Control y Planificacion de Proyectos

UNIVERSIDAD METROPOLITANA
Decanato de Postgrado y de Investigaciones

Estudios de Postgrado de la Facultad de Ingeniería
Gerencia y Tecnología de las Telecomunicaciones
Planificación y Control de Proyectos
Marzo, 2007
Prof. Feliciano
Chávez
Objetivos
Comprender los aspectos relacionados a la

Planificación, Control y Seguimiento de Proyectos
Conocer herramientas de apoyo a la Gestión de
Proyectos tales como Microsoft Project
Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez
1
Agenda
Introducción a la Microsoft Project

Gerencia de Proyectos Facilidades
¿Qué es un proyecto? Vistas
La importancia de la gestión Introducción de datos
de proyectos Definición de las relaciones
Teoría básica de la Restricciones de actividades
administración de proyectos
Seguimiento de actividades
Herramientas clásicas de
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es, según el

Instituto de Gerencia de
Proyectos:
“un esfuerzo temporal para la

creación de un producto o
servicio único”
2
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es, según Silva:
“un conjunto de actividades

temporales relacionadas en
un todo, por una
organización, para lograr un
producto único”
¿Qué aspectos se aprecian en un

proyecto?
Requiere esfuerzo
Es temporal
Tiene principio y fin
Produce algo
Bien
Servicio
Es único
3
¿Por qué se requiere gestión de
proyectos?
Para administrar eficientemente:
los esfuerzos,
el tiempo,
controlar los bienes o servicios producidos,
y los costos y recursos asociados a todo esto
¿Qué relación guardan los aspectos

involucrados en un proyecto?
Triangulo del proyecto
Alcance
4
Triangulo del Proyecto
Tiempo
Fecha límite
El tiempo es oro
Disponibilidad de recursos
Los recursos son oro
Costos
Presupuesto
Imprevistos
Alcance
Lo barato sale caro
“you get what you pay for”
Otra forma de ver el

Triángulo del Proyecto
BUENO
100%
0%
100% 100%
ASEQUIBLE Alcance RÁPIDO

5
Tipos de Proyectos
Públicos Privados
De Ingeniería De Índole Social
Sin Fines de Lucro Con Fines de Lucro
Donde abunda la Tecnología Donde abunda el
Creación Conocimiento
Con entregables sustentables Innovación / Solución
“Simples” Con entregables temporales
“Complejos”
Filosofía de Diseño de Proyectos

“Top Down”
Planteamiento de la Misión
Formulación de Objetivos
Diseño de Estrategias
Diseño de Programas
Formulación y Planificación
de Proyectos
6
Filosofía de Diseño de Proyectos
“Top Down”
INSUMOS TAREA RESULTADOS
Planificación Identificación de La Idea Concepción del Proyecto
Estratégica
Concepción del Formulación Descripción del Proyecto

Proyecto
Ideas Básicas
Descripción del Evaluación Aceptación del Proyecto

Proyecto Certificación
de Fuente de Fondos
Aceptación del Planificación Proyecto

Proyecto
Proyecto Control Consecución de Metas
Cierre del Proyecto Evaluación Evaluación

Otras Filosofías de Planificación de

Proyectos
Bottom – Up Finish to Start
Reingeniería Cuando se tiene la fecha de
Ingeniería Reversa finalización bien definida,
Proyectos de duración y/o pero no se sabe cuando
costos acotados, pero sería el momento óptimo de
alcance variable comenzar para lograrlo
7
Herramientas para la
Administración de Proyectos
PERT
Program Evaluation &
Review Technique
CPM
Critical Path Method
CCM
Critical Chain Method
“Nuevo”
GANTT
PERT
Diagrama donde se
representan las actividades y
sus interrelaciones
Permite asignar
dependencias
8
CPM
Mejora sobre PERT en el que
se puede identificar el
camino crítico para que el
proyecto se culmine a tiempo
Cada tarea del camino crítico
es una tarea crítica
GANTT
Representación gráfica en
que la información se
presenta sobre un
almanaque para facilitar el
seguimiento del proyecto
9
Sugerencias para la Planificación de
Proyectos
El usar cualquier herramienta de Planificación de
Proyectos simplemente refleja lo que el Planificador
contemple
=> GIGO
Un buen Proyectista se realimenta de sus errores y toma los
correctivos para futuros Proyectos
El Prof. Silva sugiere plantear 3 escenarios:
El optimista
El realista (probable)
El pesimista
Y plantear los tiempos y costos del Proyecto como:
16%O + 66%R + 16%P
Microsoft Project
Base de Datos
Permite:
Ingresar tareas
Asignar dependencias
Asignar recursos
Asignar costos
Simular comportamientos
Hacer seguimiento
10
Agenda
Introducción a la Microsoft Project

Gerencia de Proyectos Facilidades
¿Qué es un proyecto? Vistas
La importancia de la gestión Introducción de datos
de proyectos Definición de las relaciones
Teoría básica de la Restricciones de actividades
Seguimiento de actividades
Herramientas clásicas de
¿Qué vamos a ver en la

parte práctica de este curso?
Microsoft Project 2002 ó 2003

Material de apoyo: abierto
Microsoft Project 2000 Microsoft Project 2002 ó 2003

Material de apoyo: Project Paso a Paso Material de apoyo: Project Paso a Paso
11
Microsoft Project 2000
Marzo, 2007
Prof. Feliciano
Chávez

Tareas GANTT Ayuda
Vista Inicial
Barra
De
Vistas
12
Microsoft Project
Prácticas
Somos cineastas
“Smoke & Mirrors”
Vamos a filmar un
cortometraje
“El Día Después de Mañana”
Necesitamos planificar y Smoke
gestionar las actividades &
Mirrors
Prácticas
Práctica 1. Familiarización con Microsoft Project

Lección 2
Proyecto de construcción de una vivienda
Aspectos generales del proyecto
13
Prácticas
Práctica 2. Introducción y Organización de las Tareas

Lección 3
Planificación de la filmación
Prácticas
Práctica 3. Configuración de los Recursos

Lección 4
Trabajo
Material
14
Prácticas
Práctica 4. Asignación de los Recursos a las Tareas

Lección 5
Cálculo de la duración de las tareas
Prácticas
Práctica 5. Refinamiento de los detalles de la Tarea

Lección 6
Calendario
Tipos de tarea
Tiempo
Esfuerzo
Periódicas
Delimitantes
15
Prácticas
Práctica 6. Refinamiento de los detalles del Recurso

Lección 7
Horarios de recursos
Tarifas
Redistribución de recursos
Prácticas
Práctica 7. Refinamiento de los detalles de la

Asignación
Lección 8
Reasignación de tiempo de recursos
Asignación de tasa de consumo de materiales
16
Prácticas Opcionales
Práctica 8. Impresión de la información del proyecto

Lección 10
Vista clásica
Informes
Práctica 9. Seguimiento del progreso del plan de

Proyecto
Lección 14
Baseline
Tracking GANTT
17
Microsoft Project 2002 ó 2003
Marzo, 2007
Prof. Feliciano
Chávez

Menú Tareas GANTT
Vista Inicial Nuevo
Barra
De
Asistentes
18
Ayuda Tareas GANTT
Vista Inicial
Barra
De
Asistentes
Práctica 1
Familiarización con Microsoft Referencia

Project Capítulos 1 y 2 del libro
Definición de un proyecto Project Paso a Paso
personal o empresarial Capítulo 2 del libro Project
El Ayudante de Office 2002
Introducción de las tareas
Opcional:
Introducción de fechas
Creación de dependencias
19
Práctica 2
Plantillas de Microsoft Project Referencia

Creación de diferentes Capítulo 1 del libro
proyectos a partir de las Project Paso a Paso
plantillas prediseñadas Capítulo 2 del libro Project
Construcción (comercial, 2002
residencial)
Desarrollo de software
Implantación de software
Traducción de software
Otras
Práctica 3
Creación de un proyecto Visualizar fecha de inicio y

Definir un proyecto (de fecha de fin de proyecto
consenso) para ser Manejar zoom
desarrollado por todos los Referencia
participantes a lo largo del Capítulo 2 del libro
curso Project Paso a Paso
Definir fechas de inicio y de Capítulo 2 del libro Project
fin 2002
Ingresar cierto número de
tareas
Ingresar fechas de inicio y/o
de fin puntuales para ciertas
tareas
Hacer que ciertas tareas
dependan de otras
20
Práctica 4
Refinación de los detalles de Referencia

las tareas Capítulos 2 y 7 del libro
Relaciones (dependencias) Project Paso a Paso
FC Capítulo 3 del libro Project
CC 2002
FF
CF
Delimitaciones
(LAP, LMTP, NCAD, NFDD,
etc.)
Fechas límite
Práctica 5
Tareas Especiales Referencia

Hitos Capítulos 2 y 7 del libro
Tareas Sumarias (Tareas Project Paso a Paso
Resumen) Capítulo 5 del libro Project
Tareas periódicas 2002
Dividir Tareas
21
Práctica 6
Configuración de recursos Referencia

Ir a vista de recursos Capítulo 3 del libro
Introducir recursos humanos Project Paso a Paso
y materiales Capítulo 6 del libro Project
Ir a pantalla dividida (vista 2002
entrada de tareas)
Asociar recursos a tareas
Pedir información del
proyecto
Práctica 7
Refinación de los detalles del Referencia

Proyecto Capítulo 3 del libro
Calendario del Proyecto Project Paso a Paso
Horas de entrada y salida Capítulos 3 y 6 del libro
Días feriados Project 2002
Días de horario especial
Calendario de las tareas
Calendario de los recursos
22
Práctica 8
Refinación de los detalles de las Referencia

tareas (II)
Capítulos 4 y 7 del libro
Duración condicionada por el
esfuerzo Project Paso a Paso
Duración no condicionada por el Capítulo 6 del libro Project
esfuerzo 2002
Horario de la tarea versus
horario de (el, los) recurso(s)
Cálculo del “trabajo” por
Microsoft Project
Cambio en la cantidad de
recursos y su impacto en tiempo
Cambio en la duración de la tarea
y su impacto en HH
Práctica 9
Costos del Proyecto Referencia

Vista de costos Capítulo 7 del libro
Ingreso de los costos Project Paso a Paso
unitarios por Recursos Capítulo 7 del libro Project
Humanos y maquinarias 2002
Definición de consumibles
En hoja de recursos
En hoja de costos
23
Práctica 10
Asignación de consumibles Referencia

(recursos materiales) a una Capítulos 7 y 8 del libro
tarea Project Paso a Paso
Asignación de recursos (no se explica en el libro
consumibles a una tarea Project 2002)
Asignación de tasa de
consumo
Práctica 11
Informes Referencia
Generales Capítulo 14 del libro
Actividades actuales Project Paso a Paso
Costos Capítulo 11 del libro Project
Asignaciones 2002
Carga de trabajo
Personalizados
24
Práctica 12
Problemas en la planificación Referencia

y soluciones Capítulo 16 del libro
Recursos sobre-asignados Project Paso a Paso
Redistribución de recursos Capítulos 6 y 3 del libro
Costos excesivos Project 2002
Identificación de la ruta crítica
(GANTT, PERT)
Substitución de recursos
Práctica 13
Línea base y seguimiento Referencia

Definición de línea base Capítulos 6 y 14 del libro
Seguimiento Project Paso a Paso
Actualización de la línea Capítulo 10 del libro Project
base 2002
Múltiples líneas base
25
Práctica 14. Impresión del Referencia

proyecto Capítulo 11 del libro
Propiedades de la impresión Project Paso a Paso
Scale to Fit Capítulo 11 del libro Project
Leyenda 2002
Ampliación del Concepto de Proyecto
MOF (Microsoft Implantación

Completada
Operation Framework)
Filosofía de trabajo
Microsoft
A partir de un proyecto
permite manejar cosas
que no son proyecto
Fase de
Desarrollo
26
Muchas Gracias
Marzo, 2007
Prof. Feliciano
Chávez
27

Control y Planificacion de Proyectos

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Comprender los aspectos relacionados a la

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Introducción a la Microsoft Project

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Un proyecto es, según el

“un esfuerzo temporal para la

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Un proyecto es, según Silva:

“un conjunto de actividades

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¿Qué aspectos se aprecian en un

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

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¿Qué relación guardan los aspectos

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Otra forma de ver el

ASEQUIBLE Alcance RÁPIDO

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Filosofía de Diseño de Proyectos

Concepción del Formulación Descripción del Proyecto

Descripción del Evaluación Aceptación del Proyecto

Aceptación del Planificación Proyecto

Proyecto Control Consecución de Metas

Cierre del Proyecto Evaluación Evaluación

Otras Filosofías de Planificación de

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Introducción a la Microsoft Project

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¿Qué vamos a ver en la

Microsoft Project 2002 ó 2003

Microsoft Project 2000 Microsoft Project 2002 ó 2003

Microsoft Project 2000

Microsoft Project 2000

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 1. Familiarización con Microsoft Project

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 2. Introducción y Organización de las Tareas

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 3. Configuración de los Recursos

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 4. Asignación de los Recursos a las Tareas

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 5. Refinamiento de los detalles de la Tarea

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 6. Refinamiento de los detalles del Recurso

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 7. Refinamiento de los detalles de la

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 8. Impresión de la información del proyecto

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Práctica 9. Seguimiento del progreso del plan de

Planificación y Control de Proyectos Prof. Feliciano Chávez

Microsoft Project 2002 ó 2003

Microsoft Project 2002

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