La siguiente es una lista de efectos indeseables del proceso de

matrículas en el área financiera.

Por favor leer y mentalmente ir pensando cuales pueden ser las causas raíces para trabajar sobre
ellas. Y saldrán ideas de solución para modificar la causa y la mayor cantidad de efectos
indeseables.

Nota: Los de color azul son posibles ideas de solución.

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Quejas por no atención oportuna a la Rectoría, al Comité de Rectoría y otros

Quejas por no atención de llamadas telefónicas

Por no atención oportuna

Por no activación financiera súper rápida en tiempos de cierre

El desconocimiento de los procesos financieros por parte de los estudiantes y padres de familia

Hay muchas llamadas pidiendo información por fechas de calendario y precios.

Se quejan por no contestar los correos (no debe ser un canal de atención)

No saben las formas de pago de la matricula

No saben cómo descargar un recibo

No saben cómo hacer un reintegro, cuales son los rangos de matrícula, cambio de créditos
académicos, de profesionalización, proceso de grado, etc.

No saben a quién dirigirse

Entre las áreas financieras nos peloteamos los casos

Los estudiantes no conocen el diligenciamiento de las garantías

Los estudiantes no leen

Si el estudiante no recibe la respuesta que desea, manifiesta que no los han atendido ni bien ni
oportunamente.

El estudiante espera que se le responda inmediatamente.

No entiende el saldo de su estado de cuenta.

Los estudiantes arrastran saldo y no les informan al papa y el papa llama para saber que pasó

Los estudiantes no les informan a los padres

Los que llaman o escriben a quejarse son los padres

Los estudiantes no conocen los canales de comunicación

El personal temporal normalmente si es en vacaciones las personas solo hacen una parte del
proceso y se van, toman el proceso como escampadero.

A los temporales se les paga muy bajo y si es bueno, se van rápido y nos dejan a mitad de camino.

Expedición de la resolución de precios en noviembre para el siguiente año (muy tarde)

Como definir el descuento por pronto pago.

Problemas tecnológicos (sistema se pone lento, cada semestre se presenta un problema en

tecnología y nos afecta, este año fue el tema de la seguridad).

Tesorería entran muchas llamadas preguntando cuantos créditos pueden matricular y que porque
tienen que pagar matricula completa si se pasan por 3 créditos

Nos llegan llamadas de otras áreas.

No hay una buena planeación de horarios, registro cancela cursos, los estudiantes de estos cursos
deben cambiar la matrícula y cambiar rangos de crédito, y se hace el cambio es en el sistema
financiero y se forma un cuello de botella. La tabla que mueve el rango esta en financiero.

Cambiar la parametrización con iceberg, que registro tome esta responsabilidad.

El cambio de rangos académicos debe ser de registro académico

(FECHAS DE MATRICULA, CUANTO SE DEBE PAGAR, CAMBIOS DE RANGO) estos son las situaciones
operativas con mayores solicitudes.

Los estudiantes preguntan sobre las becas y descuentos que ofrecen la Universidad

¡Los estudiantes no leen!!!!!!

¡Los estudiantes no ven los videos!!!

La página web no ayuda, la gente no llega a la información que necesita de forma fácil y sencilla.

El buscador de la página de la Universidad no sale nada.

Las demás dependencias ven los problemas del área financiera y lo de ellos es perfecto.

El calendario de matrícula no se cumple, de ahí se deriva que, si no entregan notas y promedios,

Kardex entonces se demora la aplicación de becas y las solicitudes de crédito interno y de Icetex y
finalmente el problema es del área financiera.

No se cumplen las fechas de traslados internos (semestre y cambio de código) y Kardex cambie
saldos y el proceso para el área financiera es muy desgastante afecta todas las áreas financieras.

Registro Académico debe cumplir con las fechas.

Que procesos se pueden mejorar para cumplir con tiempos de respuestas y llevar excepciones a
un superior para que sea rápida la respuesta
El sistema no nos ayuda, porque no puede generar recibos con centavos y es el problema con los
fondos porque generan cheques con centavos

Problema de los saldos mayores a $200.000 pesos que iceberg no reconoce el signo.

Que en proceso de matrícula no pongan grados, porque es un desgaste y es un caos, es una

carga adicional para el área financiera., no tenemos personal que aguante esta carga, y obvio
salen las quejas, porque dan una semana para dar paz y salvos.

La última fecha de pago de grado es 15 de septiembre, pero llega el 20 de septiembre ‘para dejar
ingresar una o dos personas y hay que hacer procesos nuevamente, corren la fecha financiera pero
no la académica y la presión es enorme para el área financiera.

No recibimos pagos mixtos en tesorería

PODER RECIBIR EN UN SOLO RECIBO EL PAGO MIXTO

MEJORAR LA COMUNICACIÓN ENTRE NOSTROS AREAS FINANCIERAS

Revisar otra alternativa para que las áreas tengan su propio call center

Los descuentos de admisiones, problemas cuando no se abren programas, y se dan descuentos sin
formalidades como solicita contraloría.

Particularidades en el pago por convenios como el tema de la estampilla.