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VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Lo más probable es que alguna vez hayas escuchado al tan famoso Diagrama de Gantt, y si eres
un estudiante de gerencia o administración sin duda alguna que habéis escuchado de este. Es
simplemente una herramienta gráfica que permite visualizar la planificación en la elaboración
de proyectos. Esta gráfica se despliega de una forma visual el cronograma del proyecto
mediante barras horizontales que indican tiempo y tareas.
Esta herramienta que hoy en día es utilizada por millones de directores de proyectos en todo
el mundo, fue creada hace más de 100 años. La gráfica fue desarrollada por un ingeniero
mecánico de nombre Henry Gantt. A pesar de que en los tiempos que corren es de uso común,
para el momento de su creación fue verdaderamente revolucionaria. Una de las primeras
grandes aplicaciones del Diagrama de Gantt se hizo en Estados Unidos. La recién aparecida
herramienta gráfica se utilizó a petición del General William Crozier, durante la primera guerra
mundial.
Desde los tiempos del Gral. Crozier este diagrama ha evolucionado. Por ejemplo, se han
agregado interdependencias entre tareas y tiempos para los proyectos. Al principio,
los diagramas de Gantt eran dibujados en papel a mano, por lo que si alguna tarea o un tiempo
se modifica se debían redibujar estos por completo. Esto significaba que los gerentes de
proyecto tenían que estar con blocs de dibujo realizando sus diagramas.
En los años 80s esto cambió con la llegada de softwares que permitían su realización en el
computador. Ahora se podía editar el diagrama de Gantt a medida que fuese necesario, al
principio estos eran principalmente dirigidos a gerentes y directores de proyectos, pero ahora
esto ha cambiado. Actualmente, todos los diagramas de Gantt se realizan en computadores,
existen infinidades de softwares y herramientas que permiten diseñar un diagrama de Gantt
online.
Los diagramas de Gantt, son utilizados por administradores y gerentes de proyecto para
observar de forma fácil y rápida la estructuración de un proyecto. Igualmente, estos gráficos
muestran la interconexión de las actividades y sirven para estimar los recursos necesarios para
la realización del proyecto.
Fechas
Tareas
Son el segundo eje de los diagramas de Gantt, muchos proyectos a gran escala consisten en un
largo número de tareas y subtareas. Mediante el uso de estos diagramas podemos visualizar
fácilmente todas las tareas y subtareas asegurándonos que nada está siendo olvidado o
retrasado.
Barras
Una vez que se han listado las tareas, las barras se despliegan para mostrar el lapso de tiempo
en el cual estas deben haberse realizado. De esta forma nos aseguramos que las tareas se
finalicen en el lapso óptimo, y así finalizar el proyecto a tiempo.
Hitos
Los hitos son las tareas esenciales para la consecución y el éxito del proyecto, estos son
marcados con un diamante o algún otro símbolo al final de la barra de tareas. La competición
de los hitos otorga a los directores de proyecto y al equipo en general, la sensación que el
proyecto está marchando hacia delante.
Flechas de interdependencia
Así como no se puede construir el piso 2 sin haber construido el primer piso, lo mismo sucede
con algunas tareas en un diagrama de Gantt. A pesar que muchas tareas pueden ser realizadas
en conjunto, otras tantas no pueden comenzar, sino hasta que otra ha finalizado. Una forma
común de visualizar este tipo de tareas es añadiendo flechas que nos muestran la
interdependencia de determinadas tareas.
Ciertamente el mundo de los negocios cada día parece ir más rápido y no detenerse. Por lo
tanto, es muy probable que múltiples tareas se realicen de manera simultánea. Es
recomendable agregar identificadores de tareas a fin de que todo el equipo sepa rápidamente
a cuál nos referimos.
Recursos
Identificar con nombre y apellido a los recursos (como suele llamarse el personal que realiza
las tareas en gestión de proyectos). Si el proyecto se compone por una amplia variedad de
personas, identificar las tareas con el nombre de quien está encargada, optimiza las
comunicaciones entre estas y el gerente de proyectos.
Existen múltiples razones por las cuales una organización debería realizar un diagrama de
Gantt a la hora de gestionar sus proyectos. No en vano estos se han seguido utilizando y
perfeccionando desde su aparición en el mundo. Entre las ventajas de usar un diagrama de
Gantt podemos mencionar:
No obstante, no todo puede ser perfecto y es que con el uso de los diagramas de
Gantt también podemos conseguir algunas desventajas. De igual forma, el manejo y diseño de
estas gráficas puede requerir más esfuerzos y habilidades de las que muchos integrantes del
equipo pueden estar preparados para manejar.
Es necesario decir que el aprendizaje de los softwares de gestión de proyecto suele ser una
labor complicada. Muchos de estos programas ameritan recorrer por lo menos 2 tutoriales
antes de aprender a utilizarlos con confianza y agilidad, su gestión puede ser un trabajo
tedioso. Las desventajas más comunes de los diagramas de Gantt suelen ser:
El diagrama de Gantt se utiliza cuando se debe elaborar un proyecto que represente cierto
grado de complejidad y división de trabajo. Evidentemente, no es necesario elaborar
un diagrama de Gantt para reemplazar una bombilla, o cambiar el picaporte de la puerta del
baño, simplemente se va a la tienda se compran los instrumentos y se hace. Las gráficas de
este tipo se recomiendan con proyectos que representen tareas complejas.
Para crear un diagrama de Gantt no hace falta poseer un costoso software de gestión de
proyectos, hoy en día se puede hacer un diagrama de Gantt en Excel. Por lo tanto, únicamente
se deben seguir ciertos pasos y tener información. Recordemos que estos se hacían incluso a
mano hace más de 30 años. En esta sección detallaremos cómo hacer un diagrama de Gantt.
Usando Excel
Para realizarlos en Excel simplemente debemos elegir qué datos queremos representar en la
gráfica, posteriormente clickear en insertar, buscar la opción insertar gráfico de barras, la
seleccionamos y buscamos la opción barra apilada. Una vez hecho esto, simplemente debemos
darle forma al gráfico de barras apiladas a fin que se vea como se desea, para ello podemos
usar un diagrama de Gantt por ejemplo.
Existen, sin embargo, formas más sencillas de hacerlo, Excel ofrece algunas opciones como la
posibilidad de escoger una plantilla diagrama de Gantt. También este tipo de plantillas se
pueden conseguir fácilmente con una rápida búsqueda en Google.
Usando Word
La dinámica para realizar un diagrama de Gantt en Word al igual que en Excel es bastante fácil
y parecida. Una vez que estamos en la hoja de Word sencillamente debemos clickear en la
pestaña Insertar y seleccionar la opción Tabla y clickear en insertar tabla. Luego que hemos
seleccionado la tabla que se ajusta a la información que se añadirá al diagrama, simplemente
debemos rellenar la información como fechas y tareas, si gustas puedes colorear esta para
hacerla más fácil de visualizar.
Haciendo uso de esta herramienta hacer un diagrama de Gantt es casi una tarea automática.
Microsoft Project es un software diseñado especialmente para este tipo de funciones
organizacionales. Acá solo se debe hacer clic en Archivo, seleccionar Opciones, y comenzar a
personalizar la cinta de opciones seleccionando tareas, recursos, crear informe, Vista entre
otros. Posteriormente debemos clickear en nuevo grupo, escribimos el nombre y
seleccionamos en la columna izquierda que tiene predeterminados comandos disponibles.
Online
Por si fuera poco, existen distintas opciones que nos ofrece el Internet para realizar diagramas
de Gantt, algunas son mediante páginas donde debes suscribirte y pagar mensualmente. Estas
naturalmente, ofrecen muchas ventajas como solo seleccionar algunos datos claves sobre la
estructura del proyecto y ellos se encargan del resto. Mientras tanto, existen también
opciones gratuitas como Google Sheets.
Para realizar un diagrama en esta plataforma en línea simplemente se deben seguir los mismos
pasos que fueron explicados para realizar la gráfica en Excel. Es decir, seleccionamos Insertar¸
buscamos la opción gráfica, se hace clic en el tipo de gráfico seleccionando, gráfico de barras e
insertamos los datos necesarios.
A mano
En esta sección explicaremos cómo hacer un diagrama de Gantt con solo papel y lápiz. Para
hacer una gráfica de este tipo como en los viejos tiempos solo necesitamos de papel y lápiz, si
usas colores es más efectivo, pues genera un efecto visual más fácil de leer a simple vista. Una
vez que tenemos esto solo debemos seguir los siguientes pasos: