Las Tablas de Retención

documental son un listado

de series, con sus
correspondientes tipos
documentales, a las
cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los
documentos
Las tablas de retención
son regidas según la
resolución 469 del 30 de
septiembre del 2016 en
donde dice que estas
tablas son una forma de
información e uso
administrativo acargo del
servicio al ciudadano y
como una fuente historia,
siendo autorizadas por el
Archivo principal
de la nación.
Dentro de una
empresa debe ser
aprobada mediante un
acto
administrativo llevado a
cabo por el representante
legal de la entidad
La aplicación de las
Tablas de Retención
Documental es un
proceso
que se debe llevar a
cabo desde el
momento de la
creación del
documento en el
desarrollo de las
funciones propias de
cada área
productora, lo que
significa que se deben
emplear desde los
archivos
de gestión.
Las Tablas de Retención
documental son un listado
de series, con sus
correspondientes tipos
documentales, a las
cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los
documentos
Las tablas de retención
son regidas según la
resolución 469 del 30 de
septiembre del 2016 en
donde dice que estas
tablas son una forma de
información e uso
administrativo acargo del
servicio al ciudadano y
como una fuente historia,
siendo autorizadas por el
Archivo principal
de la nación.
Dentro de una
empresa debe ser
aprobada mediante un
acto
administrativo llevado a
cabo por el representante
legal de la entidad
La aplicación de las
Tablas de Retención
Documental es un
proceso
que se debe llevar a
cabo desde el
momento de la
creación del
documento en el
desarrollo de las
funciones propias de
cada área
productora, lo que
significa que se deben
emplear desde los
archivos
de gestión.
Las Tablas de Retención
documental son un listado
de series, con sus
correspondientes tipos
documentales, a las
cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los
documentos
Las tablas de retención
son regidas según la
resolución 469 del 30 de
septiembre del 2016 en
donde dice que estas
tablas son una forma de
información e uso
administrativo acargo del
servicio al ciudadano y
como una fuente historia,
siendo autorizadas por el
Archivo principal
de la nación.
Dentro de una
empresa debe ser
aprobada mediante un
acto
administrativo llevado a
cabo por el representante
legal de la entidad
La aplicación de las
Tablas de Retención
Documental es un
proceso
que se debe llevar a
cabo desde el
momento de la
creación del
documento en el
desarrollo de las
funciones propias de
cada área
productora, lo que
significa que se deben
emplear desde los
archivos
de gestión. INFORME
SISTEMA PARAORGANIZACION DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR:
LEYDI SOFIA PEREZ PARRA

INSTRUCTOR:
ALEXANDER HERRERA PEREZ

COMPLEMENTARIA VIRTUAL
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

AÑO
2022
EMPRESA DE TRANSPORTES COOTRANSCOLOR LTDA
OBJETIVO:
Establecer el sistema que utiliza la empresa de transportes Cootranscolor LTDA, para la
organización, preservación y conservación documental, generar recomendaciones de
mejoras respecto de lo encontrado en la gestión documental.

1. SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Se ha observado que la entidad implementa varias acciones en el archivo de gestión con el

objetivo de organizar, controlar y conservar la documentación.
Como primera medida se clasifican los documentos según el tipo, en carpetas debidamente
marcadas las cuales se encuentran organizadas en forma alfabética en armarios
organizadores metálicos de 1.20 m de alto.
Los documentos se encuentran ordenados numéricamente dentro de carpetas según el orden
como van llegando o se van produciendo en la oficina. Esas carpetas, las cuales están
marcadas respectivamente según el tipo de documental, separan la documentación mes a
mes.
La eficiente ordenación documental en el archivo de gestión con la que cuenta la empresa,
les permite el fácil acceso de la información, gracias a la correcta ubicación de los
documentos, lo cual permite a la persona consultante acceder a la información de manera
rápida.
En relación a la conservación de los documentos, se evidencio que la bodega donde se
encuentra el archivo central e histórico, cuenta con estantería metálica, no hay signos de
humedad, cuenta con buena ventilación e iluminación y los documentos se encuentran
organizados en la estantería, en cajas de cartón, separadas por carpetas. No se evidencia
daños en los documentos.

CONCLUSIONES
La entidad debe crear una cultura organizacional alrededor de la gestión documental de tal
forma, que tanto los funcionarios como los usuarios de los archivos, la adopten como parte
integral del desarrollo de sus actividades diarias, logrando no solo contribuir al
fortalecimiento de cada una de las operaciones, si no que comprenda que emplear buenas
prácticas de administración de los documentos de la entidad, es desde la perspectiva
estratégica, la ,mejor opción para una adecuada gestión del conocimiento minimizando la
perdida de documentos y garantizando el cumplimiento de su misión a largo plazo.