GERENCIA DE PROYECTOS

Para empezar un gran proyecto,

hace falta valentía. Para terminar
un gran proyecto, hace falta
perseverancia.
Anónimo
¿Qué es un proyecto?

zEs un esfuerzo temporal, llevado a cabo

para crear un producto, servicio o
resultado único.
 ¿Qué es un proyecto?

1. Temporal
Cada proyecto tiene un inicio y final definidos.
Se logra el fin cuando se han cumplido los
objetivos del proyecto o cuando se determina que
el proyecto debe cancelarse.
Temporal no quiere decir: de corta duración.
Los proyectos NO SON ESFUERZOS
CONTINUOS.
 ¿Qué es un proyecto?

1. Temporal
Lo temporal no aplica al producto o servicio
del proyecto. Ejemplo: Construir edificio.
(Proyectos → Se enfocan en cambiar las cosas)
(Operación → Da mantenimiento luego del cambio)
Adicionalmente, los proyectos pueden tener
impactos intencionados o no intencionados
que tendrán una duración posterior al
proyecto.
 ¿Qué es un proyecto?

2. Producto, servicio o resultado único

Los proyectos involucran la creación de
algo que no ha sido realizado de la misma
manera anteriormente y es, por lo tanto,
único y distinto.
 ¿Qué es un proyecto?
2. Producto, servicio o resultado único
Los proyectos crean:
- Un producto o artefacto que es producido, es
cuantificable y puede ser un ítem final o un ítem
componente.
- La capacidad de ejecutar un servicio, tales como
funciones de negocio que apoyan la producción o
distribución.
- Un resultado tal como un nuevo conocimiento.
Por ejemplo: un proyecto de investigación y
desarrollo. Se puede usar para determinar una
tendencia.
 ¿Qué es un proyecto?

3. Elaboración Progresiva
El proyecto se elabora paso a paso de
manera continua e incremental. Ejemplo: el
alcance del proyecto.
- La elaboración progresiva no debe
confundirse con el crecimiento
desordenado de los alcances (scope creep)
 Scope Creep (Arrastramiento del alcance)
Este fenómeno puede ocurrir cuando el alcance de un proyecto no se
define, documenta, o controla correctamente.
Dar lugar a que el proyecto exceda su presupuesto y cronograma original.
El arrastramiento del alcance puede ser un resultado de:
•Un pobre control de cambios.
•Clientes maliciosos que fomentan la ambigüedad.
•Carencia de la identificación inicial apropiada de qué se requiere para
lograr los objetivos del proyecto
•Un gerente de proyecto o patrocinador débil.
•Uso de técnicas subjetivas.
•El arrastramiento del alcance es un riesgo en la mayoría de los proyectos.
Muchos megaproyectos caen a causa del síndrome del lavadero.
 ¿Qué es un proyecto?

3. Elaboración Progresiva
Ejemplo de Planta Industrial

Ing. Básica Ing. Detalle Ing. Fabricación Construcción Operaciones

 ¿Qué es un proyecto?
3. Elaboración Progresiva
Ejemplo 2 – Proyecto de desarrollo
“Mejorar la calidad de los residentes de menores ingresos de
la comunidad X”
A medida que el proyecto avanza, los productos pueden
definirse con mayor precisión.
“Proveer acceso a comida y agua a 500 residentes de bajos
recursos de la comunidad X”.
La siguiente revisión podría incluir solamente un enfoque en
incrementar la producción agrícola y el mercadeo, y dejar
el tema de agua potable como una prioridad secundar a
ser iniciada una vez que el componente de agricultura
está caminando.
 Proyectos vs. Operaciones
Similitudes:
- Realizados por personas.
- Restringidos por recursos limitados.
- Planificados, ejecutados y controlados.
Diferencias:
- Las operaciones son repetitivas y continuas, mientras que
los proyectos son temporales y únicos.
- Sus objetivos son distintos entre sí:
- El propósito de un proyecto es lograr su objetivo y luego finalizar.
- Opuestamente, el objetivo de una operación continua es mantener
el negocio.
 Proyectos vs. Operaciones
Ejemplos de proyectos:
- Desarrollar un nuevo producto o servicio
- Ejecutar un cambio en la estructura, personal o
estilo de una organización
- Diseñar un nuevo vehículo de transporte
- Construir un nuevo edificio
- Construir un sistema de agua para una
comunidad en un país en desarrollo
- Llevar a cabo una campaña política
- Implementar un nuevo procedimiento empresarial
- Responder a un pedido de un contrato
 Proyectos y Estrategia

Los proyectos son una forma de organizar las

actividad que no pueden manejarse dentro
de los límites normales operativos de las
organizaciones.
Son muchas veces usados para lograr los
planes estratégicos ya sea con un equipo
perteneciente a la empresa o no.
 Proyectos y Estrategia

Los proyectos típicamente son autorizados

como resultado de una o más de las
siguientes consideraciones estratégicas:
- Una demanda del mercado
- Una necesidad de negocio
- Un pedido de un cliente
- Un avance en la tecnología
- Un requerimiento legal
 ¿Qué es Gerencia de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto con el fin de
cumplir con los requerimientos del proyecto.
 ¿Qué es Gerencia de Proyectos?

Se logra mediante el uso de los procesos de: Inicio,

planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre.
El gerente es la persona responsable de gerenciar el
proyecto.
Gerenciar el proyecto involucra:
- Identificar los requerimientos
- Establecer objetivos claros y alcanzables
- Balancear las demandas en competencia por calidad, alcance,
plazo y costo.
- Adaptar los enfoques y planes de las especificaciones a las
distintas expectativas de los involucrados (stakeholders).
¿Qué es Gerencia de Proyectos?
 ¿Qué es Gerencia de Proyectos?

El equipo de gerencia de proyectos tiene una

responsabilidad profesional hacia los
involucrados (stakeholders) que incluyen: los
clientes, la organización que ejecuta el
proyecto y el público.
Áreas de Experiencia (Expertise)

Cuerpo de Conocimientos
En Gerencia de Proyectos

Guía para el
PMBOK

Áreas de Experiencia
que necesita el Equipo
de Gerencia del
Proyecto

Conocimientos, Estándares
Habilidades y Regulaciones de las
blandas Áreas de Aplicación
En
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Conocimientos, Estándares y
Regulaciones de las Áreas de Aplicación
‰Las áreas de aplicación usualmente se definen en términos de:
ƒ Departamentos funcionales y disciplinas de soporte tales como:
9Legal
9Producción y gerencia de inventarios
9Marketing, logística y personal
ƒElementos técnicos tales como:
9Desarrollo de software
9Ingeniería ambiental y de saneamiento e ingeniería para la construcción
ƒEspecializaciones gerenciales, tales como:
9Contratación con el gobierno
9Desarrollos de la comunidad
9Desarrollo de nuevos productos
ƒGrupos de industrias, tales como:
9Automotriz
9Químicos
9Agricultura
9Servicios financieros
Conocimientos, Estándares y
Regulaciones de las Áreas de Aplicación
La Internacional Organización for Standardization (ISO) diferencia entre
estándares y regulaciones de la siguiente manera (ISO, 1994):

Un estándar es un “documento establecido por consenso y aprobado por un

cuerpo reconocido que provee, para un uso común y repetido, reglas, guías
características para actividades, que tienen como objetivo el logro de un
grado óptimo de orden en un contexto dado”. Algunos ejemplos de estándares
son los tamaños de los diskettes y las especificaciones de estabilidad térmica
de fluidos hidráulicos.

Una regulación es un requerimiento impuesto por un gobierno, que define

unas características de un producto o servicio, incluyendo las provisiones
administrativas del caso, cuyo cumplimiento es mandatario. Los códigos de
construcción son un ejemplo de regulaciones.
Entendiendo el Ambiente del Proyecto
El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus
contextos sociales, políticos y medio ambientales, entre otros.

Ambiente social. El equipo necesita entender como el proyecto afecta a la

gente y como la gente afecta al proyecto. Esto puede requerir un
entendimiento de los aspectos económicos, demográficos, educacionales,
éticos, étnicos, religiosos, y otras características de la gente afectada por el
proyecto o que pudiera tener un interés en el proyecto. El gerente del
proyecto debería también examinar la cultura de la organización y determinar
si es que la gerencia de proyectos es reconocida como una profesión válida.

Ambiente políticos. Algunos miembros del equipo del proyecto pueden

necesitar familiarizarse con las leyes y regulaciones, costumbres y políticas
internacionales, nacionales, regionales y locales que podrían afectar al
proyecto.

Ambiente físico. Si el proyecto afectara los ambientes alrededor del

proyecto, algunos miembros del equipo del proyecto deberían conocer a cerca
de la ecología local, y la geografía local que podrían afectar al proyecto o ser
afectadas por el proyecto.
Conocimientos y habilidades gerenciales
en Administración
La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal,
ejecutar y controlar las operaciones de empresas en marcha.
Incluyendo disciplina de apoyo tales como:
9Gerencia financiera y contabilidad
9Compras y procura
9Ventas y marketing
9Contratos leyes comerciales
9Manufactura y distribución
9Logística y cadenas de distribución
9Planificación estratégica, planificación táctica y planificación operacional
9Estructura de las organizaciones, comportamiento organizacional,
administración de personal, compensaciones, beneficios y visión de carrera
9Práctica de seguridad y salud ocupacional

La administración provee muchas de las bases para construir habilidades en

gerencia de proyectos. Estas habilidades son muchas veces esenciales para
el gerente de proyectos. La literatura en administración documenta dichas
habilidades, y su planificación es fundamentalmente la misma en un proyecto.
Habilidades blandas

Las habilidades blandas incluyen la gerencia de relaciones interpersonales.

Las habilidades blandas incluyen:
Comunicación efectiva: el intercambio de información
Influenciar a la organización: la habilidad de “hacer que se hagan las cosas”
Liderazgo: desarrollar una visión y estrategia, y alinear a la gente para que lo
logre.
Motivación: energizar a la gente para lograr altos niveles de productividad y
sobreponerse a barreras que frenan al cambio.
Negociación y gerencia de conflictos: conferir con otros con el fin de llegar
a un acuerdo con ellos.
Solución de problemas: la combinación de la definición de problemas y la
toma de decisiones.
Programas y gerencias de programas

Un programa es grupo de proyectos relacionados, gerenciados de manera

coordinada con el de obtener beneficios y control no disponibles si es que se
gerenciaran de manera separada. Los programas pueden incluir elementos de
trabajo relacionado fuera del alcance de los proyectos discretos en el
programa. Por ejemplo:

Un programa para un nuevo modelo de auto puede partirse en proyectos para

el diseño y actualizaciones de cada uno de los componentes principales (por
ejemplo transmisión, motor, diseño interior, exterior) mientras que la
manufactura normal se lleva a cabo en la línea de ensamblaje.

Muchas empresas dedicadas a la electrónica tienen gerentes de programas

que son responsables tanto para los lanzamientos de los productos
individuales (proyectos) y la coordinación de lanzamientos múltiples a lo largo
del tiempo (una operación en marcha).
Programas y gerencias de programas

Los programas también involucran una serie de emprendimientos repetitivos o

cíclicos. Por ejemplo:

Las empresas de agua y electricidad normalmente hablan del “programa

anual de construcción”, una operación que involucra muchos proyectos".

Muchas organizaciones sin fines de lucro tienen un “programa para obtener

fondos”, un esfuerzo continuo para obtener apoyo financiero que involucra
una serie de proyectos discretos, tales como búsqueda de nuevos asociados,
o una colecta, o una subasta.

La publicación de un periódico o de una revista es también un programa,

siendo la publicación un esfuerzo continuo, pero cada número de la revista o
periódico puede manejarse como un proyecto. Este es un ejemplo don las
operaciones pueden gerenciarse por proyectos.
Portafolios y gerencia de portafolios

Un portafolio es una colección de proyectos o programas y otro trabajo

que se agrupa para facilitar una gerencia efectiva de dicho trabajo con el fin
de lograr los objetivos estratégicos del negocio.

Los proyectos o programas dentro del portafolio pueden no necesariamente

ser interdependientes o relacionados de una manera directa. La asignación de
fondos y apoyo puede asignarse sobre la base de categorías de
riesgos/beneficios, líneas específicas del negocio, o tipos generales de
proyectos, tales como proyectos de infraestructura y mejoras de procesos
internos.
Portafolios y gerencia de portafolios

Las organizaciones gerencias sus portafolios basándose en objetivos

específicos. Un objetivo de la gerencia de los portafolios es la de maximizar el
valor del portafolio mediante un examen cuidadoso de los proyectos
candidatos y programas candidatos a ser incluidos en el portafolio, y la
exclusión a tiempo de los proyectos que no cumplen con los objetivos
estratégicos del portafolio.

Otros objetivos son balancear el portafolio entre inversiones incrementales y

radicales y por un uso eficiente de los recursos.

Los gerentes en los altos niveles de la organización o los equipos de gerentes

típicamente asumen la responsabilidad de la gerencia de los portafolios de la
organización.
Subproyectos
‰Los proyectos con frecuencia se dividen en componentes más manejables o
sub-proyectos, aunque estos pueden ser referidos como proyectos y ser
manejados como tales. Los subproyectos normalmente se contratan a una
empresa externa o a otra unidad funcional en la organización ejecutora.

‰Ejemplos de subproyectos incluyen:

ƒSubproyectos basados en los procesos del proyecto, tales como una fase
única en el ciclo de vida del proyecto.
ƒSubproyecto de acuerdo a los requerimientos de recursos humanos, tales
como gasfiteros o electricistas requeridos en un proyecto de construcción.
ƒSubproyectos que involucran una tecnología especializada, tal como la
prueba automática de programas de cómputo en un proyecto de desarrollo de
software.
‰En los proyectos muy grandes, los subproyectos pueden consistir de una
serie de proyectos más pequeños.
La oficina de gerencia de proyectos
(Project Management Office-PMO)

Es una unidad organizacional que centraliza y coordina la gerencia de los

proyectos dentro de su dominio.
Puede también llamarse Oficina de Gerencia de Programas, Oficina de
Proyectos, u Oficina de Programas.
Supervisa la gerencia de proyectos, programas, o una combinación de estos.
Los proyectos administrados por la PMO no necesariamente tienen una
relación específica aparte de ser administrados de forma conjunta. Pero, en
muchas organizaciones, estos proyectos de hecho se agrupan o están
relacionados de alguna manera.
La PMO se enfoca en la planificación, priorización y ejecución coordinada de
proyectos y sub-proyectos que están amarrados a los objetivos estratégicos
de negocios de la organización o del cliente.