FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICADA
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA

ENTIDAD PRODUCTORA OFICINA PRODUCTORA

REGISTRO DE ENTRADA

AÑO MES DÍA NÚMERO DE TRANSFERENCIA

FECHAS EXTREMAS
(aaaa-mm-dd)
CÓDIGO NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES DESCRIPCIÓN

No. DEPENDENCIA
INICIAL FINAL
Descripción del
D SERIE Subserie SERIE Subserie Nombre del Expediente
Expediente

ELABORADO POR: ENTREGADO POR:

CARGO: CARGO:

FIRMA: FIRMA:

LUGAR: LUGAR:

FECHA: FECHA:

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO

 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: GDO-FT001

GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 002

CLASIFICADA
RESERVADA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

OBJETO DEL INVENTARIO (X)

A.E.N O.A.G O.A.C T.P T.S N.P

UNIDAD DE
SOPORTE
CONSERVACIÓN
CLASIFICACIÓN UBICACIÓN
FRECUENCIA DE
DIGITAL /ELECTRÓNICO DE LA
EXPEDIENTE CONSULTA
NÚMERO INFORMACIÓN
CARPETA

HIBRIDO (Baja -B NOTAS

DE FOLIOS (Pública - P
TOMO

OTRO
CAJA

PAPEL SI/NO Media - M

Clasificada - C
EXTENSIÓN / Alta - A)
LOCALIZACIÓN Reservada - R) DE M CU C E ENT
FORMATO

RECIBIDO POR:

CARGO:

FIRMA:

LUGAR:

FECHA:

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 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO

GESTIÓN DOCUMENTA

Clasificación de la información PÚBLICA

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DO

ACUERDO No. 042
(OCTUBRE 31 DE 2002)

“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.”

Diligenciamiento del FUID:

Texto: Arial, Tamaño: 10 pt

1. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o p

2. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de m

4. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. D

la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En No. De transferencia se anotará el número de la tr

5. OBJETO DEL INVENTARIO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

• A.E.N - ARCHIVO EN ESTADO NATURAL

• O.A.G - ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION
• O.A.C - ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL
• T.P - TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
• T.S - TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
• N.P - ENTREGA DE ARCHIVO POR NOVEDAD DE PERSONAL

6. NÚMERO DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de
documental, por lo general este número va en consecutivo de 1 a n.

7. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una
• D – Dependencia: Diligencie el código de la dependencia establecido en la Tabla de retención Documental – T
• SERIE: Diligencie el código de la SERIE definido en la TRD de su dependencia. (ejemplo, 10)
• Subserie: Diligencie el código de la Subserie definido en la TRD de su dependencia. (ejemplo, 01).

8. DEPENDENCIA: Debe anotarse el nombre de la oficina encargada de la producción documental en MAYÚSCU

9. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades docu
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

• SERIE: Diligencie el nombre de la SERIE definido en la TRD de su dependencia en mayúscula.

• Subserie: En este campo diligencie el nombre de la Subserie definido en la TRD de su dependencia.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden re
7. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una
• D – Dependencia: Diligencie el código de la dependencia establecido en la Tabla de retención Documental – T
• SERIE: Diligencie el código de la SERIE definido en la TRD de su dependencia. (ejemplo, 10)
• Subserie: Diligencie el código de la Subserie definido en la TRD de su dependencia. (ejemplo, 01).

8. DEPENDENCIA: Debe anotarse el nombre de la oficina encargada de la producción documental en MAYÚSCU

9. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades docu
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

• SERIE: Diligencie el nombre de la SERIE definido en la TRD de su dependencia en mayúscula.

• Subserie: En este campo diligencie el nombre de la Subserie definido en la TRD de su dependencia.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden re

10. DESCRIPCIÓN: Se describe la relación sistemática y detallada de las unidades de información la cual perm

• Nombre del Expediente: Se describe el nombre dado al expediente.

• Descripción del Expediente: Se describe de manera detallada el asunto o contenido del expediente.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial (más antigua) y final (más reciente) de ca
correspondientes al año, mes (mm) y el día (dd). En el caso de una sola fecha se anotará ésta como inicial y fin

12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento.

escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
• Caja
• Carpeta
• Tomo
• Otro

13. NÚMERO DE FOLIOS. Se debe consignar en número la cantidad de folios que contiene el expediente.

14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes en los que se almacena la información:

• Papel
• Digital / Electrónico:
- Extensión / Formato: en este item se debe diligenciar en que formato se encuentra el documento, es decir: .P
- Localización: se debe relacionar el link de acceso a esta información.

15. EXPEDIENTE HIBRIDO: en este campo se consignará si el expediente relacionado es hibrido, es decir si s

16. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe citar si la documentación registra un alto, medio o bajo índice de
préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación.

• Alto
• M – Medio
• B – Bajo

17. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN (Pública – P, Clasificada – C, Reservada - R): se debe consignar

• Pública – P
• Clasificada – C
• Reservada – R

18. UBICACIÓN: En este campo se escribirá la ubicación física donde se encuentran las unidades de almacena

• DE – Depósito: Lugar destinado y equipado para el almacenamiento y conservación de documentos.

• M – Módulo: Conjunto de estantes que conforman los cuerpos formando una estructura completa.

• CU – Cuerpo: Conjunto de estantes conformados por dos caras.

• C – Cara: Conjunto de estantes de un solo lado (Cara A o Cara B).
• E – Estante: Es una columna conformada por entrepaños de un metro cada uno.
• ENT – Entrepaño: Se conforma por cada bandeja de un metro dentro del estante, es decir cada número como
19. OBSERVACIONES. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotará
número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, imp
el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una ho
ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

20. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, a

21. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, a

22. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así co

• En caso de que la información de las columnas no aplique se debe colocar N/A o 0. (No dejar celdas en blanco).

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprim

 ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: GDO-FT001

GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 002

CLASIFICADA RESERVADA

ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID

ACUERDO No. 042
CTUBRE 31 DE 2002)

ón en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
ivos 594 de 2000.”

e la entidad que produjo o produce los documentos.

a que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

ransferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a
e anotará el número de la transferencia.

puede ser:

espondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de

inas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

e retención Documental – TRD. (ejemplo, 230)
emplo, 10)
a. (ejemplo, 01).

ión documental en MAYÚSCULA.

l conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo

icas.

mayúscula.
e su dependencia.
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
inas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
e retención Documental – TRD. (ejemplo, 230)
emplo, 10)
a. (ejemplo, 01).

ión documental en MAYÚSCULA.

l conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo

icas.

mayúscula.
e su dependencia.
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

de información la cual permite su ubicación de manera eficaz.

o del expediente.

final (más reciente) de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
notará ésta como inicial y final. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará SF.

nidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes

pondiente.

contiene el expediente.

macena la información:

a el documento, es decir: .PFD, .EXCEL, .WORD

nado es hibrido, es decir si se compone de documentación física y electrónica / digital.

alto, medio o bajo índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de

ada - R): se debe consignar el tipo de seguridad que tiene ese documento y/o Serie o subserie.

an las unidades de almacenamiento de la siguiente manera:

ón de documentos.
uctura completa.
es decir cada número como se presenta en la siguiente ilustración.
ado en las columnas anteriores.

culares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del

dos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en
as de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene),

able de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

sable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

le de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

celdas en blanco).

se descargue o se imprima, se considerará NO CONTROLADO