Código: PSC02

Versión: 1
Fecha Aprobación: Mayo 10
PROCESO GESTIÓN CONTABLE de 2011; Fecha de
actualización: Diciembre 22
de 2011.
Nro. de páginas: 12

PROCESO GESTIÓN CONTABLE

Fecha aprobación: Mayo 10 de 2011
Fecha de actualización: Diciembre 22 de 2011

2.1. OBJETIVO
Obtener información confiable, comparable, útil y oportuna para la toma de decisiones en la
planeación, dirección y control de la Compañía de manera que se obtenga un mayor rendimiento
económico de los recursos depositados en la misma.

2.2. ALCANCE
Se inicia con las actividades desarrolladas en el proceso de gestión contable los cuales contienen
los instructivos que a partir de la generación de los hechos económicos se imputan a la
contabilidad, se realiza todo un proceso de depuración, revisión y control y culminando con la
generación de los Estados contables.

2.3. GLOSARIO
Activo: representa los bienes y derechos de la empresa. Dentro del concepto de bienes están el
efectivo, los inventarios, los activos fijos, etc. Dentro del concepto de derechos se pueden
clasificar las cuentas por cobrar, las inversiones en papel del mercado, las valorizaciones, etc.
Ajuste contable: acción y efecto de ajustar. Cambio en la contabilidad o cuenta, aumentando o
disminuyendo una cifra a su valor real. Ejemplo: en un recibo de pago el contribuyente se equivoca
al escribir el NIT; debe entonces corregirse el error para que el dinero realmente ingrese a su
cuenta.
Análisis Financiero: es la presentación en forma procesada de la información de los estados
contables de una empresa y que sirve para la toma de decisiones económicas, tales como nuevas
inversiones, fusiones de empresas, concesión de crédito, etc. El análisis es horizontal si se ocupa
de los cambios que se presentan en las cuentas individuales de un periodo a otro. Es vertical si se
relaciona cada una de las cuentas o partes de un estado financiero con un total determinado
dentro del mismo estado. (Los estados contables deben ser comparables).
Catálogo General de Cuentas CGC: Es el instrumento para el reconocimiento y revelación de los
hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, con base en
una clasificación ordenada, flexible y pormenorizada de las cuentas que identifica la naturaleza y
funciones de cometido estatal de la entidad contable pública.
CGA: Contraloría General de Antioquia.
CGN: Contaduría General de la Nación.
CHIP: Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública.
Circularización de saldos: Es una técnica de investigación empleada por un auditor durante su
revisión de Estados contables, que tiene como propósito obtener evidencia de terceros sobre la
veracidad de las cifras examinadas. Su importancia radica en la naturaleza de la evidencia
recolectada, ya que la misma queda fuera de cualquier manipulación o tergiversación sea
intencional o no por parte de la Administración del negocio sujeto a revisión.
Conciliación Bancaria: es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra
por medio del extracto bancario.
Contabilidad: Es un sistema de información basado en el registro, clasificación, medición y
resumen de cifras significativas que, expresadas básicamente en términos monetarios, muestran
el estado de las operaciones y transacciones realizadas. Arte de registrar, clasificar, resumir, e
interpretar los datos financieros, con el fin de que estos sirvan a los diferentes estamentos
interesados en las operaciones de una empresa.
Contador público. Es la persona natural profesional que se encuentra facultada por la ley, para
dar fe pública acerca de hechos relativos a su profesión, dictaminar estados contables y realizar
todas las gestiones que se derivan del ejercicio de le ciencia contable.
Estados contables: Producto del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros,
económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos
y monetarios, a una fecha y período, determinados. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o
cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. El
contenido de los Estados contables del ente público, debe ser consistente con los postulados de
confiabilidad y utilidad de la información, para atender propósitos de cultura ciudadana, gestión,
control y análisis. Deben prepararse y presentarse forma comparativa con los del período
inmediatamente anterior, siempre que tengan una duración equivalente.
Sus elementos constitutivos están relacionados directamente con la medición de la posición
financiera, económica y social y son: activo, pasivo patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de
orden y cuentas de planeación y presupuesto. Los estados contables básicos son: Balance
General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios
en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo, las notas a los estados contables básicos forman
parte integral de los mismos.
Modulo: Son los diferentes conjuntos del sistema de Información Financiera SAFIX que generan
información contable.
Notas a los estados contables básicos: corresponden a la información adicional de carácter
general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de
los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones,
hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la
desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que
presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos
cualitativos, o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la
entidad contable pública. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y
específico.
Operaciones reciprocas: Son aquellas operaciones entre entidades públicas y que permiten
depurar los saldos con el propósito de elaborar el balance consolidado de la Nación.
Plazo: Son las fechas de vencimiento de obligaciones tributarias. Existen, por ejemplo, plazos
calendario para cumplir con algunas de las obligaciones tributarias, tales como la presentación de
las declaraciones y el pago de los impuestos.
Parametrizar: Individualizar el sistema de información de acuerdo a las características y
necesidades de la empresa.
 Pasivo: Son todas las obligaciones o deudas que afectan el patrimonio bruto del contribuyente. Es
el conjunto de todas las deudas u obligaciones apreciables en dinero que tiene un empresario
mercantil, a favor de terceros, en un momento dado, respaldadas por documentos tales como
letras, pagaré, hipotecas por pagar, obligaciones bancarias, documentos por pagar, impuestos por
pagar, proveedores nacionales y extranjeros, acreedores varios, diferidos y otros.
PGCP: Plan General de Contabilidad Pública.
Patrimonio: Contablemente, el derecho patrimonial del propietario de un negocio representa los
aportes o recursos invertidos. El patrimonio es igual a los activos menos los pasivos, es decir, es
igual al valor que queda después de liquidar los derechos de los alrededores. Representa la
participación de los propietarios en la empresa. Resulta de restar al activo, el pasivo con terceros.
Se denomina también capital social o superávit.
Proceso contable: Se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el
reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para
prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para
ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades
contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las
magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación
cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la
base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza
convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma
de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios.
SAFIX: Sistema Administrativo de Información Financiera.

2.4. ENTRADAS
INSUMOS PROVEEDOR REQUISITOS
Normatividad Externa: DIAN
Leyes, decretos, resoluciones, circulares, Contaduría General de la Nación CGN
acuerdos y demás normas que apliquen. Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios SSPD Normas
Contraloría General de la Nación aplicables
Contraloría General de Antioquia
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Entes de Control y Vigilancia
Normatividad Interna: Asamblea
Disposiciones, directivas, circulares, políticas, Junta Directiva
lineamientos, procedimientos Gerencias
Direcciones
Plan de Cuentas, Dinámica Contable, Contaduría General de la Nación Normatividad
procedimientos y Normatividad Contable aplicable
Hechos económicos relacionados con el manejo Gestión Nómina
del Recurso humano de la organización que Cierre de nómina
llegan a través de la Interfase de Nomina
• Extractos bancarios. Tesorería
Archivo plano
• Soportes del registro de los hechos
para extractos
económicos de pagos a proveedores y
bancarios.
terceros.
Información relacionada con las posibles Secretaría General
contingencias que tiene la empresa tanto a favor Procesos vigentes
como en contra.
Requerimientos de Información Interna y Entes Internos y Externos
Externa de carácter general y con periodicidad
Requerimiento
definida: Estados contables, Información de la
oficial
CGN, CGA y demás entes a los que se les debe
reportar periódicamente.
Documentos Soporte de Registro Contable:
 Facturas Acordes con
 Documentos de Cobro Dependencias de la empresa normatividad
 Contratos vigente
 Seguridad social
Requerimientos de Información Internos y
Externos de carácter específicos y sin
periodicidad definida, tales como Entes Internos y Externos Solicitud directa
requerimientos de estados de cuenta,
circularizaciones, derechos de petición.
Registros de depreciación, amortización y baja Cierre de activos
Activos fijos
de activos fijos. fijos
Cierre mensual
Contabilidad presupuestal Presupuesto
de presupuesto

2.5. SALIDAS
PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS
Estados contables:
 Estado de Balance General
 Estado de Actividad Financiera, Económica y Social
Cierres
 Indicadores Financieros: Liquidez, Endeudamiento,
DAF, Gerencia y Junta contables
Solvencia, Capital de trabajo, Apalancamiento.
Directiva mensuales y
 Estado de Flujos de Efectivo.
fiscal
 Estado de Cambios en el Patrimonio
 Dictamen del Revisor Fiscal
 Notas a los Estados contables
Requerimientos específicos de información para su revisión
 Auxiliar Cuenta Retenciones
 Balance de prueba
 Bases y movimientos Cierre contable
Revisoría Fiscal
 Retención módulo de nómina mensual y fiscal
Para Dictamen:
 Estados contables

Declaración mensual de retenciones Tesorería Firmada

Publicación estados contables Internos y externos
Respuesta a requerimientos propios de solicitudes de
Internos y externos Solicitud directa
información en temas contables
 Saldos y Movimientos (CGN2005_001)
 Operaciones Recíprocas (CGN2005_002) De acuerdo con
 Notas de Carácter General (CGN2005NG_003) Contaduría General de la fechas
 Notas de Carácter Específico (CGN2005_003) Nación establecidas por
 Respuestas a requerimientos de información específica CGN.
que solicite la CGN
 Estados contables dictaminados Antes del 30 de
Contraloría General de
 Planos auxiliar contable por terceros abril de cada
Antioquia
 Planos de comprobantes contables. año.

2.6. ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
Aplicar el plan de cuentas de la empresa y adecuar el sistema de información
Administrar plan para el registro de las transacciones económicas que se desarrollan al interior de
1
general la misma de acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública.
Ejecutar Instructivo 1 Administrar Plan General
A partir del modelo instrumental se hace la divulgación al interior de la
Planear y asesorar en empresa, dando la claridad de los procedimientos que se deben aplicar en
2
materia contable materia contable
 Ejecutar Instructivo 2 – Planear y Asesorar en Materia Contable
Identificar, clasificar y realizar el registro y ajustes de las hechos económicos
que se den en el desarrollo del objeto social de la Empresa, lo cual es insumo
Registrar y contabilizar
3 fundamental para la generación de los Estados contables y la información que
hechos económicos
se debe enviar a los diferentes entes internos y externos
Ejecutar Instructivo 3 - Registrar y Contabilizar Hechos Económicos
El generar los informes requeridos a nivel internos y externo de acuerdo con las
Generar información
4 fechas establecidas.
financiera
Ejecutar Instructivo 4 - Generar de Información Financiera
Asegurar la Calidad de Revisar los registros contables de los diferentes hechos económicos, para
5 la Información verificar el cumplimiento de la normatividad establecida.
Contable Ejecutar Instructivo 5 - Asegurar la Calidad de la Información Contable

2.7. INSTRUCTIVOS
INSTRUCTIVO 1 ADMINISTRAR PLAN GENERAL
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
1 Contador debe estar permanentemente actualizado en el Modelo instrumental
definido por la Contaduría General de la Nación (CGN), el cual comprende el
Administrar Modelo conjunto interrelacionado de conceptos, normas, procedimientos e
Instrumental instrumentos contables que considerados con los demás elementos que
enmarcan la teoría contable permiten la producción de información contable y
financiera que requiere la empresa.
Contador con base en el conocimiento del modelo instrumental aplica la
normatividad asociada en materia contable en cuanto a las estructuras del plan
Aplicar el Modelo
de cuentas que aplica, la teoría contable, los procedimientos y la dinámica
instrumental a las
2 contable asociada al rol del negocio y a la naturaleza jurídica de la Empresa.
necesidades contables
 Estudia y adecua el modelo instrumental a las condiciones propias de la empresa
de la empresa
en cuanto al plan de cuentas que aplica para la misma y los procedimientos
propios.
Contador de acuerdo con el modelo instrumental establecido, define la dinámica
Definir Dinámica de contable asociada a las transacciones económicas que se dan en la empresa. En
3 Registro de Hechos esta actividad se asignan las cuentas contables que se deben mover en el registro
Económicos de la operación que se va a realizar y se define si el movimiento debe ser débito
o crédito
 Contador carga y mantiene actualizado el plan de cuentas y parametriza y
Adecuar Sistemas de mantiene actualizada los campos que contienen información de cuentas
4
información contables para que cuando se generen los registros económicos en el sistema
queden registrados de forma correcta.

INSTRUCTIVO 2 PLANEAR Y ASESORAR EN MATERIA CONTABLE

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
1 Contador, debe estar pendiente de la doctrina contable existente y analizar y
estudiar la teoría contable que se esté generando, mediante consulta a páginas
Estudiar regulación de Internet y libros que existan al respecto. Baja las resoluciones que emite la
contable Contaduría General y los entes que regulan y que se deben aplicar para el
registro de las transacciones, la presentación de Estados contables y los reportes
que se deben enviar a los clientes internos y externos.
Implementar  Contador, Con base en la normatividad y los diferentes hechos económicos que
2 procesos y se presentan en la empresa, define procedimiento para el registro y operatividad
procedimientos de cada uno de ellos.
Contador, con base en la normatividad define y propone las políticas que se
Definir y proponer deben aplicar en el registro contable y en los procedimientos establecidos.
3 políticas en materia Son directrices generales a las cuales toda la organización debe acoger con el fin
contable de velar por la aplicación de los principios generales de contabilidad y todas las
normas en materia contable que aplica.
Divulgar las Contador, divulga las políticas y las directrices que en materia contable se deben
políticas aplicar en la empresa.
4
establecidas en
materia contable.
Evaluar e Contador, evalúa actualiza e implementa las mejores prácticas en el proceso
implementar las contable.
5
mejores prácticas en
el proceso contable
Asesorar en materia Contador, asesora en materia contable en cuanto a la forma como se deben
6 contable a la registrar los diferentes hechos económicos y la normatividad que se debe cumplir
organización al respecto.
Realizar Contador, mediante la revisión de los Estados contables, el seguimiento que se
seguimiento y hace a la naturaleza de los saldos de la cuentas, y a la evaluación de los
control a la procedimientos definidos, verifica que se estén aplicando las políticas,
7 aplicación de lineamientos y normatividad establecidos.
políticas y
lineamientos en la
organización

INSTRUCTIVO 3 REGISTRAR Y CONTABILIZAR HECHOS ECONÓMICOS

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
Identificar  Los empleados de Hidroituango que requieran realizar un cobro o un pago en
documentos soporte nombre de la empresa deben solicitar o tener el soporte documental para
1 requerido para el realizar dicha transacción. Estos documentos soportes pueden ser: factura de
registro de la venta o de compra, documento de cobro o de venta, resoluciones, liquidaciones
transacción. internas etc.
 Contador, realiza el registro contable de las transacciones económicas que se dan
Registrar en el a través de la adquisición de un bien o servicio.
sistema las El registro también puede realizarse mediante interfases contables. (nómina,
2 transacciones parafiscales, seguridad social, presupuesto, depreciaciones y amortizaciones)
económicas También se pueden registrar las transacciones económicas por medio de otros
realizadas módulos que se vinculan directamente con Contabilidad y que se realizan en línea
– quedan directamente cargados en la contabilidad.
Contador, ejecuta proceso de depreciación de activos fijos y de amortización de
los cargos diferidos.
Registrar Operaciones
3 Tesorera, realiza las transacciones requeridas y envía por correo los archivos
periódicas
planos de los extractos bancarios para que el Contador realice la conciliación
bancaria.
Contador, mediante conciliaciones de contabilidad Vs. módulos hace monitoreo
Hacer seguimiento a
4 para verificar que las transacciones realizadas estén ajustadas y registradas en la
transacciones
contabilidad.

INSTRUCTIVO 4 GENERAR INFORMACIÓN FINANCIERA

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
Establecer  Director Administrativo y Financiero, de acuerdo con las fechas solicitadas por la
1 Cronogramas de Gerencia para la entrega los Estados contables, define las fechas en las cuales se
Cierre deben recibir los soportes para los registros contables.
Contador, verifica que todas las transacciones relacionadas con el cierre contable
Cerrar transacciones y
definidas en el cronograma de cierre se hayan realizado completamente, hace
operaciones para
2 seguimiento y control a los procesos que intervienen en el cierre contable y al
Generación de
cumplimiento de las fechas del plan de cierre mensual para la generación de
Estados contables
Estados contables.
Contador, genera en el sistema de información balance de prueba, para revisar y
evaluar la razonabilidad de las cifras y los saldos de acuerdo con la naturaleza de
Generar Estados
las cuentas; de presentarse inconsistencia en estos informes, identifica quien
3 contables para
generó el problema y lo contacta con el fin de que se realicen las correcciones
revisión
requeridas, luego genera nuevamente balance de prueba para su revisión hasta
obtener la información depurada para elabora los Estados contables finales.
Contador, genera la última versión de los Estados contables.
Generar Estados Director Administrativo y Financiero y Contador analizan la información
4 contables financiera, la razonabilidad de las cifras, su comportamiento con relación a
definitivos períodos anteriores para detectar los puntos de atención y proponer mejoras al
proceso contable y envían los Estados contables al grupo directivo y se publican.
Contador, genera en el sistema de información los libros oficiales (Mayor y
Generar libros Balance, Caja diaria) de acuerdo con los requerimientos normativos para tal fin.
5
oficiales Procede a imprimirlos en las hojas selladas por la cámara de Comercio de
Medellín.
Contador y profesional presupuesto, generan información requerida por entes
Generar reportes externos (Saldos y Movimientos, Operaciones Reciprocas, notas de carácter
específicos con específico y Notas de Carácter General a la CGN, entre otros).
6
periodicidad Consultan las páginas web de la CGN, CHIP, Ministerio de Hacienda, Contralorías,
definida para identificar las disposiciones respecto a la actualización del sistema para el
envió de la información solicitada por dichos entes.
 Generar Reportes Contador da respuesta a requerimientos internos o externos solicitando
específicos sin información específica tales como confirmación de saldos cuentas por pagar,
7
periodicidad valores causados por conceptos de ingresos costo gasto en un período
definida determinado, certificados de retenciones, entre otros.

INSTRUCTIVO 5 ASEGURAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
 Contador, realiza revisión de los Estados contables generados, identificando la
Analizar la razonabilidad de las cifras y la naturaleza de los saldos de las cuentas, así como
1 información los indicadores financieros que se calculan a partir de dichos reportes con el fin
Financiera de suministrar información de la situación financiera de la empresa a partir de
dichos informes.
Verificar la Contador realiza conciliación mensual que tienen los módulos: activos fijos,
integridad de los nómina y Cuentas por Pagar, con la información que se genera directamente
2
módulos con la desde el módulo de Contabilidad del cual se generan los Estados contables
contabilidad
Definir y normalizar Contador y el Tesorero identifican cuales son los diferentes documentos soportes
los flujos de de las transacciones contables que quedan registrados en el sistema de acuerdo
3
documentos con los tipos de documento que se generan y la trasladan al archivo para su
soportes conservación según las normas establecidas.
Contador monitorea ciertas transacciones con el fin de poder validar al final de
Implementar
mes antes de generar los Estados contables que efectivamente se haya registrado
mecanismos que
todas las transacciones requeridas y tener la certeza de la razonabilidad de los
4 contribuyan al
mismos. Se tiene un calendario de cierre en el cual se encuentran todas las
aseguramiento de la
actividades que se deben revisar antes de realizar el cierre y generar los Estados
calidad contable
contables.
2.8. FLUJOGRAMAS
2.9. POLÍTICAS
 Plan General de Contabilidad Pública – PGCP de la Contaduría General de la Nación
 Manual de Procedimientos de La Contaduría General de la Nación - Libro II – Manual de
Procedimientos.
 Calendario Tributario
 DAF Cierre Contable Mensual de mayo 05 de 2010
 Lista de Chequeo Mensual (Ver numeral 2.11)

2.10. LISTA DE CHEQUEO MENSUAL

Realizar proceso de amortizaciones: Modulo Contabilidad

Contador realiza el proceso desde el módulo de contabilidad y verifica que los documentos generados estén
acordes en cuanto a valor y tercero.
Realizar proceso de depreciaciones: Modulo Activos Fijos
Contador realiza el proceso de depreciaciones desde el módulo de activos fijos y verifica en contabilidad que
los documentos se hayan generado bien.
Realizar proceso de interface de nómina: Modulo de Contabilidad
La persona responsable del proceso informa si se procede a realizar la interface, luego el Contador realiza la
interface de provisiones, causaciones de seguridad social y los pagos de nómina.
Realizar proceso de conciliación bancaria: Modulo de contabilidad
La persona responsable de tesorería informa si ya están todas las notas bancarias en la contabilidad para
que el Contador proceda a realizar la Conciliación Bancaria.
Cierre de Facturación
De acuerdo a la DAF 016 de mayo de 2010, se definen las fechas de recibo de las facturas. Contador verifica
que todas las facturas, cuentas de cobro, caja menor y legalizaciones estén debidamente causadas en el
mes correspondiente y se chequea con cada área de la Compañía que no existan pendientes.
Conciliación de Cuentas x Pagar
Se realiza la verificación de las cuentas x pagar que se derivan de la interface de nómina como la seguridad
social y parafiscales, además de los valores que se descuentan de nómina como Medicina prepagada,
Préstamo Bancolombia, parqueadero, etc. y se deja evidencia de la misma.
Conciliación Nomina
Se realiza la verificación de pago de nómina, provisiones de prestaciones sociales y se deja evidencia de la
misma.
Conciliación de Activos Fijos
Se realiza la verificación de la interface de depreciaciones y se hace un chequeo de los valores de los activos
fijos vs. los que hay en el módulo de activos.
Ajuste Contable de los pagos de Nomina
Es necesario realizar el ajuste de los pagos de nómina con un asiento individual del pago de cada empleado,
para efectos de la conciliación bancaria, ya que se elabora un comprobante de egreso general del pago.
Revisión del Balance de Prueba
Se hace una revisión del Balance de Prueba con el fin de verificar las cifras, cuentas, terceros y realizar los
ajustes contables necesarios para la generación final de los Estados contables.