DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE LA UNIDAD DE GESTIÓN MUNICIPAL –

DEL DISTRITO DE …….

1. Documentos de gestión de la UGM

Para la buena administración de los servicios la UGM requiere contar y manejar una
serie de documentos de gestión, entre ellas:

1.1 El Padrón de Usuarios/as

Es el registro de todos los usuarios/as de los servicios de saneamiento básico,
este documento permite hacer el control del cumplimiento de las obligaciones de
cada usuario/a, asimismo permite conocer el total de familias y población
beneficiaria de los servicios. Se debe actualizar por lo menos cada dos años.
1.2 El Libro de Actas
Documento donde se registra todas las acciones y acuerdos de la Asamblea
General de usuarios/as. El cual debe ser legalizado, estar siempre al día y es de
manejo del/la área contable/a o su reemplazante.
1.3 Los recibos de Ingresos
Vienen a ser documentos prenumerados que sirve para registrar todos los
ingresos de dinero en efectivo y conocer cuánto dinero y por qué concepto
ingresa a tesorería (Cuotas familiares, multas y/o sanciones, nuevas conexiones
domiciliarias, otras actividades como: día familiar, rifas, etc.).

1.4 Los recibos de egresos

Al igual que los anteriores son documentos prenumerados que sirve para anotar
las salidas de dinero de Caja de la UGM (Por pago de jornales, por compra de
materiales, accesorios u otras herramientas, por pago al gasfitero/a, cuando
realiza trabajos en el sistema, compra de refrigerios cuando se realizan trabajos
en la comunidad, por compra de Cloro, Comisiones y movilidad y otras salidas
de dinero pueden ser para actividades en cumplimiento del plan de trabajo de la
JASS).
1.5 El Libro de Caja
Documento importante de toda organización donde se registra el movimiento
contable de la UGM. El responsable del área contable, de la unidad de gestión
municipal debe llevar, usar y mantenerlo siempre al día. Sirve para registrar todo
 el dinero que entra (ingresos) y todo el dinero que sale (egresos) de caja, para
controlar el manejo económico y para conocer el saldo de dinero existente. Se
abre con el importe del primer efectivo de dinero, ingreso que será registrado en
el lado DEBE, indica que la UGM cuenta con dinero para empezar a realizar los
primeros gastos. El cierre del Libro de Caja, puede hacerse cada vez que la
UGM, lo considere conveniente; sin embargo es recomendable hacerlo cada fin
de mes.

1.6 El Archivo
Folder donde se guarda en forma ordenada los documentos de la administración
y contabilidad de la UGM, (facturas, boletas de venta y otros documentos que
sustentan el gasto). Los archivos que debe manejar la UGM son: Archivo de
Correspondencia enviado y recibido, archivos de ingresos o entradas de dinero,
archivos de egresos o salidas de dinero.

1.7 EL Plan Operativo Anual

La gestión de la UGM comprende todas las actividades que se realizan para
alcanzar los objetivos del Plan Operativo Anual de la UGM, relacionado a la
gestión de servicios de saneamiento, la dotación de agua potable en forma
continua y de calidad, servicio de eliminación de excretas y disposición de
residuos sólidos. Razón por la cual el plan Operativo Anual, se constituye en
un documento de gestión de suma importancia pues coadyuva a la buena gestión
de la UGM, este documento debe ser aprobado en asamblea general de
usuarios/as.
Su planteamiento cobra mayor importancia pues este sirve de insumo para el
cálculo y posterior planteamiento de la cuota familiar.

2. Calculo de la cuota familiar en base al POA

La cuota familiar viene a ser el pago mensual que hacen los usuarios/as por
contar con el servicio de agua potable en sus viviendas, para cubrir los costos de
administración, operación y mantenimiento.
Su pago oportuno es muy importante para garantizar la continuidad del servicio
en forma adecuada. Si el usuario paga tiene derecho a exigir a la UGM un buen
servicio.
3. Indicadores de gestión de la UGM
Cada UGM debe realizar su plan de trabajo anual presupuestado y ser aprobado por
los usuarios para que sea implementado en el año y debe estar planteado en base a
los siguientes indicadores:
 Continuidad del servicio.
 Calidad del agua, cloración desinfección.
 Cantidad del agua.
 Cobertura
 Cobro de cuotas familiares
 Operación y mantenimiento.
 Formalización de UGM.

5.1 Continuidad del servicio, referido al número de horas que se brinda el servicio
de agua, considerando que esta debe ser entre 15 a 24 horas.

5.2 Calidad del agua, que permite verificar el cumplimiento de actividades

importantes como son la cloración desinfección. Donde el nivel de Cloro residual
debe ser >= a 0.5 mlg/L.

3.3 Cantidad del agua, referida al caudal de agua donde la oferta del servicio debe
cubrir la demanda de este.

3.4 Cobertura, referida al porcentaje de población beneficiada con los servicios de

agua y saneamiento, considerando que esta debería beneficiar al 90% a más de
la población.

3.5 Cobro de cuotas familiares, referido a que dichas cuotas deberían cubrir los
costos de la Administración, Operación y Mantenimiento de los servicios.
5.6 Operación y mantenimiento, referido a que la UGM debe contar con un
operador remunerado y debidamente implementado para desarrollar las actividades
de Operación y Mantenimiento.
5.7 Formalización de UGM, referido a que la UGM debe estar debidamente
inscrita y reconocida por la Municipalidad.