La automatización de procesos administrativos es la utilización de

sistemas buscando hacer más fácil, efectivo y eficiente el

funcionamiento de una empresa. En general, todas las actividades que
desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte
un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que en últimas
indica cómo fluye la información dentro de la misma.

Cuando esos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de

qué áreas y qué actividades deben desarrollar dentro del proceso,
cuando se sabe qué información ingresa, se transforma y se entrega al
final de éste, se habla de un sistema y es en este momento cuando se
puede pensar en automatizar.

La automatización de un proceso corresponde a la implementación de

una tecnología para apoyar la realización de las actividades dentro del
mismo. Esta puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que
participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que
deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se
apoyan en documentos/información que ingresa, se crea y/o se
transforma.

Fuente: TOTVS
El papel de la tecnología de
información
La automatización de procesos administrativos es la aplicación de un
grupo de herramientas de software y hardware, que conforman un
sistema de información buscando aumentar su eficiencia.

Los procesos en las empresas están compuestos por aquellos que

generan información estructurada que es la que se administra y soporta
en sistemas transaccionales como contabilidad, compras, facturación,
inventarios, etc., así como en procesos que se apoyan en información
no estructurada, que se administran y apoyan en documentos externos,
en correos electrónicos, en hojas de cálculo y procesadores de texto.
Se estima que solo el 20% de la información de una empresa es
estructurada y el 80% o más es la que se considera no estructurada.

La automatización de procesos administrativos normalmente empieza

por sistematizar la información estructurada, es decir en la compra
de software ERP que atienda los procesos transaccionales; en una
segunda fase, se complementa con la automatización de procesos de
información no estructurada, que se logra por la integración de
herramientas ofimáticas (correo electrónico, hojas de cálculo,
procesador de palabras etc.) con herramientas de productividad
conocidas como soluciones ECM (Enterprise Content
Management) que traducen Gestión de Contenido
Empresarial o BPM (Business Process Management) que
traduce Gestión de Procesos de Negocio.

En ambos casos, tanto en la implementación de soluciones

transaccionales como la implementación de soluciones de
productividad, la empresa se enfrenta a retos significativos frente a la
formalización de procesos y procedimientos, a la definición de flujos
de información y en generar una estructura organizacional adecuada
para soportar el negocio.
En definitiva, contar con la tecnología y con el adecuado equilibrio
entre los dos tipos de automatización de procesos de información,
asegurará una buena gestión dentro de la empresa e impulsará su
crecimiento.

Por Mauricio Zapata,

Director Ejecutivo TOTVS Medellín-Colombia.