDENTIFICAR SUPOSICIONES Y RIESGOS

Una guía para este paso es analizar cada objetivo haciendo las
siguientes preguntas:
1. ¿Qué recursos se requieren para completar en forma realista el
objetivo?
2. ¿Qué problemas y retrasos podrían presentarse para el logro del
objetivo?
3. ¿Qué efecto (s) tendrán estos retrasos en el presupuesto, programa
y plan global del proyecto?
4. ¿Cuáles son los posibles gastos extras de tiempo, dinero y personal
que exigirá la conclusión de este proyecto?
5. ¿Qué medidas se pueden tomar para corregir los retrasos de
objetivos dentro de las limitaciones y recursos establecidos?
 PANORAMA DEL PROYECTO
LISTA DE CONTROL DE CALIDAD DEL PANORAMA DEL PROYECTO
Sí o no
Enunciado del proyecto
- La necesidad, problema y/o oportunidad se ha enunciado en forma
clara y realista.
- Es evidente quién experimenta la necesidad.
- El beneficio/ganancia resulta evidente al leer el enunciado del
problema/oportunidad.

Meta del proyecto

- El resultado final deseado del proyecto es claro en la meta.
- El enunciado es específico, medible, ligado a tiempo y direccionado.
- Es posible lograr la meta.
- La meta se puede administrar.
 PANORAMA DEL PROYECTO
LISTA DE CONTROL DE CALIDAD DEL PANORAMA DEL PROYECTO
Sí o no

Objetivos del proyecto

- Todos los objetivos están completos y son necesarios para lograr la
meta.
- Todos los objetivos se han expresado de manera clara, sencilla y
realista.
- Todos los objetivos poseen un resultado final por conseguir,
susceptible de definición y medida.
- Todos los objetivos son específicos, medibles, asignables, realistas
y ligados al tiempo.
 PANORAMA DEL PROYECTO
LISTA DE CONTROL DE CALIDAD DEL PANORAMA DEL PROYECTO
Sí o no

Riesgos, suposiciones, interrogantes enunciados

- Todos los riesgos, suposiciones e interrogantes concernientes al
proyecto han sido expresados en este punto.
- Todos los riesgos, suposiciones e interrogantes concernientes al
proyecto son realistas y demuestran conocimientos de las
actividades a realizar.
- Los riesgos, suposiciones e interrogantes expresados permiten a los
revisores del proyecto evaluar beneficios y los costos para planear,
ejecutar y dirigir el proyecto.
 PANORAMA DEL PROYECTO
PRUEBA DEL ÁCIDO AL PANORAMA DEL PROYECTO
Sí o no

1. El panorama de proyecto, tal como se expone, es comprensible para

un extraño.
2. El panorama de proyecto, tal como se expone, puede emplearse
para “vender” el proyecto.
3. El panorama de proyecto, tal como se expone, puede utilizarse para
desarrollar un plan de acción.
4. Usted planearía, ejecutaría y dirigiría el panorama del proyecto tal
como se expone.
5. Su equipo básico de proyecto revisó y aprobó su panorama de
proyecto.