UNIDAD DE TRABAJO 8 GESTIÓN LOGÍSTICA Y COMERCIAL

PLAZO DE EXPEDICIÓN Y ENVÍO DE LAS FACTURAS

CÁLCULO Y CONFECCIÓN

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¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es… una factura. Con esto quiero decir que tiene
exactamente los mismos efectos legales que tendría una factura tradicional
en papel. La Dirección General de Tributos nos aclaran esta cuestión sin
lugar a dudas:
“Se entiende por factura electrónica la factura reglamentaria que haya sido
expedida y recibida en formato electrónico, previo consentimiento del
destinatario para recibirla por esta vía.”
Una factura en papel escaneada es una factura en formato electrónico, por
lo tanto, si se envía utilizando el correo electrónico, se están cumpliendo los
requisitos indicados en la normativa. Tan solo es necesario contar con el
consentimiento expreso del destinatario y garantizar la autenticidad.

Tipos de facturas electrónicas

Existe 2 tipos de facturas electrónicas: con formato estructurado y con
formato no estructurado.

• Con formato estructurado nos referimos a las facturas creadas desde

programas de facturación que contienen datos estructurados y que
pueden generarse de forma automática.
• Las facturas electrónicas de formato no estructurado suelen referirse
a las facturas que consisten básicamente en una imagen escaneada de
un documento original o un fichero PDF. (Uso de sistemas OCR)
Estos 2 tipos de facturas electrónicas suelen ser remitidos mediante
comunicaciones también electrónicas (internet). La diferencia entre ambas
está en la automatización de datos.

Normativa legal de la factura

electrónica
Hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero
de 2012, las facturas electrónicas debían ir firmadas digitalmente con un
certificado reconocido por la Administración.
Este sistema resultaba muy engorroso y hacía que las empresas siguieran
utilizando la factura tradicional en papel.
Desde el 1 de enero de 2015 se suprimió este requisito de firma, pero
se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, como en
cualquier factura impresa remitida por correo ordinario.

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Las factura electrónicas deben cumplir los mismos requisitos que el resto
de tipos de facturas, para que una factura sea completamente legal es
necesario que reúna una serie de datos obligatorios.

Sistemas para garantizar el

contenido de una e-factura
El contenido de una factura en papel puede garantizarse con el sello y firma
de la empresa que la emite. Por lo tanto, es lógico que la factura remitida por
correo electrónico cuente con unas garantías similares.
Todos los modelos de facturas, ya sean electrónicas o en papel, tienen que
garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido.
En el caso de la factura electrónica los sistemas que se admiten para
garantizar el contenido son:

• La firma electrónica reconocida.

• Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI.
• Otros sistemas distintos a los anteriores. En este caso será necesaria
una validación del Director del Departamento de Inspección Financiera
y Tributaria.

Ventajas de la factura electrónica

El envío de e-facturas por correo electrónico es un sistema ampliamente
utilizado en las relaciones comerciales, ya que supone un ahorro
considerable de tiempo y costes de impresión.
Entre las muchas ventajas que supone la factura electrónica conviene
destacar las siguientes:

1. Se acortan los ciclos de tramitación, incluido el de cobro. La

facturación online te permite eliminar barreras y retrasos en el
proceso. Esto significa que cobrarás más rápido, tendrás unas cuentas
más saneadas y más tiempo para hacer crecer tu negocio.
2. Mejora el servicio al cliente. Tus clientes también se benefician.
Recibirán la factura directamente en su correo y será mucho más fácil,
también para ellos, almacenar esta información.
3. Se minimizan los errores humanos. Determinados errores en la
creación de facturas pueden causar perjuicios de naturaleza fiscal,
tanto para el emisor como para el destinatario.
4. Se agiliza el acceso a las facturas emitidas y recibidas.
5. Reduce el uso del papel con el consiguiente beneficio para el medio
ambiente.

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6. Tendrás tus facturas mucho más seguras. Los programas de

facturación online funcionan en el entorno de la nube. La información
estará almacenada con total seguridad, ya que utilizan un sistema de
encriptado similar al de los bancos.
7. Modernizarás tu negocio.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento cuyo uso está muy extendido
entre autónomos y empresarios. Esta se suele utilizar como borrador
antes de emitir la factura final. Es muy común utilizar las facturas
proformas para el comercio internacional.
Es obligatorio que aparezcan las palabras “factura proforma” en la
misma. Es importante recordar que la factura proforma no tiene validez
fiscal ni contable. Esto quiere decir que una factura proforma no sustituye
a una factura y, por lo tanto, no se puede cobrar un servicio o un adelanto
usando una proforma.
¿Tiene que llevar IVA la factura proforma? Aunque como ya hemos dicho
una proforma no tiene valor fiscal, es recomendable incluir el IVA para que
el cliente pueda ver el valor real de los bienes o servicios.
A su vez, el uso de las facturas proformas es más común en el comercio
internacional, a menudo utilizadas para declarar mercancías en
las aduanas. También es común que algunos clientes soliciten una factura
proforma para poder pedir financiación bancaria.

LA FACTURA SIMPLIFICADA
Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2013 del Reglamento de
facturación aprobado en el Real Decreto 1619/2012, se introdujo y
potenció la figura de la factura simplificada en detrimento del tícket,
que desde entonces no se acepta en ningún caso como documento contable
justificativo de un gasto.

Actividades que pueden emitir factura

simplificada

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Además, la factura simplificada podrá emitirse, a elección del emisor, si

concurren alguna de estas circunstancias:

• Cuando el importe no exceda de 400 euros (IVA incluido)

• Cuando se expida factura rectificativa
• Cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, en las
operaciones que se describen a continuación:
1. Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o
elaboradores de los productos entregados.
2. Ventas o servicios en ambulancia.
3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
4. Transportes de personas y sus equipajes.
5. Servicios de hostelería y restauración prestados por
restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y
establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o
comidas para consumir en el acto.
6. Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
7. Servicios telefónicos en cabinas telefónicas de uso público
8. Servicios de peluquería e institutos de belleza.
9. Utilización de instalaciones deportivas.
10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios
fotográficos.
11. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
12. Alquiler de películas.
13. Servicios de tintorería y lavandería.
14. Utilización de autopistas de peaje.

¿Qué datos debe contener una factura

simplificada?
En una factura simplificada tienes que reflejar todos y cada uno de los
datos que te enumeramos a continuación:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro

de cada serie será correlativa.
2. Fecha de expedición de la factura. En caso de que sea diferente,
también habrá que incluir la fecha de realización del trabajo o en que
se haya recibido el pago anticipado.
3. Número de identificación fiscal (NIF) del obligado a expedir factura.

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4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del

obligado a expedir factura.
5. Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios
prestados.
6. Tipo impositivo de IVA aplicado y opcionalmente, también la
expresión «IVA incluido».
7. El importe total a pagar.
8. NIF, nombre y apellidos y domicilio del destinatario y cuota
tributaria (retención IRPF), cuanto el destinatario sea empresario,
profesional o no lo sea, pero así te lo pida para el cumplimiento de
sus obligaciones fiscales o para el ejercicio de cualquier derecho de
naturaleza tributaria.

Frente al ticket, la factura simplificada pretende ser un documento
justificativo algo más formal, aunque sin llegar al nivel de una factura
completa, evitando de esta forma la mayor complejidad administrativa que
ello supondría.