Código: VN-P-08

PROCEDIMIENTO PLAN DE CONTINGENCIA PARA Versión: 5

VACUNACIÓN
Fecha: 02/02/21

1. OBJETIVO

Garantizar la prestación del servicio de vacunación ante cualquier contingencia presentada

en el funcionamiento normal del servicio y operar con la activación de planes de contingencia
para la emergencia presentada.

2. DEFINICIONES

 Almacenamiento: Se refiere a la norma técnica de cómo almacenar las vacunas en los

equipos térmicos de refrigeración permanentes (nevera) o temporal (Termos o Caja
térmicos).
 Botón de control del termostato para la temperatura de la nevera: Botón o perilla que
generalmente presenta una numeración de 1 a 8, se puede desplazar u operar para
aumentar (8) o disminuir (1) la circulación del gas refrigerante, lo que asegura modificar la
temperatura al interior de la nevera, para corregirla o estabilizarla dentro del rango
establecido (+2°C a +8° C).
 Cajas Térmicas de transporte: Cumple con las características y recomendaciones de la
OMS, Elaborado en plástico con revestimiento interno de poliuretano, son los indicados
para cumplir con las actividades de vacunación intramural y extramural. Es un Equipo
grande, pesado menos manual que el Termo King Seeley y las Cajas Térmicas
Domiciliarias, utilizado principalmente para la distribución y transporte de las vacunas y
para los servicios de vacunación con mayor demanda, Equipo con capacidad de
enfriamiento sin aperturas de 70 horas a +32 °C temperatura del ambiente externo o de
52 horas a +43 °C temperatura del ambiente externo , es para jornadas de vacunación
extramural que estén entre 16 a 60 horas de trabajo, con reposición adecuada de las pilas
refrigerantes , con indicador de temperatura y registro. La temperatura refrigeración es
aportada por los paquetes o pilas refrigerantes Para el servicio de vacunación de mayor
demanda se requiere de indicador de temperatura y del control de la cadena de frío, con
el registro durante la jornada laboral, cuando termina se regresan las vacunas a la nevera
y este equipo queda desocupado. Cuando se utiliza para envío sin el funcionario
responsable del control de temperatura, se debe transportar durante la jornada diurna
laboral de la institución receptora.
 Cajas Térmicas Domiciliarias: Cumple con las características y recomendaciones de la
OMS. Elaborado en plástico con revestimiento interno de poliuretano, son los indicados
para cumplir con las actividades de vacunación Domiciliaria. Equipo pequeño, liviano más
manual que el Termo King Seeley utilizado para las actividades que no demanda más de
2 horas, no se requiere indicador de temperatura y se monitorea el descongelamiento del
paquete refrigerante.
 Cadena De Frío: Es el conjunto de normas técnicas, actividades y procedimientos que
aseguran la conservación de la Cadena de frío en el rango establecido (+2°C a +8° C) a
las vacunas.
 Control de la cadena de frío: Para poder asegurar la conservación de la cadena de frío
a las vacunas, es necesario tener un control de la temperatura de los equipos térmicos de
refrigeración. Es imprescindible verificar diariamente la temperatura a mañana y tarde,
con un instrumento de medición de la temperatura de refrigeración, con reporte de
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temperatura actual y las temperaturas máximas y mínimas registradas en el formato

destinado para tal fin.

 Equipo para control de temperatura: Para establecer la temperatura de la nevera o

Caja térmica se cuenta con un instrumento de medición de la temperatura de
refrigeración, con reporte de temperatura actual y las temperaturas máximas y mínimas.
 Nevera Horizontal: Este equipo fue diseñado para uso exclusivo de almacenamiento de
las vacunas, Cumple con las características y recomendaciones de la OMS, Utiliza gas
refrigerante ecológico 134ª , Es horizontal y de una sola puerta, que abre hacia arriba,
posee una chapa de seguridad, Contiene en su interior una doble pared que dentro de
ellas se encuentra un revestimiento de pilas o paquetes con agua, que le aportan la
refrigeración cuando están congeladas en el rango establecido (+2°C a +8° C), mejorando
la capacidad de autonomía del aparato en caso de falla del fluido eléctrico, tiene
Termómetro análogo con sensor interno y lector externo, incorporado al panel de control
no se tiene en cuenta como un instrumento de medición de temperatura confiable por el
área de Metrología, No produce escarcha por ser un equipo solo de refrigeración , sin
embargo se produce sudor en el revestimiento interno de plástico y generando en
ocasiones pequeñas congelaciones por condensación, La nevera posee un evacuador de
agua de descongelación del interior de la pared y de los paquetes que si forman
congelaciones , los cuales van ensanchando la pared de plástico.
 Paquetes o Pilas Refrigerantes: Todos los equipos térmicos de refrigeración para el
almacenamiento temporal de las vacunas requieren de paquetes o pilas refrigerantes,
siendo estos depósitos pequeños de plástico con agua, los cuales después de ser
congelados aportan la temperatura de refrigeración a las vacunas.
 Termo King Seeley: Cumple con las características y recomendaciones de la OMS, es
un Equipo pequeño, liviano y manual, elaborado en plástico con revestimiento interno de
poliuretano, son los indicados para cumplir con las actividades de vacunación intramural
de baja demanda y extramural ( Municipios , Jornadas de vacunación, empresas y
domicilios), también aplica para jornadas de vacunación extramural no superiores a 48
horas, con reposición adecuada de las pilas refrigerantes, La temperatura de refrigeración
es aportada por los paquetes o pilas refrigerantes, Requiere de indicador de temperatura
cuando se utiliza por más de 2 horas, o en su defecto monitorear la descongelación de las
pilas

3. ALCANCE

Cubrir los eventos que se puedan presentar con los biológicos con el fin de brindarles
seguridad en caso de presentarse una situación emergencia.

4. CONDICIONES GENERALES

Datos De La Empresa

 Nombre de la empresa: Servicios Médicos San Ignacio S.A.S.

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 Nit: 890 933 726-1

 Teléfono: 216 1144
 Fax: 239 57 86
 Dirección: Cr 44 #48-51 sede centro
 Dirección: Cr 48B 16 Sur 38 sede la Aguacatala.

Análisis de Riegos:

 Corte de energía eléctrica lo cual es poco probable de más de 1 hora ya que Servicios
Médicos San Ignacio está ubicada en el centro donde se encuentra ubicada la parrilla
central de la energía eléctrica.
 Robo es poco probable que suceda para esto se cuenta con un candado que asegura
los biológicos y con vigilancia en la entrada principal.
 Problemas en el cableado eléctrico de la nevera de vacunación lo cual es poco probable
ya que se realiza mantenimiento a la infraestructura constantemente y anualmente a la
nevera.
 Daño de la infraestructura de la nevera esto es impredecible ya que a cualquier
momento se puede presentar pese a que se realizan los mantenimientos
correspondientes.

5. CONTENIDO

CARACTERIZACION DEL PROCESO

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS
1 Verificar El personal responsable en Auxiliar de Registros de
funcionamiento de los servicios de vacunación enfermería. vacunación.
aplicativos del deben reportar la falla a la
sistema seccional de Antioquia,
emplear los formatos
manuales

2 Verificar falla de -Al detectar una falla de Auxiliar de Registro de

fluido eléctrico. energía en el equipo, hay enfermería. control de
que revisar lo siguiente: temperatura.
De encontrar desconectada
la nevera o en el toma Registros de
incorrecto, si esta es la mantenimiento.
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CARACTERIZACION DEL PROCESO

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS
causa, verificar con el
personal de aseo y Acta de entrega
vigilancia quien ingreso al de vacunas
servicio de vacunación, para
explicarle y corregir este Lista de cadena
evento. Solicitar un toma de de llamadas
seguridad para evitar Seguimiento a
desconexiones accidentales la planta
del fluido eléctrico, tener el eléctrica
rotulo de alerta No
desconectar la nevera de
vacunación" y "debe
permanecer el interruptor
verde encendido”
-De no ser la anterior causa,
debe verificar en la caja de
distribución de energía, el
interruptor del fluido
eléctrico de la nevera. De
estar apagado solicitar a
mantenimiento su revisión y
puesta en funcionamiento.
Dejar un rotulo de
advertencia señalando
como uso exclusivo de la
nevera de vacunación y no
apagarlo.
- Para verificar la falla de
funcionamiento del motor
hay que desconectar por 10
minutos el equipo de
refrigeración y conectar
nuevamente para escuchar
el arranque del Motor. En el
caso de ser esta la falla
comunicar a mantenimiento
la revisión del equipo,
guardar las vacunas en la
caja térmica o solicitar más
si se requiere.
Monitorear la caja térmica si
se requiere traslado.
Esperar la respuesta de
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CARACTERIZACION DEL PROCESO

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS
mantenimiento con respecto
al funcionamiento del motor
para que se defina un plan
de reposición o no del
equipo

- El personal responsable en
el servicio de vacunación
debe garantizar la
conservación de la cadena
de frío a las vacunas en el
caso de presentarse el corte
del fluido eléctrico local,
activando el plan de
contingencia con planta
eléctrica automática
evitando la ocurrencia de
productos que no cumplan
con los estándares de
calidad.
-Se debe implementar
simulacros con alguna
periodicidad con el fin de:
medir la capacidad de
respuesta de estos equipos,
detectar fallas y realizar
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CARACTERIZACION DEL PROCESO

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS
correctivos.
-Realizar cadena de
llamadas y debe tener
copia: a la empresa NETUX,
auxiliar de enfermería,
vigilante, gerente y por
último la sede de
Aguacatala que cuenta con
una nevera de las mismas
características para apoyar
el servicio y ayudar en la
contingencia en caso de
presentarse falla con la
planta o un daño en la
nevera.
- Para realizar la entrega de
los inventarios en
emergencia a la institución
pactada, se debe dejar
constancia por escrito en el
formato acta de entrega de
vacunas plan de
contingencias. Este se
entrega a la sede que
apoyara en cadena de frio,
en cajas térmicas con los
respectivos paquetes fríos
sin superar las tres horas
para evitar que los paquetes
se descongelen.
En caso de presentarse falla
prolongada se deben enviar
los biológicos a la sede
Aguacatala, de no tener la
capacidad suficiente se
deben trasladar a la cava
municipal.
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CARACTERIZACION DEL PROCESO

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS
3 Verificar cambio -De acuerdo a la termo Auxiliar de Registro de
de temperatura estabilidad de los productos enfermería. control de
por encima, por biológicos pueden estar temperatura.
debajo o similar al sometidos a otras
rango estándar + temperaturas y por periodos Registro de
2°c y + 8°c de largos de tiempo, sin perder termoestabilidad
almacenamiento sus propiedades .
de refrigeración inmunogénicas como
aparece en el anexo de
termo estabilidad de las
vacunas utilizadas más
frecuentemente.
- La recomendación del
laboratorio productor de
estos biológicos es: Antes
de descartar los bilógicos se
debe verificar, tipo de
biológico (vivos replicativo o
muertos no replicativos),
temperatura maxima y
mínima durante el tiempo
de exposición en: días,
semanas y meses.
- Verificar el aspecto físico
normal de cada producto
que fue sometido a otras
temperaturas, de estar
conservado no eliminarlas,
separarlas en un paquete
rotulado de no utilizar y
enviar al laboratorio una
muestra para que le realice
las pruebas de potencia del
producto. Es solamente
para los casos extremos de
estar sometidos los
biológicos a periodos muy
largos en otras
temperaturas.
En caso de presentarse falla
prolongada se deben enviar
los biológicos a la sede
Aguacatala, de no tener la
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CARACTERIZACION DEL PROCESO

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS
capacidad suficiente se
deben trasladar a la cava
municipal.

4 Contingencia en En caso que se evidencie Auxiliar de Correo con

caso de daño de daño en la nevera se debe enfermería solicitud
nevera reportar a la coordinadora Coordinadora de
de calidad para solicitar el calidad
mantenimiento o cambio de
nevera.
Mientras se soluciona se
debe enviar el biológico a la
sede Aguacatala.

6. REVISION Y APROBACIÓN:

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Nombre: Claudia Ospina Nombre: Tatiana Alvarez Nombre: Ana Herminia Angel
Cargo: Coordinadora de
Cargo: Asesora de calidad Cargo: Gerente
calidad

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN Y FECHA CAMBIO RESPONSABLE

V:01 10/12/2010 Se creo Auxiliar Durley Gallego

Se ajusta procedimiento Claudia Ospina, asesor de calidad.

V:02 10/03/2016 según norma y se
adicionan formatos
V: 03 02/03/2016 Se cambia la institución Tatiana Álvarez- Coordinadora de
de apoyo por la nueva calidad
sede que está ubicada en
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VACUNACIÓN
Fecha: 02/02/21

la Aguacatala
Se actualiza incluyendo Tatiana Alvarez
contingencia para daño de
nevera y se relaciona la
V: 04 30/05/2017
cava municipal como
contingencia en caso de
traslado.
Se revisa y actualiza la Manuela Torres
V: 05 02/02/2021
versión del procedimiento