Introducción a Access

1. PARA QUÉ SIRVE ACCESS

U no de los problemas más cotidianos al que nos enfrentamos

en nuestra actividad laboral es el poder administrar la distinta
información que manejamos continuamente: información de los
proveedores, de los pedidos realizados, de las facturas expedidas, de los
clientes, etc.

En muchos casos tenemos esa información bastante desperdigada:

en la agenda nos apuntamos la dirección y teléfono de los proveedores
de material; en una aplicación de contabilidad incluimos los detalles de
las facturas que expedimos a los clientes; creamos una hoja de cálculo
para apuntar los pedidos a los proveedores y otra para disponer de los
detalles sobre nuestros clientes...

La ventaja de utilizar una base de datos es disponer en un único

sitio de toda esa información que manejamos cada día. Si necesitamos
buscar o modificar cualquier cosa, solo tenemos que hacerlo en la parte
de la base de datos adecuada.

Así, si necesitamos disponer de información sobre proveedores,

consultaremos la base de datos; si lo que queremos es imprimir una
factura o albarán de pedido, utilizaremos un informe de la base de
datos...

La misma idea también la podemos aplicar en casa. Seguro que

tienes libros, compact discs y películas, y muchas veces no es fácil
encontrar alguno de ellos.

Podremos aplicar lo que aprenderemos sobre base de datos para

centralizar toda la información de nuestro catálogo de libros y demás en
una base de datos.

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De esta forma, podrás saber en qué estante está ese libro que
buscas o la película que prestas a un amigo e incluso también será
interesante apuntar qué amigo se la lleva, para tenerlo controlado. Todo
esto se podrá guardar y gestionar desde una base de datos.

Access es la aplicación adecuada para crear bases de datos. A lo

largo de las lecciones iremos viendo cómo organizar la información que
queremos guardar en la base de datos, por lo que irán apareciendo
conceptos como tabla, campo, tipo de datos, etc.

Además, también aprenderemos a extraer resultados de la

información almacenada. Por ejemplo, ya que hemos hecho el trabajo de
introducir todo nuestro catálogo de películas, ¿por qué no aprovecharlo
y disponer de un listado dividido por directores, actores, géneros, etc.?

A la hora de estudiar cómo extraer información útil de la base de

datos iremos conociendo conceptos como los de consulta, informes,
campos calculados, etc.

Todo esto no es sencillo, pero Access hace que lo sea un poco más
proporcionando asistentes, plantillas, analizadores y muchas otras
herramientas.

Ya sabes que Microsoft Office 2013 es un grupo de aplicaciones o

programas que sirven para distintas cosas. Access pertenece a este
conjunto de programas de Microsoft Office 2013, por lo que tiene
aspectos similares al resto de aplicaciones: la manera de crear, abrir y
guardar documentos, la utilización del sistema de ayuda, algunos de los
elementos de su entorno, etc.

Además, como integrante de Office 2013, en Access tendremos la

posibilidad de compartir la información con el resto de aplicaciones.
Así, por ejemplo, podremos preparar un documento en Word para
invitar a la presentación de nuestro último producto a los clientes de la
base de datos que tenemos en Access.

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2. INICIAR ACCESS

Si vas a utilizar
muchas veces
Access o
C omo cualquier otra aplicación de Windows, Access 2013 se
puede ejecutar a través de la opción del programa que se
encuentra en la pantalla de Inicio de Windows.
sueles utilizar
bastante el
Escritorio de Recuerda que en la pantalla de Inicio de Windows están los
Windows, programas que tienes en el ordenador y que puedes ejecutar. De esta
puede valer la
pena que
manera, puedes poner en marcha cualquiera de las aplicaciones de
pongas un Office desde esta pantalla de Inicio.
acceso directo
en el Escritorio Al ejecutar o poner en marcha Access 2013 (al que, a partir de
para iniciarlo
ahora y para hacerlo más corto, lo llamaremos simplemente Access),
más rápida-
mente. aparece su ventana inicial.

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Desde esta pantalla inicial podemos crear una nueva base de datos
en blanco, así como utilizar alguna de las plantillas de Access para
crear una nueva base de datos a partir de ella. Existen plantillas de bases
de datos de escritorio y plantillas de aplicaciones de Access 2013.

Puedes utilizar el campo de texto del buscador de la parte superior

para buscar en el sitio web de Office cualquier otro tipo de plantilla que
se pueda adaptar a lo que quieras hacer.

Más adelante veremos con más detenimiento lo que son las

plantillas y cómo utilizarlas, así como los distintos tipos de bases de
datos que podemos crear en Access.

En el panel izquierdo aparecen las bases de datos recientes con las

que has trabajado, de forma que tengas un acceso rápido a ellas por si
quieres abrirlas.

Si quieres abrir una base de datos que tengas en tu ordenador,

selecciona la opción Abrir otros Archivos para buscar y seleccionar la
dicha base de datos.

Aparecerá la vista Backstage, a la que también podemos acceder

desde la pestaña Archivo de la Cinta de opciones de Access. Desde aquí
podemos crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes
(bien se encuentren en nuestro ordenador o en la nube), imprimir
objetos o cerrar la base de datos.

Desde la opción Equipo puedes seleccionar la ubicación de tu

ordenador donde se encuentra la base de datos para abrir.

Al abrir o crear una base de datos aparecerá la ventana principal de

Access. En este entorno trabajaremos a lo largo del curso.

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Siempre que se abre una base de datos, Access te muestra un aviso,

indicándote de que puede darse el caso de que tenga código capaz de
dañar el equipo, como podría ser que contuviera un virus informático.

Esto solo es una advertencia que debes tener en cuenta si la base de

datos que estás abriendo no es de confianza (por ejemplo, la has
obtenido de un sitio de Internet que no conoces bien o te la ha enviado
algún desconocido por correo electrónico).

Normalmente abrirás tus bases de datos u otras provenientes de

alguna fuente de confianza, por lo que puedes obviar la advertencia que
hace Access, seleccionando la opción Habilitar contenido.

De esta forma, Access ya estará preparado para realizar cualquier

tarea de gestión de la base de datos abierta.

3. PARTES PRINCIPALES DEL PROGRAMA

V eamos los principales elementos de la ventana de Access. En

la parte de arriba de la ventana aparece la barra de título, en
la que aparecerá el nombre de la base de datos con la que estamos
La pestaña
Inicio de la trabajando.
Cinta de
opciones tiene
controles para
Debajo del título puedes ver la Cinta de opciones, donde están los
hacer acciones botones y controles que puedes utilizar, organizados en distintas
básicas, como pestañas o fichas.
copiar y pegar,
el estableci-
miento del
El nombre de las distintas pestañas o fichas de la Cinta de
formato del opciones te indica para qué sirven sus botones: para crear distintos
texto (fuente, objetos en la base de datos, para importar datos externos o exportar los
tamaño, color, datos de la base de datos, etc.
negrita...),
opciones de
búsqueda, Si pulsas en una pestaña de la Cinta de opciones, se verán los
ordenación o controles que hay dentro de ella.
filtrado, etc.
Dentro de cada pestaña, los controles están organizados por
grupos, según para qué sirvan estos controles.

Por ejemplo, en la pestaña Herramientas de base de datos puedes

ver los grupos de comandos Herramientas, Macro, Relaciones,
Analizar, Mover datos y Complementos.

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Además de las pestañas que aparecen ahora en la Cinta de

opciones, recuerda que también existen herramientas contextuales,
que son pestañas que solo aparecen al seleccionar el objeto sobre el que
tienen efecto.

Por ejemplo, al mostrar la ventana Relaciones aparece la pestaña

contextual Diseño, que tiene varios comandos relacionados con el
trabajo con las relaciones de los datos en la base de datos. De la misma
forma, al abrir una tabla se mostrará una pestaña con comandos que se
pueden aplicar sobre ella, al abrir un formulario se mostrarán las
pestañas que permiten modificarlo, etc.

El Panel de En la parte izquierda de la ventana de Access figura el Panel de

navegación navegación. En este elemento aparecen todos los objetos de la base de
sustituye a la datos, agrupados en categorías y grupos personalizados.
ventana Base
de datos de
las versiones La ventaja que tienen las bases de datos de Access es que todos sus
anteriores de elementos se almacenan en un único archivo de extensión accdb. El
Access, que ya contenido de dicho archivo es el que puedes organizar y ver en este
no existe en
esta nueva Panel de navegación.
versión del
programa. A medida que abrimos elementos de la base de datos actual, se irán
colocando en el área de trabajo de la ventana de Access, en forma de
documentos con fichas. De esta manera se puede tener acceso a los
objetos que al usuario le hacen falta, consiguiendo que el uso de la base
de datos sea más rápida y fácil.

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Por ejemplo, en la siguiente imagen, fíjate en las dos fichas que se

ven en la parte superior de las dos tablas abiertas. De esta forma puedes
situarte en cualquiera de los elementos abiertos de la base de datos,
simplemente seleccionando su ficha.

Al cerrar un objeto abierto, cerrando su ficha, el resto de objetos

abiertos siguen estando presentes en el área de trabajo del programa.

En la parte inferior de la ventana está la barra de estado, en la que

irá apareciendo información que puede serte de utilidad para la tarea
que estés realizando. También se muestran botones que permiten
cambiar la vista .

4. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

V amos a seguir viendo otros elementos del entorno de trabajo

del programa Access.

En la parte superior izquierda de la Cinta de opciones está la

pestaña Archivo, donde puedes encontrar un menú para acceder a
opciones de trabajo con documentos: crear una nueva base de datos o
abrir alguna existente, guardar la actual con otro nombre, opciones de
impresión...

Este menú que se muestra desde la pestaña Archivo se denomina

vista Backstage y permite acceder a varias opciones relativas a la base
de datos abierta.

Por ejemplo, desde la sección Información puedes cifrar con

contraseña, compactar y reparar la base de datos actual.

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Desde la sección Nuevo puedes crear nuevas bases de datos,

mientras que desde Abrir puedes ver las bases de datos abiertas
recientemente y abrirlas, o abrir cualquier otra base de datos.

Mediante el cuadro de diálogo que aparece al pulsar en Opciones

podemos configurar distintos aspectos de Access.

Desde la sección izquierda puedes seleccionar la categoría de la

que quieres ver o modificar sus opciones. De esta forma, puedes acceder
a las opciones más comunes de Access, a las relacionadas con la
apariencia de las hojas de datos, a las relacionadas con el diseño y
creación de los objetos o a opciones avanzadas de personalización.

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Desde las opciones de la categoría Base de datos actual puedes

indicar si quieres que se muestre la barra de estado, el panel de
navegación, si quieres mostrar los objetos abiertos en forma de fichas o
Para ocultar o
mostrar el como ventanas superpuestas, etc.
Panel de
navegación Justo encima de la pestaña Archivo está la Barra de
mientras
trabajas en herramientas de acceso rápido , que tiene
Access también comandos de uso frecuente, para que puedas acceder a ellos
puedes pulsar
rápidamente.
el botón ,
que está en la Recuerda que puedes añadir a esta barra los botones que quieras o
esquina supe-
rior derecha que uses más a menudo, para que se adapte a tu forma de trabajo.
de este panel,
o utilizar la Otro elemento que puedes usar son los menús contextuales. Un
tecla . menú contextual aparece cuando se pulsa con el botón derecho del ratón
sobre un determinado objeto.

Se llama contextual precisamente porque, dependiendo del objeto

sobre el que hemos pulsado, el menú puede ser distinto. Este es un
modo rápido de acceder a las tareas más comunes de un determinado
elemento.

Por ejemplo, en el caso del menú contextual del nombre de una

columna de una tabla, puedes ordenar la tabla según los valores de este
campo, buscar un determinado elemento, eliminar la columna actual o
cambiarle el nombre, etc.

En el menú contextual de una tabla, visible al hacer clic en ella

desde el Panel de navegación, se muestran distintas opciones relativas
al trabajo con este objeto de tipo tabla.

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En función de sobre dónde pulsemos con el botón derecho,

dispondremos de un menú distinto.

Los menús contextuales son muy útiles, ya que en muchos casos

utilizarlos es la forma más rápida de realizar una tarea. De todas formas,
no todos los objetos que ves en pantalla disponen de un menú
contextual, solo aquellos en los que tiene sentido.

5. SALIR DE ACCESS

U na vez has terminado de trabajar con una base de datos,

puedes cerrarla.

Con la opción Cerrar de la vista Backstage (recuerda que puedes

acceder a ella pulsando la pestaña Archivo) cerrarás la base de datos en
la que estás trabajando.

Con esta opción Cerrar se cerrará la base de datos, pero el

programa Access seguirá abierto, por si quieres crear una nueva base de
datos o abrir otras, para trabajar en ellas.

Si al cerrar una base de datos hay algún cambio pendiente que no

se ha guardado, Access te preguntará si quieres guardar o no los
cambios antes de cerrarla. Si no hay cambios pendientes la base de
datos se cerrará directamente sin preguntar nada.

Ten en cuenta que, a diferencia de otros documentos de Office, en

Access los cambios en los datos de la base de datos se almacenan en el
momento en que se realizan, no así los cambios en el diseño de los
objetos, como ya veremos.

Para salir de Access, cerrando el programa, pulsa el botón Cerrar

de la parte superior derecha de la ventana de Access.

Si tienes alguna base de datos abierta y cierras Access, se cerrarán

tanto el programa como dicha base de datos.

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