¿Dónde registrar libros de contabilidad si el Decreto Antitrámites dijo que no sería en las Cámaras?

 C

La modificación que el Decreto Antitrámites 019 de enero de 2012 le efectuó al Artículo 28 del
Código de Comercio, ha formado un limbo jurídico con el cual los comerciantes no saben quién les
tiene que seguir registrando sus libros de contabilidad en papel, los cuales contrario a lo que digan
las Cámaras, si pueden seguir existiendo para los que así lo deseen.  Se requiere que la
Superitendencia de Industria y Comercio resuelva pronto este asunto.

El Decreto- Ley Antitrámites del 019 de enero 10 de 2012 tiene en problemas a los comerciantes,
quienes desde esa fecha en adelante han querido ir a registrar hojas de papel para sus libros de
contabilidad a las Cámaras de Comercio y dichas entidades les han negado la recepción de tales
libros.
Resulta que tal como lo comentamos en un editorial anterior, los artículos 173 a 175 del Decreto
Antitrámites modificaron los Artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio de la siguiente forma:

Versión de la norma ANTES de ser modificada Versión de la norma DESPUÉS de ser modificada

Artículo 28 Código de Comercio  Artículo 28 Código de Comercio, modificado por

ARTÍCULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y
DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL
REGISTRO MERCANTIL>. Deberán inscribirse en el
registro mercantil:
1)..,2)…,3)…,4)…5)…,6)…
7)  Los libros de contabilidad, los de registro de
accionistas, los de actas de asambleas y juntas de
socios, así como los de juntas directivas de sociedades
mercantiles;
art. 175 Decreto 019 de 2012 (le modifica solo el
numeral 7)
ARTÍCULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y
DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL
REGISTRO MERCANTIL>. Deberán inscribirse en el
registro mercantil:
1)..,2)…,3)…,4)…5)…,6)…
7) Los libros de registro de socios o accionistas y los
de  actas de asambleas y juntas de socios

Art. 56 del Código de Comercio
  ARTÍCULO 56. <LIBROS – HOJAS REMOVIBLES –
OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>. Los libros podrán
ser de hojas removibles o formarse por series
continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén
numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y
aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación
del Gobierno.
Art. 56 del Código de Comercio, modificado con art.
173 Decreto 019 de 2012 (le adicionó un inciso
segundo)
«Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles
o formarse por series continuas de tarjetas, siempre
que unas y otras estén numeradas, puedan
conservarse archivadas en orden y aparezcan
autenticadas conforme a la reglamentación del
Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos

electrónicos,  que garanticen en forma ordenada la
inalterabilidad, la integridad y seguridad de la
información, así como su conservación. El registro de
los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la
reglamentación que expida el Gobierno Nacional.«
 Art. 57 Código de Comercio  Art. 57 Código de Comercio, modificado con art.
ARTÍCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS
LIBROS DE COMERCIO>. En los libros de comercio
se prohíbe:
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que éstos se refieren;
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones en el texto de los asientos o a continuación
de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones
en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará
con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o
mutilar los libros.
(Los subrayados son nuestros)
174 Decreto 019 de 2012 (le modifica el numeral 5)
ARTÍCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS
LIBROS DE COMERCIO>. En los libros de comercio
se prohíbe:
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que éstos se refieren;
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones en el texto de los asientos o a continuación
de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones
en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará
con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) Arrancar hojas,  alterar el orden de las mismas o
mutilar los libros, o  alterar los archivos electrónicos”

Los libros en papel sí pueden seguir existiendo

Como puede verse con los textos comparativos anteriores, las Cámaras de Comercio apegándose
a lo que ahora dice el numeral 7 del artículo 28, ya no se sienten obligadas a recibirle a los
comerciantes las hojas en papel para registrar sus libros de contabilidad. Solo les quieren
recibir hojas para libros de actas o de registro de socios y accionistas.
El comunicado de enero 23 de 2012 de la Cámara de Comercio de Medellín dice por ejemplo:
“De conformidad con el Artículo 175 del Decreto Ley 0019 de 2012,   el registro de libros de
contabilidad y de Actas de Junta Directiva no  será realizado por la Cámaras de Comercio ni por
ninguna otra   entidad. Esto significa que en adelante únicamente deberán  inscribirse los
siguientes libros:  registro de socios o accionistas, actas de asamblea y juntas de socios”
Pero sucede que los artículos 56 y 57 del mismo Código de Comercio siguen mencionando que
los libros de contabilidad sí se pueden llevar en papel y que lo que ahora coexistirá junto a
ellos, es la opción de llevarlos en forma electrónica de tal forma que cada comerciante
escogerá si los quiere llevar en papel o si los quiere llevar solamente en forma electrónica.
Sin embargo, esa segunda opción de llevarlos en forma electrónica solo podrá ser una realidad
cuando el Gobierno establezca las reglamentación sobre cómo se “registrarían” esos libros
electrónicos. Ese registro podría ser en la misma Cámara de Comercio (pues el Decreto-Ley
Antitrámites no modificó el Artículo 39 del Código de Comercio que menciona que los libros se
registran ante tal entidad).
Por lo anterior, si los libros electrónicos no se pueden utilizar todavía, quedaría claro que lo único
que tienen que seguir haciendo los comerciantes y organizaciones no mercantiles es
seguirlos llevando a registrar en las Cámaras de Comercio  o en la DIAN según el tipo de
contabilidad que estén llevando. ¿Y cómo obligar a la Cámara a que se los reciba si el artículo
28 les dice que no es obligación?

La solución para este “limbo jurídico”

Verdaderamente en estos momentos se formó un “limbo jurídico” por esa deficiente modificación
que le hicieron al Artículo 28 del Código de Comercio. Ahora, se necesita que mientras sale otra
ley que vuelva a modificar ese artículo, la Superintendencia de Industria y Comercio les de
la instrucción respectiva a las Cámaras de Comercio de que sí les sigan recibiendo a los
comerciantes sus libros en papel, pues como ya dijimos antes, los libros en papel según el
 Artículo 56 del Código sí se podrán seguir llevando en esa forma para quienes así lo deseen y es
además la única forma en que en estos momentos se puede hacer mientras el Gobierno se demora
con su reglamentación al registro de libros electrónicos.
Es urgente que la Superintendencia resuelva temporalmente este asunto, pues muchas pequeñas
empresas que quieren acogerse a la Ley 1429 de 2010 tienen que cumplir con entregar en la
DIAN la certificación que les pide el Artículo 6 del Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011 donde se
debe informar que ya cumplieron con registrar sus “libros de contabilidad en la Cámara de
Comercio”. Pero si no han podido registrar tales libros, entonces no tienen todo listo para
poder que la DIAN les de reconocimiento como empresa que sí puede utilizar los beneficios de
la Ley 1429
Recuérdese que esa documentación exigida en el Artículo 6 del Decreto 4910 se debe
entregar en la DIAN el mismo año en que se constituya la pequeña empresa y se debe hacer
antes de diciembre 31 de dicho año. Por tal motivo, para las pequeñas empresas que ya se habían
constituido durante el 2011, antes de que saliera ese Decreto 4910, a ellas el parágrafo transitorio
del artículo 6 de dicho decreto, les dice que tendrán plazo hasta marzo 31 de 2012.

Material relacionado:

 Libros oficiales de contabilidad podrán llevarse en forma electrónica sin diligenciarlos en papel
 Gobierno reglamentó beneficios tributarios de la Ley 1429 para pequeñas empresas
 [Certificación] Notificación a la DIAN sobre intención de acogerse a beneficios de la Ley 1429
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