$

Gestión de los Costos del Proyecto

 Agenda

Introducción
Procesos de la Gestión de los Costos del Proyecto
7.1 Planificar la Gestión de los Costos
7.2 Estimar los Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar los Costos
  Incluye los procesos relacionados con gestionar y controlar los
costos de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.

 Se ocupa principalmente del Costo de los recursos necesarios

para completar las actividades del proyecto.
Gestión de los
Costos del  En algunos proyectos, la predicción y el análisis del rendimiento
Proyecto financiero esperado del producto del proyecto forman parte del
ámbito del proyecto y es necesario recurrir a técnicas de gestión
financiera (VAN, TIR, PR).

Es importante que se defina tempranamente el Alcance del Proyecto porque está

relacionada con la Gestión de los Costos
  En la práctica, las tendencias incluyen la expansión de la
Gestión de Valor Ganado (EVM) para incluir el concepto de
programación ganada (ES).

 La programación Ganada (ES) es una extensión de la teoría

Tendencias y Prácticas y práctica del EVM. La teoría de programación ganada
Emergentes en la Gestión reemplaza las medidas de variación del cronograma utilizado
del Cronograma del en EVM.
Proyecto

En los proyectos con altos grados de incertidumbre se establecen pronósticos de alto nivel
de los costos, y las estimaciones detalladas se reservan para horizontes de corto plazo.
Los Procesos
7.1 Planificar la Gestión de
los Costos
  Proceso que establece las políticas, los procedimientos y la
documentación necesarios para presupuestar, gestionar, ejecutar el
gasto y controlar los costos del Proyecto.

Planificar la  La Planificación de la Gestión de los Costos tiene lugar en las

Gestión del etapas iniciales de la Planificación del Proyecto y establece el
Alcance marco de referencia par cada uno de los procesos de Gestión de
Costos.

Planificar la Gestión de los Costos proporciona guía y dirección sobre cómo se

gestionarán los costos del proyecto a los largo del ciclo de vida del mismo.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Juicio de Análisis de Reuniones

Expertos Datos
Acta de Plan para la
Constitución dirección del
del Proyecto Proyecto
Salidas

OPA EEF Plan de

gestión de los
Costos
Diagrama de Flujo de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Herramientas y Técnicas

 Desarrollar el plan de gestión de los costos puede implicar la

selección de opciones estratégicas para la financiación del
proyecto, tales como: auto-financiación, financiación a través
de acciones, financiación mediante deuda.

 Puede describir formas para financiar los recursos del proyecto,

Análisis de tales como:
Datos  Construir
 Comprar
 Alquilar
 Arrendamiento financiero (leasing)

Las decisiones de financiación que se tomen son susceptibles de afectar al cronograma y/o
los riesgos del proyecto.
 Salidas

 Es parte del Plan para la Dirección del Proyecto y podría

establecer lo siguiente:
o Unidades de medida
o Nivel de precisión
o Nivel de exactitud
o Enlaces con los procedimientos de la organización
Plan de
o Umbrales de control
gestión de
o Reglas para la medición del desempeño (Gestión del Valor
los Costos
Ganado (EVM))
o Formatos de los informes
o Detalles adicionales
7.2 Estimar los Costos
  Proceso que consiste en desarrollar una estimación aproximada de
los recursos monetarios para completar las actividades del proyecto.

 Se estiman los costos, los cuales son una predicción basada en

información disponible en un momento determinado.
Estimar los
Costos
 La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta
conforme el proyecto avanza a través de su ciclo de vida.

Un proyecto en su fase de inicio puede tener una estimación aproximada

por orden de magnitud (ROM) en el rango de -25% a +75%.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Estimación Sistema de
Juicio de Estimación Estimación Estimación Análisis Toma de
basadas en información
Expertos Análoga Paramétrica Ascendente de datos decisiones
Plan para la Documentos tres valores para la PM
dirección del del Proyecto
Proyecto
Salidas
Actualizar

OPA EEF
Estimaciones Base de las Documentos
de los Costos estimaciones del Proyecto
Diagrama de Flujo de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Entradas

 Proporciona los factores principales para determinar los

costos del proyecto como son el tipo y cantidad de
recursos, así como la cantidad de tiempo que dichos
recursos se dedican a completar el trabajo del proyecto.
Cronograma del
Proyecto

Documentos  Se debe revisar el registro de riesgos para tener en cuenta

del Proyecto los costos de la mitigación de los riesgos.

 Por regla general, cuando el proyecto experimenta un

Registros de evento de riesgo negativo, normalmente se incrementa el
Riesgos costo a corto plazo del proyecto.
 Herramientas y Técnicas

 También conocida como estimación descendente.

 Utiliza el costo real de proyectos similares anteriores como

base para estimar el costo del proyecto actual.

Estimación
análoga  Se usa cuando la información es limitada.

 Es menos costosa, más rápida, pero menos exacta.

La estimación análoga de costos utiliza información histórica y juicio de expertos.

 Herramientas y Técnicas

 Hace uso de un modelo matemático y de

información histórica.
 Utiliza el costo real de proyectos similares anteriores
Estimación
como base para estimar el costo del proyecto actual.
Paramétrica

Actividad $ 50
 Se determina el costo
de cada paquete de A1 $ 20 A2 $ 30
trabajo o actividad,
luego se acumula en A1.1 A2.1
$16 $ 20
niveles superiores para
Estimación
fines de reporte y
Ascendente A1.2 $4 A2.2 $ 10
seguimiento.
 Herramientas y Técnicas

 Puede mejorarse la exactitud de las estimaciones de Costos de una

actividad única si se tienen en cuenta la incertidumbre y el riesgo y se
utilizan estimaciones por tres valores.
 La estimación por tres valores define un rango aproximado del costo de la
actividad:
Más probable (CM)
Optimista (CO)
Pesimista (CP)
Estimación  El costo esperado (CE) se puede calcular mediante las siguientes
por Tres distribuciones:
Valores
𝐶𝑃 + 𝐶𝑀 + 𝐶𝑂 𝐶𝑃 + 4𝐶𝑀 + 𝐶𝑂
𝐶𝐸 = 𝐶𝐸 =
3 6
Distribución Triangular Distribución Beta
(Análisis PERT tradicional)
 Herramientas y Técnicas

 Las estimaciones de los costos pueden incluir Reservas para

contingencias, para tener en cuenta la incertidumbre sobre el costo.

 Las reservas para contingencias forman parte de la Línea Base de

Costos.
 Las reservas para contingencias forman parte de la Línea Base de
Costos.

Análisis de  Las reservas para contingencias se destinan a los riesgos

Datos identificados y asumidos por la organización, para los que se
desarrollan respuestas de contingencia o mitigación.
 Las reservas para contingencias puede definirse como un porcentaje
del costo estimado, como un monto fijo, o pueden calcularse
utilizando métodos de análisis cuantitativos.
 Salidas

 Evaluación cuantitativa de los costos probables que se requieren

para completar el trabajo del proyecto.

 Se estiman los costos para todos los recursos aplicados a la

estimación de costos de las actividades. Esto incluye, entre otros, los
siguientes:
o Trabajo directo
o Materiales
Estimación de o Equipos
Costos de las o Servicios
Actividades o Instalaciones
o Tecnología de la información
o Costos de financiación (intereses)
o Factor de inflación
o Tasas de cambio de divisas
o Reservas para contingencias
 Salidas

 Es el respaldo a las estimación de los costos, tanto en

cantidad y tipo.
 Las bases varían en función del área de aplicación.
Base de las  Deben proporcionar una comprensión clara y completa de la
Estimaciones forma en que se obtuvo la estimación de costos.

 Se incluyen, entre otros, el Registro de Riesgos.

Actualización a
los Documentos
del Proyecto
7.3 Determinar el Presupuesto
  Proceso que consiste en sumar los costos estimados para
establecer una Línea Base de Costos autorizada.

 Establece una Línea Base de Costos con respecto a la cual se

puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto.

Determinar el
 La Línea Base de Costos contempla los fondos para ejecutar el
Presupuesto
proyecto.

La Línea Base de Costos NO incluye las Reservas de Gestión, pero SI las Reservas de
Contingencia.
Las Reservas de Gestión son parte del Presupuesto.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Plan para la Documentos del Revisar la Conciliación del

Juicio de Costos Análisis Financiamiento
dirección del Proyecto información Límite de
Expertos Agregados de datos
Proyecto histórica Financiamiento

Salidas
Documentos Actualizar
Acuerdos
del negocio

Requisitos de Documentos
Línea base de
Financiamiento del del Proyecto
OPA EEF Costos
Proyecto
Diagrama de Flujo
de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Herramientas y Técnicas

 Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo,

se agregan posteriormente a los niveles superiores de
componentes de la EDT y finalmente para todo el proyecto.
Costos
agregados

 Se puede establecer las Reservas Gestión del proyecto.

 La Reservas Gestión no es parte de la Línea base de costos.

Análisis de
Datos  La Reservas Gestión se establecen para riesgos desconocidos.
 Herramientas y Técnicas

 Cualquier relación histórica que dé como resultado

estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de
parámetros del proyecto para desarrollar modelos
Revisar la matemáticos que permitan predecir los costos totales del
información proyecto.
histórica

 Los Gastos Planificados se concilian con los Límites de

Financiamiento.

Conciliación del  La conciliación requerirá el ajuste del cronograma para regular

Límite de dichos gastos.
Financiamiento
 Salidas

 Es la versión aprobada del presupuesto por fases del

proyecto.
 Solo se puede cambiar a través de procedimientos
formales de control de cambios.

 Se utiliza como base de comparación con los resultados

reales.

Línea Base  Se desarrolla como la suma de los presupuestos

de Costos aprobados para las diferentes actividades del
cronograma.

 Incluye las Reservas para Contingencias.

 Excluye las Reservas de Gestión.

Salidas

Fuente:
PMBOK 6ta edición
Salidas

Fuente:
PMBOK 6ta edición
7.4 Controlar los Costos
  Proceso de monitorear el estado del Proyecto para
actualizar sus costos y gestionar cambios de la Línea Base
de Costo.

 Proporciona los medios para detectar desviaciones con

respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y
Controlar los minimizar el riesgo.
Costos
 Gran parte del esfuerzo de control de costos se dedica en
analizar la relación entre los fondos del proyecto
consumidos y el trabajo real efectuado correspondientes a
dichos gastos.

La clave para un control de costos eficaz es la gestión de la Línea

Base de costos aprobada y la de los cambios a esa Línea Base.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Plan para la Documentos del Índice de desempeño Sistema de

dirección del Juicio de Análisis
Proyecto del trabajo por información
Proyecto Expertos de datos
completar para la PM

Requisitos de
Financiamiento
del Proyecto
Salidas
Actualizar Actualizar

Datos de Información de Plan

desempeño OPA Pronósticos de Solicitudes Documentos
desempeño dirección
del trabajo Costos de cambio del Proyecto
del trabajo Proyecto
Diagrama de Flujo
de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Entradas

 Contiene información para controlar los Costos:

Plan para la • Línea base de Costos
Dirección del • Plan de Gestión de los Costos
Proyecto • Línea base para la medición del desempeño

 Incluyen información sobre el avance del proyecto, tal como

las actividades que han comenzado, su avance y los
Datos de entregables que se han completado.
Desempeño del
Trabajo
 Herramientas y Técnicas

 Metodología que combina medidas de alcance, cronograma y

recursos para evaluar el desempeño y el avance del proyecto.

 Opera con tres variables independientes

o Valor Planificado (PV)
o Valor Ganado (EV)
o Costo Actual (AC)
Gestión del
Valor Ganado  Con las variables independientes define
(EVM) o La Variación del Cronograma (SV)
o La Variación del Costo (CV)
o El Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)
o El Índice de Desempeño del Costo (CPI)
 Herramientas y Técnicas
Tener presente lo siguiente.

 Valor Planificado (PV): es el costo planificado del trabajo programado

 Valor Ganado (EV): es el costo planificado del trabajo realmente ejecutado

 Costo Actual (AC): es el costo Real del trabajo realmente ejecutado

Además
SV = EV - PV

CV = EV - AC

𝐸𝑉
𝑆𝑃𝐼 =
𝑃𝑉
𝐸𝑉
𝐶𝑃𝐼 =
𝐴𝐶
 Herramientas y Técnicas

 Estimación para concluir el trabajo restante (ETC)

o Basada en una nueva estimación: ETC
o Basada en variaciones atípicas:
ETC = BAC - EV
o Basada en variaciones típicas:
ETC = (BAC – EV) / CPI

 Estimación al termino (EAC)

Pronósticos de
o Basada en una nueva estimación
Costos
EAC = AC + ETC
o Usando el presupuesto restante
EAC = AC + (BAC – EV)
o Usando el presupuesto restante afectado por el CPI
EAC = BAC / CPI
 Herramientas y Técnicas

 Estimación al término (EAC)

o Estimación usando el presupuesto restante

considerando el CPI y el SPI.

Pronósticos de EAC = AC + (BAC – EV) / (CPI x SPI)

Costos
 Salidas

 Se deben documentar e informar a los interesados los valores

Información de calculados de CV, SV, CPI, SPI así como los valores de VAC.
desempeño del
trabajo

 El valor EAC calculado debe documentarse y comunicarse a los

interesados.
Pronósticos de
Costos