1 CONFIGURACIÓN DE UN TRABAJO

2 Tamaño de papel.

Para seleccionar el tamaño de papel deseado, tenga en cuenta estos pasos:

 Haga clic en la sección Disposición de la cinta de opciones, para activarla.

 Haga clic en la pestaña Tamaño, para desplegarla y seleccione el tamaño de papel

deseado.

3 Orientación del papel.

Para establecer o cambiar la orientación del papel:

 Haga clic en la sección Disposición de la cinta de opciones, para activarla.

 Haga clic en la pestaña Orientación, para desplegarla y seleccione la opción
deseada.

4 Márgenes.

Para establecer los márgenes de un documento:

 Haga clic en la sección Disposición de la cinta de opciones, para activarla.

 Haga clic en el rótulo Márgenes y luego, clic en la opción Márgenes

personalizados:

 Se abre una ventana flotante como la siguiente:

 En el bloque de Márgenes, haga los cambios que estime conveniente de acuerdo
con la norma que desea aplicar.

 Haga Clic en el botón Aceptar que aparece al final de la ventana.

5 Insertar encabezados.

 Haga clic en la sección Insertar de la barra de herramientas, para activarla.

 A continuación, haga clic en la pestaña Encabezado.

 Desplace la barra vertical derecha, hasta localizar el modelo de encabezado de su

preferencia y haga clic en él.

 Ingrese la información del encabezado, deseada.

 Haga doble clic por fuera del encabezado pasa salir.

Para quitar el encabezado, haga clic en el rótulo Quitar encabezado.

También puede ingresar a la sección de encabezado, haciendo doble clic directamente

en la sección de encabezado del documento:
6 Insertar pie de página.

 Haga clic en la sección Insertar de la barra de herramientas, para activarla.

 A continuación, haga clic en la pestaña Pie de página.

 Desplace la barra vertical derecha, hasta localizar el modelo de pie de página de su

preferencia y haga clic en él.
 Ingrese la información del pie de página, deseada.

 Haga doble clic por fuera del pie de página pasa salir.

a) Para quitar el pie de página, haga clic rótulo Quitar pie de página.

b) También puede ingresar a la sección de Pie de página, haciendo doble clic

directamente en la sección de pie de página del documento:
7 Numeración de páginas: inserción y eliminación.

La numeración de páginas es uno de los servicios de mayor uso en cualquier

procesador de texto.

A continuación, se describen los pasos para esta configuración:

 Haga clic en la sección Insertar de la barra de herramientas, para activarla:

 Haga clic en la pestaña Número de página:

 Seleccione la posición deseada de la numeración (principio de página, final de

página o márgenes de página) y luego, clic en el formato y alineación de la
numeración:
Para eliminar la numeración, haga clic en la opción Eliminar numeración.

También, puede hacer uso de la opción Formato de número de página para

personalizarla.

8 Configuración de párrafo.

El párrafo contiene una serie de atributos que se deben aplicar al documento desde el
inicio de la redacción.

Se puede aplicar la configuración de párrafo a todo el documento o a una parte de él.

Para aplicar la configuración a todo el documento:

 Presione las teclas CTRL + E, para seleccionarlo.

 Asegúrese de tener activa la sección de Inicio, haciendo clic en la pestaña Inicio.

 Haga clic en bloque de Configuración de párrafo.

Aparece una ventana como la siguiente:

 Asegúrese de tener activada la pestaña Sangría y espaciado.

 Haga los cambios respectivos en las secciones General, Sangría,

En el caso de la sección espaciado, suele tener la siguiente configuración, excepto con

las normas APA que cambia el interlineado a doble.

 Haga Clic en el botón Aceptar cuando haya terminado, para aplicar los cambios.

Con frecuencia, se desconfigura alguna parte del documento durante la elaboración. En

esos casos, se selecciona la parte afectada y se aplica la configuración de párrafo
nuevamente.

9 Configuración de estilos: normal y los niveles de títulos.

La sección de Estilos hace parte submenú Inicio y es una de las utilidades de mayor
relevancia a la hora de organizar adecuadamente un trabajo escrito.

10 Configuración del estilo Normal.

Corresponde a la configuración básica del texto del documento y es equivalente a la

configuración hecha en la “configuración de párrafo”, tratada.
La configuración del estilo Normal suele hacerse con el fin de deshacer otros estilos no
deseados que pueda tener el documento.

Para configurar el estilo Normal, siga estos pasos:

 En la sección Estilos del submenú inicio, haga clic derecho sobre el nombre del
rótulo Normal.

 Luego, haga clic en la opción Modificar.

Aparece una ventana como la siguiente:

 En la sección Formato, haga los cambios que estime conveniente, de forma tal que
le queden de la siguiente manera o con el tipo de fuente y tamaño deseado.
 En la parte inferior izquierda, Haga Clic en la pestaña Formato y luego en la opción
Párrafo.

Aparece una ventana como la siguiente:

 Haga los ajustes en la sección Formato de acuerdo con sus preferencias, de forma
tal que quede igual a la configuración de párrafo que había hecho.
11 Configuración del estilo de niveles 1, 2, 3, 4 …

Los niveles de títulos permiten establecer las jerarquías de los temas y subtemas a
medida en que se desarrolla el trabajo o documento.

Figura 1. Ejemplo de niveles de títulos.

Fuente: propia.

En la figura 27, se ilustra la jerarquía del tema y subtemas de la unidad 5 de un trabajo,

donde:

5 PRINCIPIOS DE GRAMÁTICA, es el nombre del capítulo y corresponde al nivel 1

(Título 1). El 5 indica que es el quinto capítulo o unidad del documento.

5.1 LA SÍLABA, es el primer subtema que se aborda en el capítulo y es por eso su

número se secuencia 5.1, el siguiente subtema corresponde al 5.2; el tercero al 5.3, etc.
Este título corresponde al segundo nivel (Título 2) por pertenecer, directamente, a uno
de primer nivel.

Dentro de la sílaba, se define el concepto (5.2.1 Concepto) y se trata la clasificación

(5.2.2 Clases de sílabas) en igualdad de nivel. Tanto Concepto como Clases de
sílabas son de tercer nivel (Título 3).

Finalmente, cada clase de sílaba que se aborda, en la figura 26, (5.2.2.1 Sílaba tónica,
5.2.2.2 Sílaba átona, etc) son de cuarto nivel (Título 4) porque se derivan de un nivel 3.

12 Configuración del estilo Título 1.

Corresponde al formato que han de tener los nombres de cada capítulo, unidad o
sección del documento, como se observa en las figuras 28, 29 y 30.
 Figura 2. Título de nivel 1, alineado a la izquierda.
Fuente: propia.

Figura 3. Título de nivel 1, centrado.

Fuente: propia.

Figura 4, Título de nivel 1, alineado a la derecha.

Fuente: propia.

Para configurar el estilo del Título 1, siga estos pasos:

 En la sección Estilos del submenú inicio, haga clic derecho sobre el nombre el
rótulo Título 1.
 Luego, haga clic en la opción Modificar.

Aparece una ventana como la siguiente:

 En la sección Formato haga los cambios que estime conveniente, de forma tal que
le queden de la siguiente manera o con el tipo de fuente y tamaño deseado.

 En la parte inferior izquierda, Haga Clic en la pestaña Formato y luego en la opción

Párrafo.
Aparece una ventana como la siguiente:

 Haga los ajustes en la sección Formato de acuerdo a sus preferencias, de forma tal
que quede igual a la configuración de párrafo que realizó anteriormente.

13 Configuración de los estilos Título 2, Título3, Título 4 …

Los títulos del nivel 2 en adelante tienen la misma característica, por consiguiente, los
pasos para configurarlos son iguales.

Para configurar los títulos del 2 en adelante, siga estos pasos:

 En la sección Estilos del submenú inicio, haga clic derecho sobre el nombre o rótulo
del título que desea configurar.

 Luego, haga clic en la opción Modificar.

Aparece una ventana como la siguiente:

En la sección Formato haga los cambios que estime conveniente, de forma tal que
quede de la siguiente manera o con el tipo de fuente y tamaño deseado.

 En la parte inferior izquierda, Haga Clic en la pestaña Formato y luego en la opción

Párrafo.

Aparece una ventana como la siguiente:

 Haga los ajustes en la sección Formato, de acuerdo a sus preferencias, de forma tal
que quede igual a la configuración de párrafo que haya hecho con anterioridad.

14 Agregar un nivel de título.

Sucede con frecuencia, que algunos niveles de títulos no aparecen en la sección de

estilos (especialmente el Título 3 y/o el Título 4), siendo necesario agregarlos para su
utilización.

En la figura 31 se observa que sólo aparecen los títulos 1 y 2 de una documento nuevo.

Figura 5. Títulos 1 y 2 de un documento nuevo.

Fuente: propia.

Para activar los niveles de título que no están visibles en la sección de estilos, utilice los
que están disponibles que, al llegar al último, los otros aparecen automáticamente.

Nota: El orden en que aparezcan en la sección, es indiferente para su uso.

15 Activar los estilos de títulos.

Una vez configurados los estilos de título, se hace necesario activarlos y, de paso,
seleccionar la forma como debe quedar la numeración de estos en el documento.

Para activar los niveles de título:

 Asegúrese de tener activado el submenú inicio, haciendo clic en el rótulo Inicio de la

cinta de opciones:

 Luego, haga clic en la pestaña Lista multinivel de la sección Párrafo y seleccione

el modelo de título que estime conveniente, como se muestra en la siguiente figura:

Nota: Se sugiere el resaltado.

16 Aplicar los estilos al texto.

Se puede aplicar cada uno de los estilos que se ha configurado, de 2 (dos) maneras
sencillas:

Para la primera:

 Digite el texto.
 Ubique el cursor sobre el texto.
 Haga clic sobre el nombre del título que desea aplicar.
Mírese:

Antes de aplicar los estilos:

Después de aplicar los estilos:

Para la segunda:

 Ubique el cursor en el lugar indicado.

 Haga clic sobre el nombre del título que desea aplicar:

 Digite el texto correspondiente.

Resultado final:
17 Gestión de tabla de contenido.

Una vez se hayan aplicado los diferentes niveles de títulos al documento, es posible
insertar la tabla de contenido con los diferentes temas y subtemas en el lugar destinado
para tal fin, como se explica a continuación.

Ver tabla de contenido de este libro.

18 Insertar la tabla de contenido.

Ubique el cursor en el lugar indicado.

 Estando activada la pestaña Referencias de la cinta de opciones, haga clic en la

pestaña Tabla de contenido para desplegarla.

 Luego, haga clic en la opción Tabla de contenido personalizada.

Aparece una ventana como la siguiente:

 En la pestaña Formatos, puede seleccionar uno de los formatos disponibles o dejar

Estilo personal.
 En la opción Mostrar niveles, puede definir hasta qué nivel de títulos deben
aparecer en la tabla de contenido. Normalmente se deja hasta el nivel 3.
 Haga Clic en el botón Aceptar.
Puede personalizar la tabla de contenido, haciendo clic en el botón Modificar y haciendo
los cambios de su preferencia.

19 Eliminar la tabla de contenido.

Para eliminar la tabla de contenido, asegúrese que la pestaña Referencias de la cinta

de opciones esté activada y haga clic en la pestaña Tabla de contenido y luego, en
Quitar tabla de contenido.

20 Actualizar la tabla de contenido.

Cuando se hacen modificaciones al documento, después de haber insertado la tabla de

contenido, se debe actualizar para que se puedan reflejar en ella los cambios
realizados.

Puede actualizar la tabla de contenido de varias formas: 2 (dos) de ellas son:

Primera forma:

Elimine la tabla, tal como se explica en el numeral anterior, e insértela nuevamente.

Segunda forma:

 Haga Clic en cualquier parte de la tabla de contenido.

 En la nueva ventana que aparece en pantalla, haga clic en Actualizar campos.

 En la otra ventana pequeña que aparece, haga clic en Actualizar toda la tabla.

 Haga clic en el botón Aceptar.

21 Títulos de ilustraciones: tablas, cuadros, figuras y anexos.

Los trabajos escritos suelen ir acompañados de algunos artefactos ilustrativos que no

solo fortalecen su contenido sino también la presentación, dándole un carácter más
profesional y atractivo.

La herramienta Word ofrece la posibilidad de rotular estas ilustraciones (tablas,

cuadros, figuras y anexos) para que resulte más fácil generar las listas de cada una de
ellas que las nomas requieran para la elaboración de trabajos escritos.

Mírese la forma tan sencilla cómo se lleva a cabo.

22 Agregar un nuevo rótulo de ilustración.

Lo primero y recomendable es asegurarse de que todos los rótulos de ilustraciones que

se va utilizar están disponibles en la herramienta.

Para verificar si todos los rútulos están disponibles, siga estos pasos:

 Haga clic en el submenú Referencias de la cinta de opciones, para activarla.

 Haga clic en el rótulo Insertar título.

Aparece una ventana como la siguiente:

 Haga clic en la casilla Rótulo, para desplegarla.

Se observa que en la lista no aparece Anexo, ni de cuadro. Luego se deberán agregar
si se considera que los requiere.

Para agregar un rótulo a la lista de título, haga lo siguiente:

 Estando activada la sección de Referencias, haga clic en el rótulo Insertar título.

 En la nueva ventana que aparece en pantalla, haga clic en el botón Nuevo rótulo…

 En la segunda ventana flotante (pequeña) que aparece en pantalla, digite el nombre

del rótulo que desea agregar y haga clic en el botón Aceptar.
 Haga clic en el botón Cancelar de la ventana flotante que aún está abierta, para
cerrarla.

23 Inserta título a una ilustración.

Cualquiera que sea la ilustración a la que se desee insertar un título, se deben seguir
estos pasos:

 Estando activada la sección de Referencias, seleccione la ilustración a la que le va

a insertar el título.

 Haga clic en Insertar título.

En la nueva ventana, seleccione el tipo de rótulo que desea insertar.

En la casilla Título, digite un punto pegado al número de la ilustración, un espacio y el
nombre del título.

En la casilla Posición, asegúrese que la ubicación deseada del título está

seleccionada: Encima de la selección o Debajo de la selección.

El resultado final se muestra en la figura 32:

Figura 6. Ejemplo de título de una tabla.

Fuente: propia.

24 Insertar una lista de ilustración:

Una vez insertados los títulos de cada ilustración, se procede a insertar la lista completa
de cada una de ellas, en el lugar indicado del documento.

Ver lista de tablas, de figuras y de anexos en los elementos preliminares de este libro.

Para insertar una lista de ilustraciones, siga estos pasos:

 Ubique el cursor en el lugar donde quiere que aparezca la lista de ilustraciones.

 Estando activada la sección Referencias, haga Clic en el rótulo Insertar Tabla de

Ilustraciones.
 En la nueva ventana que aparece en pantalla, seleccione el rótulo de título que
desea insertar.

 Haga clic en el botón Aceptar.

25 Actualizar una lista de ilustración.

Si después de insertadas las listas de ilustraciones, se presenta la necesidad de algún

tipo de modificación, solo tiene que actualizarla.

Puede actualizar una lista de ilustraciones de 2 (dos) formas:

a) Primera forma:

 Elimine la lista e insértela nuevamente.

 Para eliminar la lista, selecciónela en su totalidad y presione la tecla Supresión.

b) Segunda forma:

 Haga clic derecho en cualquier parte de la lista de ilustraciones que desea

actualizar.

 En la nueva ventana que aparece en pantalla, haga clic en Actualizar campos.

 En la otra ventana pequeña que aparece, haga clic en Actualizar toda la tabla.

 Haga clic en el botón Aceptar.

26 Insertar notas: al pie y al final.

Aunque cada día es menos común, se suelen hacer anotaciones explicativas o

aclaratorias sobre un determinado término, concepto u otra situación, a consideración
del autor o autores del documento, las cuales pueden ser notas al pie o nota al final,
dependiendo del lugar donde se quiera que aparezcan.

27 Nota al pie.

Las notas al pie aparecen al final de cada página que la contiene. Si, por algún motivo,
el texto al que le fue asignada la nota llega a cambiar de página, la nota al pie pasa a la
otra página automáticamente.

Ver ejemplo:1

28 Nota al final.

Las notas al final aparecen al final de todo el documento.

1
Este es un ejemplo de nota al pie.
El hecho de que esta nota aparezca al final del documento, la hace un poco tediosa
debido que el lector, para leerla, debe desplazarse al final del documento, causándole
distracción en la secuencia de la lectura.

29 GESTIÓN DE CITAS O LITERATURA

Las técnicas de elaboración de trabajos escritos contemplan el deber ético y legal de

dar crédito a las fuentes de donde se haya extraído algún texto o recursos, y, cuya
presentación o formas de hacerlo depende de la norma que se esté aplicando al
trabajo.

30 Sobre el estilo de norma a aplicar.

En la actualidad existen varias normas que estandarizan el uso de citas y referencias

bibliográficas en los trabajos escritos. Normas del orden internacional (IEEE, APA),
como también las hay del orden nacional (ICONTEC).

La herramienta Word ofrece al autor una sección pensada para la gestión de citas y
fuentes bibliográficas (o cibergráficas), dándole la oportunidad de aplicar la que estime
conveniente, bien porque es de su preferencia o bien porque la organización destino así
lo tiene establecido.

Una desventaja de la herramienta Word es que no contempla el estándar de citas

ICONTEC y, en consecuencia, el autor deberá acogerse a los que vienen establecidos
en la aplicación. Sin embargo, no hay motivo de preocupación debido a que contempla
los estándares internacionales de mayor uso.
La administración de fuentes que ofrece la aplicación Word hace parte del submenú
Referencias como se puede observar en la siguiente imagen:

El digitador, en cualquier momento, puede seleccionar el estándar que desea aplicar

desde la pestaña Estilo de la herramienta.

31 Sobre los tipos de fuentes bibliográficas.

El registro de una cita bibliográfica implica saber a cuál de los diferentes tipos de
fuentes bibliográficas existente pertenece. En el caso de Word, ofrece la siguiente
variedad de fuentes:

 Libro.
 Sección de libro.
 Artículo de revista.
 Artículo de periódico.
 Actas de conferencia.
 Informe.
 Sitio web.
 Documento de sitio web.
 Medios electrónicos.
 Arte.
 Grabación de sonidos.
 Función.
 Película.
 Entrevista.
 Patente.
 Caso.
 Varios.

Cada uno de ellos con características diferentes, por lo que la información que hay que
ingresar a la herramienta depende del tipo de fuente seleccionado.

1.1.1.1 Registrar fuentes.

El registro de la fuente es el primer paso en la gestión o administración de la fuente.

Para registrar una fuente en el administrador de fuentes de Word, siga estos pasos:

 Haga clic en el submenú Referencias de la cinta de opciones para activarla.

 Haga clic en la opción Administrar fuentes.

Aparece una ventana como la siguiente:

Donde, el recuadro Lista general (marcado con rojo) contiene el registro de todas las
fuentes que han sido creadas en la aplicación y el recuadro Lista actual (marcado con
verde), las que están disponibles en el documento que se tiene abierto.
Los botones del centro tienen las siguientes funciones:

Copiar->: copia una fuente, que se haya seleccionado, de la lista general a la actual.

Eliminar: borra una fuente seleccionada. Puede ser la lista general o de la actual,
previa selección.

Editar: abre una fuente seleccionada para posibles modificaciones. Puede ser la lista
general o de la actual, previa selección.

Nuevo…: para generar un nuevo registro de fuente.

 Haga clic en Nuevo...

Aparece otra ventana flotante con los datos básicos requeridos, como la siguiente:

 En opción Tipo de fuente bibliográfica, seleccione el tipo de fuente que desea

registrar.

 Active la pestaña Mostrar todos los campos bibliográficos, para más información.

 Diligencie el formulario que variará dependiendo del tipo de fuente bibliográfica

seleccionado.
Cualquiera que sea el tipo de fuente bibliográfica seleccionado, se deberá registrar el
autor o autores de la fuente:

Para registrar autores,

 Haga clic en el botón Editar de la casilla Autor.

Aparece otra ventana flotante como la siguiente:

 Digite los datos Apellidos, Nombre y Segundo nombre de cada autor y haga clic en
el botón Agregar. Repita esta parte hasta registrar todos los autores de la fuente.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Diligencie el resto del formulario, según la información solicitada.

 Haga Clic en el botón Aceptar.

Hay casos en los que el autor no es una persona natural, sino toda una organización,
institución o empresa. En ese caso, se procede como lo indica la siguiente imagen.
32 Insertar citas.

Una vez registradas las fuentes en la aplicación, se pueden insertar las citas en los
puntos que se estime conveniente:

Para insertar una cita:

 Haga clic en el submenú Referencias de la cinta de opciones para activarla.

 Ubique el cursor en la parte indicada del texto.

 Haga clic en pestaña Insertar cita, para desplegarla.

 Localice la fuente en la lista y haga clic en ella para insertar.

Mírense los siguientes ejemplos de citas insertadas, dependiendo de la norma:

Según el estándar IEEE:

Según las normas APA:

33 Insertar bibliografía o cibergrafía.

Una vez terminado el documento, se proceda a la inserción de la relación de todas las

fuentes registradas en el documento.

Para insertar la bibliografía en un documento:

 Haga clic en el submenú Referencias de la cinta de opciones para activarla.

 Ubique el cursor en la parte indicada del texto.

 Haga clic en la pestaña Bibliografía para activarla.

 Haga Clic en la opción Insertar bibliografía de la lista desplegada.

Ver ejemplo en Cibergrafía de este libro.