PROCEDIMIENTO Cédigo: | PO7-01 GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 07/28-11-19 DOCUMENTOS Pagina | 1de22 OBJETIVO Garantizar el control de la documentacion det Sistema Integrado de Gestion (SIG), considerando una correcta identificacién, estructura, emisién, distribucién y almacenamiento en las diversas areas de la organizacion ALCANCE ‘A toda la documentacién interna y extema involucrada en el Sistema Integrado de Gestion (SIG) de las empresas del Grupo Distriluz. DEFINICIONES a. Documento Controlado ‘Son los documentos del Sistema Integrado de Gestién que se encuentran registrados en la Lista Maestra de Control y Distribucién de Documentos, intemos 0 externos segun corresponda, REFERENCIAS a, _ Estandar Redaccién de documentos (EC07-01), b. 180.9001 «18014001 d. 18045001 e OHSAS 18001 RESPONSABILIDADES a. Coordinador Corporativo del SIG (CCS). Mantener actualizada en la Sede Corporativa Lima las siguientes Listas Maestras de 1) Control de los Documentos Extemos. 2) Control y Distribucién de los documentos Internos 3) De Registros, b. _ Coordinader Regional del SIG (CRS) / Coordinador de Sede del SIG (CSS), 1) Mantener actualizada en la Sede Regional las siguientes Listas Maestras de 2) Control de los Documentos Externos 3) Control y Distribucién de los documentos Internos 4) Registros. 5) _Archivar los documentos originales aprobados. 6) _Actualizar la intranet con la informacién proporcionada y replicarla © Jefe Corporativo TIC Custodia del back-Up informatico del SIG, segiin los establecido en cada empresa del Grupo Distriluz d. _Coordinador de las Unidades de Negocio SIG (CUNS)/ Coordinador Servicio Eléctrico SIG (CSES) Informar al CRS/CSS para mantener la actualizacion en la Unidad de Negocio/Servicio Eléctrico, las siguientes Listas Maestras de: Elaborado por Revisado por: Simeon Peta Pajueto | Sime6n Pena Pajulo [Gerente Corp. Desarrollo y CS ‘Coortinader Corperativo del SIG 22 de noviembre de 2019 26 de noviembre de 2012 Utes bei | WlebaliePROCEDIMIENTO. Codigo: | P07-01 GESTION Y CONTROL DE LOS Version| 07728-17-19, DOCUMENTOS Pagina: [2 de22 1) Control de los Documentos Extemnos, 2) Control y Distribucién de los Documentos Internos. 3) Registros. Coordinar la actualizacion de la intranet con la informacién proporcionada y replicarla. fe _ Usuarios de los Documentos del SIG Informar al Coordinador Cotporativo del SIG, Coordinador Regional del SIG (CRS) / Coordinador de Sede del SIG (CSS), Coordinador de las Unidades de Negocio SIG (CUNS)/ Coordinador Servicio Eléctrico SIG (CSES) sobre no conformidades y oportunidades de mejora, presentadas en los documentos y registros del SIG 6. DESCRIPCION DEL SISTEMA DOCUMENTARIO La Organizacién tiene la siguiente estructura documentaria Documentos |” Layes, Decretos, Normas, Reglamentos, Directvas, Otros Documentos Extemos Extornos {que regulan la Gestion de Las Empresas det Grupo Distiuz Directives Corporativas/ Policas Corpo ativas / Documentos de Dreccién i _ Manual del Sistema Integrado de Gestion 1 i Caracterizaciones Reglamentosicédiges | | Manuales Especifcos Dwecivasinternas | | 1 i Lineamientos! [Especttcaciones Técnicas} | Procediilertos, Hianeeriogam=s Insirocones/PETS Estandares i Mapas/Ptanos! DiagramasiGrificos I Listas / Matrices / Formato / Registros a. Documentos Externos La documentacion extema esta compuesta por aquellas Leyes, Decretos, Normas Técnicas Nacionales € Intemacionales que regulan el Sub-Sector eléctrico, asimismo, las disposiciones del Supremo Gobiemo y los documentos del cliente requeridos por el SIG de la Organizacion b. —_Documento Interno Es aquel documento elaborado por la empresa, Ejemplo: Procedimientos, Instrucciones, Manual de Organizacién y Funciones, Programas, Perfil de Puesto, Formatos y otros documentos. ‘Revigade por ‘Simeon Peta Palvelo Gerente Corp. Desarrollo y CG ‘Coordinador Corpovativo del SIG 22.de noviembre de 2018, 26 de noviembre de 2019, pregrletlse | yey facd iePROCEDIMIENTO Céeigo [ROTA Af Distrlluz GESTION Y CONTROL DE LOS Version| 07726-1718 DOCUMENTOS Paging: | 3 de 22 ¢ _Directivas Corporativas Documento que establece politicas especificas, responsabilidades, normas_y procedimientos generales de la organizacién para fines de planificacién, operacién, accion yo informacién. dP icas Corporativas Documentos que establecen declaraciones de compromiso de la alta direccién sobre temas diversos de la gestion, parte de la filosofia de la organizacién, fe. Documentos de Direccion Documentos que establece la filosofia de la organizacién frente a los eventos presentes y futuros. f. Manual del Sistema Integrado de Gestion Define el compromiso de la Organizacién con respecto al cumplimiento de la Normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 0 /SO 45001 y otras normas que se integren; establece y ‘se mantiene como soporte para la implementacién y mantenimiento del SIG e incluye la ‘siguiente informacién: 4) Elalcance del SIG, con sus justificaciones para el SGC. 2) Referencia de los procedimientos requeridos por el SIG. 3) Deseripcién de la interaccién entre los procesos del SIG. g. Caracterizacién de los Procesos La caracterizacion de los procesos son documentos que detallan en forma general el desenvolvimiento del proceso, en lo posible se considera 0 hace referencia a la siguiente informacién: 1) Proveedores 2) Entrada (datos, materia prima, otros) 3) Sub-procesos 4) Controles 5) Mecanismos 6) Recursos 7) artes Interesadas 8) Salida 9) Indicadores, h. — Reglamentos/Cédigos Conjunto de normas obligatorias de carécter general emanadas, ordenadas y aprobadas por el Directorio de la Organizacién o el Gerente General para el cumplimiento de los fines atribuidos @ un aspecto del sistema organizacional. i. Manuales Conjunto de normas estructuradas y ordenadas que describen y regulan la realizacion de algun proceso especifico de la Organizacién. CClausula 4.2.2 Manual de ta Calidad de la norma ISO 8001; Se incuye también Ia forma como la Organizacion cumple con los requisits de las normas ISO 14001, 150 45001 y/o OHSAS 18001. Eiaborado por Revieado por. ‘Rprobado por ‘Simedn Peta Pajuslo ‘Smesn Pella Pajuoio Gerente Corp, Desarrollo y OG Coordinador Corporativo del SIG 22 de novembre de 2018 26 de noviembre de 2018 realli] yen tad fs4 ; PROCEDIMIENTO Céaige:_[ PO7-01 iG Dlsteiluz GESTION Y CONTROL DE LOS Version: _| 0726-11-18 DOCUMENTOS Pagina: | 4 de 22 j. _ Directivas Internas Documento que establece politicas especificas, responsabilidades, normas_ y procedimientos generales para accién y/o de informacion, de aplicacién a nivel Regional. k Planes Conjunto de acciones interretacionadas y orientadas para el logro de un determinado objetivo de la Organizacién Programas Conjunto de actividades a realizar orientadas para el logro de un determinado objetivo de la Organizacién, que en la mayoria de los casos podria incluir. recursos a utilizar, fechas, duracién entre otros. m. _ Especificaciones Técnicas Documentos que especifican las caracteristicas técnicas de los materiales (suministros tecnicos) a adquirirse en los procesos logisticos. n.— Estandar Son documentos que normalizan el desarrollo de las actividades, cumpliendo con pardmetros de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Proteccion del Medio Ambiente. ©. Procedimiento: Descripcién general para llevar a cabo un proceso indicando las responsabilidades y documentos involucrados. Pp. Instruccién: Descripcién detallada para llevar a cabo actividades que forman parte de un proceso indicando las responsabilidades y documentos involucrados. 4. Lineamientos Los Lineamientos son documentos que detallan como se realizan tareas especificas dentro de un proceso. © Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS) Son documentos que detallan la forma especifica de efectuar una actividad por un area o tuna persona especifica, contemplando disposiciones de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente. s. Mapas, Diagramas, Planos Documentos que explican en forma gréfica elementos eléctricos u similares propios del negocio, t Listas y Matrices Son documentos especiales que contienen el inventario 0 enumeraciones de elementos importantes para el desarrollo de un proceso. Elabarado por: | Revisade por: /Sime6n Pea Pajuelo ‘Simeén Petia Pajueto /Gerente Corp. Desarrollo y CG ‘Coordinader Corporativo del SIG /22'de noviembre de 2019, 136 do noviembre da 20:9, Ydeglec de] YbsyefanalgeePROCEDIMIENTO Cédigo._[ PO7-01 | b Distriluz GESTION Y CONTROL DE LOS Version: _| 07/28-11-19 DOCUMENTOS Pagina: [5 de 22 4. Formatos ‘Son documentos especiales, que tienen una estructura que facilita registrar las actividades ejecutadas v. — Registos Son todos actividades los documentos que proveen evidencias objetivas (informacién) de las efectuadas o de los resultados obtenidos. Los registros son considerados un tipo especial de documento y se controlan de acuerdo a lo detallado en la Lista Maestra de Registros, No todos los registros son generados en formatos codificados, w, Decumentacién Interna: [(Cédigo | Deseripcién [pc Directivas Corporativas — — i) ‘Documento de Direccién PC. Politica Corporativa [MSIG | Manual del Sistema Integrado de Gestion _ PNN | Proceso (NN numero del proceso identficado en el SIG) [c Caracterizacion Raa___| Reglamento Co. Codigo ——————— Maa___| Manual Espectfico D Directiva Interna PL Planes PR. Programas ET Especificaciones Técnicas E Estandar P Procedimiento ' Instruccién Para el caso de Electrocentro ser P(R/A/DIC): R Instrucciones de la Gerencia Regional, A de la Gerencia de Administracion, D de la Gerencia Técnica y C de la Gerencia Comercial, en el caso de existir dos instrucciones del mismo tema con algunas variaciones, se puede adicionar las letras alfabéticas. c Tineamientos Para el caso de Electrocentro seré P(R/A/DIC)N-item: R Instrucciones de la Gerencia Regional, A de la Gerencia de Administracién, D de la Gerencia Técnica y C de la Gerencia Comercial, N es el niimero de la instruccion a la que alimenta el lineamiento, y M_es el numero del lineamiento. PETS | Procedimiento escrito de trabajo seguro FE Formato MP Mapas DU Diagramas Unifilares NA ‘Sin Codigo, registros que no se derivan de un formato x, Documenta .cion Externa Los documentos externos son identificados por la Gerencia Corporativa de Asesoria Legal Gerencia Corporativa de Desarrollo y Control de Gestion, Jefaturas de Calidad y Fiscalizacion y Jefatura de Asesoria Legal, y son implementados en la organizacién teniendo en cuenta lo descrite en el Anexo A, del presente procedimiento. Elabarado pore Simedn Pera Pajucio Gerente Corp. Desarrol 22 de noviemore de 2018 Ghee HE” Ravisado par ‘Simeon Peta Paluch Cooreinador Corporatve del SIG 26 de noviembre de 2018, oy CGPROCEDIMIENTO ‘Cédigo: | PO7-01 ] 54 GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 0728-11-19 DOCUMENTOS Pagina: | 6 de 22 Estén considerados dentro de los documentos externos a controlar y difundir, los de aplicacién a una zona geogréfica especifica declarada por la autoridad (Nacional, Regional © Local) o de condiciones de emergencia con una vigencia temporal, estando sujeto a lo descrito en el Anexo A. 7. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS: a CONTROL Y DISTRIBUCION DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS, 1) Validacién de ta Documentacién: Se validaran con las firmas de los responsables en el pie de pagina del documento original, segun el Anexo B: “Tabla de Responsabilidades para el Control de los Documentos" Elaborado por Revisado por Revisado por ‘Aprobado por | Elaborado por: Revisado por [Aprobado por. Debido a la naturaleza del documento, en algunos casos para los mapas, diagramas, y planos, la etiqueta de validacién estara en la parte principal e inferior del documento y para los formatos en la parte posterior del mismo. 2) Identificacién de la copia del documento. a) Copia Controlada: Las areas que no tengan acceso a intranet o quien lo solicite, con el debido sustento que cortesponda, mantendran una copia del documento del Sistema Integrado de Gestién (SIG) que le compete, el cual seré solicitado y gestionado por el responsable del area. Para idenlificar este documento se coloca una indicacién de copia controlada con el siguiente sello en color verde que sera colocado en la primera hoja del documento de preferencia en el lado inferior, el mismo que valida la actualizacién de la copia controlada de color verde: G4 > COPIA CONTROLADA Flaborado por Revieado por Simesn Peta Pajvelo Simeén Pefa Pajuelo Geronte Corp. Desarrote y CG Cocrdinador Cerporative del SIG 22 de noviembre de 2018 26 de noviembre de 2018 Udesgefetbate | deededPROCEDIMIENTO Codigo: | PO7-01 p4 Distrituz GESTION Y CONTROL DE LOS Versén:_| 0720-11-18 DOCUMENTOS Pagina: | 7 de 22 ) °) El nimero de la copia controlada sera siempre el mismo, en el Anexo C “Lista de Distribucion de los Documentos del Sistema Integrado de Gestién (SIG)", se detalla el ntimero que corresponde a cada area por empresa regional. El informar al Coordinador Corporativo del SIG, Coordinador Regional del SIG (CRS) / Coordinador de Sede del SIG (CSS), Coordinador de Unidad de Negocio del SIG (CUNS), Coordinador en el Servicio Eléctrico Mayor del SIG (CSEMS), realizaran la distribucién de copias de documentos del Sistema Integrado de Gestion (SIG), en sus areas de influencia, evidenciandolo con un cargo de entrega, para que sea controiado en la ‘Lista Maestra de Control y Distribucién de Documentos Intemos' Para el caso de los diagramas uniflares de Centrales, Sub Estaciones de Transformacion y alimentadores de media tensién, el personal que utiliza estos documentos los podra imprimir directamente de la intranet, para lo cual en su trabajo diario deberan asegurarse de utilizar la ultima version Copia No Controlada: Cuando se requiera una copia de un documento del Sistema Integrado de Gestion (SIG) para su empleo, revision, marketing o cuando la Gerencia General, Gerencia Regional, Coordinador Corporativo del SIG, Coordinador Regional del SIG (CRS) asi lo disponga, el documento se identifica en todas las hojas con una indicacién de Copia No Controlada. Puede ser una marca de agua 0 el siguiente rétula (impreso 0 seliado de color azul): F4 corsecnpo> COPIA NO CONTROLADA El disefio del sistema informatico no permite proporcionar copias de los documentos del Sistema Integrado de Gestion (SIG) pero en caso se obtenga una copia electronica y que sea impresa, esta seré considerada como una copia no controlada. Copia Obsolete: Cuando se cambie de versién a un documento de calidad, el documento original de la version a reemplazar se identificara en todas las hojas con el siguiente sello color rojo “Zp -> ‘COPIA OBSOLETA ee — | Los documentos originales obsoletos se guardaran, si fuera necesario, en el archivador “Documentos Obsoletos’, en custodia del Coordinador Corporativo del SIG, Coordinador Regional del SIG (CRS), Coordinador de Unidad de Negocio del SIG (CUNS), Coordinador en el Servicio Eléctrico del SIG (CSES), el tiempo que sea necesario segun la relevancia del mismo. En caso de requerirse por algin area copia de! documento obsoleto, se emitira la copia con el sello o marca de agua respectiva (COPIA OBSOLETA), ‘Elaborado por: Revisado por: ‘Simeon Pefia Paulo ‘Simeén Pefa Pajuelo Gerante Corp. Desarrlioy CG Coordinador Corporativo del SIG 22 da noviembre de 2018 26 de noviembre de 2019 Gheplesbie theePROCEDIMIENTO Cédigo: [POT01 | Distrituz GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 07/28-11-18 | DOCUMENTOS Pagina: | 8 de 22 | a) Cuando se incluya un parrafo, se cambie y/o modifique el contenido de éste, se utiliza letra arial 10 cursiva negrita, para identificar la diferencia con el documento anterior. b) Cuando se excluye un parrafo y se necesite identificar lo que se excluy6, se coloca la letra "X" en negrita cursiva. ©) Para los casos de modificaciones sustanciales en todo el documento, se asignara la version siguiente segun corresponda, pero en el contenido no se aplicaré el control de cambios, 4) La identificacion de los cambios en los formatos se realiza solamente con el cambio del némero de versién y la fecha que corresponda €) En caso de que algun documento presentara algiin error de digitacién, el CCS, CRS 0 CSS procedera a corregir manualmente segin corresponda, colocando un visto, f) La Distribucién de documentos se evidencia a través del formato Cargo de Entrega {FC07-01-01), debiendose entregar la copia obsoleta para su posterior desecho y se contfola en la ‘Lista Maestra de Control y Distribucion de Documentos Internos”, 9) Toda la documentacién se conservard en condiciones adecuadas para prevenir su pérdida, dafio 0 deterioro. h) Las copias controiadas de los documentos del Sistema Integrado de Gestion (SIG) cuya version no esté vigente se recuperan y seran destruidas por el Coordinador Corporative del SIG, Coordinador Regional de! SIG (CRS) en sus areas de influencia b. CONTROL Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS, 1) 2) 3) Elaborado por: Revisado por: ‘Simeon Petia Pajuelo Simeén Pena Palusto Gerante Corp. Desarrollo y OG Goorsinador Corporative del SIG 22de noviembre de 2019 26 de naviembre de 2019, Ay) sade) Wg ded Para el caso de documentos externos, el control se realiza mediante el Control y Distribucién de los Documentos Externos, del Site de la Intranet. El Gerente Corporativo del Asesoria Legal x. el Jefe del Area Legal y el Jefe de Calidad y Fiscalizacion podran tener un original o copia de los documentos externos; los mismos que estaran controlados a través del Control y Distribucién de los Documentos Extemos, del Site de la Intranet. Las copias de documentos extemos que se encuentren en las demés areas, serén consideradas como no controladas, exceptuando los casos que requieran control y que el CCS, CRS, CSS, CUNS 6 SES haya indicado dicho control y Distribucion de los Documentos Externos, del Site de ia Intranet. El sello de copia controlada a utilizar es similar al de documentos internos Los trabajadores podrdn acceder a los documentos externos controlados en ia Intranet, de requerir una copia impresa, deberan solictarlo mediante sus superiores al Coordinador Corporativo del SIG, Coordinador Regional del SIG (CRS), Coordinador de Unidad de Negocio del SIG (CUNS), Coordinador en el Servicio Eléctrico del SIG (CSES), de acuerdo a su zona de influencia evidencidndolo con un ‘cargo de entrega que posteriormente debera ser envviado al Coordinador CorporativoIF PROCEDIMIENTO Cédigo: | PO7-01 Distriluz GESTION Y CONTROL DELOS Version: | 07728-17-78 DOCUMENTOS Pagina: | 9 de 22 4) del SIG, Coordinador Regional del SIG (CRS) ylo Coordinador de Sede del SIG (CSS), Seguin corresponda, para que sea controlado en el Site det Intranet. Si existiera un cambio en una norma externa que suponga cambios en muchos documentos del Sistema Integrado de Gestion (SIG), estos se haran paulatinamente, asimismo deberd generarse un registro (Resolucién) de la Gerencia General o Gerencia regional, segin corresponda, indicando que donde se mencione el documento obsoleto, debe tomarse en cuenta el nuevo documento vigente c. CONTROL DE REGISTROS. 1) 2) 3) 4) 5) Los registros se llenan de manera legible y de facil reconocimiento. ‘Cuando no corresponde llenar un casillefo, se debe tacher con una linea, lo que evidencia que no se llena, porque no se aplica en esa situacion. Si existieran equivocaciones, se tacha con una linea poniendo una ribrica de la persona que la efectia y se coloca el dato corregido. Coordinador Corporativo del SIG (CCS), Coordinador Regional del SIG (CRS) / Coordinador de Sede del SIG (CSS), Coordinador de las Unidades de Negocio SIG {CUNS)! Coordinador Servicio Eléctrico Mayor SIG (CSES) controlan en la Lista Maestra de Registros, el inventario de los registros del Sistema Integrado de Gestion (SIG) generados en sus respectivas zonas de influencia, La Lista Maestra de Registros se llena de la siguiente manera’ a) Area (Proceso. b) Se identifica al area/proceso que describe el inventaro. c) Responsable de la custodia. d) Fecha del inventario. ©) _Identiicacién.- A través de la designacion: (1) Nombre del registro. (2) Cédigo del registro (en caso de utiizarse formato). (3) Documento de referencia (procedimiento 0 instruccién en que se establece el uso det registro). f) _Almacenamiento y Recuperacién - A través de la designacion’ (1) Responsable de archivar o tener en custodia dicho registro. (Se menciona el cargo de la persona). (2) Nombre del archivador donde se encuentra el registro (Puede ser archivado de manera digital). (3) Clasificacion.- La forma de clasificar dichos registros en el archivador 0 digitaimente, 9) Proteccién, retencién y disposicién.- A través de la designacion: (1) Acceso.- Persona que tiene acceso a los registros. (Se menciona el ‘cargo de la persona). (2) Tiempo Activo-Tiempo que debe permanecer los registros en archivo activo (en el area de trabajo o al alcance) (3) Disposicién Final.- (4) Archivo Pasivo (AP). Se detalla et tiempo de almacenamiento en el archivo pasivo, teniendo en consideracién las reglamentaciones existentes, al termina de dicho periodo se destruira (5) _Destruccién (D).- Al término de almacenamiento en archivo activo se destruira d, __ IMPRESION DE DOCUMENTOS: La impresion de los documentos originales, copias controladas y copia no controlada se debera realizar por ambas caras de la hoja, salvo excepciones justificables. Elaborado por: Revisado por: ‘Aprobado por ‘Smeén Pefia Pajuelo ‘Simeon Pefia Paluelo Gerente Corp, Desarrollo y CS Coordinator Corporativo del SIG 22'de noviembre do 2018, 28de noviembre de 2019 ut eles | eyleotPROCEDIMIENTO Céaigo. | POTaT 4 Distrituz GESTION Y CONTROL DE LOS Versién: | 0778-11-10 DOCUMENTOS Pagina; | 10 de22 fe. _ CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN EL SISTEMA INFORMATICO. El Jefe Corporativo de TI es responsable de almacenar la Inforracién del Sistema integrado de Gestién (SIG) a través de Back Up del Sistema Informatio. La actualizacién de la informacién del Sistema Integrado de Gestién (SIG) en la intranet estar a cargo del Coordinador Corporativo del SIG, Coordinador Regional del SIG (CRS) / Coordinador de Sede del SIG (CSS), asimismo el mantenimiento de este medio de difusion estara a cargo del Jefe Corporativo de TI 8 DESARROLLO a. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS, El diagrama de flujo del proceso esté detallado en el Anexo A. b. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS, El diagrama de flujo esta detallado en el Anexo B. c. CONTROL DE REGISTROS El diagrama de flujo esta detallado en ef Anexo C. REGISTROS, Cargo de Entrega (FC07-01-01). a Lista Maestra de Registros, Lista Maestra de Control y Distribucién de Documentos Internos Lista Maestra de Control y Distribucion de Documentos Externos 10. ANEXOS. ‘Anexo A: El diagrama de flujo del proceso CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS. ‘Anexo B: El diagrama de flujo del proceso CONTROL DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS ‘Anexo C: El diagrama de fluo CONTROL DE REGISTROS ‘Anexo D: “Tabla de Responsabilidades para el Control de jos Documentos". ‘Anexo E: "Lista de Distribucion del Sistema Documentario” paoge Elaborado por Revisado por. ‘Smedn Pavia Pajuslo ‘Simoén Peta Pajuelo Gerente Corp. Desarrollo y CG Coordinador Corporativo del SIG 22de noviembre de 2019 26de noviembre de 2019 Gteyelesdte [OctalPROCEDIMIENTO Cédigo[ POT-OF piste GESTION Y CONTROL DE LOS ‘Version: | 0728-17-19 DOCUMENTOS Pagina: | 11de22 ANEXOA DIAGRAMA DE FLUIO ‘CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS = |] << : Elaboradio por: Revisado por: ‘Aprobado por: Simedn Peta Pajislo ‘Simeon Pea Pajuelo ‘avier lure Rosado Gerente Corp. Desarrollo y CG Coordinader Corporativo del SIG_—_| Ge 22 de novembre de 2019 26 de noviemre 30 2019 281PROCEDIMIENTO ‘Codigo: | P07-01 GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 07/28-11-19 DOCUMENTOS Pagina: | 12 de 22 ANEXO B DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DELOS DOCUMENTOS INTERNOS i i A Veer exces __ Eiaborado por ‘Same6n Petia Paluslo Gorente Corp. Desaralio y CG Goorcinador Corporativo del SIG 22.de novembre de 2019 eth Rovisado por ‘Simeon Pena Pajuslo 28.de noviembre de 2019, eles |PROCEDIMIENTO 07-01 GESTION Y CONTROL DE LOS 07/28-11-19 DOCUMENTOS Pagina: | 13de 22 sexo ouceaMa DE LUO contro oe ReastRos ramets © prahewes arate a, TSCA SN, copeatiath omy cena “caoauoaer ae = | | er ‘Smesn Petia Pajualo [Gerente Corp. Desarrollo y CG 122 de noviembre de 2018 Yrogedecd | ey eed Be Revigado por: ‘Simeen Peta Paluelo Coordinador Corporativo del SIG 26de novembre de 2019,th teth Ser yh 5h0z 9p axquseinou op cz 6102 p ascumnou 9p zz ‘91S ep omeiodiog peuped| 99 K ojouleseq "d0O aIUe:D ojanied euog vos ‘fanaa eee woul ‘aod opagosdy od Opesinea, ‘tod opesoqeia soli oj uoieqnide 2 opup oussH0 09 UPDIe! ep eUae Ups ap oseU | eR OpLOEY Sols So] RIDER And fIRUED sUaIEDY9 98 “eUD}SIC fe 0d SeREcoIde scOUNaOP ap SomCD SO) IE [E)av95 bouaiog et 0d voaecosle vaio ns wie’ 51g oNtLouIog sopeUpIOGD Pe od SopesAal ues SoRIIOUN, sauig 50 10d sopeoqee SoRna0p so ‘ugRSED ep fankDg K ofowesag ap aAgerodloD ear ; {e218 o9ue3 30d ep pandas upDeqade es) epuedseu> unBas 21:04. : orto owauspenai jo oo vosen eB e| Ue eaide 95 1 SYSHO ewou Sy y eIanE 2 I peplun en seer ‘3907NND ISO UD youequt ein (99) | yeuenuleIA (uo 9 $90) yeueRu} eA (S90) yenweg 1u8H41 BA revenuy 7euEnw A oR 7euegul ei puenut ein eqaweueoeuy 3S07NNO/S9/80 | _38D/NND/SD/4D joven ein (soo) | yuenul ein GD re ry ed voonanas 9/91 uO ND 19918 aves ein (soo) | iauenu eA D9 890) tovenul®ia(so0) | tavenu| era (699) od uponansia mea W000 (29009 m19109 iesu99 aun.99| wove5 anv 1 gu sia soveo ewe vesoue5 210109 | 4 opego evotioy aware, evox 10199 trevegonsieo eto) pe |. amend voummayg | tod opeaoxdy oo ee suo 849/899 $00 $09 Pepe) 228 $90 $99 aod opesmay waiy ap aier Taiy ap ar way wp 976 WANED anqeedog ar vary op 91005 eaiy 99 aI congeroaung af 0 21895 - enieioding eae oa ease ep an409 soxgesuodsoy sogesvodsoy saigesuodsou sagesvocsoy ‘sajeuoley sea ‘sejeuoibey sean ‘9p oauog K ojfeuieseg sejeuoiBoy sea A ojjouesog op senyeiodiog sean sod opayonetg neuIBay Sealy eUoIGSY FELY | 6 onyesodi09 aqUa/eD, (Soy seauy ‘onyesodion eyuesey | SeMIOdON sHary amen + £002'10081 s¥SHO = ‘0¢:}0089 Os seowions yjedeg -apuea seumBe10 | —G102:L00r Os, wov2au 261009 ‘sede '20uei stozsieee ap soquaunaoq senjesodiog ‘seire0 Sia soe osiewiou epeisounsop : si ‘eauoaiig Uppensuy Lpjoruuoju seaniiod tentem 2 selvowupe201e ‘seuo}per T2819 ‘SOINaWiN2O0 S01 30 10¥LNOD Ta Vava SAaVaMIBYSNOdS3U 30 VievEL aoxany zeprr | euibea SOLNAINNDOg ‘upisseA, $0730 ONLNOD ANQILSID zni3sia 081899 OLNAINIGSD0Nd- PROCEDIMIENTO Gasigo:_| PO7-01 r4 piseniue GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 0728-11-18 DOCUMENTOS Pagina: | 15 de 22 ANEXOE LUSTA DE DISTRIBUCION DEL SISTEMA DOCUMENTARIO Cuando se requiera distribuir documentos en forma fisica estos tendran la siguiente numeracién de Copia Controlada: 4. SEDE DISTRILUZ Ares ‘Responsable / Custodia N° Copia, Gorencia Gener Gerente General oF CGorenia Corporatva de Adminstracén y Finanzae carne upereivs de arrose @ Gerencia Corporativa de Proyectos Gerente Corporativo de Proyectos: KJ Gerencia Corporativa Comercial Gerente Corporativo Comercial 4 ‘Gerencia Corporativa Técnica x Gerente Corporativo Técnico x = Gerencia Corporativa de Asesoria Legal x Gerente Corporativo de Asesoria Legal x 6 efaura Corporal Tearoiglas Gea IfoTTRCERY “Tele Comporaive de Tecnaagias dela oF Comunicaciones infomacba y Contneacones, Jefatura Corporative Logistica Jefe Corporative de Logistica " Goortinador Carporative SIG Coordinador Corporativo SIG 8 Gerente Cxporatve de Dosaraloy 0 Gorencia Corporatva de Desarol y Cont ce Gestion | Gerente Corporal Jefatura Corporativa de Gestion de Personas Jefe Corporativo de Gestién de Personas: W ‘iiina de Cumpliniento Normative y revencion ‘jacutva Corporaiva de Cunpliniento a Anicomnpetan Normative y Prevencion Andorupetén Elaborado por ‘Simacn Pefa Pajusto Gerente Corp, Desarrolo y C& 22de noviembre de 2019, Revisado por: Simeon Peta Pajuelo Coorsinader Corporative del SIG 26 cs noviembre de 2019, Hegel | qopletelePROCEDIMIENTO Codigo: | PO7-01 GESTION Y CONTROL DE LOS Versién: | 0729-19-18 DOCUMENTOS Pagina: | 1640 22 2 ELECTRONOROESTE (ENOSA) 2.4 SEDE REGIONAL DE ENOSA Area Responsable Custodia N° Copia Garecia Regal Fare Rago 7 Stes RERTRSTSEERY FRSRERS Saree RSTO FAS 7 Serena Comer Gort Care 5 Serene Teas erat Toca 7 (a8 RESTA Se PS TEER PTR 5 ‘Area Legai ~ ‘Jefe de Asesoria Legal 6 aS TERUG Ge STRES BRAT 7 Logistica Jefe de Logistica t 18 ‘Area de Calidad y Fscalzacién “Tele de Calidad y Fisealeacion “Tete de i Unda de Mantaniniento Ge Uri de Gan Operecoes | Bae ge Una ae TORTS | i Ca Pa TW URE COATT PTB 2 | Responsable Regional SIG ‘Responsable Regional SIG cay Und oe Marana Geers SR nine rie Te ™ Uied de Maronite de Tans TG ERT TTS oS 25 _ | Jefe de Recursos Humanos a Gerencia de Desarrollo y Control de Gestion ———— F Gestion Responsable Regional SIG Responsable Regional SIG Originates 2.2 UNIDADES DE NEGOCIO y SERVICIO MAYOR ENOSA Area Responsable / Custodia NW’ Copia UNIDAD DE NEGOGIO TUNBES ete de Unidad 0 Unidad de AaTnISTaCION “ete Reminraive a Unidad Comercar “ete Comarca a Unidad de Bisnbuson “ete Disiioucian rc Elaborado por ‘Simesn Pefia Pajuelo ‘Geronte Corp, Desarrollo y CG 22 de noviembre de 2018 Ubegefnd $F ede Ravieado por ‘Seren Peta Paluslo Goordinader Corporativo del SIG roviemore de 2019 geldPROCEDIMIENTO Codigo: _| PO7-01 Diese GESTION Y CONTROL DE LOS Version’ | 07728-17-19 DOCUMENTOS Pagina: | 17 4022 ‘Area Responsable / Custodia (N° Copia Noa fede Uni a peer ‘Ge Acministracion ‘VJete Administrative a5 [prided Comarca ‘ate Conersat co aaa oe iar BEn ate DSB 7 INIDAD DE NEGOCIO SULLANA 1 Jefe de Unidad 48 ae 3 RSE [ete REPT = [prea Comeraar te Comercial % a ae OTE ete Otbucen a JNIDAD DE NEGOCIO PAITA Jefe de Unidad 82 ] a de RESET ae Rana a) ida Comercial ae Comercial s rida oe DDI ee Dabo = INIDAD DE NEGOCIO SUGUREALES “ete de Unda [_e Inidad de Administracion ete Administrative T 3 ad Comarca "Tee Comarca o rad de Diskibucon ete Dsibueion = SERGIO WAVOR SECHURA Tete Bans | ad de RERAETA Fates Aaminiavaive a aad Comarca parser Come B 5 de Duc peo DRTTGR @ [eceora Legal Tobe Pisesor Legal Co Fsesora Lege Taare PiseearLegat a Fsezoria Legal Sutana ar Legal e Pssarta Legal Pata jRsevor Lena e Elaborado por: Revisado por: Smecn Peta Pajvelo Simeon Peta Pajueto Gorents Comp Desarotloy CG | Coorinader Corporatio del SIG 22 de noviembre 0 2019 $5.denoverore oe 20% Merle Ubertia PROCEDIMIENTO Cosigo | POT-O1 r pistritiae GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 07128-17-18 DOCUMENTOS Pagina: _| 18 de 22 3. ELECTRONORTE (ENSA) 3.1 SEDE REGIONAL DE ENSA ‘Area “Responsable Cusiodia, NP Copia’ ‘Gerencia Regional Gerente Repional | Gerencia Administracion y Finanzas Gerente Administracion y Finanzas: ij Geraci Comer erent Garercial 8 Gerencia Tecnico Gerente Técnico = Area Administracion de Proyectos Jefe de Proyectos 6 Area Legal Jefe de Asesoria Legal 16 Area de Teenologias de la Informacién Jefe de TI 7 Logistica Jefe de Logistica * Area de Calidad y Fiscalizacién Jefe de Calidad y Fiscalizacion hed ‘Unie de Matennieno do Darou Begg Utd ae Maier oe % Une de Cana de Opracones 2 UREN ODT COAT a Unidad de Contro! de Perdidas Jefe de la Unidad de Control de Perdidas 22 Responsable Regional SIG Responsable Regional SIG 3 Uned de Merteniiento de Generacn ee i Unies de Manteno ae ig Unced de Martenieio de Taneman el i ride ae arene ae 3B Unidad de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos: s Responsabe Regional IG Responsable Regional SIG Taare UNIDADES DE NEGOCIO DE ENSA [ ‘Kea Reqpeeane Cmte WConia [UNIDAD OF NEGOCIO CAIAMARCA CENTRO fede Unido “ ned de Adinisrcn Tote Adina = [Unidas Comercial Jafe Comerciat ® |_ Unidad Técnica Jefe Técnico +. UNIDAD DE NEGOCIO SUCURSALES efe do Unidad a | Unidad de Administracion Jefe Administrative «a ‘Unidad Comercial Jefe Comercial - Unidad Técnica Jofe Técnico ar 3.3 SERVICIOS ELECTRICOS DE ENSA Area ‘Responsable / Custodio N° Copia Servicio Electrica Chota ‘Superviser de Servicio * Senvicio Eléctrica utero ‘Supervisor de Servicio ss Servicio Eléctrico Querocato Supervisor de Servicio s Servicio Eiéctrico Chiclayo Este ‘Supervisor de Servicio ar {Elaborado por: Revisado por Simeon Peta Pajuaio ‘Simeon Pena Pajuelo Gerente Corp. Desarralo y OG Coorinador Corporativo del SIG 22 de noviemare 36 2019 26.00 noviembre de 2019, Wega sli) YbogleeelPROCEDIMIENTO Cidigor | PO7-0% piscnnuz| GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 07228-17-18, DOCUMENTOS Pagina: | 19 de 22 ‘Servicio Eléctrico Chiclayo Nor Este ‘Supervisor de Servicio = _| ‘Servicio Eléctrico Chiclayo Chongayape Cesena 59 ‘Servicio Eléctrico Chiclayo Niepos-Oyotun ppeqeog ce Saree o 4 HIDRANDINA S.A. 4.1 SEDE REGIONAL DE HIDRANDINA t ‘Kees ‘Responsable Gustodia: ‘NE Copia Gerencia Regional Gerente Regional a | Gerencia de Administracin y Finanzas: Gerente de Administraciony Finanzas | 1 Gerencia Comercial — ‘Gerente Comercial 3 Gerencia de Técnica Gerente de Técnico hed Area Administracién de Proyectos ele de Administracion de Proyectos 15 Area Legal Jete de Asesoria Lagal 6 ea de Tecraleies dela inomacony Comunacones | jefe eanaalas deta iomraciony 7 Area Logistica Jefe de Logistica ¥ Area de Calidad y Fiscalizacién Jefe de Calidad y Fiscalizacion = Una ge Mantermierte de Dbacon ‘ele da Ura de Maneriniarto de ® ‘Tlie e Guibol te Opener cos URIST GS Va Co zi Unidad de Control de Perdidas Jefe de la Unidad de Contra de Perdidas 2 ‘Responsable Regional SIG ‘Responsable Regional SIG 23 Unided do Martorimionto de Generacn ee ee Une de Mantenmieto de 2 Und de Martens de Taran dole de Una to Waren do s Unidad de Recursos Humanos: Jefe de Recursos Humanos eS Responsable Regional SIG Responsable Regional SIG Se 4.2 UNIDADES DE NEGOCIO HIDRANDINA ‘Kea Respensabie / Custodia (NP Copia UNIDAD DE NEGOCIO CHIMBOTE Jefe de Unidad | 40 Unidad de Administracin | Jefe Administrativo a ‘Unidad Comercial Jefe Comercial a ‘Unidad Tecnica Jefe Técnico _ UNIDAD DE NEGOCIO LA LIBERTAD NORTE. Jefe de Unidad = Unidad de Administracién Jefe Administrative & ‘Unidad Comercial Jefe Comercial | * Unidad Téeniea ‘ele Técnico a | UNIDAD DE NEGOCIO CAJAMARCA Jefe de Unidad ae Unidad de Administracion Jefe Administrative a isado por: ‘Simeon Pefa Paiue’o Gerente Corp. Desarrollo y C6 22.40 nowemra de 2019 L Perdeslir | ‘Elaborado por: ‘Simesn Pera Pajuclo {Coordinader Corporative del SIG 36 de noviembre de 2079 PrengefenedFA pistriluz PROCEDIMIENTO Cécigo: | PO7-01 FG Oistelluz GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 07728-11-19 DOCUMENTOS Pagina: | 20 de 22 ‘Unidad Comercial Jefe Comercial a ‘Unidad Técnica 7 Jefe Técnico oT UNIDAD DE NEGOCIO HUARAZ Jefe de Unidad o Unidad de Administracion Jefe Administrative F ‘Unidad Comercial Jefe Comercial y Unidad Tecnica Jefe Técnico 5 Asesoria Legal Chimbote Asesor Legal e ‘Asesoria Legal La Libertad Norte ‘Asesor Legal oF ‘Asesoria Legal Cajamarca ‘Asesor Legal Ld Asesoria Legal Huaraz Asesor Legal = 4.3 SERVICIOS ELECTRICOS HIDRANDINA ‘ea “Resparaane] Cieas Weicenie ‘Senvicio Electrics Vira ‘Supervisor de Servicio bal ‘Servicio Eiéctrico Otuzco: ‘Superviser de Servicio ar | Senicio Electric Santiago Chuco ‘Supervisor de Servicio = Servicio Eléctrico Huamachuco ‘Supervisor de Servicio wo | Senco Eiéetico Tayabamba ‘Supervisor de Servicio w Servicio Eléctrico Quiruviles ‘Supervisor de Servicio a Servicio Eléctrico Valle Chicama ‘Supervisor de Servicio « 5, ELECTROCENTRO S.A. 5.1 SEDE REGIONAL ELECTROCENTRO ‘Brea ‘Responsable Custodia N° Copia Responsable Regional SIG. Responsable Regional SIG ig Geren AGTIniaEGny FnaREa ‘Gara RAPISTS y FRESE 7 Gerenca Comarca Geran Caer 7 Unidad de Tarifas y Contratos ‘Jefe de Unidad de Tarifas y Contratos 2 Tide de FRCRSET “Tete de Unidad ae Faatvaaon % Tia we Laborato y MESES “ofe de Unidad de Laboraarioy Mesiiones | 27 Uriaaa de Ceres “ele de Unidad de Rane a Sens ‘Urigad de Conval de Parades “ete de Unidad de Control de Paias 2 Garencia Teenie ‘Garena Teesico 4 63 REPT eTaGBN Ge ProveaOE Je de Proyectos 6 rea Legal Jefe de Asesoria Legal [ 16 vee de Teenage aTaeaR eae 7 Logistica “Jefe de Logistica cy ‘Calidad y Fiscalizacion “Tele de Calidad y Fiscalizacion cy Elaborado por: ‘Smeén Pefla Pajuala Gerente Corp, Desarrollo y OG 22de noviembre de 2019» beara Revisado por ‘Smesn Poh Pajuelo ‘Coorcinador Corporatve del SIG 28 .de noviembre de 2018, bofezed iEA PROCEDIMIENTO Codigo: | PO7-01 og |Diseelluc GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 07726-1118 DOCUMENTOS Pagine: | 21 022 ‘Area ‘Responsable Custodia ‘N Copia, hid de Wario Ge Geran fe dea Unidad de Manteno de @ Seneraaén Unidad de Mantenimiento de Transmision ‘Jefe de ia Unidad de Mantenimiento de a Tronsmstn Tra iis Se DBE ete Una s Maneniiato ce Zz Detrbinon Tila ds Cn oe Opa ee de ls UTES Go CORTRT SS B Sparacones Responsable Ragional SiG Responsable Regional SIG. a ‘Daearnios Orainalos se Responsable Rogina SG Responsable Regional SIG srastan en iS sece Regina UNIDADES DE NEGOCIO ELECTROCENTRO Kea Responsable /Custogia NP Copia Unidad de Negocio Tarma Jefe de Unidad — 40, nia de Adrian UN Tara ele aiave Ll Tread Cones UN Tar “ie Coal 2 [Urea Teas UN Tama Tete Teaies 8 ida oe Ngoc Sava COT ee ce UNE a Tse Raa ON, Sova COTY Tee Rare 7 isda Camera ON Sava CoAT Tae Caer s Unidad Teeea UN Sea Cental vate Tees 7 Unidad de Negocio Huanuco ‘Jefe de Unidad ae hid Aaa UN. HuBnco ‘te Raina 5 rie Comers UN Hus Tele Camere 5 iia Tees UN Pres Tee TaD ‘Unidad de Negocio Ayacucho: ‘Jefe de Unidad = 82 | Tie Raines UN AFRCICS le ata 5 ‘Unidad Comercial UN. Ayacucho ‘Jefe Comercial | 54 Tria Tees UN yao te Tees = ‘sida de Hagia Huancavcs fe Uni = ‘Unidad de Administracion U.N. Huancavelica “efe Administrative i F Und Corin UN Fsrcavees fe Cae nae Teeres UN Furewvetea “ee Tei 5 Elaborado por ‘Simesn Paha Pajuelo Gerente Corp, Desarrolo y CG 22:de noviembre de 2018, Ybenpeesel d= Revisado por ‘Simeon Pena Pajuelo Cooreinador Corporativo del SIG 26 de noviembre de 2079 eogefostelPROCEDIMIENTO. Cédigo: _| PO7-01 G4 Disteiluz GESTION Y CONTROL DE LOS Version: | 0726-17-19 DOCUMENTOS Pagina: | 22 de 22 5.3 SERVICIOS ELECTRICOS MAYORES ELECTROCENTRO. Fee Fepersae oto ikea Servi Elético Vale Manaro Tote de 3EM 0 ‘Unidad de Adminisiactn SEW. Vale Maniare Responsable Aaa a ‘Unidad Comarca SEW Vale Maras Fasparsable COMeTeaT @ ‘Unidad Técnica SEM. Valle Mantaro Responsable Técnico es | Senile Bieta Pasco “ole de SEM a | Unidad de Administracion SEM. Pasco ‘Responsable Administrativo: oS ‘Unies Comareai SEM. Paco Responsable Coneteal 7 | Unis Teena SEM Paseo oaponsabie Tecnico w Senso Ecco Tsgo Maa Tele a SER w | Unidad de Administracién SEM, Tingo Maria ‘Responsable Administrative 70 Und Comarca SEM. Tage aT aapSnSSBS COGERT 7 ‘Unidad Técnica SEM. Tingo Marla Responsable Técnico T 2 | Eibarade por Ravisade por propa pa Simon Pea Pajulo Simecn Pea Pajeio “avg re Reaas Gorents Com Desaraley CG | Coordnador Corporate dl SIG es Bde noverire do 2018 26 do novemora ce 2019 fs Cgatecslae Geena