INVENTARIO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO EN EL NEW CAMBRIDGE SCHOOL

PARA EL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2021

LUISA MARIA MIRANDA MUÑOZ

1
 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BUCARAMANGA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MODALIDAD DUAL
BUCARAMANGA
2021

INVENTARIO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO EN EL NEW CAMBRIDGE SCHOOL

PARA EL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2021

LUISA MARIA MIRANDA MUÑOZ

PROYECTO DE CONTABILIDAD EN EL COLEGIO NEW CAMBRIDGE

SCHOOL

2
 CARLOS FERNANDO DÍAZ MENÉNDEZ
MAGISTER EN ADMINISTRACIÓN

NORA ROCIO RODRÍGUEZ MEDINA

ANALISTA CONTABLE

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BUCARAMANGA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MODALIDAD DUAL

BUCARAMANGA
2021

3
 TABLA DE CONTENIDO
No se encontraron entradas de tabla de contenido.

TABLA DE ILUSTRACIONES
4
Ilustración 1 COMPETIDORES 7

1.INVENTARIO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO EN EL NEW CAMBRIDGE

SCHOOL PARA EL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2021
5
El presente trabajo tiene como objetivo desarrollar una base de datos de
información para la administración de activos fijos en este caso en los equipos de
cómputo para el área de contabilidad del New Cambridge School, el cual permita
comprender y dar solución al control y al proceso contable de la institución, debido
a que actualmente el proceso de administración de activos es realizado de manera
inadecuada, puesto que no hay un encargado fijo para realizar esta labor
completa, lo que genera un aumento en el tiempo de búsqueda y pérdida de la
información.

1.1 Situación problema

En el país, las empresas e instituciones hacen uso del control interno para
inventarios como una fuente de ayuda para tener conocimiento sobre los bienes
que le corresponden, además de ser una base para la declaración de los activos
que la empresa posee. A pesar de que es una alternativa muy eficaz, muchas
empresas no cuentan con esta área o no se cumple lo requerido dentro de las
funciones de control interno. La gestión del inventario, independientemente de la
empresa que lo practica, es una serie de procesos con múltiples funciones para el
monitoreo, operación y gestión de materiales en stock.

La gestión eficiente del inventario siempre da una ventaja competitiva a las

empresas, cualquiera que sea la naturaleza de su negocio.

6
Entre estas instituciones se encuentra el New Cambridge School, la cual se dedica
a la enseñanza en el sector educativo, el presente trabajo tiene como objetivo
implementar una base de datos de información de activos fijos, en este caso de
los equipos de cómputo la cual permitirá a los funcionarios realizar el respectivo
control y al mismo tiempo revisión constante a causa de que actualmente el
proceso de administración de activos es realizado de manera inadecuada, puesto
que no hay un encargado fijo para realizar esta labor completaExisten muchas
inconsistencias que no permiten tener un buen control de inventarios entre esas se
encuentra en que la toma física de inventarios no coincide con lo que indican los
reportes, los motivos por los que esto varía son los productos dañados, exceso o
faltante en los inventarios.

Con esta situación es poco probable que se pueda llevar a cabo un correcto
control de inventarios por lo tanto no había un orden o una organización en las
diferentes bases de datos que se manejan. Actualmente los equipos de cómputos
no tienen un código específico, por lo que fue necesario realizar un inventario
desde cero para así realizar una correcta conciliación con las bases de datos
anteriores registradas.

El presente trabajo es trascendental para el área de contabilidad en el New

Cambridge School, ya que requiere que se le implemente procedimientos para el
control de sus inventarios para poder mejorar su control y organización. El manejo
contable permitirá́ a la empresa mantener el control oportunamente, así́ como
también conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica.

1.1.1 Pregunta problema

7
¿Cómo se podría realizar una base de datos de activos fijos por medio de la
realización de inventarios en el New Cambridge School?

1.2 Justificación

En el ámbito académico esta investigación representa la oportunidad de

desarrollar mis conocimientos en el campo práctico, por medio de los métodos
investigativos, con los cuales se desarrollará e interiorizar los diferentes conceptos
vistos en clase, al igual se podrá aprender de tutores y personas cercanas a la
investigación que han ejercido sus estudios y poseen experiencia a transmitir.

La investigación es un factor de desarrollo en la compañía, un problema al cual

darle solución, y este es la falta de un inventario de activos fijos unificado y
actualizado en el colegio, con el cual conciliar y llevar una contabilidad más
transparente y global en toda la institución.

En el aspecto personal, esta investigación es un paso más en el crecimiento

académico e intelectual, en donde se desarrollarán habilidades como el trabajo
bajo presión, el análisis de resultados, la búsqueda de soluciones y el
planteamiento de hipótesis.

1.3 Objetivo general

Elaborar un inventario por medio de un documento de Excel para el control y

seguimiento de los equipos de cómputo en el New Cambridge School para el
segundo semestre del año 2021.

8
1.3.1 Objetivos específicos

 Realizar un diagnóstico del inventario de los equipos de cómputo por medio

de la información brindada por la institución para la orientación de la
investigación.

 Desarrollar la rotulación de los activos fijos faltantes en la base de datos

para la conciliación de los diferentes inventarios.

 Elaboración de la base de datos final de los equipos de cómputo.

 Análisis del resultado de las conciliaciones para la evaluación del inventario

sobre sus posibles inconsistencias y mejoras.

1.4 Contextualización

El New Cambridge School inició en 1968 cuando el Licenciado Jairo Tobías

Acevedo compró un colegio en Bucaramanga llamado Colegio Santo Tomás, este
nombre permaneció durante 24 años. Fue al inicio de los años noventa cuando se
inició una etapa de transformación dando como resultado el New Cambridge
School.

Ha sido desde eso un colegio bilingüe, humanista que a lo largo de las últimas
cinco décadas se ha caracterizado por las grandes transformaciones siempre,
buscando estar a la vanguardia de la educación. El objetivo ahora es ser uno de
mejores colegios, no solo de Colombia, sino de toda Latinoamérica; seguimos
comprometidos con la educación en Colombia y con la idea de educar ciudadanos
líderes (New Cambridge School, s.f.).

9
 Ilustración 1 COMPETIDORES

En el 2019 la revista Dinero muestra los colegios que se destacan por la calidad,
educación personalizada e integral y en algunos casos el hecho de ser bilingües
(DINERO, 2019). Entre los competidores del New Cambridge School se encuentra
el colegio la Quinta del puente que pasó de ser el líder a nivel regional a quedar en
segundo lugar. De igual forma el colegio El Divino Niño, Aspaen Gimnasio
Saucara, entre otros.

10
1.4.1 Entornos

El colegio Cambridge posee un entorno que se basa en lo educativo, así

brindando educación y desarrollo a las familias del área metropolitana de
Bucaramanga, por ello encontramos en un entorno de exclusividad por las
condiciones del colegio, ya que este se destaca por su enseñanza bilingüe, siendo
esta factor clave de su éxito, ya que se encuentra en una época donde la
globalización está en un punto de auge y la necesidad de ser competitivo es clara,
por ello el poder comunicarse en un idioma como el inglés, es una ventaja

Al igual hay que destacar que el colegio new Cambridge está en la posición
número dos de colegios en el país.

2. Marco teórico

11
En este capítulo, se plasma la base teórica y conceptual de la investigación, en
donde se recopilan palabras, conceptos básicos para el entendimiento del
documento y referencia de este.

2.1 Referentes investigativos

12
 Como referente a nivel internacional encontramos que, en Perú en el año
2018, Niebuhr Kakiuchi, y Julio Martin, estudiantes de la facultad de
negocios realizaron un proyecto llamado “Diagnóstico de la gestión de
inventarios en la empresa metal mecánica jcr s.a.c. trujillo, 2016-2018”.
Este se basa en el estudio de la documentación de la compañía con
relación a la administración de inventarios y los precios logísticos, esta
investigación aporta el valor de la gestión en los inventarios,
documentación, construcción de valores que permitan detectar la
efectividad de la administración interna de los inventarios en la compañía.

 Como referente a nivel nacional encontramos que, en Cuba en el año 2013,

Ileana Pérez VergaraI, Ana María Cifuentes Laguna, Carolina Vásquez
GarcíaII, Diana Marcela Ocampo, estudiantes de ingeniería industrial
realizaron un proyecto llamado “Un modelo de gestión de inventarios para
una empresa de productos alimenticios”. Este se basa en el análisis del
inventario, demanda y oferta de un producto para establecer
procedimientos que potencian la eficiencia de la administración de
inventarios, este plan aporta el como la utilización del procedimiento
científico puede mejorar las políticas, desarrollo y administración en los
inventarios de una organización de productos alimenticios.

 Como referente a nivel nacional encontramos que, en Colombia en el año

2013, John Escobar, Rodrigo Linfati y Wilson Adarme, estudiantes de
ingeniería y desarrollo realizaron un proyecto llamado “Inventory
Management for distributors of perishable products.” Este se basa en el
análisis de la forma más óptima de administración de inventarios mediante
modelos de pronósticos que permitieran incrementar el aprovechamiento
diario de la organización, de este proyecto tenemos la posibilidad de
comprender la utilidad y la utilización de los instrumentos de pronósticos
para sustituir necesidades de oferta y demanda de forma más eficaz.

13
  Como referente a nivel local encontramos que, en Colombia-Bucaramanga
en el año 2020, Marisol Camargo y Angie Delgado estudiantes de
Tecnología de contabilidad financiera realizaron un proyecto llamado “
Gestión de un Sistema de Inventarios para la Empresa Pisos y Enchapes
RYL S.A.S. de la Ciudad de Bucaramanga”. Este se basa en abordar los
esfuerzos que se presentaron en la compañía al carecer de un sistema de
inventarios que le permitiera planear, realizar, regir y cerrar las
adquisiciones, este plan nos aporta la utilización del sistema inductivo y
deductivo como instrumento de estudio y solución de inconvenientes.

 Como referente a nivel local encontramos que, en Colombia-Bucaramanga

en el año 2019, Diego Martínez y Sandra Rincón estudiantes de ingeniería
industrial realizaron un proyecto llamado “Diseño del sistema de inventarios
para la comercializadora de Textiles Yuvasi en la ciudad de Bucaramanga”.
Este se basó en la identificación de zonas críticas en el despacho, entrega
y rastreo de demandas e inventarios. Esta indagación aporta la utilización
de la categorización de ABC para conocer su porcentaje de participación de
mercado.

2.2 Marco conceptual

14
En esta investigación se realizará un inventario que lo define según Díaz (1999: 3)
“son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un
momento dado”, bien sea para la venta ordinaria del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Esto para la contabilización de los diferentes activos fijos que
son definidos según Caribas A. (1977), los activos fijos son todos aquellos bienes
o derechos que realmente estén siendo utilizados en el proceso productivo, o en el
proceso generador de venta o servicios según se trate la empresa, que adquieren
un cierto grado de pertenencia en el negocio, y que no se destinan para la venta.
Estos serán los sistemas de cómputo que estarán registrados en una base de
datos a comparar. Los cuáles serán rotulados para la identificación de los mismos,
para llevar una contabilidad, control y uso de estos, de una manera mucho más
eficiente de la actual. Y por último se realizará una conciliación que es definida
según Burguillo como “La conciliación bancaria es necesaria para llevar a cabo
una doble contabilidad que nos permita corregir y enmendar errores no detectados
en una primera revisión. Esto, de tal forma que mejore la eficiencia en los
mecanismos de detección y solución de riesgos financieros y no financieros. Y,
consecuentemente, permite también mejorar la reputación de la empresa, ya que
fortalece las armas con las que cuenta la empresa para activar la rueda de
ingresos y gastos. “

3. Diseño metodológico

15
3.1 Hipótesis

Se espera generar buenos resultados con el nuevo inventario para llevar un

control y seguimiento de los equipos de cómputo de la New Cambridge School.

3.2 Universo, población y muestra

4. Resultados

16
4.1 Realizar un diagnóstico del inventario de los equipos de cómputo por
medio de la información brindada por la institución para la orientación de la
investigación.

Para poder realizar la investigación se requería desarrollar un diagnóstico del

inventario de los equipos de cómputo de la institución, por medio de la información
brindada por la plataforma Siigo de la casa matriz, la cual es compañía Redcol. En
la base de datos suministrada por Redcol, se debía conciliar que la información
brindada por la compañía coincidiera con la información interna del colegio.

Para la New Cambridge School los activos tangibles que posee una entidad son lo
que se utilizan en la producción o suministro de bienes y servicios para propósitos
administrativos.

4.2Desarrollar la rotulación de los activos fijos faltantes en la base de datos

para la conciliación de los diferentes inventarios.

17
Para la rotulación de los activos fijos se usó el código de los equipos
proporcionado por Redcol, en donde se etiquetaron los recursos, en el rótulo se
proporciona diferente información como el código de dos formas, en código de
barra y en código alfanumérico, acompañado de los logos del New Cambridge
school y de redcol .

Estos rótulos fueron impresos y pegados en los diferentes recursos.

Esto se evidenció al momento de realizar la primera conciliación con la base de

datos “Inventario” suministrada por el área de sistemas, no se encontró la misma
información ya que había equipos que ya hace un tiempo se habían depreciado y
el colegio los había renovado, que no se encontraban en uso equipos nuevos los
cuales no estaban registrados.

4.3 Elaboración de la base de datos final de los equipos de cómputo.

18
La realización del inventario de equipos se desarrolló por medio de un inventario
manual, donde se recorrió por completo el colegio, durante ese recorrido se iba
registrando los activos encontrados en la base de datos, la cual constaba de
diferentes clasificaciones como:

 Id

 Código

 Descripción

 Marca

 Serial S/N

 Área

 Ubicación

 Observaciones

Un ejemplo de cómo se registraban estos recursos:

19
 1.1. Análisis del resultado de las conciliaciones para la evaluación del
inventario sobre sus posibles inconsistencias y mejoras.

En “Inventarios” se encontraron 525 equipos de cómputo, entre ellos televisores,

computadores, portátiles, iPads, parlantes e impresoras. Mientras que en “Activos
fijos colegio New Cambridge” solo se encontraron 119 de estos mismos equipos
registrados.

20
Este nuevo inventario se pudo conciliar con el principal “Activos del colegio
Redcol” encontrando así que solo un 62,18% de equipos coincidió con el nuevo
inventario, por lo cual se pudo determinar que existía una inconsistencia, esto
posiblemente por la falta de un inventario periódico y controlado por parte del
colegio y la casa matriz.

También la inconsistencia es generada por la falta del registro de los recursos por
parte de las personas encargadas de la plataforma Siigo, esto generando una
brecha y desbalance entre las dos compañías, al igual falta una parametrización
de las unidades y el costo, ya existe la necesidad de no unificar el costo de varios
activos, esto debido a que genera un error en la comprensión y el conocimiento de
las unidades reales del recurso.

21
Referencias

22
 ● Pérez-Vergara, I., Cifuentes-Laguna, A. M., Vásquez-García, C., &
Marcela-Ocampo, D. (2013). Un modelo de gestión de inventarios para
una empresa de productos alimenticios. Ingeniería Industrial, 34(2),
227-236.
● Escobar, J. W., Linfati, R., & Adarme Jaimes, W. (2017). Gestión de
Inventarios para distribuidores de productos perecederos. Ingeniería y
desarrollo, 35(1), 219-239.
● Gutiérrez, Ó. P. (2009). Un enfoque multicriterio para la toma de
decisiones en la gestión de inventarios. Cuadernos de administración,
22(38), 169-187.Camargo
● Delgado, M., & Orjuela Delgado, A. T. (2020). Gestión de un Sistema de
Inventarios para la Empresa Pisos y Enchapes RYL SAS de la Ciudad
de Bucaramanga
● Rincón Carrillo, S. M. (2019). Diseño del sistema de inventarios para la
comercializadora de Textiles Yuvasi en la ciudad de Bucaramanga.
● Roberto Vázquez Burguillo, 02 de marzo, 2016
● Conciliación bancaria. Economipedia.com

23