PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO P36.

GTH 25/06/2020

PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIONES DE RIESGOS

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1. OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento para realizar afiliaciones de dependientes e independientes
a la de riesgos laborales en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales– ARL del
servidor público, practicante, o contratista de prestación de servicios profesionales o de
apoyo a la gestión y finaliza con la verificación del certificado de afiliación a la
Administradora de Riesgos Laborales– ARL.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1 La desafiliación ante la aseguradora de riesgos laborales para servidores

públicos es responsabilidad del Profesional del Grupo Desarrollo del Talento
Humano en la Dirección de Gestión Humana; en regionales del Profesional
del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana, previa
solicitud de desafiliación por parte del profesional de registro y control, o de
los coordinadores administrativos, Gestión Humana o Gestión de Soporte.
Para contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la
gestión la desafiliación de riesgos laborales es responsabilidad del contratista
como independiente, incluso si el colaborador solicita la terminación
anticipada de su contrato.

3.2 Cuando se presenten modificaciones de contratación de servidores públicos,

se deberá realizar actualización de datos en la plataforma de afiliación de la
ARL lo realizará en la Sede Dirección General el Profesional del Grupo
Desarrollo del Talento Humano de la Dirección de Gestión Humana; en las
regionales el Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o
Gestión Humana, o quien este delegado previa solicitud de la dependencia
correspondiente.

3.3 En la Sede de la Dirección General y Regionales la solicitud de afiliación de

ARL para contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la

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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
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gestión, deberá realizarse por parte del enlace de contratación de cada

dependencia.

3.4 Para la afiliación y desafiliación de practicantes, se recibirán las solicitudes

por parte del profesional del grupo de desarrollo humano encargado de
practicantes en la Sede de la Dirección General y en regionales por parte del
Coordinador Administrativo, de Gestión Humana o de Gestión de Soporte.

3.5 Número de documento del contratante: 899999239 (sin el código de

verificación).

3.6 Código de la actividad: sí el colaborador hace parte de un centro zonal el

código a ejecutar es l 2851202, en Regionales y Sede de la Dirección General
el código será:
1751201. Estos códigos hacen parte del nivel de riesgo asignados para la entidad.

3.7 Para los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la

gestión que seleccionen una ARL diferente a Positiva, deberán realizar su
proceso de afiliación a la ARL directamente y remitir copia de la afiliación a la
Coordinación del Grupo de Gestión Humana o Grupo Administrativo, para la
Sede Nacional se deberá remitir al enlace de contratación de cada
dependencia y al jefe inmediato como requisito para iniciar cumplimiento de
obligaciones contractuales.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No Actividad Descripción de la Actividad Responsable Registro

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Remitir en la Sede Dirección General al

Profesional del Grupo Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección de Gestión Humana;
en las regionales el Profesional del Grupo
Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Coordinador de Gestión
Humana, o quien este delegado, mediante Humana, Coordinador Planilla de
Solicitar la Administrativo o
1 correo electrónico la planilla de afiliación digital afiliación y/o
afiliación a ARL Coordinador de Gestión Correo
diligencia con los datos completos del servidor
público, practicante o contratista de prestación de Soporte, o electrónico
de servicios para la afiliación ante la ARL, en la profesional del grupo
Sede de la Dirección General la solitud se jurídico
presentará a través del enlace de contratación
de cada pendencia.
Ingresar la plantilla Excel de solicitud de Profesional del Grupo
Ingresar a la afiliación trabajadores dependientes o Desarrollo del Talento
2 plataforma de independientes a la plataforma de la ARL Humano de la Dirección
Positiva, módulo opción Afiliar Trabajadores, de Gestión Humana No aplica
Positiva ARL
Ingreso Masivo de Trabajadores.

Profesional del Grupo

Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

Descargar la planilla del aplicativo, y diligenciar Profesional del Grupo

con los datos personales de la persona a afiliar. Desarrollo del Talento
Seleccionar el tipo de planilla (independiente o Humano de la Dirección
dependiente) de Gestión Humana
Planilla de
Descargar
3. Excel de la
Formato Profesional del Grupo
ARL
Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

Se diligencia la plantilla en excel según el tipo Profesional del Grupo

de vinculación (planta o contrato) con los datos Desarrollo del Talento
basicos solicitados: tipo de documento, numero Humano de la Dirección
Diligenciar la de documento, nombres y apellidos del afiliado, de Gestión Humana
planilla con los fecha de nacimiento, sexo, correo electronico, Planilla de
4. datos personales codigo de departamento y municipio, dirección Profesional del Grupo Excel
del colaborador y de residencia, numero de telefono, cargo u Administrativo, Gestión de
el contrato ocupación, nit de EPS y AFP. Soporte o Gestión
Humana

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Una vez diligenciados todos los campos, Profesional del Grupo

guardar el archivo, y realizar el cargue en la Desarrollo del Talento
plataforma. Humano de la Dirección
de Gestión Humana
Cargar la Planilla Planilla de
5. Excel
a la plataforma Profesional del Grupo
Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

Si se presenta el error, se debe verificar el tipo Profesional del Grupo

de error (el sistema describe lo que se debe Desarrollo del Talento
modificar), realizar los ajustes y cargar Humano de la Dirección
nuevamente. de Gestión Humana
Verificar que no
6
se presenten
P.C Profesional del Grupo Planilla de
inconsistencias.
Administrativo, Gestión de Excel
Soporte o Gestión
Humana

Descargue el certificado de afiliación y verifique Profesional del Grupo

que estén todos los registros descritos en la Desarrollo del Talento
plantilla y remita al enlace o colaborador que Humano de la Dirección
solicitó la afiliación. de Gestión Humana
Descargar Certificado de
7. certificado de Afiliación
Profesional del Grupo
afiliación
Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

El servidor público y ó contratista de prestación

de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión deberá verificar el estado de su
afiliación a la Aseguradora de Riesgos
Laborales y reportar si se presenta una Servidor público y Certificado de
Verificar la novedad al Profesional del Grupo Desarrollo del contratista de prestación Afiliación
8. Talento Humano de la Dirección de Gestión
afiliación de servicios profesionales
Humana, y en las Regionales al Profesional del y de apoyo
Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o
Gestión
Humana

P.C Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Afiliaciones a ARL de todos los servidores y contratistas del

ICBF a nivel nacional.

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6. DEFINICIONES:

▪ Administradora de Riesgos Laborales: Entidades que tienen como objetivo prevenir,

proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y Enfermedades
laborales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan.

▪ Afiliación: Proceso mediante el cual las empresas y sus trabajadores ingresan al

Sistema General de Riesgos Laborales.

▪ Afiliados: Trabajadores que tienen cobertura en el Sistema General de Riesgos

Laborales.

▪ Afiliados en Cobertura: Número de trabajadores totales que se encuentran cubiertos

por servicios de la Administradora de Riesgos Laborales.

▪ ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

▪ Clase de riesgo: Determina el nivel de riesgo al que está expuesto el trabajador y se

asociada con la clasificación de la empresa según su actividad económica y los centros
de trabajo que tiene la misma. Artículo 25 Decreto Ley 1294 de 1994 se desprende
que la clasificación de la empresa depende de la actividad económica principal, así que
para determinar las clases de riesgo para clasificar los centros de trabajo, se debe
contar con un versión actualizada del RUT (Registro Único Tributario).

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

▪ Decreto Ley 1295 de 1994

▪ Ley 776 de 2002
▪ Ley 100 de 1993
▪ Ley 1562 de 2012

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

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N/A N/A

9. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio

N/A N/A N/A

.

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