ADMINISTRACION FINANCIERA EN EL CORTO PLAZO

Administración Financiera del Efectivo, Cuentas por Cobrar (Cartera), Cuentas por pagar e
Inventarios:
ESTRUCTURA DEL CAPITAL DE TRABAJO:
Activo Corriente - Pasivo Corriente
Para poder realizar eficientemente esta actividad, existen varias herramientas
financiero-administrativas, entre ellas la operacionalización del llamado:
“SISTEMA PARA LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO”.

SISTEMA PARA LA GESTION Y ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

APLICACIONES DE EFECTIVO
OMPRAS - PAGOS
FUENTES DE EFECTIVO
Costos, Gastos, Costos
VENTAS - COBRANZA Financieros
DINERO EN

$Pes
EFECTIVO

TIPOS DE INVERSION: OPERATIVAS, BOLSAS, VALORES NEGOCIABLES

CONTROL:
Flujo de Fondos
INFORMES Flujo de

Que se debe aceptar como efectivo lo siguiente:

1. Efectivo disponible:
2. Efectivo en bancos:
3. Cuentas bancarias: Depósitos a la vista, Cuentas. Corrientes, Ahorro
4. Cuentas en moneda extranjera
5. Traslado de valores
Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica, conducen a una
administración correcta del flujo de efectivo:

.- Los flujos positivos (entradas de dinero) y

. - Los flujos negativos (salidas de dinero)

 1. Incrementar las entradas de efectivo:
 Incrementar el volumen de ventas.
 Incrementar el precio de ventas
 Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de
contribución)
 Eliminar descuentos.
2. Acelerar las entradas de efectivo
 Incrementar las ventas al contado.
 Pedir anticipos a clientes.
 Reducir plazos de créditos.
3. Disminuir las salidas de dinero
 Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los
proveedores.
 Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la
empresa.
 Procesos y productos de calidad evitando las devoluciones, las
garantías, y los procesos.
4. Demorar las salidas de dinero:
 Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
 Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a
cuando se van a necesitar.
La meta del Gerente y/o administrador financiero en una empresa, consiste en
reducir al mínimo el monto del efectivo que la empresa debe conservar como
óptimo.
El efectivo, es el activo de más bajo rendimiento si no está invertido, lógicamente
no generará rentabilidad.
Algunas razones por las que las compañías mantienen saldos de activos líquidos
son:
 Los saldos de activos líquidos son indispensables para solventar los efectos
de la asincronía que existe entre las entradas y salidas de efectivo.
 Los saldos de activos líquidos son necesarios para satisfacer
requerimientos de efectivo inesperados, debidos a la incertidumbre.
 Se busca disponer de saldos de activos líquidos para satisfacer
requerimientos futuros, entre ellos desembolsos fijos programados para
fechas específicas, como pagos trimestrales de dividendos e impuestos ,
erogaciones de capital y pago de préstamos o emisiones de bonos.
 Es común que las empresas mantengan activos líquidos por razones
especulativas.
Según Stephen Ross la administración del efectivo incluye tres aspectos
fundamentales:
1. La determinación de la necesidad del saldo óptimo de efectivo
2. La recolección y desembolsos de efectivo de forma eficiente
3. La inversión del exceso de efectivo.
La gestión de la liquidez se refiere al uso racional del efectivo y busca:
.- No mantener saldos ociosos
.- Efectuar los pagos a tiempo
.- Evitar trabajar con tasas de interés y tasas de cambio desfavorables
Para realizar la Función de GESTION y ADMINISTRACION en el Corto Plazo,
existen herramientas Financiero Administrativas
Estas herramientas se clasifican dentro de dos tipos:
A.- LAS HERRAMIENTAS O TECNICAS ANALITICAS.
Las cuales básicamente, se trabajan 2 herramientas a saber:
1.- El Ciclo del flujo de efectivo1, que determina el nivel óptimo de efectivo que la
empresa necesita para sus operaciones.
El flujo de efectivo, es parte vital para el Gerente financiero para la
administración diaria de las finanzas, la planeación y la toma de decisiones.
También conocido como estado de fuentes y usos de los fondos, las actividades
que incrementan el efectivo se denominan “fuentes u orígenes de efectivo” y las
que lo reducen reciben el nombre de “usos o aplicaciones de efectivo”.
El estado de flujo de efectivo contesta básicamente los siguientes interrogantes:
. - ¿En que se ha utilizado el efectivo generado por la utilidad del ejercicio?
- ¿Existieron otras fuentes de financiación además de lo generado por la
empresa?
Algunos elementos que conforman el estado de flujo son las actividades de:
.- Actividades de operación
.- Actividades de inversión y
.- Actividades de financiación.

1
Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado financiero
básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación.
Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance que inciden en el efectivo”
2.- El Ciclo Operativo: Conformado por los flujos de dinero, enmarcados dentro
de ciclos operativos de transacciones financieras resultado de la actividades
operativas normales que desarrolla una empresa durante un tiempo
determinado.

Este Ciclo Operativo, está compuesto por los siguientes ciclos:

2.1.- El ciclo de Conversión del efectivo i, el cual determina el plazo de

tiempo que corre, desde que se hace el pago por la compra a crédito de materias
primas, hasta la cobranza de las cuentas por cobrar, con lo cual el director
financiero debe establecer un nivel adecuado de efectivo, determinando si existe
una escasez de liquidez o si por el contrario existe un excedente de efectivo que
se puede invertir en valores negociables.

2.2.- El ciclo de pago es el indicador de tiempo que transcurre como

promedio entre la fecha de compra de los materiales y la fecha en que se realiza
el pago a los proveedores y el cobro a clientes. El objetivo de toda empresa es
reducir al máximo este tiempo, como una forma de evitar las necesidades de
financiación.

. - El Ciclo Operativo: El ciclo operativo toma en cuenta 3 periodos de tiempo

determinantes de liquidez:
1 El período de conversión de los inventarios, que es un indicador de
tiempo promedio que necesita una empresa para convertir sus inventarios
acumulados de materias primas y materiales a producción en proceso, a
producción terminada y de ésta a ventas realizadas a los clientes. El período se
mide por los plazos promedios de los inventarios de materiales, producción en
proceso y producción terminada.
2  El período de conversión de las Cuentas por Cobrar- Cartera, que
es el indicador del tiempo promedio que necesita una empresa para convertir sus
cuentas por cobrar y convertirlas en efectivo.
3  El período de conversión de las Cuentas por Pagar-Proveedores,
que es el indicador del tiempo promedio que necesita una empresa para cubrir en
el menor tiempo posible los compromisos con los PROVEEDORES (Costos).
El ciclo del efectivo es una parte integrante del ciclo operativo de la empresa,
su intervalo comprende, el tiempo que transcurre, entre el pago a proveedores y
el cobro a clientes, el objetivo de toda empresa es hacer que este ciclo sea lo más
corto posible, para reducir sus necesidades de financiación.
“El ciclo de efectivo ideal se da, cuando las actividades de
proveedores y clientes están en capacidad de financiar las
actividades de operación de la empresa.”
El Ciclo del Efectivo, lo determinan las empresas, teniendo en cuenta sus
necesidades de financiamiento interno, es decir financiamiento resultado de las
operaciones normales que desarrolla.

Algunas empresas lo calculan teniendo en cuenta, solo con los Ingresos por
Ventas, tanto de contado, como a crédito, así como las Compras de contado y
las Ventas a crédito.

Otras solo les interesa, determinar su Capital de trabajo, haciendo énfasis en el

Efectivo, únicamente relacionando el financiamiento externo con compras a crédito
y el financiamiento propio, con base en las a ventas a crédito, se debe tener en
cuenta que, cuando se compra a crédito empresa incurre en costos de
financiamiento, nadie le vende a crédito gratis, y cuando la empresa vende a
crédito, la empresa obtiene un mayor rendimiento por los costos de financiamiento
que le cobra a los clientes.

Pero hay otras, que le dan mayor importancia a los costos financieros, de tal
manera que al disminuirlos, generan mayor márgenes de Rentabilidad e
involucran en ese Ciclo de Efectivo, el comportamiento de los Inventarios, los
cuales dependiendo de su rotación pueden o no generar mayores o menores
costos.

Se debe siempre recordar que, entre más rápido gire el dinero o capital de trabajo,
en términos de Efectivo, mayor será la rentabilidad de la empresa.

Al analizar el ciclo de efectivo, es necesario estudiar dos factores:

.- El ciclo de operación y
.- El ciclo de pago que al combinarse determinan el ciclo de efectivo.
 Tabla 4 CICLO DE OPERACIÓN
CCE

CICLO DE CONVERSION DE EFECTIVO

TECNOSANITAS DEL VALLE

Días de inventario
4425 Días de cartera 41

Días del ciclo de operación

4466

Días del ciclo de

Días de CxP 177
tesorería 4290

Conversión del Efectivo

B.- LAS HERRAMIENTAS O METODOS CUANTITATIVOS.

Estas herramientas son del tipo, matemático-estadístico financieras: Que
hacen referencia, a los movimientos de Efectivo en sentido general, los cuales se
denominan Indicadores de Gestión para las diferentes operaciones a las cuales el
Gerente Financiero, puede y debe recurrir para lograr una información precisa del
saldo de efectivo.
Existen varias herramientas cuantitativas que permiten determinar los saldos
óptimos de efectivo, antes de aplicarlas, se requiere conocer los factores
necesarios, que permiten determinar las necesidades de efectivo, estos factores
son:
 1.- La sincronización, entre las entradas y las salidas de efectivo:
Donde las entradas dependen de:
.- las ventas al contado
.- las cuentas por cobrar
.- ingresos por intereses
.- ventas de activos
.- algún préstamo que se tenga.
 Las salidas dependen de:
.- las cuentas por pagar
.- compras al contado
.- pagos de personal
.- pago de impuestos
.- dividendos e intereses
.- cualquier inversión en activos que se tenga prevista
 2.- Costos de los saldos insuficientes, aquí se consideran todos aquellos
gastos que sean necesarios para la consecución del efectivo, es decir:
.- los costos de transacción de valores a efectivo
.- las cuentas que pueden ocasionar pérdidas por no contar con el
efectivo
.- los gastos en la consecución de un préstamo
.- el costo relacionado con la imagen de la empresa con los
proveedores.
 3.- Los costos por mantener saldos de efectivo excesivos, que están
representados por el no aprovechamiento de invertir el efectivo ocioso,
aunque sea temporalmente a una tasa de interés determinada.

 4.- Los costos de manejo y administración, que se relacionan con los gastos
de personal y de operaciones propias de la administración del efectivo.

 5.- La incertidumbre en la determinación de los flujos de efectivo, tanto de

entradas como de salidas. El objetivo es minimizar estos costos, es decir
determinar la cantidad de efectivo en donde la suma de los dos sea mínima.
A continuación se analizarán algunas de las herramientas matemáticas más
utilizadas.

El correcto manejo de los diferentes activos de la empresa, tiene una gran

incidencia sobre la marcha del negocio y gran importancia en el desenvolvimiento
de la gestión empresarial. El Gerente Financiero, es el directamente responsable
de que una empresa llegue a ser exitosa o por el contrario llegue al fracaso y uno
de los aspectos a los cuales se ve enfrentado generalmente, es la falta de
información o desconocimiento de la actividad del efectivo dentro de la empresa.
Aunque, no existe una regla general que permita conocer el nivel óptimo de
efectivo que la empresa desea mantener, para lograr esto se requiere utilizar las
herramientas suministradas de este tipo con el fin deminimizar los costos de
mantenimiento de efectivo.

Teniendo en cuenta que el objetivo principal de la administración del efectivo, cual

es el de minimizar los saldos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los
beneficios y los costos de la liquidez, es necesario que la empresa considere
algunas estrategias y políticas que contribuyen con una administración eficiente
del efectivo, como:
 Cancelar las cuentas por pagar, a mayor plazo, esto le permite a la
empresa trabajar con el dinero del proveedor, sin perder credibilidad
crediticia y al mismo tiempo es posible aprovechar los descuentos por
pronto pago.
 Ejercer una rotación óptima de los inventarios, evitando que se agoten las
existencias y esto pueda ocasionar inconvenientes en las operaciones de la
empresa.
 Hacer efectivas las cuentas por cobrar en el menor tiempo que sea posible,
sin perder ventas futuras, de forma que ese dinero retorne en el menor
tiempo posible a la empresa y pueda ser utilizado en las operaciones de la
misma. La administración eficiente del efectivo depende básicamente del
buen manejo de las entradas y salidas de efectivo durante el ciclo de
operación de la empresa.

HERRAMIENTAS FINANCIERAS – METODOS CUANTITATIVOS:

Dentro de los Indicadores Financieros, que los gerentes financieros utilizan, con el fin
de determinar, el EFECTIVO OPTIMO DE OPERACIÓN, mediante el cálculo de los
saldos óptimos de efectivo, y teniendo en cuenta el comportamiento y la gestión de
Recursos Financieros Operacionales, como son las Cuentas por Cobrar, las
Cuentas por Pagar y los stocks de Inventarios, como instauradores del Capital de
Trabajo, entre los indicadores más aplicados, están:
 1.- El Ciclo de Conversión del Efectivo
2.- Representación Gráfica del Ciclo Operación del Efectivo
3.- Rotación del Efectivo
4.- Efectivo Optimo de Operación - Saldo Óptimo de Efectivo

Fórmulas para cada indicador:

1.- El Ciclo de Conversión del Efectivo
Indicador para calcular el Ciclo de Conversión del Efectivo:

Días de Inventario + Días de Cartera = Ciclo de Operación – Días de Cuentas por pagar

= Ciclo de Conversión del Efectivo

Días de Inventario Días de Cartera Ciclo de Operación Días Cuentas por pagar Ciclo de Conversión del
efectivo
? ? ? ? ?

Para el cálculo de este indicador, se hace necesario el cálculo de los indicadores

propios de las actividades de operación:
INDICADORES FORMULAS RESULTADOS
Inventario Promedio Saldo Inicial + Saldo Final/2
Rotación de Inventario Costo Ventas/Inventario Promedio
Plazo Promedio de Inventarios 360/Rotación Inventarios
Promedio de Cuentas por Pagar Saldo Inicial + Saldo Final/2 También:
(Proveedores) =
Saldo Final de: Proveedores + Acreedores/2
Rotación de Cuentas por Pagar Compras a Crédito/ Promedio de Cuentas
por Pagar (Proveedores)
Plazo Promedio de Cuentas por Pagar = 360/ Rotación de Cuentas por Pagar
Promedio de Cuentas por Promedio de Cuentas por Cobrar (Clientes)
Cobrar (Clientes) = = Saldo Inicial + Saldo Final/2 ó También:
Saldo Final de Clientes/2
Rotación de Cuentas por Ventas a Crédito/ Promedio Clientes
Cobrar (Clientes) =
Plazo Promedio Cuentas por Cobrar = 360/ Rotación de Cuentas por Cobrar
Rotación de Efectivo = 360/ Ciclo de Conversión del Efectivo
2.- Ciclo Operación del Efectivo
Tabla 4 CICLO DE OPERACIÓN

CICLO DE CONVERSION DE EFECTIVO

TECNOSANITAS DEL VALLE

Días de inventario
4425 Días de cartera 41

Días del ciclo de operación

4466

Días del ciclo de

Días de CxP 177
tesorería 4290

ROTACION DE EFECTIVO

ROTACION DE EFECTIVO = 360? / CICLO DE CONVERSION DE EFECTIVO

TIEMPO CCE ROTACION DE EFECTIVO

Días, meses, años? ? ?

3.- Rotación del Efectivo

4.- Efectivo Optimo de Operación - Saldo Óptimo de Efectivo

EFECTIVO OPTIMO DE OPERACIÓN – Saldo Optimo Efectivo

EFECTIVO OPTIMO DE OPERACION =DESEMBOLSOS TOTALES ANUALES / ROTACION

DE EFECTIVO

EFECTIVO OPTIMO DE OPERACIÓN=

DTA ROTACION DE EFECTIVO
Salado Optimo de Efectivo
? ? ?

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO:

1.- Concepto de EFECTIVO
2.- Concepto de Kapital de Trabajo
3.- Estructura de Capital de Trabajo
4.- Importancia del Capital de Trabajo
5.- Representación general - sencilla del EFECTIVO

ENTRADAS

FUENTES

EFECTIVO

LIQUIDEZ

SALIDAS

APLICACIONES -
USOS

6.- Clasificación de FUENTES:

. - Operaciones Normales
. - Operaciones NO Normales
7.- Clasificación de Aplicaciones.
. - Operaciones Normales
. - Operaciones NO Normales
El Estado de flujo de efectivo2, el cual es el elemento fundamental para este
estudio, ya que determina el nivel óptimo de efectivo que la empresa necesita para
sus operaciones.

Parte, de la estructuración del PRESUPUESTO DE EFECTIVO, considerada como

una herramienta financiera que permite determinar en forma anticipada, la
cantidad y la clase de RECURSOS FINANCIEROS, destacándose, la cantidad y
el tipo de efectivo que se requiere para que una empresa opere normalmente.

2
Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado financiero
básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación.
Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance que inciden en el efectivo”
El EFECTIVO, y la LIQUIDEZ, constituyen la parte fundamental para que una
organización Gestione y Administre en forma EFICIENTE Y EFECTIVA el
CAPITAL DE TRABAJO, en términos de Liquidez, capaz de generarle capacidad
de maniobrabilidad y capacidad de pago inmediata en la búsqueda del Objetivo
Básico Financiero.

Igualmente, se hace necesario operar otra herramienta financiera, tan importante

como la anterior y es el Flujo de Efectivo.

El Flujo de Efectivo, determina y permite administrar y controlar los movimiento de

efectivo que se presentan como resultado de las transacciones que realiza la
administración financiera y cuyo propósito principal, es determinar LAS FUENTES
y LAS APLICACIONES de efectivo durante un tiempo de aplicación y estudio, que
no es otra cosa que, demostrar y presentar la manera como se ha obtenido y en
que se utilizado (Inversión) el dinero o capital de trabajo en términos de efectivo y
de liquidez.

Con esto, se garantiza el comportamiento de una manera transparente y

demostrando que, dichos recursos financieros se han empleado en las actividades
para las cuales se creó la organización, es decir, garantizar que no se ha
presentado flujos de dinero de Ingresos y/o de Egresos por operaciones distintas a
las de su Objeto Social, y que no se ha ocasionado el flujo de dineros por
operaciones ILICITAS, como narcotráfico, lavado de activos, y otros.
i