GESTIÓN DEL

TIEMPO (III)

tabla de contenido: tema 3 – Fases de GDT

1   Fases  GDT   2  
1.1   Diagnóstico   2  
1.2   Definición  de  objetivos   2  
1.2.1   SMART   2  
1.2.2   Ejercicio:  Definir  lo  que  quiero   3  
1.3   Programación   6  
1.4   Priorización   6  
1.5   Planificación   6  
1.6   Ejecución   6  
1.7   Revisión   6  
2   Ejercicio   7  
2.1   Autoevaluación  sobre  tu  Gestión  Del  Tiempo   7  
2.2   Análisis   9  
2.3   Estos  comportamientos  son  importantes   9  
2.4   Plan  de  Superación   12  
3   Consieraciones   13  
4   Recursos   13  
 Gestión del Tiempo

1 Fases GDT

A continuación vamos a ver los pasos que debes dar para llegar a alcanzar una
optima Gestión del Tiempo.

Son las siguientes 6 fases:

1. diagnóstico de utilización del tiempo

2. definición de objetivos
3. programación
4. priorización
5. planificación
6. ejecución

1.1 DIAGNÓSTICO

Lo primero es hacer un autodiagnóstico sobre como y en que estas empleando

tu tiempo en la actualidad. No confies en tu memoria y reflexiona sobre ello. El
ejercicio del punto siguiente te ayudará.
1.2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Debes tener un objetivo claro, conciso y medible, no puedes iniciar un plan

de acción si no sabes lo que quieres lograr con él ni en cuanto tiempo.

1.2.1 SM ART

SMART es el acrónimo en inglés, de como deberían ser los objetivos que

marquemos. Veamos lo que significa: [S]specific (específico), [M]measurable
(medible), [A]action oriented (orientado a tomar acción), [R]relevant&realistic
(relevantes y realistas), [T]timely (oportunos). Debes marcarte objetivos para
saber que hacer con tu tiempo. Dos citas que ilustran claramente esta idea.

§ “No hay viento favorable para quien no sabe hacia donde va” Cicerón
§ “Por donde debo ir” le pregunta Alaicia al gato Chester. Este le
pregunta hacia donde quiere ir. Alicia le contesta “no lo se”. El gato le
dice “pues toma cualquiera de los caminos”

Los objetivos deben ser: Medibles, Alcanzables, relevantes, Especificos,

Seguibles

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1.2.2 Ejercicio: Definir lo que quiero

Toma una hoja de papel, y divídela en cuatro

como se ve en la imagen. Lo que te propongo no
te llevará más que un par de minutos y te servirá
para definir objetivos coherentes a medio y largo
plazo.

Etapa 1: ¿Quién me gustaría ser y qué me gustaría hacer?

Copia el título de la primera etapa en la parte

superior izquierda de la hoja. A continuación
escribe con un par de palabras clave en ese
cuadro quién querrías ser idealmente y qué
querrías hacer si no estuvieses limitado en ningún
sentido. No implica añadir cosas como querer
volar (que prácticamente son irrealizables) pero sí que debes incluir todo
aquello que realmente te gustaría ser incluso si has asumido que nunca será
posible.

Etapa 2: ¿Qué necesito conseguir haber hecho o ser en 3/5 años?

Copia el título de la segunda etapa en la parte

superior derecha de la hoja. En este cuadro
define, pensando en tu yo ideal, cuáles serían
los grandes pasos a dar (retos factibles pero que
te acerquen lo máximo posible) para alcanzar
una parte significativa de tu yo ideal. No dejes
de poner objetivos porque te resulten demasiado atrevidos o no sepas cómo
llevarlos a cabo.

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Etapa 3: ¿Quién soy y qué hago ahora?

Copia el título de la tercera etapa en la parte

inferior izquierda de la hoja. Ahora describe en
ese cuadro con un par de palabras clave cómo
eres tú y qué haces actualmente (vida de las
últimas semanas). No confundas esto con lo que
hacías hace meses o durante las vacaciones, sino
que describe fielmente, aunque en pocas palabras, cómo eres últimamente y a
lo que dedicas tu tiempo (voluntariamente o no).

Etapa 4: ¿Quién seré y qué estaré haciendo en 1 año?

Copia el título de la cuarta etapa en la parte

inferior derecha de la hoja. En el último intenta
averiguar qué cambiará en ti y en lo que haces a
diario a final de este año si sigues la tendencia
que traes hasta ahora. No incluyas resultados de
cosas que no has empezado (gimnasio, dietas, etc.) pero puedes incluir en lo
que estés trabajando si es probable conseguirlo (una oposición, un ascenso,
etc.).

Etapa 5: ¿Es coherente el tránsito?

Hasta ahora hemos avanzado en dos líneas, que

es exactamente como nuestra cabeza tiende a
actuar. Por un lado nuestro yo ideal establecido
lejos en la distancia, y por otro el yo actual y lo
que podemos prever a medio plazo. Ahora se
trata de verificar la coherencia. ¿Puedes alcanzar
lo que necesitas conseguir en 3/5 años acumulando durante un par de años
avances como los que prevés lograr este Diciembre? Si no es así, claramente
tus objetivos no están bien definidos. En algún momento has perdido la
conexión entre lo que quieres y el intento por hacerlo realidad. Como
consecuencia, lo que haces a diario no te conducirá a lo que quieres.

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 Gestión del Tiempo

Definir lo que quiero… para saber lo que debo hacer

Los objetivos nunca los marca tu situación actual,

sino la situación a la que quieres llegar. Toma
otra hoja de papel, divídela de nuevo en 4 y
copia los dos cuadrados de arriba de la hoja de
antes. Ahora define, en base a lo que necesitas
conseguir de aquí a 3/5 años, cuáles serán los
sub-objetivos que debes lograr al final de este año. Por último, para alcanzar
esos objetivos al final de año, rellena en el cuadro inferior izquierdo cómo
deberías reaccionar desde hoy y qué deberías estar haciendo ahora mismo
para poder alcanzarlos. Lo importante de este experimento no es ver los
dibujitos y entender el método, sino ponerlo a prueba por ti mismo e intentar
responder a la pregunta: ¿qué debo hacer desde ya mismo para alcanzar mis
objetivos? Ahora que tienes tus objetivos claros,
ya puedes lanzarte a por ellos con toda
seguridad. Eso sí, si aún te quedan 30 segundos
libres, me encantará saber a través de un
comentario, qué tal te ha ido el experimento y
qué piensas hacer con los resultados.

Lo único innegociable no es quién eres ahora mismo, sino quién quieres ser en
realidad.

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1.3 PROGRAMACIÓN

A partir de este punto debes especificar las estrategias que vas a seguir para
lograr dicho objetivo. Las estrategias muestran lo que se estás planeando
hacer. Se programarán las grandes tareas a realizar.
1.4 PRIORIZACIÓN

Después de esto se deben plantear los pasos a seguir o actividades de cada

una de las tareas planteadas. Las actividades deben ser lo más específicas y
detalladas posibles, reflejando cada paso necesario. Las prioridades deben ser
priorizadas en orden de realización.
1.5 PLANIFICACIÓN

Seguidamente necesitamos tomar el compromiso de realizar las actividades

necesarias que han resultado del punto anterior. La planificación de las
actividades debe tener tiempos específicos, así como fechas de inicio y fin. La
mejor herramienta para ello es un calendario.
1.6 EJECUCIÓN

Con todos estos elementos procede a la ejecución del plan de acción. La

piedra angular en esta fase y lo que de verdad te garantizará el éxito está en
ti…en tu compromiso con el objetivo.
1.7 REVISIÓN

Una vez cumplidos los plazos debes realizar una revisión a conciencia y real del
logro o no del objetivo, plantearte nuevos retos o buscar cumplir los ya
establecidos. También te sirve como reafirmación del compromiso de
continuar con el nivel alcanzado hasta ese momento.

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 Gestión del Tiempo

2 Ejercicio
2.1 AUTOEVALUACIÓN SOBRE TU GESTIÓN DEL TIEMPO

Instrucciones: El propósito de esta actividad es ayudarte a aprender acerca de

lo que debe ser un buen administrador del tiempo y ayudarte a crear un plan
de acción para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo. Marca con una
“x” cada una de las celdas a la derecha, en función de cómo te ves hoy. Nadie
va a ver tus calificaciones a menos que las compartas, así que por favor se
honesto contigo mismo.

Comportamiento en GDT

Frecuentemente
Algunas veces
Raramente
Siempre

Nunca
Cuando trabajo con tiempo, yo …

1 Conozco mis prioridades y las aplico para estar enfocado ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Programo mi semana, teniendo en cuenta las tareas

2 importantes ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

3 Utilizo los primeros 5-10 minutos del día al plan ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

4 Utilizo las herramientas de organización eficaz ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

5 Tengo mi calendario, tareas y contactos en un solo lugar ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

6 Mantengo a mano un cuaderno para capturar información ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

7 Soy multitarea en mi trabajo ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

8 Me tomo un tiempo para el ejercicio y estar en forma ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

9 Almuerzo en mi escritorio bastantes veces ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

10 Llego tarde a las reuniones y a las actividades ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

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Me tomo un tiempo para escuchar a mis compañeros de

11 trabajo ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

12 Soy capaz de decir "No" cuando es necesario ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

13 Frecuentemente me siento agotado o estresado ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

14 Paso mucho tiempo en reuniones innecesarias ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

15 Tengo objetivos claros y un plan para alcanzarlos ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

16 Se exactamente en que empleo mi tiempo todos los días ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Estimo con precisión el tiempo que requieren las tareas

17 largas ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

18 Tengo un sistema para priorizar las tareas ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

19 Delegar con eficacia para evitar hacer todo ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

20 Procrastino en grandes proyectos ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

21 Me siento abrumado por el correo electrónico ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

22 Puedo manejar eficazmente las interrupciones ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

23 Proceso el correo electrónico en momentos específicos ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

24 Gestiono el papeleo con eficacia ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

25 Tengo un espacio de trabajo ordenado ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

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 Gestión del Tiempo

2.2 ANÁLISIS

Si has respondió "siempre", "frecuentemente" o "a veces" a los puntos 7, 9,

10, 13, 14, 20 o 21, estas pueden ser áreas en las que necesites mejorar tus
habilidades de gestión del tiempo, especialmente tu enfoque en lo que es
importante.

Si has respondido "a veces", "rara vez" o "nunca", para los puntos 1, 2, 4, 12,
15, 18 y 24, se refieren directamente a cómo planificas tu tiempo y como te
gestionas diariamente. Estudie esta información y las páginas siguientes para
ver por qué los 25 comportamientos son importante para ser un buen
administrador del tiempo. Luego diseña un plan de acción para tu mejora en la
última página. Asegúrate de que es un plan realista para que puedas
comprometerte plenamente con él.

2.3 ESTOS COMPORTAMIENTOS SON IMPORTANTES

Las 25 conductas que componen esta evaluación son especialmente

importantes si quieres mejorar tus habilidades de gestión del tiempo.
Representan las áreas que necesitas tratar si quieres convertirte en un
administrador de tiempo más eficaz. Algunas de las conductas que merecen
más énfasis son las siguientes:

Conocer mis prioridades y utilizarlas para enfocarme. Si tus

prioridades no son claras, tanto en su el trabajo y la vida familiar, será difícil
alcanzar las metas y avanzar. Ajusta tus prioridades te proporciona orientación
sobre cómo pasas tu tiempo.

Programa tu semana, teniendo en cuenta las tareas importantes. Si

tienes una buena visión de tus citas fijas y de las tareas importantes durante la
semana, esto te proporcionará una imagen clara de cual es el tiempo
disponible para trabajar en proyectos y metas importantes.

Utiliza las herramientas de organización eficazmente. Es importante

para la productividad y la eficiencia tener un sistema personalizado, móvil y
fácil de utilizar para realizar un seguimiento de los contactos, citas, tareas y
notas.

Ten a mano un cuaderno para capturar información. En lugar de tener

notas dispersas en varias ubicaciones en pedazos individuales de papel, usa un

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 Gestión del Tiempo

cuaderno para capturar importantes ideas, notas de reuniones y

conversaciones, u otra información. Esto te permite pasar menos tiempo
buscando información importante.

Multitarea en el trabajo. Aunque muchas personas hacen multitarea y es

común hacerlo, eres mejor y más eficaz cuando te enfocas en una tarea a la vez
y plenamente, concentrandote en lo que hay que hacer.

Tómate tu tiempo para escuchar a tus compañeros de trabajo. La

construcción de una buena relación es fundamental para trabajar bien con los
demás y hacer las cosas. Tómate un tiempo para escuchar a tus colegas, esto
lleva a una mayor confianza, a un mejor trabajo en equipo y a un aumento de
la productividad.

Soy capaz de decir "no" cuando es necesario. Aprende el arte de

decir "no" cuando sea apropiado; esto te evita que dediques tiempo
innecesario y energía a tareas o actividades sin importancia, en lugar de
dedicarlo en tus prioridades y objetivos. Cuanto más puedas cortésmente
decir "no", más tiempo vas a tener.

Sentirte frecuentes agotado o estresado. De nada te sirve ser

descuidado y estar en un estado de ansiedad. No puedes rendir al máximo ni
ser productivo si descuidas tu salud física y mental. Pensar a largo plazo en
lugar de pensar a corto plazo te conduce a una mayor concentración y te
permite ser más eficientes, lo que beneficiará a ti y a otros el lugar de trabajo.

Tengo objetivos claros y un plan para alcanzarlos. Sin metas que te

conduzcan puedes perder facilmente el enfoque. Del mismo modo, sin metas
desglosadas en pasos de acción específicos y sin concretarlos en una línea de
tiempo, hay una mayor probabilidad de que no vayas a alcanzarlos.

Se exactamente en que empleo mi tiempo todos los días. Un

registro de cómo gastas tus días y semanas te da una idea clara de dónde
pierdes tiempo y donde hay huecos de tiempo disponible. Esto te lleva a una
planificación eficaz y mejores opciones de gestionar efectivamente tu tiempo.

Tengo un sistema de fijación de prioridades. Establece prioridades de

las tareas y un sistema que te permita la programación y la flexibilidad efectiva
cuando surjan planes de cambio y deban tomarse acciones de alta-prioridad.

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 Gestión del Tiempo

Las tareas de baja prioridad puedes dejarlas cuando es necesario centrarse en

las más importantes.

Delegar con eficacia para evitar hacer todo tu. Algunas personas de
las que necesitan ayuda con su habilidad de gestión del tiempo piensan que
es necesario hacer todo ellos mismos. Esto hace que se sientan abrumados y
hace que se pasen el tiempo en las tareas que no son importantes en relación
con los objetivos y proyectos. La delegación también ayuda a que los
subordinados hagan propio el trabajo y desarrollen sus habilidades.

Procrastino en grandes proyectos. La dilación es una de las principales

barreras para la gestión eficaz del tiempo. Rompe los pasos de un proyecto en
partes más pequeñas y aplica un calendario realista para ayudar a prevenir
problemas con los plazos. Esto también te permite alcanzar una mayor
productividad.

Me siento abrumado por el correo electrónico. El correo electrónico es

una de las mejores herramientas de comunicación en nuestra disposición, pero
a veces puede ser una de las herramientas más difíciles de manejar. Aprender
a ordenar, gestionar y comunicarte de manera efectiva a través de correo
electrónico es una habilidad crítica para la adecuada gestión del tiempo. Te
puede ayudar a aliviar la sensación de estar fuera de control o bombardeado
con información y cosas que hacer.

Gestiono el papeleo con eficacia. Un sistema para la gestión de papel y

otros artículos físicos en la oficina aliviará tu estrés y aumentará tu eficiencia. Es
importante saber dónde se encuentran los documentos importantes, tanto
para tu productividad personal y la de otras personas que pueden necesitar
encontrar la información cuando tu no estas disponible. Aunque algunas
personas piensan que es necesario guardar todo, hacerlo sólo ralentiza el
trabajo y provoca ineficiencias en los procesos de gestión del tiempo.

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2.4 PLAN DE SUPERACIÓN

1. Que dos o tres conductas de gestión del tiempo necesitas para mejorar
más?

2. ¿Qué medidas puedes tomar para mejorar estos comportamientos?

3. ¿Cuáles son los dos o tres primeros pasos que llevarás a cabo?

4. ¿Cómo vas a medir tus resultados y saber si estás mejorando tu

capacidad de gestión del tiempo?

5. ¿Cómo vas a beneficiarte personalmente de la mejora de tus

habilidades de gestión del tiempo?

6. ¿Qué apoyo necesitas de los demás para mejorar?

7. ¿Quién necesita saber que estas tratando de mejorar tus habilidades de

gestión del tiempo?

8. ¿Cómo vas a compartir esta información con él o ella?

9. ¿Qué comportamientos son particularmente importantes para tu vida

laboral? ¿Cuales son particularmente importantes para tu ámbito
personal?

10. ¿Cuando te gustaría ver una mejora notable en tus habilidades de

gestión del tiempo?

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3 Consieraciones

• El beneficio en cuanto a gestión del tiempo será mucho mayor si es

todo el equipo el que lo decide conjuntamente (en el caso de que
trabajes objetivos de equipo).
• No esperes alcanzar el 100% de control sobre tu tiempo.
• Un objetivo de tiempo bajo control de 50% - 60% puede ser el
óptimo.
• Recuerda que no existe la “fórmula mágica” para gestionar el
tiempo:
¡Deberás encontrar tu fórmula!

4 Recursos

Posiblemente la metodología de productividad más conocida en el mundo sea

la llamada GTD (Getting Things Done) de David Allen. Existe para esta
metodología toda clase de recursos en la red…manuales, videos, agendas,
software para ordenador, plantillas etc. También están publicados en español
los libros de David Allen.

Aquí te dejo algunas direcciones de interés:

http://facilethings.com
http://blog.davidtorne.com/es/
http://www.optimainfinito.com
http://www.tecnicasdeorganizacion.com

http://gettingthingsdone.com/

http://thinkwasabi.com/

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