SOPORTES CONTABLES

TABLA DE CONTENIDO
Pág.

TABLA DE CONVENCIONES 1

LOGROS 4

Soportes y libros contables 4

Soportes contables 4

Comprobante de ingreso 5

Notas crédito 7

Notas débito 7

Factura de venta 7

Requisitos de la factura (Art. 617 ET) 7

Factura electrónica. Decreto 2242/15 9

Condiciones para generar Ia factura electrónica 9

Otros documentos equivalentes a Ia factura 10

Factura equivalente o documento equivalente 11

Nota de contabilidad 11

Recibo de caja menor 12

Comprobante de contabilidad 12

Libros en Ia información financiera 13

Irregularidades en los libros de Ia información financiera 13

Sanción por libros en Ia información financiera 14

Conservación y destrucción de libros 14

Libros auxiliares 15

Libros principales 16

Otros libros 17

Libros contables y Ias NIIF (NIC 8) 19

(NIC 8) políticas contables, cambios de contabilidad 19

RESUMEN 20

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA 21

SEGUIMIENTO DE AUTOAPRENDIZAJE 22
 TABLA DE CONVENCIONES

• LOGROS

• ACTVIVIDAD

• OBSERVACION

• ACTIVIDADES
DE TRABAJO
COLABORATIVO

• RESUMEN

• BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

• NEXO

SEGUIMIENTO DE AUTOAPRENDIZAJE

3
 LOGROS

De conocimiento:

• Identifica los soportes contables.

• Identifica Ias clases de libros contables.
• Identifica los procedimientos para registrar manualmente en los libros
contables.
• Identifica como funciona el software contable en el registro de Ia información.
• Entiende el esquema del registro contable.
• Identifico cómo funciona el sistema contable y el sistematizado De

desempeño:

• Realiza registros de documentos Soportes a comprobantes.

• Realiza registro de Comprobantes a libros auxiliares y cuentas control.

Realiza registros de comprobantes a libros principales.

Soportes y libros contables

Soportes contables

Los soportes de Ia información financiera son los documentos que sirven de prueba
o soporte de los registros contables. Sin documento fuente y/o soporte no hay
registros contables. Toda transacción comercial debe cuantificarse monetariamente
y necesariamente originan una cascada de documentos fuente, documentos fuente
y/o soportes, entre los que enumeramos:

4
 1. Factura comercial de venta.
2. Factura electrónica.
3. Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta.
4. Comprobante de egreso o comprobante de pago.
5. Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
6. Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
7. Nómina.
8. Planilla liquidación aportes fiscales.
9. Declaración de renta, IVA, rete fuente, CREE. etc.
10. Recibo trasferencia de fondos electrónicos.
11. Recibo de pago interbancario.
12. Comprobante de pago con tarjeta de crédito.
13. Extractos bancarios.
14. Consignaciones bancarias.
15. Recibos de caja menor.
16. Notas débito y Notas crédito.
17. Nota de contabilidad (Registros de ajuste, y Je NIIF).
18. Comprobante de contabilidad.

Los documentos fuente o documentos soporte son los medios escritos o virtuales
que con el lleno de los requisitos legales en su país, son medio probatorio al estado
(entidad fiscal socios, accionistas, proveedores, posibles inversionistas, auditores
fiscales, etc., de las inversiones, costos, gastos, ventas, ingresos, etc.; y son el
soporte de los estados financieros.

5
Comprobante de ingreso
También llamado comprobante de caja, y como su nombre lo indica respalda o
soporta los ingresos en efectivo, cheques u otros medios de recaudo. Al

comprobante de ingreso se le anexan los documentos que ratifican el recibo de los

ingresos (tirilla de Ia registradora, copia comprobante de egreso de quien realiza el
pago, consignaciones bancarias, etc.).

También llamado comprobante de pago, es el documento que respalda el pago o

desembolso de una cantidad de dinero, mediante un cheque u otro medio bancario
de pago. A este comprobante deben anexarle Ias facturas de Ia compra y demás
documentos que soporten el pago.

A partir del 2018 la DIAN solo aceptara pagos realizados por el sistema bancario
(cheque, giros, pagos interbancarios, tarjetas de crédito, etc.), para ser deducibles
en declaración de renta. Solo los gastos menores de caja menor podrán realizarse
en efectivo.
6
ACTIVIDAD

¿Qué motivos motivan al gobierno a bancarizar Ia economía, es decir, que solo

acepta pagos realizados por el sistema bancario? ¿Motivos de poder, del control,
económicos u otros?

Notas crédito Realizadas por la empresa soporta los descuentos y rebajas

(crédito) no liquidados en la factura o las devoluciones de mercancía de los
clientes, para ser descontados (disminuyen) esos valores a Ia cuenta del cliente.

Notas débito Realizada por la empresa para debitar ab cuenta de los clientes
valores adicionadas a Ias ventas o servicios como intereses, muy usados por el
sistema bancario para cobrar a los clientes intereses, GMF. Sobregiros,
comisiones, chequeas, etc.

Los anteriores 4 documentos se elaboran en original y 2 copias, una para el

archivo consecutivo, otra para el diente o beneficiario y la otra para anexar al
comprobante de contabilidad.

Factura de venta Es un título valor que al vendedor o prestador del servicio

podrá librar y entregar, remitir al comprador del bien o servicio.

Requisitos de la factura (Art. 617 ET)

7
1. Debe contar cori una numeración autorizada por Ia entidad fiscal (DIAN en
Colombia, SAT en México, SRI en Ecuador, Sil en Chale, SIJNAT en Perú, etc.) es
decir que el un número de resolución de la entidad fiscal que autoriza Ia impresión
de la factura. Este número de resolución y fecha de la resolución debe estar
impreso en la factura de venta.

2. Llevar el nombre o razón social y el número de identificación tributaria NIT

(R1JC registro único del contribuyente en Ecuador, Perú y Paraguay; RFC registro
federal del contribuyente en México, I1NC registro nacional del contribuyente en
República Dominicana) del impresor de Ia factura.

3. Debe estar denominada expresamente como factura de venta (preimpreso).

4. Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o prestar el

servicio.

5. Llevar apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o

servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

6. Tener un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo de

facturas de venta (pre-impreso).

7. Llevar Ia fecha de su expedición y fecha de vencimientos. 8.

Describir de manera específica o genética los artículos vendidos o los servicios

prestados.

9. Debe establecer el valor total de la operación.

10. Debe indicar Ia calidad del retenedor del impuesto sobre Ias ventas IVA.

11. Debe especificar tipo de régimen de contribuyente; simplificado o común

(RISE en Ecuador).

8
Factura electrónica. Decreto 2242/15
Todos los contribuyentes que pertenezcan al régimen común (RISE en Ecuador)
responsables del IVA o del impuesto al consumo a partir del año 2019 deben emitir factura
electrónica En otros países como México y Chile desde hace varios años es obligatoria la
factura electrónica.

Condiciones para generar Ia factura electrónica

9
1. Debe cumplir con los requisitos de Ia factura de venta que Ia entidad fiscal (DIAN
en Colombia, SAT en México. SRI en Ecuador. SUNAT en Perú etc.) Designa

2. Llevar numeración consecutiva autorizada por la entidad fiscal

3. Utilizar formato electrónico de generación XML establecido por Ia entidad fiscal.

4. Incluir firma digital o electrónica.

5. S. El proveedor del software de ser autorizado por Ia entidad fiscal.

6. La habilitación para expedir factura electrónica, debe actualizarse cuando cambie

de software contable, o cuando al proveedor del software se le cancele o no se le
renueve la autorización de la entidad fiscal

Otros documentos equivalentes a Ia factura

Los siguientes documentos también pueden hacer las veces de factura de venta,
dependiendo del tipo de negocio o empresa.

1. Boinas de máquinas registradoras (supermercados).

2. Soletas de ingreso a espectáculos públicos.

3. Boletos de transporte (tiquete).

4. Recibos de pago de matrículas y pensiones emitidas por establecimientos

educativos reconocidos por el gobierno.

5. La póliza de seguros, títulos de capitalización y sus respectivas comprobante, de

pago,

6. Los extractos expedidos por sociedades de fiducia fondos de Inversión, mutuos

de inversión, de valor de pensión y de cesantías.

7. la factura electrolítica emitida de un computador a otro

10
8. Factura equivalente o documento equivalente (llamada también factura de
compra).

Factura equivalente o documento equivalente

También llamada factura de compra, cuando un régimen simplificado (como NO

está obligado a facturar) vende a un régimen común este régimen común Imprime
un documento llamado factura equivalente o documento equivalente a la factura y lo
hace firmar por el régimen s4mplIfico vendedor del bien o servicio Este documento
equivalente reemplazara Ia factura que deberla entregar el régimen simplificado y
seré el soporte de pago, este debe contener:

1. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria NIT IRUC.

RITF, RIF u similar dependiendo del país) de Quien vende o presta el servicio.

2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de

factura o documento equivalente

3. Fecha de expedición.

4. Valor total de la operación.

1. 5, Valor del IVA asumido o IVA teórica

Nota de contabilidad

Elaboradas por el contador de la empresa soporta registros que no tienen soporte

contable, como son asientos por corrección. Causaciones, provisiones,
depreciaciones, ajustes, amortizaciones, valorización, ajustes por NIIF. y de cierre.

11
Recibo de caja menor
Como su nombre lo indica, para los pagos en efectivo por menor cuantía (taxis y buses,
fotocopias, restaurante, etc.), se realizan por el fondo de caja menor y se soportan con
estos rectos, cuando no hay otra facture o recibo de pago

Comprobante de contabilidad

1. Hechos económicos empresariales generan documentos fuente para clasificar.

2. A los documentos fuente se le elaboran loa comprobantes numerados (de

egreso. de ingreso. facturas etc.), y se registran en libros auxiliares (cuentas con
código de 6 o más dígitos) directamente, A cada comprobante se le anexa el
documento fuente

3. Los comprobantes clasificados, numerados y agrupados generan los

comprobantes de contabilidad del mismo concepto de ventas. De compras, de
ingreso. A cada comprobante de contabilidad numerado se le anexa todos los
comprobantes del mismo ítem y se archivan ordenadamente.

12
4. la columna parcial del comprobante de contabilidad confirma y verifica Que el
registro (realizado en el numeral # 2) en el respectivo libro auxiliar corresponda

5. los debe y haber del comprobante de contabilidad pasan a Ia cuenta control del
libro auxiliar (cuenta principal) , y a Ia respectiva cuenta en el libro diario.

6. los totales de Ias columnas de cada cuenta del libro diario pasan a Ia columna
movimiento del mes de la misma cuenta en el libro mayor.

7. los saldos de Ias cuentas del libro mayor se detallan en el libro de Inventarios y
balance.

Libros en Ia información financiera

Son los libros auxiliares y libros principales en los cuales se registran en orden
cronológico las transacciones comerciales de acuerdo a Ias normas Y principios
legales vigentes.

Los libros de la información financiera en los cuales se registran los comprobantes

de contabilidad (inicialmente en el libro diario), son el fundamento para Ia
elaboración de los estados financieros.

Desde el 2012 (decreto ley 019) los libros no requieren ser inscriptos en la cámara
de comercio, si los libros de actas, y libro de socios o accionistas.

Irregularidades en los libros de Ia información financiera

1. No llevar libros de contabilidad, si hubiere obligación de llevarlos.

2. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si surge una ley que
obligue a registrarlos (hoy no es obligación, salvo algunas entidades sin ánimo de
lucro como los conjuntos residenciales).

13
3. No exhibir los libros de contabilidad antes de cinco días, cuando Ias autoridades
tributarias lo requieran,

4. Llevar doble contabilidad

5. Tener más de cuatro meses de atraso.

6. Que los libros de contabilidad no permitan determinar Ias bases de liquidación de

impuestos o retenciones.

Sanción por libros en Ia información financiera

La sanción por irregularidad en los libros de contabilidad, es igual al mayor valor de

entre (0,5%) del patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior, sin exceder
de 20.000 UVT (440 millones de pesos aproximadamente), Además, que se
rechazan los costos, deducciones, impuestos descontables y demás conceptos que
carezcan de soporte en Ia contabilidad. También hay sanciones por no llevar la
contabilidad de acuerdo a los principios y Ias normas que le son aplicables.

Los libros de Ia información financiera por si mismo no son prueba si no están

soportados por los documentos idóneos que cumplan los requisitos legales que
respalden Ias cifras contenidas en ellos.

La información financiera (Art 50 Co Co) solamente podrá llevarse en idioma

español por el sistema de partida doble, de manera que suministre una historia
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, y sujeta a Ias
reglamentaciones que expidan el gobierne.

Conservación y destrucción de libros

Se deben conservar los libros y documentos relacionados con sus actividades, por
10 años, contados a partir del último asiento, o comprobante, siempre que se

14
garantice su reproducción exacta de los mismos, o 20 años sin requerirse la
reproducción de los mismos.

Los liquidadores de sociedades deberán guardados 5 años. Los documentos

contables con sus respectivos libros.

Libros auxiliares

Los libros auxiliares abren, amplían o detallan una cuenta principal o cuenta control
como (caja. bancos, clientes, proveedores. inventarios, etc.), que llamaremos
cuenta control (identificadas con código de 4 dígitos) en varias subcuentas o
cuentas auxiliares (identificadas con códigos de 6 dígitos o más) que detallan o
discriminan como se compone o conforma Ia cuenta control o cuenta principal.

Las cuentas de los libros auxiliares se identifican con un código de 6 (seis) o más
dígitos y son el soporte para conocer las transacciones individuales, utilizan el
sistema de saldo continuo (visto en Ia unidad N 2) y se alimentan a diario de los
comprobantes (ingreso, egreso, compras etc.), que tienen anexo los documentos
fuente. Al final del mes o antes cuando se realice el comprobante de contabilidad se
verifica que sus movimientos (débitos y créditos) coincidan completamente con Ia
columna parcial del comprobante de contabilidad.

En un sistema de información financiera sistematizada, basta con digitar

transacción por transacción en forma ordenada (comprobantes de ingreso,
comprobantes de egreso, comprobantes de nómina, notas contables, etc.) y el
software contable internamente actualiza los libros auxiliares y a su vez Ias cuentas
control o cuentas principales.

15
Cada empresa debe tener el número de libros auxiliares necesarios, para detallar
Ias cuentas principales o cuentas control identificadas con un código de4 (cuatro)
dígitos, del estado de situación financiera, de manera que facilite el entendimiento
de Ias transacciones individuales de Ia cuenta principal.

OBSERVACIONES

Los libros auxiliares utilizan sistema de saldo Continuo (Capítulo p2). Y bajo este
sistema si Ia cuenta auxiliar es de activo gasto o costo, un movimiento débito
aumenta el saldo y un movimiento crédito disminuye el saldo. SI Ia cuenta es de
pasivo, patrimonio o ingreso, un movimiento crédito aumenta el

saldo y un movimiento débito lo disminuye.

Los libros auxiliares dependen de Ia clase de empresa y Ia información que maneja,

los más usados son: Libros auxiliares de caja general, bancos, clientes,
proveedores, gastos de personal, ventas (comercio al por mayor y al por menor),
inventarios, anticipo de impuestos, IVA, retención en Ia fuente, para obligaciones
laborales, costos y gastos por pagar etc.

Libros principales

Libro diario (también llamado diario columnario), ya que físicamente es un libro

horizontalmente largo con bastantes columnas (por cada cuenta. Dos columnas:
debe y haber), en nuestro ejemplo este libro tiene 18 columnas dobles más Ias
cuentas varias. El total de los débitos y los créditos suman igual (506’678.199), Este
libro se alimenta con los saldos débito y crédito de los comprobantes de
contabilidad (en nuestro ejemplo son 10); y Ias sumas totales de débitos y créditos
de cada cuenta pasan al libro mayor y balances. Las cuentas de resultado, no
pasan al libro

16
mayor y balance, ya que se cancelan con el comprobante de contabilidad de cierre
(el N° 10 en este ejemplo), cuando realizamos el cierre del ejercicio contable.

Libro mayor: Se alimenta de los totales de los débitos y los créditos del libro diario,
que llegan a Ia columna de movimiento del mes, que posteriormente suman o
restar, con los saldos anteriores (es decir, del estado de situación financiera
anterior), para formar el nuevo saldo de Ia cuenta.

Si Ia Cuenta es de activo o saldo débito, así:

Saldo anterior (f) movimiento débito (—) movimiento crédito = saldo

Si la cuenta es de pasivo y patrimonio, es decir, saldo crédito:

Saldo anterior (-) movimiento débito (÷) movimiento crédito = saldo

Libro de inventarios: Este libro desmenuza o desglosa y clasifica en activos, pasivos

y patrimonio los saldos de las cuentas del libro mayor. Se emplea para registrar por
lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y
obligaciones de Ia empresa, es decir, de Situación financiera en forma detallada, de
tal forma que se presente una descripción mayor a Ia que se encuentra en el libro
mayor.

Otros libros

1. Libro DE ACTAS Y REGISTRO DE SOCIOS, el único libro que debe estar

registrado en cámara de comercio, y se anotaran cronológicamente Ias actas de Ias
reuniones dela asamblea o junta de socios.

2. Igualmente, Ias empresas por acciones (anónimas y SAS) tendrán un libro

registrado en cámara de comercio, para inscribir las acciones. En él se anotan
también los títulos expedidos con indicación de su número y fecha de inscripción, Ia
enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se

17
relacionen con Ias acciones, Ias prendas y demás gravámenes o limitaciones de
dominio.

LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS. Exclusivo para

comerciantes pertenecientes al régimen simplificado. No requiere ser registrado. En
él se anotarán los ingresos diarios y los egresos diarios con sus respectivos saldos.
La no presentación o el atraso del mismo dará la sanción del artículo 652 del E.T,
este libro fiscal será equivalente a Ia factura de venta, Ia sanción es por expedir
factura sin registros.

LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE FACTURACION (Dec 422/91). Decreto

nacional 1165/96. Este libro no requiere registro alguno. Los contribuyentes que en
un mismo establecimiento de comercio utilicen simultáneamente varios talonarios
de facturación, y/o el mecanismo de máquinas registradoras para facturar sus
operaciones deben llevar por cada establecimiento de comercio, un libro fiscal de
registro de facturación, en el cual previamente a Ia utilización de tales talonarios o
cintas se deben registrar los números de los talonarios que entran en uso y Ia fecha
en que ello ocurre.

La no presentación o el atraso del libro darán lugar a Ia aplicación a Ias sanciones

contempladas en los literales b) y c) el artículo 652 del ET.

Los contribuyentes que poseen varios establecimientos de comercio deberán llevar

un registro consolidado, en el cual se identifiquen los establecimientos de comercio
a través de los cuales realizan sus operaciones especificando el tipo de mecanismo
utilizado para facturar, como máquinas registradoras, talonarios de facturas u otros,
y se describe el sistema de numeración consecutiva utilizada, sea consecutiva

18
nacional, por establecimiento comercial, por departamentos o con códigos. Las
cintas de Ias máquinas registradoras empleadas deberán conservarse por dos años
a partir de Ia fecha de utilización, siempre y cuando se conserven el registro el
registro resumen de Ias mismas como soporte contable (Articulo 632 ET).

Libros contables y Ias NIIF (NIC 8)

(NIC 8) políticas contables, cambios de contabilidad

Aunque Ia norma tiene por objeto pre—escribir los criterios para seleccionar y
cambiar políticas contables (Ej.: evaluación inventarios) y aumentar la relevancia, Ia
fiabilidad y comparabilidad de los estados financieros, también establece que los
cambios en Ia información financiera, resultado de Ias estimaciones de nueva
información o nuevos acontecimientos no sor, correcciones de errores, y es un
ajuste al valor en libros de un activo o un pasivo, o el importe del consumo periódico
de un activo, y debe reconocerse en forma prospectiva (futuro) incluyendo la
utilidad o perdida en el resultado de ambos estados financieros (el periodo de
cambio y el periodo futuro).

Por tanto, Ia empresa corregirá los errores materiales del periodo anterior y también
los estados financieros o posteriores después del descubrimiento, si el cambio
afecta a ambos periodos (periodo del cambio y periodo futuro).

Recordemos que una empresa cambia una política contable cuando es requerida
por una NIIF (*) (prohíbe valuación inventarios sistema UEPS) o los resultados en
los estados financieros son materiales, si influyen en Ias decisiones económicas
tomadas por los usuarios de los estados financieros.

19
Por tanto, toda empresa revelará toda información de incertidumbre al final del
periodo sobre el que se informa, que tengan un riesgo significativo de ocasionar
ajustes significativos en el valor en libros de los activos o pasivos dentro del periodo
contable siguiente.

RESUMEN

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales
papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable,
su definición y sus principales características.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto
de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes,
de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes
intervengan en ellos o los elaboren.

20
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,
dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden
cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

Ediciones de la U. (2018). Contabilidad. En U. G. Guiza, Contabilidad financiera.

Bogotá - Colombia: 2a Edición y complementos de mi experiencia como profesional
de la contaduría pública y docente.

SEGUIMIENTO DE AUTOAPRENDIZAJE

INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA “PRINCIPIOS Y NORMATIVIDAD

CONTABLE”

UNIDAD III

Nombre y Apellidos _____________________________________ Fecha:

___________Ciudad: __________Semestre:_________

1. Sin documentos soporte no deben existir registros contables ¿Por qué?

2. ¿Qué pasa si una empresa realiza un pago de mayor cuantía en efectivo?

¿Qué pasa con la utilidad? ¿Qué pasa con los impuestos?

3. Diferencia entre nota créditos y nota débitos.

4. ¿Qué pasa si una factura de compra no cumple con los requisitos?

5. ¿Qué pasa si una factura de venta no cumple con los requisitos?

6. ¿Qué otros documentos son equivalentes a una factura?

7. ¿Cuándo se utiliza Ia factura equivalente? ¿Quién Ia imprime?

8. Diferencias entre factura de venta, factura equivalente y factura electrónica.

21
9. ¿Qué diferencia hay entre comprobante y comprobante de contabilidad en un
sistema de información manual?

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Razón de la

Actualización

2020-1 Cambio de Formato

Firma: Firma:

Nombre: Nombre:

ELABORÓ REVISÓ Y APROBÓ

22