Sena Adria

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE
TEMA: ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
ANEXO A. GTC 185
INSTRUCTOR: DIANA ROCIO ANTOLINEZ RUIZ
Estimado aprendiz:
A continuación usted encontrará la guía planteada para esta semana con algunas indicaciones y
ayudas visuales que le permitirán realizar el ejercicio propuesto de forma óptima. La única y
principal condición es llevar a cabo una lectura analítica y observadora de la misma, para cumplir su
función, la cual es lograr la realización del documento solicitado.
NOTA: NO INICIE HASTA NO CUMPLIR CON ESTA CONDICIÓN.
La GTC 185 tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las
organizaciones, para simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones
impresas y electrónicas. Igualmente, contribuye con la disminución de tiempo y costos, aportando
mayor calidad en la elaboración de las comunicaciones comerciales.
Cada documento generado en las organizaciones tiene un formato especial, el cual debe ser
aplicado, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Se debe tener en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y el orden para las partes
de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos
organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización,
para la producción de documentos.
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos,

secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar
su elaboración y presentación
FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Contando con la guía GTC185 usted realizará, de forma individual las siguientes actividades:
En un documento Word, nuevo, usted identificará y utilizará las siguientes partes del documento:
1. Prepare la hoja de Word seleccionando todo y utilizando el icono de espaciado entre líneas y
párrafos, dejando en cero el espaciado y el interlineado en sencillo.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
El curso
debe quedar
iluminado

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
Ambos en
cero
2. Confirmar las márgenes del documento, aplicando 4 -4-3-3.
Personalizar
márgenes
3. En la zona uno del documento ubicará los datos de identificación de la empresa Microsoft.
Utilice la opción de Word: Insertar encabezado-pie de pagina:
a. Razón social
b. sigla o acrónimo (si aplica)
c. logotipo

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
d. Número de Identificación Tributaria (NIT).

4. Ahora en la zona dos del documento, escriba los datos de ubicación de Microsoft. Tenga en
cuenta los ejemplos:
a. Dirección,
b. Apartado,
c. Correo Electrónico,
d. Sitio Web,
e. Fax,
f. Teléfono,
g. Lugar de origen y país.
5. Active la herramienta REGLA del procesador de texto, a través dela pestaña VISTA. Utilice
el icono de sangría izquierda y ubíquelo en la mitad de la hoja para elaborar documentos
estilo bloque y semibloque.
El icono de sangría se puede

mover en bloque o por separado
cada una de sus tres partes.
Desplácelo en bloque hasta la

mitad de la regla.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
Esta marca representa las interlineas.

Se pueden ver al activar el icono señalado.
Al momento de imprimir, no se reflejan.
También se puede activar con Ctrl + O.
Muestra marcas de párrafo y otros
símbolos de formatos ocultos.
Solo va a utilizar el tabulado para escribir los datos

de:
CODIGO
LUGAR DE ORIGEN Y FECHA
DATOS DEL REMITENTE
Debe desplazar los datos mencionados a partir de la
mitad de la hoja, ubicando el cursor en cada uno de
ellos

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
6. Prepare el documento para ser escrito en fuente ARIAL 12.

7. Teniendo en cuenta las interlineas sugeridas por la GTC 185, escriba un código para el
documento que sea alfanumérico.
Vaya al numeral 4.5.2, página 8,

revise y aplique las condiciones
para escribir cada dato según lo
estipula la Guia de Icontec
(GTC185).
Remítase a la página 12 de la
GTC185 y escriba cada dato
solicitado conforme a las
indicaciones de la Guía.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
En cada numeral encontrará más

explicito las condiciones para que
escriba los datos del documento
adecuadamente.
Remítase a la página 8 de la
GTC185 y escriba cada dato de
acuerdo a las características que
se explican en la misma.
8. Escriba el lugar de origen (Riohacha) con su respectivo departamento y la fecha de

elaboración del documento actualizada.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
Remítase a la página 79 de
la GTC185, Anexo A, para
identificar la correcta
escritura de los datos que
se requiere contener un
documento, sea
comercial, académico e
inclusive personal. A todo
escrito debe de aplicarse
estas normas.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
9. Escriba los siguientes datos del destinatario:

a. Tratamiento (Remitirse al Anexo A, pagina79)
b. Nombre: JESÚS MARÍA BECERRA ALVAREZ
c. Cargo: Gerente de Sistemas
d. Empresa: IBM S.A.
e. Dirección: Tenga en cuenta los ejemplos ilustrados en las páginas 13, 14 y 71
f. Ciudad de destino con su respectivo departamento.
En las páginas 13 y 14 de
la GTC185, encuentra
diferentes ejemplos de los
datos que deben
escribirse en los
comunicados para
identificar a los
destinatarios. No omita
ninguno de los datos
solicitados. Recurra al
Anexo A para identificar la
forma correcta de
escritura de cada uno de
dichos datos.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
En la GTC185, encuentra
diferentes ejemplos de
documentos, con la
ubicación correcta de los
datos. Identifique los
diferentes ESTILOS que
hay de carta. DISTINGA la
diferencia entre ESTILO y
CLASE.(pág 7 y 12).
10. Escriba el asunto. El tema del comunicado es Invitación lanzamiento nuevo software.
Tenga en cuenta las recomendaciones dadas en el aparte 4.5.5
11. Escriba un saludo para el comunicado. Tenga en cuenta los datos consignados en la página
80. Aparte A.1.2.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
12. Después de dejar dos interlineas libres, escriba

a. las tres de la tarde, de acuerdo al formato de la GTC 185, página 81.
b. Escriba ejemplos de cifras de acuerdo al aparte A.3.2.
c. Escriba las siguientes cifras en letras: 16, 29, 31, $1359000, GTC 185, página 82.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
d. Escriba su número de celular y teléfono fijo; Si no tiene alguno de los dos puede
crearlo.
e. Escriba su número de identificación.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
f. Introduzca cinco interlineas libres.

13. Escriba una despedida para el comunicado. Tenga en cuenta los datos consignados en la
página 80. Aparte A.1.3. Identifique las condiciones para utilizar saludo y despedida cortos
y extensos.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
Lea, analice y comprenda

cada uno de los apartes de
la GTC185, para el
desarrollo adecuado del
ejercicio y de los futuros
temas a desarrollar.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
14. Escriba los datos del remitente, el cual es usted. Su cargo es Gerente Comercial dejando
tres interlineas libres para la rúbrica del firmante.
a. Nombre
b. Cargo
15. Escriba las líneas especiales:

a. Anexos
b. Copia
c. Redactor
d. Transcriptor

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
Estudie detenidamente el
tema de Líneas Especiales
para su correcta aplicación
y escritura.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185
16. Para la correcta escritura de los datos, tenga en cuenta las recomendaciones del Anexo A
de la Guía.
A continuación encontrará el resultado final del ejercicio, con algunos errores que usted mejorará,
si sigue las pautas dadas.

VIGENTE
ANEXO A. GTC 185

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d. Número de Identificación Tributaria (NIT).

El icono de sangría se puede

Desplácelo en bloque hasta la

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Esta marca representa las interlineas.

Solo va a utilizar el tabulado para escribir los datos

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6. Prepare el documento para ser escrito en fuente ARIAL 12.

Vaya al numeral 4.5.2, página 8,

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

En cada numeral encontrará más

8. Escriba el lugar de origen (Riohacha) con su respectivo departamento y la fecha de

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

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9. Escriba los siguientes datos del destinatario:

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

12. Después de dejar dos interlineas libres, escriba

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f. Introduzca cinco interlineas libres.

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

Lea, analice y comprenda

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15. Escriba las líneas especiales:

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