USO DE METODOS GRAFICOS

Aracelis González de Kaufman

Profesora Titular de
Sistemas Administrativos de Información Contable

1. GENERALIDADES

a. CONCEPTOS GENERALES

El uso de los gráficos es cada vez más creciente en los distintos campos de la ciencia y la
tecnología, dada la importancia que revisten como medios de expresión.
La importancia de la representación gráfica la define adecuadamente un proverbio chino que
reza:
Una imagen vale por mil palabras
Conceptos de gráfico:
 Gráfico es una síntesis de conceptos que permiten su captación por
visualización directa .
 Es la representación en el espacio de 2 dimensiones, generalmente una
superficie plana y lisa, de diversos datos o fenómenos que están en el espacio
de n dimensiones.
 Es una herramienta de transmisión del pensamiento bajo la forma de
percepción visual, fácil de memorizar.

. Según Lardent: Las representaciones gráficas constituyen un lenguaje abreviado o forma de

expresión sistematizada que permite la captación de un problema en periodos relativamente cortos

La gran importancia de los gráficos no implica dejar de lado la expresión narrada. Ésta
constituye la reglamentación escrita que describe al gráfico y es su complemento obligado.
En el ámbito de desempeño de nuestra profesión, los gráficos no sólo son medios de
expresión, sino que constituyen verdaderos métodos de trabajo. Especialmente los métodos
gráficos de Planificación, programación y control : PERT y CPM.
Los gráficos se representan a través de puntos, líneas, figuras, etc. En la actualidad existen
gran cantidad de programas graficadores computadorizados que sirven de valioso auxilio a
quienes tienen que desarrollar esta tarea.

b. ELEMENTOS A TENER EN CUENTA EN LA CONFECCIÓN DE UN

GRÁFICO

Existen tres elementos que deben ser tenidos en cuenta al momento de confeccionar un
gráfico:

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 Ente emisor Medio visual Ente receptor

- Es quien - Es el gráfico - A quienes está destinado

confecciona el - Lenguaje universal - Capacidad para interpretar el
gráfico - Común y accesible gráfico
- Idoneidad y - Conocimiento de la
conocimiento del simbología
problema - Experiencia e imaginación

En la confección de todo gráfico hay elementos comunes a considerar, aparte de los ya

expresados, independientemente de la herramienta gráfica utilizada..
1. La naturaleza de los datos o variables que intervienen en el problema a graficar.
2. Los medios de representación o graficación disponibles.
3. Elección de la simbología a utilizar.
4. Conocimiento de las técnicas de representación y un conocimiento acabado del hecho
a graficar.
5. Elección del gráfico apropiado para el hecho a graficar.
6. Conocer el destino del gráfico. A quién va dirigido.
Otro aspecto a considerar es que los gráficos se tienen que adaptar a la dinámica de los hechos
que representan, por lo cual deben revisarse periódicamente y proceder a su adecuación.

c. UTILIDAD DE LOS GRÁFICOS

Las utilidades que nos brindan los métodos gráficos son múltiples.
- Se pueden utilizar para expresar el estado de una gestión
- Visualizar la marcha de un fenómeno
- Detectar o prevenir un problema (Ej. Organigramas)
- Organizar un sistema
- Etc.
Referidos a la gestión administrativa se pueden representar gráficamente todos los procesos
que se llevan a cabo dentro de la organización: ventas, compras, pagos, cobros, liquidación de
haberes, pedidos de licencias, certificaciones, autorizaciones, etc.
SAROKA Y FERRARI destacan la utilidad de los métodos gráficos :
En un espacio reducido pueden hacerse comparables ideas, hechos o
situaciones que de otra forman requerirían mayor amplitud.

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Los gráficos facilitan enormemente la vida laboral por su rápida comprensión y facilidad de
interpretación.
A través de los gráficos se pueden conseguir una serie de objetivos:
- Relaciones, correlaciones
- Dependencias, interdependencias, subordinaciones
- Estructuras, funciones
- Tendencias, irregularidades, fluctuaciones
- Secuencias, periodicidad, resultados
Utilizando estos objetivos se facilita el análisis de sistemas y por ende el logro de su
optimización.

d. SIMBOLOGÍA Y DISEÑO

Es necesario aclarar algunos conceptos para lograr un efectivo uso de los métodos gráficos
como auxiliares de la gestión administrativo-contable en la empresa.
Imagen: es un conjunto de formas, tamaños y colores que deben ser relacionados con
un conocimiento previo para ser interpretados.
Signo: También se los denomina signos naturales. Evocan por naturaleza una idea a
partir de otra. No representan dificultad para el observador y no necesitan ser específicamente
aprendidos, ya que representa hechos u objetos de la vida cotidiana. No necesitan de una
explicación para su correcta interpretación (Una cruz sobre un edificio, indica que es una
iglesia católica).
Símbolo: es una imagen que sirve para representar materialmente un concepto. Es de
carácter convencional, es decir que debe expresarse conceptualmente su significado. Son
pictogramas abstractos cuyo sentido no se puede reconocer rápidamente mediante la
reflexión; necesitan de un aprendizaje previo.
Las señales de tránsito , en su mayoría, pertenecen a esta categoría. Por ej: un trazo blanco,
horizontal, en medio de un círculo rojo, significa prohibido avanzar. Este significado se
reconoce cuando previamente se ha hecho un aprendizaje del mismo, quien no lo vio nunca,
no puede deducir su significado.
Por ejemplo:

Este símbolo en geometría representa un rombo pero en diagramas de

computación significa decisión. Esto justifica la necesidad de aclaración
idiomática de su verdadero significado cuando es utilizado.

Simbología: es una serie ordenada de símbolos.

La simbología presupone una codificación, es decir , que cada símbolo esté acompañado de
una expresión idiomática que aclare su significado.
En la creación de símbolos se trata de utilizar aquellos que puedan tener algún sentido y su
uso tener carácter universal.

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Por ej. Un signo puede representar varias cosas según el código o simbolismo que se le
asigne.

Círculo, circunferencia

Pelota

Operación administrativa

Luna llena

Por lo cual si se encuentran una serie de símbolos con su correspondiente significado y

corresponden a una temática determinada, se está frente a una simbología.
La simbología que se utiliza en Administración y en Ingeniería industrial, deriva del
movimiento Tayloriano americano. Luego la adoptó la Sociedad Americana de Ingenieros
Mecánicos y es conocida con la sigla ASME.
A pedido de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la simbología ASME fue
adoptada por todos los países miembros. La finalidad de esta solicitud era lograr la
estandarización o normalización a fin de que la interpretación de los procesos fuese de
carácter universal.
En Argentina el organismo encargado de establecer normas de estandarización es el Instituto
de Racionalización Argentino de Materiales (IRAM). La norma IRAM que establece la
simbología a utilizar en los gráficos administrativo-contables es la Nº 34.501.
Existen otras simbologías aparecidas con posterioridad pero que no están normadas por
IRAM, como por ejemplo la de Yourdon

SIMBOLOGIA

Segmento direccionado

Sector de inicio del circuito

Operación

Control

Operación y control

Comprobante o formulario

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 Comprobante destruido

Transporte de bienes o mercaderías

Desglose de documentación o comprobantes

Demora

$$ Dinero

Archivo provisorio

X Archivo definitivo

Legajo

Desarchivo de comprobantes

2. CLASIFICACION DE LOS GRAFICOS SEGÚN SU FUNCION

Estructurales
De organización Funcionales
Dotacionales

Diagrama simple
Básicos de procedimiento Diagrama de Procedimiento
Flujograma

De racionalización Gráficos utilizados en computación Diagrama de sistema

Cursogramas o circuitos administrativos contables

De circulación y recorrido Diagrama de Interdependencia Sectorial
Diagramas de bloque

De planificación, Diagrama de Gantt

programación y
control PERT

En un primer nivel de clasificación se pueden separar en:

- Gráficos de organización
- Gráficos de racionalización
- Gráficos de planificación, programación y control.

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 a. GRAFICOS DE ORGANIZACIÓN

Los gráficos de organización permiten mejorar la calidad de la organización, planificar y fijar

áreas de responsabilidad claras y definidas.
El gráfico mediante el cual se representa se denomina organigrama.
El organigrama es la representación gráfica de una estructura organizativa en un momento
dado. Es el esqueleto de un organismo administrativo donde se visualizan niveles jerárquicos,
líneas de autoridad y canales de comunicación.
Los organigramas pueden ser de distinto tipo, según la finalidad que se persiga al
confeccionarlos. Pueden ser , entre otros:
- Estructurales: los que representan la estructura organizativa pura y simple.
- Funcionales o tipo funciones: donde además de la denominación del sector se
incorpora el nombre del cargo, nombre de la persona que lo ocupa y una breve
descripción de las funciones
- Dotacionales: Además del nombre del sector se le agrega en un recuadro interno, la
cantidad de personas que dependen de cada posición de la estructura.

 Estructurales
 Funcionales
 Dotacionales

b. GRAFICOS DE RACIONALIZACIÓN

Los gráficos de racionalización se emplean en la optimización de los sistemas administrativos

e industriales y pueden ser de dos tipos.
- Básicos de procedimiento
- De circulación y recorrido
Los gráficos de racionalización identifican y analizan los pasos de un procedimiento en forma
detallada y siguiendo un orden determinado.
Según Lardent: son una herramienta o medio que puede ser utilizada por los analistas para
evaluar un procedimiento y así lograr mejoras en su operatoria, para cumplir objetivos
definidos en términos de reducción de costos, simplificación de tareas o mejoramiento del
control interno.
Se emplean en la optimización de procedimientos administrativo- contables, industriales y en
la optimización de los recursos humanos y materiales en las organizaciones.

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 a.1 - Básicos de procedimiento
Identifican y analizan los pasos que conforman un procedimiento y especifican el orden en
que deben cumplirse. Hay distintos tipos según la finalidad que se desee cumplir con el
gráfico a confeccionar. En general se representan procesos simples, sin emisión de
comprobantes que requieran ser registrados contablemente.

- Diagrama simple
Es un método gráfico que muestra los pasos de un procedimiento, de acuerdo a su secuencia
de ejecución, utilizando como símbolo de representación, solamente rectángulos y líneas de
unión.
Como todo gráfico Básico de Procedimiento, se utiliza para procesos simples, en los que no
hay emisión de comprobantes que den lugar a registraciones contables.
Su finalidad es mostrar exclusivamente orden de ejecución de las tareas que forman un
proceso.

PEDIDO DE CERTIFICACIÓN DE ASISTENCIA A EXÁMENES

Solicitud o Pedido de
Certificación

Departamento Alumnos
Corrobora con Planilla
Asistencia a exámenes

Profesor Cátedra firma

solicitud

Departamento Alumnos
Sella, firma y entrega

- Diagrama de procedimiento o gráfico de proceso

Estos gráficos permiten identificar los pasos de un proceso analizando las actividades
productivas y diferenciando las que no lo son, por ej. el traslado o la demora.
Es un diagrama de tipo multicolumnar (varias columnas), de doble entrada. En las ordenadas
se describen las distintas tareas que forman el procedimiento y en las abscisas la simbología.

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En el punto de intersección de la tarea con la simbología se marca un punto. Uniendo los
puntos, se obtiene la gráfica del proceso.
Se utiliza para mostrar procesos simples, en los que no se generan documentos ni se realizan
registraciones de carácter contable.

Tarea

- Flujograma o Diagrama de flujo

Es un método gráfico que permite visualizar el camino seguido para cumplir con un proceso,
a través de las distintas unidades de trabajo que intervienen.
Es un gráfico multicolumnar, de doble entrada. En las ordenadas se describen los pasos que
forman el proceso, presentados según el orden de realización. En las abscisas se ubican las
distintas unidades de trabajo o sectores que intervienen. En cada intersección de tarea con
sector se marca un punto. Uniendo los puntos se obtiene la gráfica del proceso.
Se utilizan para representar procesos simples en los que se desea visualizar en qué sector de
la organización se lleva a cabo cada tarea y cuantas intervenciones tiene cada sector en el
proceso. Se adapta para procesos simples, no se emiten comprobantes que requieran ser
registrados contablemente.

Tarea Of.1 Of.2 Of.3 Of. 4 Of. 5

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 a.2 - Gráficos utilizados en computación

Diagramas de sistemas
Es la representación gráfica de un proceso por medios electrónicos, donde se indican:
- Los medios de entrada
- Los archivos a utilizar
- Las salidas de información
Se debe precisar la secuencia necesaria de los módulos que lo integran, para resolver en forma
integral los requerimientos de información del sistema.
En el diagrama de sistemas se grafican solamente las entradas, los archivos que intervienen y
las salidas de información que se generan, sin hacer descripción detallada del proceso.
Estos diagramas son confeccionados por el analista de sistema y representan la verdadera
expresión gráfica de los objetivos a alcanzar.
Está compuesto por tantos módulos como programas integran el sistema. Se indican en el
esquema el número de programa (que indica el orden en que deben ser ejecutados) y el
nombre de cada uno de ellos, de acuerdo a la siguiente forma gráfica :

Número de
Nombre del Programa
Programa

Entradas
(Soporte de alimentación

Archivos de origen PROCESO Archivos de destino

Salidas de Información
(Impresas)

a.3 Gráficos de circulación y recorrido

Siguiendo con la clasificación de los gráficos según su función, aparecen los Gráficos de
Circulación y Recorrido, que a su vez pertenecen a los gráficos de Racionalización.
Entre los mismos se encuentran:
- Cursogramas o Circuitos Administrativo-contables
- Diagramas de Interdependencia Sectorial
- Diagramas de Bloque
Según Lardent, los gráficos de circulación y recorrido constituyen una herramienta o medio
que se utiliza para que los analistas puedan evaluar procedimientos y con ello, lograr mejoras
en su forma de ejecución permitiendo cumplir objetivos definidos como la simplificación de
tareas, reducción de los costos o mejoras en el sistema de control interno.

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Cursogramas
Según Klein, los cursograma o también conocidos como circuitos administrativo-contables
“reflejan la representación gráfica de información y acontecimientos referentes a un
procedimiento, que han transcurrido en una serie de acciones de una o varias operaciones,
realizadas en forma secuencial y sistemática, o sea repetitiva, con un fin determinado.”
Hay una serie de razones, que justifican emplear esta herramienta gráfica en las
organizaciones:
- Establecer un orden en la ejecución de las tareas que forman un procedimiento, desde
su inicio hasta su culminación.
- Confeccionar el recorrido de rutinas, o sea acciones que se cumplen en la
organización en forma repetitiva.
- Servir de base para preparar la norma escrita que describe en detalle el
procedimiento.
- Mejor visualización de los controles y asignación de responsabilidades.
- Permite cotejar los distintos procesos que se cumplen en la empresa, para establecer
las interrelaciones.
- Permite analizar periódicamente los procesos y observar la posibilidad de
reemplazarlos por otros más convenientes o actualizarlos.
- Evita la sobrecarga de consultas a los jefes sobre cuestiones de detalle.
- Facilita la tarea de aprendizaje al personal que se incorpora a la ejecución del
proceso.
- Son de suma utilidad para los auditores, en la etapa de relevamiento de los controles
internos

La información básica que brindan los cursogramas es:

- Tipos de trámites que integran el circuito, representados mediante la simbología
- Areas de responsabilidad donde se realiza cada operación.
- Sentido de circulación o flujo de información del proceso.

Los cursogramas, se utilizan para mostrar gráficamente procesos repetitivos, más o menos
complejos, en los que se generan comprobantes que dan lugar a registraciones contables.
Existen reglas para la diagramación de este tipo de gráficos.
Son gráficos de tipo multicolumnar (integrado por varias columnas), donde cada columna
representa un sector de actividad perfectamente definido. El gráfico indica cómo se cumple un
procedimiento desde su inicio hasta su finalización. Participan sectores internos y,
eventualmente, sectores externos que intervienen en el proceso graficado.
Existe una secuencia u ordenamiento de los sectores intervinientes, donde se realizan distinto
tipo de operaciones; se generan documentos que circulan en diversas direcciones, los que
están sujetos a transportes, detenciones y controles. Finalmente se detienen en un archivo
(transitorio o definitivo), indicando la forma de archivo (numérico, alfabético, cronológico,
etc.) Se utiliza la simbología ASME, descripta en la norma IRAM correspondiente.
Cuando el procedimiento se ramifica en varias direcciones, es conveniente limitar el gráfico a
las rutas más frecuentes o más importantes. Las menos importantes pueden ir como notas al
pie o ser agregadas al manual narrativo que acompaña al gráfico. Si estas rutas fuesen muy

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significativas puede confeccionarse más de un gráfico por procedimiento, como alternativas
del proceso.
El curso del hecho administrativo debe mantenerse tan simple y directo como sea posible,
indicado a través de una línea compacta, cuyo sentido lo indica la flecha; ésta indica que la
información o los datos se desplazan en el sentido indicado. Deben indicarse los cruces de
líneas mediante una curva sobre el punto de intersección.
Las operaciones y controles que se realizan en cada unidad organizativa interviniente, debe
identificarse mediante una correlación alfabética que es independiente para cada sector. Cada
operación o control que se realice debe ir acompañado de una breve descripción narrada, junto
al hecho, al costado del símbolo o codificadas al pie de cada columna.
La regla general indica volver a dibujar el símbolo de documento cada vez que se lo envía de
un sector a otro. Si se tratara de varios ejemplares de un mismo documento o de distintos
documentos que se desplazan juntos, de un sector a otro, puede omitirse la repetición del
juego de comprobantes, indicando con una flecha hacia donde se dirigen, siempre que el
receptor no tenga dudas acerca de los documentos comprendidos en las posiciones
intermedias en las que no fueron representados. Los documentos que se generan en el proceso
se grafican indicando número de ejemplar y destino de cada uno de ellos.

O/P1 O/P2
Ch F/
Ch LV

D Confec. Nota
envío de valores

O/P1 NEV1
Ch 2
Ch

Los cursogramas deben ir acompañados de un Manual de Procedimiento del proceso

graficado, o sea de una explicación narrada del mismo. Ambas cosas son complementarias.

Circuitos básicos

Cada empresa, según su modalidad operativa, magnitud, calidad organizativa, etc.,

determinará los procesos más relevantes. En algunas la función básica es la de producción, en
otras ventas, en otras finanzas, etc.
Se denominan circuitos básicos aquellos que son comunes a la mayoría de las empresas:
compras, ventas, pagos y cobros. En las empresas de menor envergadura y con organizaciones
simples puede confeccionarse un circuito para cada una de estas actividades. En
organizaciones complejas y de mayor envergadura, es común realizar varios gráficos por tipo
de proceso. Por ejemplo: para el proceso de compras se pueden generar:

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  Circuito de compras ordinarias
 Circuito de compras contado
 Circuito de compras documentadas
 Circuito de compras por Fondo Fijo
 Circuito de compras extraordinarias
 Circuito de compras por licitación
 Circuito de compras por leasing
 Y todo otro proceso de compras que se realice en forma repetitiva.
Del mismo modo para cualquier otro proceso de este tipo.

- Diagramas de interdependencia sectorial

Este tipo de gráfico, ideado por Norman Barish, es una forma de expresión más simplificada
de representar los procedimientos que se desarrollan en la empresa.
Según Saroka y Ferrari, se ha sobrevalorado la utilización de los cursogramas ya que existen
otros métodos gráficos que cumplen satisfactoriamente determinadas necesidades en el
análisis y diseño de procedimientos administrativos. No siempre se requiere un análisis tan
detallado como el que proveen los cursogramas.
Los Diagramas de Interdependencia Sectorial: DIS (como se denominarán de ahora en más),
son diagramas de tipo multicolumnar, donde cada columna representa una unidad
interviniente en el proceso (interna o externa).
Utiliza una simbología especial, muy simple compuesta por elipses y rectángulos.

Representa operación, control y archivo

Representa comprobante. Para los comprobantes emitidos y que se generan en

las distintas estaciones de procesamiento de información, no se identifican
número de ejemplares, destino ni archivo de cada uno de ellos.

Dentro de los símbolos debe especificarse la operación, control y archivo en las elipses y el
nombre del comprobante dentro del rectángulo. Cuando lo que debe ser incluido excede el
tamaño del símbolo, o se dificulta su lectura, se pueden numerar los símbolos
correlativamente, referenciándolos al pie de cada columna del gráfico.
Con un segmento orientado se indica la secuencia u orden que debe cumplir el proceso y el
fluir de la información.
Estos diagramas se utilizan para los mismos procesos que los cursogramas (compras, ventas,
pagos, cobros, etc.) y son de gran utilidad como elemento de apoyo en el análisis en el que
participan directivos o ejecutivos de las empresas, ya que representan una visión global y
simplificada del proceso.
También pueden ser utilizados en empresas más pequeñas en las que la relación directa entre
directivos, ejecutivos y operativos es personalizada.
En realidad, los DIS y los cursogramas son técnicas complementarias en algunos casos y
debieran usarse uno como complemento del otro, según quienes sean los destinatarios.

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 Créditos y Cobranzas Contabilidad Ventas Almacenes Clientes

Exhibe mercad. de
Expone deseos
venta
Registra y
Gestiona el cobro determina costo Prepara
ventas mercadería y
entrega

Concreta venta
Recibe mercad.
Conforma remito

Controla entrega
Factura Remito

- Diagramas de bloque

Este tipo de gráfico se utiliza para mostrar los movimientos más importantes de los
comprobantes que intervienen en una operación. Muestran la secuencia de cada uno de los
ejemplares de cada comprobante emitido, desde su emisión hasta su archivo definitivo.
Cuando se presenta más de una alternativa en un paso determinado del circuito de la
documentación dentro del proceso, se desechan las variantes que puedan provocar una
interrupción de la operación. Por ej. Si el proceso comprende una consulta a almacenes para
verificar existencias, se considera solo la afirmativa; la variante no, no se considera, pues se
detiene el proceso por falta de existencias.
Respecto del archivo, se hace referencia al último que se realiza. No así a los archivos
provisorios que sufre el comprobante durante el proceso, que sí constan en el diagrama.
El diagrama de bloque no analiza a fondo cada etapa del proceso, sino que ubica al usuario
sobre el movimiento de la documentación y su archivo.
Es de tipo multicolumnar, con el siguiente contenido: Ejemplares, Emisor, Receptor y
Archivo.
Son de gran utilidad para los auditores y para los archiveros. Constituyen un complemento
valioso de los cursogramas o circuitos administrativo-contables.

Comprob. Emisor Receptor Archivo Modalidad de archivo

O/P1 Tesorería Gcia.Cral. y Gcia. de Adm. – Tesorería Tesorería Por nº de O/P

O/P2 Tesorería Gcia.Cral. y Gcia. de Adm. – Tesorería - Contaduría Contaduría Por nº de O/P contab.
Ch. Tesorería Gcia.Cral. y Gcia. de Adm. – Tesorería – Proveedor No relevado No relevado
(Banco) (Microfilm)
Re. Proveedor Tesorería Tesorería Por nº de O/P
NEV1 Tesorería Proveedor No relevado No relevado
NEV2 Tesorería Tesorería Por nº de O/P

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 c. GRAFICOS DE PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y CONTROL

Los gráficos de Planificación, Programación y Control son verdaderos métodos de trabajo. Se

planifica, programa y controla en tres etapas diferentes. La planificación indica qué hacer y en
qué orden; la programación, cuándo llevar a cabo las tareas y el control es verificar el
cumplimiento de las dos etapas anteriores.
Existe una variedad de gráficos de este tipo, pero sólo serán analizados los dos que son de
uso más generalizado en procesos administrativo-contables.
- Diagrama de Gantt
- Método PERT

Este tipo de gráfico consta de 3 etapas diferentes. Planificación, programación y control.

La planificación indica qué debe hacerse y en qué orden. Es el cómo deben llevarse a cabo
las tareas que componen un proyecto y cuál es su secuencia operativa, es decir en qué orden
deben realizarse.
La programación es el cuándo debe realizarse cada tarea. Es volcar en el calendario cuando
se debe realizar cada una de las tareas. Es decir que muestra los tiempos de cada actividad y
se pueden visualizar también los tiempos totales de duración del proyecto.
La tercera etapa es el control. Es el seguimiento de cumplimiento de lo planificado y lo
programado. Permite seguir la marcha de ejecución del proyecto y verificar su cumplimiento.
Ante desviaciones del mismo, permite advertirlo en el gráfico y alertar para que se realicen las
correcciones a fin de lograr el cumplimiento del proyecto en tiempo y forma.
Son verdaderos métodos de trabajo, aptos para graficar proyectos únicos. Es decir que se
debe realizar un gráfico de esta naturaleza para cada proyecto a realizar en la empresa.

c.1 Diagrama de GANTT

Antecedentes
Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero
norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial
contemporánea de Taylor. Gantt procuró resolver el problema de la programación de
actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese
visualizar el período de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e
igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo. El instrumento que
desarrolló permite también que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información
del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con
respecto al plazo previsto.

Ventajas y desventajas
La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mínimo de
planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de
gráfico.
Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificación. Sin
embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando comienza a efectuarse

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modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la
representación gráfica del plan, en tanto que los ajustes (replanificación) requieren por lo
general de la formulación de un nuevo gráfico. Para superar esa deficiencia se crearon
dispositivos mecánicos, tales como cuadros magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una
mayor flexibilidad en las actualizaciones. En términos de planificación, existe todavía una
limitación bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de cierta
complejidad. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma
en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No
permite, tampoco, la visualización de la relación entre las actividades cuando el número de
éstas es grande.
En resumen, para la planificación de actividades relativamente simples, el gráfico de Gantt
representa un instrumento de bajo costo y extrema simplicidad en su utilización. Para
proyectos complejos, sus limitaciones son bastantes serias, y fueron éstas las que llevaron a
ensayos que dieron como resultado el desarrollo del CPM, el PERT y otras técnicas conexas.
Estas técnicas introdujeron nuevos conceptos que, asociados más tarde a los de los gráficos de
Gantt, dieron origen a las denominadas “redes-cronogramas”.

Pautas de graficación
Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en el que se indica:
 En el eje horizontal se representa un calendario o escala de tiempo, definido en
términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana,
mes, etc.
 En el eje vertical se representan las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A
cada actividad se hace corresponder una barra horizontal cuya longitud es
proporcional a su duración, en el cual la medición se efectúa con relación a la escala
definida en el eje horizontal.
Para construir un diagrama de Gantt se han de seguir los siguientes pasos:
 Dibujar los ejes horizontal y vertical
 Ubicar los nombres de las tareas sobre el eje vertical
 Colocar los bloques correspondientes a las tareas que no tienen predecesoras en primer
lugar. Se sitúan de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con el
instante cero del proyecto (su inicio)
 Dibujar los bloques correspondientes a las tareas que dependen de las actividades
graficadas en el diagrama.
Son cuatro etapas que se deben llevar a cabo:
 Listado de actividades
 Orden cronológico de las actividades
 Planificación y programación. Determinación de tiempos
 Elaboración del esquema y colocación de barras.

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Ejemplo práctico: Contratación de stands en una feria-exposición

Detalle de tareas Tiempo asignado Tiempo empleado

1. Presentación de solicitud de admisión 1/9 al 8/11 1/9 al 15/11

2. Presentación de planos 1/9 al 15/11 1/9 al 22/11
3. Presentación solicitudes servicios 1/9 al 15/11 1/9 al 22/11
adicionales
4. Pago o cobro de stands 1/9 al 22/11 1/9 al 27/11
5. Pago o cobro de servicios adicionales 1/9 al 24/11 1/9 al 27/11
6. Armado de stands 1/11 al 27/11 26/10 al 27/11
7. Control y aprobación de stands 28/11 28/11
8. Periodo de realización de la feria 29/11 al 13/12 29/11 al 20/12
9. Desarme de stands 14/12 al 20/12 21/12 al 22/12

c.2 Gráfico PERT

Es un método gráfico de los denominados por el Camino Crítico. Permite planificar,

programar y controlar un programa definido, en tres etapas diferentes, permitiendo
visualizar su desarrollo y culminación.
Este método gráfico tiene su antecedente inmediato en las gráficas de GANTT .
Este método tiene como finalidad la optimización de los tiempos. Trabaja con tiempos
probabilísticos, ya que al elaborar un proyecto no se conocen con exactitud los tiempos de
duración de las actividades que lo forman.
Deben considerarse como sinónimos los términos proyecto y programa.

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  Representación del método
Este gráfico se representa por un diagrama red o gráfico de malla que pone en evidencia
la secuencia cronológica y la interdependencia de los sucesos y las actividades, elementos
necesarios para poder cumplir el proyecto.
Para la representación se hace uso de la siguiente simbología:

Suceso o acontecimiento: Es un hecho físico o intelectual, claramente

definido, que representa una parte significativa en el desarrollo de un
programa. Es un instante en el tiempo que marca el estado en que se encuentra
un proyecto. Indica el comienzo o finalización de una tarea.
Los sucesos o acontecimientos se representan mediante círculos, a los que se
denominan nodos o nudos. No insumen tiempo, se les asigna tiempo cero.

Tarea o actividad: Es la acción que es necesario desarrollar para poder

cumplir las distintas partes del programa, siguiendo un orden lógico y uniendo
entre sí los sucesos.
Se representa por medio de flechas o segmentos orientados, que a los efectos
de la graficación no son proporcionales a los tiempos de duración de cada
tarea. Se establecen en relación con la estética.
El ensamble o unión de los sucesos con las tareas constituye el Diagrama red
o gráfico de malla que es la representación del diagrama o método PERT.
En la representación del método intervienen otros símbolos.

“Dummy”, tareas ficticias o vínculos: Son aquellas que para su desarrollo

requieren un tiempo nulo o muy breve, con respecto a la unidad de tiempo
adoptada. Sirven para indicar interdepencia entre dos actividades que no tienen
un nodo común.
Se representa por segmentos orientados trazados con líneas cortadas.

Camino crítico: Es el conjunto de tareas sucesivas que vinculan el primero y

el último suceso de un proyecto, cuya suma de tiempos de duración es máxima
y cualquier atraso que se opere en alguna de ellas, traería como consecuencia
un atraso equivalente en la duración total del programa.
Las tareas críticas se representan por segmentos trazados con línea gruesa.

Márgenes o intervalos de flotamiento: son los atrasos máximos que puede

sufrir una tarea que no se encuentra sobre el camino crítico, sin alterar el
tiempo de duración del proyecto. La diferencia entre la fecha más temprana y
más tardía representa la demora que puede admitirse.

Este método gráfico es usado para proyectos de significativa importancia, no repetitivos,

donde las tareas sean seriadas pero muchas de ellas puedan ejecutarse en forma paralela o
simultánea.
Este método PERT permite planear, programar y controlar un proyecto para cumplir su
objetivo en tiempo y forma. Indica si el programa está adelantado o atrasado, en tiempo, de
acuerdo a lo previsto.
Los usos más generalizados pueden ser: para proyectos de lanzamiento de nuevos productos
al mercado, para la confección y presentación del balance anual en medianas y grandes

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empresas, en programas de investigación y desarrollo de distinta índole, para la puesta en
marcha de un sistema computadorizado, etc.

 Desarrollo de un diagrama red PERT

El desarrollo del diagrama red PERT se cumple en tres etapas definidas:

1. Planeamiento
2. Programación
3. Control

Primera etapa: Planeamiento

El planeamiento está formado por 2 subetapas: Listado de tareas

Diagrama de precedencias

o Listado de tareas
Trata del conocimiento total de las tareas que intervienen en un programa o proyecto, sus
secuencias o interdependencias mutuas y su enunciado final
Es la parte común a cualquier método. Supone un conocimiento total e integral del proyecto a
realizar, las tareas que lo componen y su forma de llevarlas a la práctica.

o Diagrama de precedencias
Consiste en establecer qué tareas tienen que preceder a otras, es decir cuáles tienen que estar
terminadas para poder comenzar con otras y cuáles pueden realizarse en forma simultánea o
en paralelo.

Segunda etapa: Programación

Está compuesta por 6 subetapas:

- Asignar tiempo a las tareas
- Cálculo del tiempo esperado
- Determinación del camino crítico
- Selección del plan más conveniente
- Análisis de recursos
- Selección del programa

o Asignación de tiempo a las tareas

Esta no es una tarea fácil de realizar. No hay forma de determinar con exactitud el tiempo a
emplear en cada tarea. Se puede recurrir a estándares, a estadísticas históricas y/o a
experiencias en la ejecución de tareas similares.
Esto da por resultado la estimación de 3 tipos de tiempos:

Tiempo optimista: también llamado tiempo mínimo o fecha más temprana. Es el tiempo que
se demoraría en realizar cada tarea en las mejores condiciones. Si no se presentase ningún tipo
de interferencia o circunstancias desfavorables. Por ej. Que no se enferme ningún operario,
que los programas de computación funcionen de acuerdo a lo previsto, que no haya cortes de
luz, que no falten insumos de trabajo, etc.

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Tiempo más probable: es el tiempo que insumiría una tarea en las condiciones más normales,
es decir que ocurriera alguna/s de las situaciones desfavorables.

Tiempo pesimista: Es el tiempo requerido para una tarea en las peores circunstancias, es decir
el que resultaría de considerar que sucedieran todas las circunstancias desfavorables que se
pudieron considerar.

o Cálculo del tiempo esperado

Existen varias formas matemáticas de calcularlo, pero la más sencilla de determinar el tiempo
a asignar a cada tarea a fin de programar el proyecto es utilizar una simple ecuación
matemática:

Tiempo esperado = T. optimista + 4 T. Más probable + T. Pesimista

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o Determinación del camino crítico
La regla práctica para determinar el camino crítico, indica colocar en cada nodo (dividido en 3
partes), los valores determinados del siguiente modo:
Se comienza del nodo 1, al que se le asigna valor cero. De izquierda a derecha se van
sumando los tiempos de las tareas y se colocan en el ángulo superior derecho. Cuando a un
mismo nodo llegan más de una tarea, se coloca la suma mayor y así sucesivamente hasta
llegar al nodo final que indica la finalización del proyecto.
Luego, partiendo del último nodo o nodo final, se hace el proceso inverso, de derecha a
izquierda, se van restando los tiempos asignados a las tareas y se coloca en el ángulo inferior
derecho. Si a un mismo nodo llegan más de una tarea, se coloca el resultado menor.
En los nodos en que son coincidentes los valores del ángulo superior y el inferior, las tareas
que los unen son las críticas. La unión de todas las tareas críticas constituyen el camino
crítico. Un atraso en alguna de estas tareas significa un atraso equivalente en la duración del
proyecto.

o Construcción de un diagrama calendario

Es representar la programación en escala de tiempos. Es decir colocar los tiempos en el
calendario. El proceso comienza, por ej., el 18 de abril y de allí hay que identificar en qué
fecha debe estar terminada o comenzar cada tarea.

o Análisis de recursos
Todo proyecto está relacionado íntimamente con los recursos disponibles. Por lo tanto , una
vez presentado el proyecto, hay que analizar la carga financiera que representa.

o Selección del proyecto

Un proyecto no tiene una sola manera de llevarse a cabo, sino que pueden presentarse
alternativas de realización. Para cada una de estas alternativas se realizará un gráfico PERT.
La decisión se tomará relacionando la alternativa con los recursos.

Tercera etapa: Control

Esta etapa de control tiene dos subetapas.

– Dirección por excepción
– Modificaciones al programa

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 o Dirección por excepción
Se basa en el método de control por excepción. Es decir que el director del proyecto es
informado de las actividades o tareas que no se cumplen de acuerdo a lo previsto, o sea de los
desvíos producidos.

o Modificaciones al programa
Las modificaciones de orden técnico o las que se deban realizar por desvíos producidos sobre
tareas críticas que alteren el curso de ejecución del proyecto, o por razones financieras, darán
lugar a la elaboración de un nuevo gráfico PERT que se adapte a las nuevas circunstancias.

Ejemplo práctico: Cálculo de fecha más tempana, fecha más tardía y camino crítico

Tarea Precedencia Tiempo esperado probable Nodo

A - 1 1-2
B - 4 1-3
C A 4 2-4
D A 4 2-5
E B 8 3-6
F C 7 4-7
G D 4 5-8
H E 4 6-8
I F 6 7-9
J G,H 1 8-10
K I 5 9-11
L J 7 10-11
M K,L 3 11-12

5 F=7 12 I=6 18
4 7 9
6 13 19
K
=4

=
C

1
2 M=3
2 D= 24 27
4 11 12
1

24 27
A=

5
5
0 12 G=
7
L=

1 4
0 B=
4 16 J=1 17
8 10
16 17
4
3
E=
4 8
4
H=

12
6
12

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Para todos los métodos gráficos desarrollados de acuerdo a la clasificación, existen
herramientas computadorizadas que sirven de auxilio a la graficación. Por ejemplo, programas
como Smart Draw, Flow Chart o el Visio que está en Windows 2000.

Una vez aprehendidos los temas expuestos en este trabajo, el lector debe estar en condiciones
de dar respuesta al siguiente cuestionario.

CUESTIONARIO

1. Determine un proceso administrativo-contable al cual se le puedan aplicar

diagramas de proceso o procedimiento y grafíquelo.
2. Idee un proceso administrativo-contable al que se le pueda aplicar un gráfico
de circulación y recorrido. Grafíquelo y aplique todos los gráficos de este tipo
que justifiquen su diagramación.
3. Enumere todos los tipos de gráficos que aparecen en la clasificación de los
gráficos y determine un ejemplo administrativo contable para cada uno de
ellos. Justifique su aplicación.

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