1.

DEFINICIONES

es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de una actividad. El

organigrama es una representación gráfica del esqueleto de una organización,
mostrando los cargos jerárquicos. El organigrama permite obtener una idea rápida de
cómo está organizada una empresa, cooperativa u organización sin fines de lucros,
cualquiera sea el tipo de organización el organigrama es válido.

2. FINALIDAD. ESTO ES PARA QUÉ SIRVEN O SE PUEDEN UTILIZAR LOS

ORGANIGRAMAS

Un organigrama cumple dos funciones principales:

En primer lugar, es informativo, ya que a los nuevos integrantes de la compañía les

servirá o también a los más antiguos que hayan olvidado alguna posición.

En segundo lugar, es una herramienta para el análisis organizacional, ya que como

instrumento de análisis servirá para detectar fallas en la estructura, en un organigrama
vemos claramente cada unidad o departamento y la relación con otras unidades.
Siendo así, si algo está funcionando mal podemos estudiar el gráfico para entender y
de este modo solucionar una situación.

También tiene estas funciones

- Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al

reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

- Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura, así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de
los manuales de organización.
- Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y

análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general
como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos
los sistemas de personal.

- Y en forma general sirve para:

• Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

• Comunicar la estructura organizativa.

• Reflejar los cambios organizativos.

3. PROCESO DE ELABORACIÓN. LOS PASOS PRINCIPALES Y LO QUE

DEBEMOS CONOCER PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS DE UNA
EMPRESA Y QUE REFLEJEN LA REALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la

elaboración de los organigramas:

1. Autorización y apoyo de los niveles superiores.

2. Acopio de la información.
3. Clasificación y registro de la información.
4. Análisis de la información.
5. Diseño del organigrama.

1. Autorización y Apoyo de los Niveles Superiores.

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia

iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que
debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este
procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que debe contar la unidad
que realice el acopio de la información básica para el diseño del organigrama.
 2. Recopilación de la Información:

Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente

establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.

 Información Básica:

Los datos que se han de reunir están en función directa de las áreas que se desea
representar, así como del contenido específico del organigrama.

Determinando lo anterior, se realizará el acopio de la información correspondiente a:

− Los órganos que integran dicha (s) área (s).

− El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.

− Las relaciones que guardan entre ellos.

− La naturaleza de estas relaciones.

− Las funciones que realizan y, en su caso,

− Los puestos y el número de plazas que los integran.

 Fuentes de Información:

Para elaborar el organigrama de una dependencia o entidad, se tendrán como

principales fuentes:

Los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida

(leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc).

Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.

 Métodos de Recolección:

A continuación, se señalan los principales métodos para reunir la información básica ya

descrita:

− Investigación Documental:
La investigación proveniente de este método, es producto de la consulta bibliográfica y
en el caso particular que nos ocupa, las principales fuentes de consulta pueden ser las
leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o
Entidad, el Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el
compromiso de metas y programas a cumplir, así como los manuales administrativos
que hacen referencia a las funciones y procedimientos a desarrollar por el objeto de
estudio, etc.

− Investigación de Campo:

Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la

unidad sujeta a investigación, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos
entrevistas que permitan obtener la información requerida.

La investigación de campo, permite también verificar la información documental o

complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades.

3. Clasificación y Registro de la Información:

Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y

selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren
dicha observación adecuadamente presentada y concentrada para lo cual deberán
elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro.

4. Análisis de la Información:

La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un

análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la
misma.

Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación

de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas
a estudio.
Una vez que la información haya sido analizada, interpretada y confirmada, se
procederá al diseño del organigrama.

5. Diseño del Organigrama:

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen
la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son:

− Figuras para representar los órganos.

− Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.

− El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión,
ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.

4. CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS. COMO SE PUEDEN AGRUPAR

SEGÚN SU CONTENIDO, PRESENTACIÓN, TAMAÑO, FINALIDAD, Y OTROS
FACTORES.

POR SU CONTENIDO:

Este primer grupo a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos,

analíticos, funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades.

 Generales:

El Organigrama General consiste en presentar la estructura organizacional de una

Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente.

 Específicos:

El Organigrama Específico consiste en presentar la estructura organizacional de una

Unidad Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.
  Analíticos:

El Organigrama Analítico se emplea para mostrar una parte de la estructura

organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad
administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área, Subdirección o
Departamento, en donde todas ellas deberán representarse a través de sus respectivos
organigramas, que muestren las relaciones hasta el último nivel de la organización.

 Funcionales:

Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que
realizan los órganos representados estos pueden citarse con arreglo a su orden de
importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

 De integración de puestos, plazas y unidades:

Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos
establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de
plazas ocupadas, vacantes y en su caso las que se cubren por honorarios.

POR SU PRESENTACIÓN:

Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.

 Verticales:

En este tipo de organigrama, la ramificación de los órganos representa de arriba hacia

abajo, colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de la
organización, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciación en sus
rangos. Las líneas que representan las relaciones entre las unidades, se disponen
verticalmente.

 Horizontales:

Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano

superior al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las
relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontales. Este
tipo de organigrama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de
órganos de igual jerarquía en la base.

 Mixtos:

Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y

horizontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo
trae consigo.

Este tipo de organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un

gran número de unidades en la base, pues nos permite representarlas en poco espacio
y en la medida que el número de estas aumentan se puede replegar su diseño.

 De Bloque:

Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de

representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así
la aparición en el gráfico de los órganos ubicados en los últimos niveles.

 Circulares:

Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad
de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus
unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta
jerarquía

POR SU FINALIDAD:

Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con

el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información
accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o
unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a
nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
  Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados
aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de
información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o
global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución
de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de
relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
 Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su
aprobación. Así, por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará
formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no
cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

5. Otros aportes que deseen hacer o agregar.

¿Por qué es importante el organigrama para las empresas?

Resulta de gran importancia que el personal de la organización tenga el suficiente

conocimiento del organigrama al margen del nivel jerárquico al que pertenezca. En gran
parte porque les proporcionará una idea más clara de la responsabilidad que debe
asumir cada persona dentro de la entidad, además de formar una identificación entre el
empleado y la compañía.

Hay que aclarar que la creación de un organigrama no implica un incremento de

burocracia, ni tampoco se perderá la flexibilidad que existe, sobre todo entre las
entidades más pequeñas. De hecho, las pymes han hecho de la flexibilidad una gran
ventaja competitiva ante las grandes corporaciones, que llegan a tardar hasta semanas
para conseguir los cambios dentro de la organización, mientras que las pequeñas
entidades solo lo alargan unas horas. Esto se debe en gran medida a la cercanía que
hay entre los diferentes trabajadores, que desempeñan sus funciones en un espacio de
reducidas dimensiones.
Al establecer la estructura organizacional de la empresa y hacerla visible a todos los
cargos (desde los directores hasta los empleados) la empresa conquista ventajas
importantes respecto a la organización interna. Una de estas es una mejor visualización
de los cargos ocupados por cada uno, permitiendo que se sepa a quién está conectado
jerárquicamente el empleador. Utilizado de manera estratégica, puede facilitar los
procesos dentro de la empresa.

Si no se implementa adecuadamente, un organigrama puede traer desventajas. Definir

claramente la función de cada persona o cargo es importante, pero puede sofocar a los
empleados, impidiendo la productividad dentro de la empresa y poniéndoles obstáculos
burocráticos. Por eso, vale la pena revisar todos los tipos de organigrama, y cuál se
adecúa mejor a cada empresa, ya que existen incluso modelos ideales para el trabajo
colectivo.