Bloque IV.

- Procesos comerciales
Tema: Correspondencia
4.2. Correspondencia
¿Qué es la correspondencia?
Se denomina correspondencia a un elemento de escritura importante, sobre todo,
en el área de las organizaciones y empresas. Puede presentar información básica
o importante acerca de un asunto determinado.

Se denomina también correspondencia al trato recíproco que existe entre dos

participantes mediante el intercambio de una carta, tarjetas, telegramas, folletos,
etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio
y la industria.

Se trata de un medio de comunicación que es utilizado por el hombre desde hace

muchísimos años, pudiendo así comunicarse a larga distancia. Al correr de los años
se han perfeccionados las técnicas y los estilos según la situación y motivo con la
que se presente una correspondencia, pero hoy en día se ha ido reemplazando
poco a poco por los e-mails, por ser una forma más rápida y confiable de que la
información llegue al destinarlo correspondiente.

Hoy en día es probable encontrar la correspondencia sobre todo en el área laboral

y operaciones comerciales, como contratos, cartas de recomendación, cartas de
prestación de servicios, etc.

Correspondencia: clasificación
Para clasificar a la correspondencia es necesario tener en cuenta varios factores
que determinan la naturaleza de la misma:

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Según el destino:
• Publicas: La información que contiene en su poder puede ser transmitida y
difundida a través de los distintos medios de comunicación, como la prensa,
la radio, la televisión, etc. Ya que su contenido es de carácter público y su
información es general.
• Privadas: La información es particular, generalmente comercial y, sobre
todo, oficial. Esta correspondencia está destinada a una o varias personas
selectas que tienen el derecho de acceder a esa información.

Según su contenido:
• Primera clase: Se refiere a toda correspondencia de carácter personal y que
solo contiene información escrita, por ejemplo, cartas, postales, documentos
de negocio y comerciales, periódicos, etc.
• Segunda clase: Hace referencia a toda la correspondencia relacionada con
bultos, paquetes, es decir, objetos de tamaño considerable, que son
tramitados a través de una oficina de correos determinada.

Por su tramitación:
• Postal: Su tramitación corresponde al área de las oficinas de correos para
hacerla llegar al destino correspondiente. Estas, a su vez, es posible dividirlas
en: Ordinarias, la correspondencia sigue un curso normal a través de las
oficinas de correo; y certificada, que se refiere a cuando el remitente paga
una tarifa doble para que la oficina le entregue un recibo de que su escrito a
llegado al destino especificado.
• Telegráfica: Los mensajes son enviados en oficinas de telégrafo, estos
suelen ser muy cortos.

Por su puntuación:
• Abiertas: En su mensaje no se puede apreciar ningún signo de puntuación
ni en la fecha, dirección, firma, antefirma, etc. Aunque sí pueden encontrarse
signos de puntuación en las abreviaturas.
• Cerradas: se refiere a las correspondencias que sí llevan signos de
puntuación.
• Mixtas: se trata de aquellas correspondencias que combinan las abiertas y
cerradas.

Según su extensión:
• Largas: estos escritos contienen más de doscientas palabras a lo largo de
toda su extensión.
• Medianas: cuando en su contenido se pueden apreciar doscientas palabras.

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• Cortas: En su extensión se perciben cien palabras o menos.

Según su forma: se diferencian las correspondencias por el modo de redacción y

presentación que tiene cada una
• Correspondencia comercial: estos escritos se transmiten entre
comerciantes, industrias, diferentes tipos de empresas, etc. Tienen como
finalidad principal agilizar las transacciones y promover las acciones
comerciales.
• Correspondencia familiar y amistosa: el interlocutor y destinatario se
conocen de forma informal y, generalmente, intima. Su estructura es informal
y suele ser relajada, es decir, su temática es variada y puede contar cualquier
asunto particular.
• Correspondencia oficial: las correspondencias oficiales son los escritos
cruzados entre municipios estatales y distintos organismos
gubernamentales, municipales, etc.

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ELEMENTOS DE LA CARTA

Los elementos de la carta son las partes que integran la conformación de la

correspondencia completa y formal. En una carta hay elementos que pueden
utilizarse o no utilizarse dependiendo del sentido que tenga la carta, pero hay
aspectos de la carta que no pueden omitirse.

¿Cuáles son los elementos de una carta?

1. Imagen o logotipo: Puede ir a la izquierda centro o derecha; este elemento
es opcional y puede no existir).
2. Membrete: Este es indispensable en la correspondencia privada e indica
quien dirige la correspondencia.
3. Fecha: Este elemento es indispensable y puede encontrarse al inicio o al
final.
4. Destinatario: Esta parte es indispensable y son los datos de a quien se le
manda la correspondencia.
5. Asunto: Este elemento puede estar o no en la carta y su uso es a criterio del
escribiente.
6. Vocativo: Este es el saludo con que se introduce la carta.
7. Texto de la carta: es la esencia de la carta y transmite el mensaje.
8. Antefirma: Esta arte es indispensable en caso de correspondencia con
persona moral.
9. Nombre del firmante: Este es un elemento indispensable, que se coloca en
la parte inferior del documento.
10. Firma: Es la rúbrica de la persona que autoriza la carta.
11. Categoría del firmante: Indica la categoría o circunstancia del que dirige el
documento como: Dr., Lic., Ing., Prof., etc.
12. Datos adicionales: Estos datos pueden referirse a anexos como: pagarés,
documentos oficiales, fotografías, talones, oficios, etc.
13. Pos data: En este punto se incorpora información adicional que se haya
olvidado al redactar la carta.
14. Referencias finales: Esto hace referencia a los datos del redactor y el
escribiente.

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¿Dónde se colocan los elementos de una carta?

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Ejemplo de elementos de la carta:

(1) Muebles Querétaro
(Imagen o logotipo)

(2) Mueblería Querétaro

Av. Hidalgo 123
Centro Querétaro Qro.
C.P 45321

(3) Querétaro, Qro., 09 de Julio de 2012

(4)
Sr. Virgilio Anselmo Flores Rodríguez
Av. Tepetate núm. 45
Col Pavón.
México D.F.
C.P 23654

Asunto: Muestra de telas. (5)

(6) Muy estimado Sr. Virgilio, (7) Atento a sus pedidos de muebles, me dirijo a usted
con el fin de que me indique cuáles serán las telas que serían utilizadas para realizar
el tapizado de los mismos, (12) para eso se le hace el envío de un catálogo que se
encontrará anexado a esta misiva.

Sin más por el momento me despido, no sin antes agradecerle la preferencia a

nuestros servicios esperando continuar nuestros tratos comerciales.

(14) Autorizado por el Consejo de accionistas

(8) Mueblería Querétaro. S.A de C.V

(11) Ing. (9) Juan Carlos Monserrat Caballero.

(10) Firma

(13) Posdata: Las telas de las muestras que le enviamos son de origen japonés y
tienen un precio más elevado.

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El Oficio – (Tipos, características, partes y estructura)

Los oficios son un tipo de documento que sirven para comunicar diversas cosas.
Como, por ejemplo, disposiciones, informes, u órdenes. Sin embargo, también
sirven para llevar a cabo gestiones o tramites de acuerdos. Como, por ejemplo,
invitaciones, felicitaciones, documentos de agradecimiento, documentos de
colaboración, entre otros. Normalmente este tipo de redacciones son llevadas a
cabo o realizadas en instituciones como: embajadas, municipios, ministerios,
sindicatos, colegios profesionales, oficinas de gobierno, entre otros. En este artículo
trataremos para qué sirve un oficio y más aspectos importantes del mismo.

Para qué sirve un oficio (Para qué sirve un oficio según su clasificación)
Entre los tipos de oficios se encuentran:

• Oficio simple o directo: Es utilizado cuando el documento va dirigido a solo

una persona. Por lo cual, podría ser en casos de petición, felicitación,
agradecimiento, invitación a eventos u actividades deportivas o culturales.
Como también cuando un gerente se quiere dirigir a una empresa para
ejecutar o administrar algún servicio determinado.
• Oficio múltiple: Este tipo de oficio se utiliza cuando la información va dirigida
a varias personas o destinarios. Por lo cual las dependencias o instituciones
poseen el número de oficio, y dejan espacio o puntos suspensivos para poder
escribir el cargo y nombre del destinario, obviamente solo cuando lo amerite
el caso.
En este tipo de oficio, el texto está basado en la emisión de instrucciones,
recomendaciones, ordenes, sugerencias o informaciones a distintos
despachos u oficinas de forma simultánea. El trato que es considerado en
este tipo de oficio es descendente, vertical y horizontal por cuanto va dirigido
a jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía o subordinados.
• Oficio de transcripción: El término” Transcripción” indica que el objetivo de
este tipo de oficio u redacción. Por lo cual se podría decir que este documento
sirve para transcribir todo el contenido de otro oficio, es decir, como se da en
el original, sin ningún tipo de alteración. Todos los fragmentos o párrafos
transcritos deben ir entre comillas y debe ser exactamente igual al original.
Por medio de este tipo de documentos se pueden emitir; resoluciones
directivas, circulares u otros casos del mismo oficio.
El tipo de relación y/o trato que se cumple a través de este documento es el
de autoridad entre autoridades del mismo nivel o subordinados dentro y
fuera. Por lo cual, estos documentos sirven para transcribir informes
importantes o relevantes.

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Estructura o partes de un oficio
Los oficios se encuentran estructurados de la siguiente forma:

• Lugar y fecha: Es lo primero que se debe escribir, se debe colocar el lugar

de donde es enviado el documento, el día, mes y el año en curso.
• Numeración: En esta parte del oficio se escriben 3 datos importantes al igual
que el memorándum. Primer va la palabra” Oficio” en mayúscula, luego se
coloca el número de expedición separado por una línea oblicua. Y luego de
ello, se deben colocar las siglas de la oficina de procedencia y el año en
curso, en letras mayúsculas separada por una línea oblicua.
• Destinario: Esta parte normalmente abarca unas 4 líneas o más,
dependiendo lo requerido. Acá se debe colocar el cargo, el nombre completo,
y el lugar de la persona a quien va dirigido el documento.
• Asunto: Es la cuarta parte y la palabra” Asunto” debe ir escrita en mayúscula
seguida de 2 puntos. Después, en resumen, se debe indicar con claridad el
mensaje que será explicado en el cuerpo del documento.
• Referencia: Es la 5ta parte que se utiliza, y solo es cuando se necesite
mencionar la numeración del documento recibido anteriormente, a cuyo
contenido se le quiera dar respuesta.
• Cuerpo o texto: Esta realmente es la parte más importante de todas, acá se
debe dar a conocer el mensaje en forma breve, clara y muy precisa.
• Despedida: En la despedida se debe mostrar cortesía y amabilidad. También
existen expresiones conocidas, sin embargo, esta parte es opcional,
• Firma: La persona que envía la información o el documento debe firmar en
la parte baja del documento.
• Iniciales: Se colocan las iniciales de la persona que escribió el documento,
es opcional también.

Características de un oficio
Las características tanto físicas como internas de un oficio son:
1. Por lo general el papel debe ser entre unos 20 o 22 cm de base por 31 o 33
cm de altura.
2. La calidad del papel debe ser muy buena, por tal razón se prefiere el de hilo.
3. El color del papel debe ser blanco, quedando para copias y comunicaciones
internas las hojas de colores.
4. Generalmente el color de la tinta debe ser negra o azul negro (oscuro).
5. Debajo del membrete siempre se debe colocar el número de oficio.
6. Normalmente el documento lleva colocado el sello de la dependencia que
envía dicho mismo documento.

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7. El estilo de redacción debe ser clara, sobria, seria, concisa, natural, veraz y
cortes
8. Siempre debe tratar un solo asunto
9. Generalmente siempre es escrito a máquina, es lo más recomendable.
10. Se extiende en duplicado y en original.

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