SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ADMINISTRACIÓN I
 SISTEMA

Sistema: Conjunto de elementos en interacción que

forman un todo en busca de un objetivo común.

Elementos de un sistema

Proceso

Entradas Salidas

Retroalimentación
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 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un Sistema de Información es un conjunto ordenado de

mecanismos, que tienen como fin la administración de
datos y de información, de manera que puedan ser
recuperados y procesados fácil y rápidamente.

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 Comprende a un conjunto de recursos humanos,
materiales, financieros, tecnológicos, normativos y
metodológicos, organizado para brindar, a quienes
operan y a quienes adoptan decisiones en una
organización, la información que requieren para
desarrollar sus respectivas funciones.

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 Utiliza:

DATOS: cifras y hechos no procesados o analizados

a los que no se les ha agregado valor .

Es una representación simbólica que por sí misma no

reduce la dosis de ignorancia o el grado de incerti -
dumbre de quien tiene que tomar una decisión

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INFORMACIÓN: conjunto de datos registrados,
clasificados, relacionados o interrelacionados dentro
de un contexto, que proporciona un mayor
conocimiento sobre una situación en particular,
disminuyendo la incertidumbre.

Es el significado que una persona asigna a un dato

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 Requisitos de la información eficiente

La utilidad que proporcione debe justificar el

empleo de los recursos que se aplicaron para
producirla.

Es al mismo tiempo una lista de criterios

generales para guiar el diseño de sistemas de
información y para evaluar el funcionamiento
de los mismos.

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 Funciones de un Sistema de Información
1. Economía
El costo de producir una información no debe
ser superior al beneficio esperable de su utilización.

2. Oportunidad
La información debe estar disponible en el momento
en que se la requiera. Este requisito hace referencia
al momento y a la frecuencia con que la información
debe ser suministrada.

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3. Utilidad
Toda salida de un sistema de información debe
satisfacer una necesidad.

4. Comparabilidad
La información debe ser comparable en el espacio,
en el tiempo y en el alcance.

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5. Flexibilidad
Todo sistema de información debe ser adaptable a los
cambios del sistema-objeto.

6. Claridad
La información debe atender al nivel intelectual y
técnico del destinatario.

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7. Confiabilidad
La información debe ser lo suficientemente confiable
como para tomar decisiones basadas en ella. Deben
ser confiables los datos primarios y sus sucesivas
transformaciones, lo que significa que no deben contener
o introducir errores derivados de factores conocidos.

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 FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

a. Recolección
Esta función implica la captura y el registro de datos.

b. Clasificación
Identificar los datos, agruparlos en conjuntos
homogéneos, y ordenarlos teniendo en cuenta la manera
en que será necesario recuperarlos.

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c. Compresión
Se reduce el volumen de los datos sin disminuir la
información que suministrarán a su destinatario.
Aumenta o hace más expresivo el contenido informativo
de los datos.

d. Almacenamiento
Conservación física de los datos y su adecuada protección

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e. Recuperación
Suministrar el acceso a la base de datos dependiendo
de un apropiado sistema de clasificación.

f. Procesamiento
Transformación de entradas en salidas a través de un
proceso. Esta transformación se realiza mediante
cómputos, clasificaciones, cálculos, agregaciones,
relaciones, transcripciones y, en general, operaciones
que, tienen el objetivo de convertir datos en información,

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g. Transmisión
Comunicación entre puntos
geográficos distantes, sea por
el traslado físico del sostén de
los datos (papeles, dispositivos
de archivos computadorizados, cintas de audio
o video, microfichas, etc.) o por la transmisión de señales
(comunicación entre equipos de computación, transmisión
de fax, teléfono, etc.). Lo que se denomina Telemática

h. Exhibición
Proporcionar una salida de información preparada de modo
tal que resulte legible y útil a su destinatario. En un sistema
de información basado en el uso de
computadoras, esta función es la
que implica la interfaz con el ser
humano.
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 UTILIDAD DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información sirven para:

 Un acceso rápido a determinada información.

 Motivar a todo tipo de funcionario para requerimientos de

cualquier índole con excelentes resultados.

 Generar información e indicadores que permiten analizar,

comparar y estudiar para detectar fallas y tener el control
del sistema.

 Da la posibilidad de planificar e idear proyectos previendo

cualquier tipo de requerimientos.

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 Evitar la pérdida de tiempo en la organización de la
información

 Genera mayor interés en la creación de nuevos procesos

de trabajo debido a la facilidad que brinda para la
obtención y el procesamiento de información.

 Se hace más efectiva la comunicación entre procesos y por

lo tanto entre grupos de trabajo.

 Permite la organización de archivos automatizados y

clasificados.

 Un sistema de información es tan importante que además

del control de las operaciones lleva al buen funcionamiento
de cualquier proceso generando beneficios tanto para la
empresa como para sus usuarios internos o externos.

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 Elementos del Sistema de Información

La información: conjunto de datos estructurados

según los mensajes a comunicar.

Los beneficiarios de la información: los miembros

de la organización y agentes relacionados con
ella.

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Los elementos soporte: Proceso de tratamiento
de información, sistemas de análisis de datos,
procedimientos de comunicación o difusores
de información y soportes de información.

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Entradas:

Datos, textos, voz e imágenes que entran al Sistema

de Información y los métodos y medios por los
cuales se capturan e introducen.
Están compuestas por transacciones, solicitudes,
consultas, instrucciones y mensajes.
Por lo general, respetan un protocolo y un formato
para que el contenido, la identificación, la
autorización, el arreglo y el procesamiento sean
adecuados.
Los medios mas comunes para las entradas a un
sistema son: Código de barras, laser, teclado,
sistemas de reconocimiento de voz, escritura
manual, pantallas sensibles, etc.
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 Tecnología:

Captura la entrada, activa los modelos, almacena e

ingresa los datos, produce y transmite salidas y
ayuda a controlar todo el sistema, hace todo el
trabajo pesado y une a todos los elementos
estructurales.

La tecnología consta de 3 elementos principales:

 La computadora y el almacenamiento auxiliar

 El software
 Las telecomunicaciones

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 Salidas:

El producto del sistema de Información es la salida de

información de calidad y documentos para todos los
niveles de la gerencia y para todos los usuarios dentro y
fuera de la organización.

La salida es el componente que guía e influye en los

otros componentes y debe satisfacer las necesidades
del usuario.

La calidad de la salida se basa en:

su exactitud
oportunidad
y relevancia

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Las salidas deben diseñarse en función de:

 Su destino
 Su uso
 La frecuencia de uso
 La seguridad

Las salidas se puede producir en pantallas, impresoras,

dispositivos de audio o microfilm, etc.

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 Clasificación de los Sistemas de Información

a) Según la función o el tipo de usuario final:

Sistemas de Información Gerencial (MIS).-

Conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de
la información (hardware + software) con procedimientos
que permitan suministrar información a los gerentes de una
organización para la toma de decisiones.

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Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS).-
(Transaction Processing Systems), cuando el procesamiento
de los datos se realiza en tiempo real (simultáneo a los
hechos) se los conoce como OLTP (On Line Transaction
Processing).

Gestiona la información referente a las transacciones

producidas en una organización. Una transacción es un
intercambio entre un usuario que opera una terminal y un
sistema de procesamiento de datos, en el que se concreta
un determinado resultado. Implica la captura y validación
de los datos ingresados por el usuario, la consulta y/o
actualización de archivos, y una salida o respuesta.

Son de este tipo la Contabilidad, Facturación, Inventarios,

Ventas, Proveedores, Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja,
Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras, Planeamiento y
Control de la Producción, etc.
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Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS).-
Herramienta para realizar el análisis de las diferentes
variables de negocio con la finalidad de apoyar el
proceso de toma de decisiones.

b) Según el entorno de aplicación

Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o

evento que crea/modifica los datos. El procesamiento
de transacciones consiste en captar, manipular y
almacenar los datos, y también, en la preparación de
documentos;

Entorno decisional: entorno en el que tiene lugar la toma

de decisiones a todos los niveles y en todas las áreas
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