Programa

Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas

que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecución.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien,
puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

Clasificación
*Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad,
su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar
que se realice de acuerdo con lo establecido.
* Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o
secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el
táctico.

Importancia
• Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
• Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
• Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se
determina un programa para cada centro de responsabilidad.
• Determinan los recursos que se necesitan.
• Disminuyen los costos.
• Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar
específicamente.
• Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
• Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
• Evitan la duplicidad de esfuerzos.

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Presupuesto
Un presupuesto es la estimación futura de las operaciones y los recursos de una
empresa. Se elabora para obtener los objetivos económicos y financieros
propuestos en un periodo determinado.
1) De formulación
a) Adaptación a la empresa: La elaboración del presupuesto debe ir en función
directa con las características de la empresa, y debe adaptarse a las finalidades
de esta en todos y cada uno de sus aspectos. El Presupuesto no es sólo simple
estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre fundamentos
científicos (en ciertos casos) de las operaciones que la empresa realizó en el
pasado, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de
las operaciones futuras, de acuerdo con la: - Previsión, planeación, organización,
coordinación, dirección, y control de funciones: Todos los actos en la vida, aun los
más sencillos, antes de llevarlos a cabo han estado basados en un plan; la
persona que formule el presupuesto debe por lo tanto partir de un plan
preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se lleva a
cabo de manera formal, hay que tener en cuenta que los planes no se realizan en
el momento en que se presenta una situación favorable o desfavorable, por el
contrario, deben tener una proyección futura y encaminarse hacia un objetivo
claramente definido. Entre los aspectos recomendables para un mejor
funcionamiento del presupuesto se encuentran:
• Dividir el presupuesto en tantas partes, como responsables de áreas funcionales
haya en la empresa, con autoridad precisa e individual de los interesados en el
control y cumplimiento de El Presupuesto, de tal forma, que cada área de
responsabilidad deba ser controlada por su respectivo presupuesto.
• Es necesario que los presupuestos operen dentro de un mecanismo contable, de
fácil comprobación, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar
las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso.
• En la elaboración del presupuesto, es recomendable, no dar oportunidad a malas
interpretaciones o discusiones.
• Realizar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.

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2) De presentación
a) Cumplimiento de las normas contables y económicas: Los presupuestos si se
usan como instrumento de la administración (Pública o Privada) tienen como
requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las Normas Contables
y Económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y
cumplir cabalmente con la estructuración contable existente. Revista Cultural
UNILIBRE Sede Cartagena 82

3) De aplicación
a) Elasticidad y criterio: Las permanentes fluctuaciones del mercado y la fuerte
presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la
competencia, obligan a los directivos de la organización a realizar considerables
cambios en sus planes, en plazos relativamente cortos, por lo que se requiere que
los presupuestos se apliquen con elasticidad y criterio, debiendo éstos permitir
cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas, la producción, las
necesidades, el ciclo económico, etc.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Las empresas se encuentran en un entorno económico en donde lo predominante
es la incertidumbre, por lo tanto, los riesgos que se tienen que asumir son
mayores, de allí la importancia de elaborar presupuestos porque:
a) Ayudan a minimizar los riesgos en las
operaciones de la empresa.

b) Sirven de mecanismo para la revisión

permanente de las políticas y estrategias
de la empresa y direccionarlas hacia las
metas establecidas

c) A través de los presupuestos se mantiene

el plan de operaciones de la empresa en
unos límites razonables.

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d) Cuantifican en términos financieros los
diversos componentes de su plan total
de acción.

e) Sirven para establecer controles

financieros en la empresa.

d) Mide el desempeño de las distintas

áreas de la empresa y provee unas metas
comparables en cada una de ellas en
forma global.

e) Estipula el límite y alcance los

desembolsos realizados por la empresa.

f) Determina por centros de responsabilidad, los responsables de su aplicación.

g) Presenta por anticipado el monto de

los gastos de las actividades que se
realizarán en la empresa.

h) Reduce al mínimo los costos por compras

innecesarias, despilfarros de materiales,
tiempo, etc.,

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Diagrama de Flujo

Figura Nombre Uso

un símbolo de conexión
utilizado para indicar una
interconexión entre otros dos
símbolos, y la dirección del
flujo.
Terminación Indica el comienzo o el final
de un flujo en el diagrama
de procesos.
Proceso Indica un determinado
proceso y sus funciones y
actividades.
Decisión Esto demuestra que se
debe tomar una decisión y
que el flujo del proceso va a
seguir cierta dirección según
esta decisión.
Retardo Significa que pasará un
tiempo antes de que el flujo
del proceso continúe.

Datos Representa cualquier tipo

de dato en el diagrama de
flujo.

Documento Es un tipo de dato o

información que las
personas pueden leer, como
un informe impreso, por
ejemplo.
Varios documentos Indica que son varios
documentos.

Predefinido Un proceso que ya está

definido previamente.

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 Preparación Esto indica que hay que
hacer, ajustar o modificar
algo en el proceso antes de
proceder.
Entrada Manual Esto indica que una persona
hará un procedimiento
manualmente.

Loop Manual Indica que una secuencia de

comandos ocurrirá,
repitiéndose continuamente
hasta que una persona la
detenga manualmente.
Conector Indica que habrá una
inspección en este punto.

Límite del Loop Muestra el comienzo de un

proceso de loop.

Datos almacenados Esto muestra que existen

datos almacenados.

o Se utiliza para indicar la “o”

lógica.

Sumador Se utiliza para indicar la “y”

lógica.

Agrupar Indica una etapa en la que

se organizan los datos de
una manera estándar.

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 Clasificar Esto indica que en este
punto se generará una lista
que organiza elementos en
un orden determinado.

Mezclar Indica un paso en el que se

combinarán diversos
conjuntos en uno solo.

GANTT
Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que sirve para planificar y
gestionar proyectos de manera eficiente. Resulta extremadamente útil para
quienes desean manejar bien el tiempo y la organización de una serie de tareas,
para cumplir de forma ordenada con las diferentes fases de un proyecto
ayuda a lograr el objetivo final de la planificación y la implementación correcta de
cada etapa. Conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las
fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta fundamental.

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PERT
Un Diagrama PERT CPM, es un gráfico de redes o nodos que nos muestra la
secuencia de actividades de un proyecto y las relaciones de dependencia entre
ellas; de manera que faciliten y ayuden a los gerentes a supervisar y controlar los
proyectos.
Existen dos formas de realizar nuestro diagrama, según se representen las
actividades:

• Actividades en los nodos (AEN): Los nodos del gráfico representan las
actividades del proyecto. En
inglés se denomina AON (Activity
on node)

• Actividades en las flechas (AEF):

Las flechas representan las
actividades. También presentan
nodos los cuales representan los
tiempos de inicio y terminación
de una actividad.
Si bien ambos métodos son válidos, hemos considerado utilizar la representación
de actividades en nodos (AEN) porque es más fácil de entender; además, la
mayoría de los softwares para la gestión de proyectos, incluido el Microsoft
Project, utilizan redes AEN

CPM
El método de la ruta crítica o diagrama CPM (Critical Path Method) es un algoritmo
basado en la teoría de redes que permite calcular el tiempo mínimo de realización
de un proyecto.
Este método utiliza intervalos determinísticos, a diferencia de otros como el PERT
que se basan en probabilidades.
1. Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.
2. Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y
cuál debe seguir después.
3. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus
relaciones de precedencia.

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4. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
5. Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que determinará
la duración del proyecto (Ruta Crítica).
6. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el
proyecto.

IC: Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad.
TC: Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad.
IL: Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin
retrasar el término del proyecto.
TL: Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin
retrasar el término del proyecto.

Flujograma

Un flujograma o diagrama de flujo consiste en una figura o gráfico que representa

una serie de procesos o un grupo de actividades por medio de símbolos.
Por tanto, la principal utilidad de un flujograma es que muestra de un solo vistazo
un proceso que puede ser complejo.
De esta forma, cada persona implicada en él sabe cuál es su labor. Con esto se
consigue incrementar la eficiencia y reducir las posibles incidencias.

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 • Planificar. Todo parte de un plan. Por eso, para crear una imagen de un
proceso debemos tener claro cuáles son los pasos que se van a dar. Tiene
que ser lo más detallado posible y mejor si se escribe.
• Elegir. Una vez tenemos claro dónde queremos ir, hay que elegir el camino.
Para hacerlo, decidimos cómo lo vamos a representar, con qué colores,
figuras o diseño. Porque no solo debe ser sencillo, también es importante
que sea atractivo a la vista.
• Ejecutar. Este paso es, quizá, el más relevante. Debemos crearlo y hacerlo
con lógica. El ejemplo que veremos al final es un caso sencillo, pero los
procesos reales pueden complicarse mucho.
• Comprobar y mejorar. Como todo en la vida, un diagrama de flujo también
es mejorable. Por eso, antes de publicarlo en la empresa, conviene
escuchar segundas y terceras opiniones. Además, una vez puesto en
marcha, habrá que hacer mejoras, seguro.
EJEMPLO

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