CP-SI-001-FR-001

ACTA DE REUNIÓN
Versión 01

Área/ Comité Distribución Acta Nº: 01

Hora Hora
Fecha 25 de enero de 2022 7:30 am 8:15 am
Inicio Fin
Lugar CD Ibague
Profesional Sénior Distribución y
Preside la reunión Maritza Bonilla Bonilla Cargo
Entrega
Profesional Sénior Distribución y
Secretaria técnica Maritza Bonilla Bonilla Cargo
Entrega

Asistió
Nombre Cargo
SI NO Excusa
Maritza Bonilla Bonilla Profesional Sénior Distribución y Entrega X
Mayerly Quintero Profesional de PV X

Norma Chavez Asistente PV X

Mauricio Cervera Asesor PV Jordan Ibague X

Vanessa Davila Asesor PV San Miguen Ibague X

Ana Aranzales Asesor PV San Miguen Ibague X

Jhojan Leon Asesor PV Berlin Ibague X

Ruben Dario Gonzalez Asesor PV Cadiz Ibague X

Daniela Bermudez Asesor PV Cadiz Ibague X

Lina Marcela Sandoval Asesor PV Neiva X

Alicia Coronado Asesor PV Florencia X

Monica Rodriguez Asesor PV Girardot X

Magda Garzon Asesor PV Libano X

Diana Palma Asesor PV Espinal X

Mari Luz Gonzalez Asesor PV La Plata X

Linda Lucia Mendoza Asesor PV Guamo X

Ginna Mahecha Asesor PV Melgar X

Maria Alejandra Mendez Asesor PV Garzon X

Carlos Alberto Olaya Asesor PV Las Granjas Neiva X

Retroalimentación temas subproceso Distribución y Entrega al

Objetivo de la Reunión
personal de los PV

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Versión 01

ORDEN DEL DÍA

Nº TEMA DESARROLLO
Los envíos para LC se deben validar a diario una vez llegan al PV.

Hay envíos que por su naturaleza no se publican en LC y deben ser

devueltos de manera inmediata colocando en las observaciones “Destino no
cubre la matriz de Expreso”. Los servicios que no se publican son los
siguiente: Postexpress (YG), Masivo Dirigido Expreso (MD), Notiexpress
Especializados INCO-ANLA, Postexpress Especializados. Los PC no se
cargan a Lista de Correo, deben informar de inmediato para excluir y cagar
al gestor. Los PC no se devuelven como los otros expresos, reitero deben
informar de inmediato. Cuando los YG indican en la dirección “Reclama en
PV de 4-72” si los deben dejar publicados el tiempo establecido.

Los días de publicación son 30 y se cuentan desde el momento del cargue

del envío. Los envíos deben estar en el CD y/o PO. Neiva y Florencia, el
mismo día que vencen para su liquidación. Los envíos que vencen los
domingo y festivos, los debemos liquidar los sábados, así que deben
enviarlos el jueves para que el sábado estén listos para liquidarlos.

Hay dos maneras para evidencias que es lo que les cargan, uno con el físico,
esta validación la deben realizar apenas les entregan los envíos, dos al día
siguiente cuando SPU les envía el archivo. Por favor muy necesario validar
Envíos para LC porque si no informan a tiempo ustedes son los únicos responsables si un
envío no llega y no avisan.

Las guías y sticker de devolución deben estar muy bien diligenciadas con
datos completos de la persona responsable del PV. Marcado el motivo de
devolución y colocar la fecha en el sticker. Los únicos envíos a los cuales no
se le coloca Sticker de Devolución es a los Masivos (Estándar-Estándar
Especial).

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Cuando el destinatario se acerca al Pv para reclamar su envío y se rehúsa

a recibirlo, este es el motivo de la devolución y se debe retornar de inmediato
para su liquidación. Cuando se entrega un envío de LC la guía se debe
devolver de inmediato al CD Ibagué para liquidar y digitalizar.
Cuando se carga mal un envío (bien sea que es de LC y se lo carga al gestor
o es Urbano y lo cargan a LC), se debe informar de inmediato vía correo
electrónico al profesional de admisión y los supervisores de admisión con
Envíos mal copia a la profesional de PV y profesional de Distribución, para que admisión
cargados realice la exclusión y nuevo cargue. Por ningún motivo le deben entregar
guías que ustedes entreguen en los PV al personal del contratista, esas
guías las remiten a distribución con las LC (esto sucede principalmente con
Tolima y Cundinamarca).
Todo envío que llegue para el personal de PV, el mismo día deben firmar la
Envíos para el guía y diligenciarla completamente, devolverla a distribución o al PO. Neiva
personal de PV y Florencia para nosotros liquidar y digitalizar. Sucede con mucha frecuencia
que tenemos pendientes de envíos que son para el personal nuestro.
Los envíos devueltos por Cerrado 2 y/o Cerrado 3 que los clientes solicitan
Envíos para para la entrega en los PV de Ibagué y Neiva, solo pueden permanecer dos
retención en el (2) días en el punto, cumpliendo los dos días los deben devolver al CD y PO
PV (Solo aplica Neiva para su liquidación. Cuando son entregas las guías deben venir bien
para Ibagué y diligenciadas (nombre claro de quien recibe, cedula, fecha de entrega) y
Neiva) deben devolver la guía inmediatamente al CD Ibagué o al PO Neiva para la
liquidación y digitalización.

COMPROMISOS ESTABLECIDOS

Nº COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA

Asesores Puntos de Venta
Cumplir con el protocolo de distribución
1 Regional Sur Inmediata
para envíos LC y otros temas operativos

SI x
¿Se logró el objetivo de la reunión? ¿Por qué? Se retroalimentó al personal de PV sobre los
NO protocolos de distribución que aplica para los PV.

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PRÓXIMA REUNIÓN

Lugar: Fecha: Hora:

SI ¿Cuál? Registro de asistencia

Anexos
NO x

FIRMAS
Quien preside la reunión Quien hace la secretaría técnica

Maritza Bonilla Bonilla Maritza Bonilla Bonilla

Quienes asisten (si es necesario)

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