Ensayo: Conociendo la historia e importancia de los archivos

SENA VIRTUAL

Ensayo: Conociendo la historia e importancia de los archivos

PRESENTADO POR:
Paula Andrea Villegas Herrera

ADMINSISTRCION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA VIRTUAL
COLOMBIA
2022

Después de conocer la historia de los archivos seguimos con el concepto, por el cual un archivo
es un conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en
ejercicio de su actividad. Estos son importantes para las diferentes entidades u organizaciones de
un país por medio de estas pueden realizar diferentes análisis de algún fenómeno que se esté
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presentando o algún producto ya que estos deben de cumplir con lo establecido en la ley deben de
estar organizados cronológicamente, en un lugar adecuado en otros…

De esta manera se encuentran diferentes tipos de archivos: económicos, simples, funcionales,

Exactos, técnicos cada uno de ellos tiene su función y ventajas que ofrecen contando con las
herramientas razonables de la información generada. Seguidamente se encuentran categorizados
según el archivo General de la Nación en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de
Colombia donde nos permite visualizar e indagar la información de manera más minimizada
desde el punto de vista de su jurisdicción.

Por consiguiente, los archivos requieren de su buen uso y adecuación en sus diferentes muebles
donde están expuestos que faciliten su ubicación, búsqueda cada archivo físico debe de tener un
sello con fecha, hora; con su respectivo gancho; legajos; cajas de archivo se puede evidenciar que
los documentos deben de cumplir con ciertos requisitos para el buen uso y mantenimiento de
estos para así poder acceder a la información por si se llega a presentar algún inconveniente.

También se encuentran de manera digital ya que las TIC han avanzado y nos encontramos en la
era de la tecnología donde todo es de manera virtual más sencillo, manejable, de fácil acceso
donde también se está contribuyendo con el medio ambiente y se gasta menos papel se puede
guardar en la nube del computador por si se llega a presentar algún daño técnico o daños
materiales como incendios o inundaciones los archivos no se dañarán ni se pierden quedan bien
guardados y con mayor protección.

Para finalizar cada ser humano tiene un archivo desde antes de nacer el primero de los archivos es
en el hospital con sus ecografías registrando el estado de saludo, el sexo y su llegada después de
esto su registro civil donde lleva hora, fecha, huellas y demás información que requiere el estado
y a medida que el individuo va creciendo y pasando por las diferentes etapas de la vida se va
generando un archivo histórico, fotográfico, educativo, familiar, profesional y personal de esta
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manera nos damos cuenta que los archivos siempre irán enlazados con los seres humanos y son
de gran importancia para estos y las organizaciones.