El contol como fase del proceso administrativo

1. I¡¡troducción
2, El co¡ttrol como fase ¿lel ¡rroceso admi¡riÉtrativo
a- BIXESPORTS Cá.
¿. Conclu6lón
5. Bihlios¿fia
r. I¡¡troilucció¡¡
La pa]áb¡a administ¡ació, \iene del latin "ad" y significa cumplimie¡lto de unA fulg¡éD bajo el mando de otra
!cI§r)¡4,es decir, prc§táción d€ un servicio a otro. Sin enbt¡rso el sigDificado de esta palabra sufrió una radical
tÉnsformaoión.
t¿ taÉa actual de la 4btbi§llagióg es inte¡Iretar los obietivos prnpuestos po¡ la gEga!!?aeté! y transfoma o
en acción organizacional a través de la pl¿¡gar:ió& Ie orqanización, ja direcció¡ y el contrcl de todas las
activida¿les realizadas en Ias áreas y niveJes de la em¡¡esa gg4 el fin de alcanza¡ tales objetivos ile la ma¡re¡¿ más
sdecuada a la situaciór¡.

El control es ulr eletrrento del Dlglese administrativo que ¡rcluye todas las actMdades que sg emp¡e¡¡de¡ pam
garantizar que las qpglgglg4gg reales coincidan con las opr:raciones planiñcadas, Todos los
Berentes alc una
orEanización tieDeD Ia obligación de controlar; Por ejemplo, tie¡en que realiza¡ evaluaeiories de los resrüados y
tomar Ia§ medidas necesari¿s para minimiza¡ las ineficienciás. Detalmanera, elcontrol es un elemento clave en
la admipistracióp.
E¡r el prcsente !E&qg se desamollará el control como ü¡a fase del proceso adnrüristraiivo, an¡lizando las
diferentes defniciones empleadas por administradores como Stoner) IBIQL Robbins, entle otros; estu¿ljando su
importancia, su clasiñcación y las áreas de @gggpg[g. Además itrcluiremos el estudio ¿le S casos pnáctico que
p¡esenta la empresa "Bikesports Cl-" eE sus departamentos de adrEi¡istlación, dlsgúg pmduccióp. ñnanzas y
rnercad€o.

El obietivo princiPál de este Eab4iq es est¡rdiar el cont¡ol como elemeuto clave de la administraciótr, que peÍnite
detectai er¡ore.s a tiempó y corregi¡ f¿llas en su debido momento, aplicando así los mecanismos de co¡trol
adecuado para cada caso.

2, El control como fase ilel proceso aüninistrativo

-{ lo lar8o de nuestIas üdas nos vemos envueltos e¡ una serie dc orEanizaciones. ya sean fomales o informales,
que tienen co!¡o propósito alcanzar una meta en co¡nú¡, a través de diversos planes establecidos y a t¡avés de 1os
¡!e!fÉg§ que se posean. Es en ese rnomeflto cua[do ¡race el sentido de la administ¡aeió[, es decir, aquel proceso
que llevau a cabolos miembros deuna organización para logmr capLa¡sus objetil,os.

tá adIginistración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciopes
e,speclñcas que soD: la Dk¡ú§s4s!áA la o¡gar¡izacióq la dirección y el cortmlj estas ed gqEilglkts se conoúrer¡
conro proceso a¿hninistrativo y se puede def,nir como las dil'ersas fuociooes que se debeu realizar para que se
iogren los objetivos con la optima utilización de los recursos.
Este proceso lleva cabo de la siguicnte
Como se puede obsenat estas cllAhos fu¡ciones no son iudependieutes u¡¡a de la ot¡a sino que iDteractúa¡ en
conjunto para logÉr que las organizaciones logren sus metas.
l. Definición De C¡Dtrol

El co¡trol es }a lunciór1 administrativa por medio de la cual se eva]úa el rendinüento.

Para Robbins (1996) el lontrol puede tlefinirse como "el proceso de reEular artividades que aceguren que sc cstán
atmpliendo como tueron plar¡ificadas y corigiendo cnalquier ilesviación significativa" (p.654).
Sin embargo Stonet'(1996) lo deñnc de la si8uierte manera: "El co¡trcl adñi¡istrstivo es e) proceso-quc per¡ilg
Earantüar que las adiüdades recles se ¡justen a las actiridades pitc(tadas" lp.6ro')
_
Mientrils que p¿ra Fayol. citadopor Meünkoff (r99o), el control "Consiste en verificar ¡i todo s¿ realiza conforme
al !¡ogama adoptado, a las orde»es impartidas y a los Dl¡rclplos administr¿tivos...Tiene la flnalidad de señalar
la.s &!tas y los e¡r'ores a fin de que se pueda repararlos y eütar su lepetición". (p.62).
,{nalizando todas las definiciones citadas notámos que el control posee cierlos elemenhs que son bá6ims o
cscnciale;:
. ED primerlugar, se debe llevar a cabo unproceso de supe¡visió¡ delas actMdades ¡ealizadas.
. EB segundo lugar, deben exisür estánda¡es o patrones establecidos para determinar posibles des\iaciones de
los resultados.
. EE uD tercer luSar, el contml perrrite la co¡leccióD de errores, de posibies desüaciones e¡ los ¡aqultadm o e¡
las actividades nializadas.
. Y en úrltimo lugar, a través del proceso de cont¡ol se debe planificar las actividades y objetir.os a realizar,
después dc haber becho las corre((iones necesarias.
 E» conclusión podemos de6¡ir el control como la función que permite la supen,isión y co¡flpar.ación ile ]os
resultados obtenidos contra los resu¡tados espcrados o¡igüralrnente, asegumndo además qüe la aeción dirigida se
esté llevando a cabo dc acuerdo con los planes de la oryanización y dentro de los llEtiIcs de Ia c§tl¡gtura
organizacional.
1. Impofiancia l)el CoDtrol Dentro Del Proceso Administr¡tivo
2- El control se enfocá en evaluar y corregi¡ el desenpeño de las actil,idades de los subordinados pa¡a asegur.ar
que los objetivos y planes de la organiuación se
están lleva¡do a
cabo.
De aquí puede deducirse la gral¡ irnpo¡taDcia qtte tiene el control, púes es solo a través ¿le esia.función que
lograrenros precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir riiáriáciones, identificar los
'¡esftrisables I rorregir dichos errores.
Sin embargo és eonvetiente recordar que no debe existi¡ solo el cont¡ol a posterior.i, si}o que, ¿ü igual que el
planteamiento, debe ser, por lo menos eü paÉe, una labor de previsión. lin este cáso se pucde estudia¡ el
pasado Para determinar lo que ha ocurrido y po¡que los estándares no han sido alcanzados; de esta merera
se puede adoptái las medidas ¡recesarias par¿r que etr el futuro Do se cometa¡r los errores del pasado.
Además sicndo eI contrcl la úttima de las fi.mciones del p¡oceso administ¡ativo, esta cicr¡á el ciclo del
sistema al proveel retroalimentación ¡especto a desüaciones signiflcetiv¿s co[tra el desempeño planeado.
l,a retroalirnentació¡r ¿e información pertinente a p¿rtk de la funeión de coDtroi puede afectar el prcceso de
planeación.

3., .
T¡pg! De Oontrol

Terry (1999) en su I&Ig "ItiDcipios de Administmción" expoDe que existen 3 tjpos de control que son: El control
prclimürar, el coDcu-n:ente yeI de retrcaliúentació¡.
. ColllllFlr¡¡i¡fa., este tipo de control tieue lugar antes de que pri[cipien las opqraciones e iftlu]c la
-creacióD de poliütas, procedimientos l
reglas diseñadas par'a useBurar que las activi¿lades plaueadas seráD
- ejeculadas con propicdad. En vez de espemr los rcsuhados y compararlos con los objctilos es posiblc r.jcr(.cr
une hfluén.ia coltroladora linitando las actiüdades por¿delantado.

Son deseables debido a que permiten a Ia administraci(in e\.itar plqbklq¿ji en lugar' ¿le tener que coüegirlos
después, pero desafoftunadamentc cste tipo de control requicrc tiempo e inlbrmación oportuna y precisa que
süele ser diñcil de desarrolla¡.
Por ejemplo, un geleg:ts de !@IAÁ de una determinada tietrda puede teDer Ia Doli!&a de que todo e¿Ebiq en el
plgglq, respecto a los p¡qglgs publicados, debc ser autorizados por esc to por el gerc¡te, es decir, a ningún
vendedor de campo se le permite que altele algún precio. Con esto se puede ohserlar que el gerc¡te de veltas
lleva un control en su departanrento a través de las polfticas existentes, cuyos empleados deben cumplü para un
mayor tuncionamiento del mismo.
. Cont¡ol concur¡ente, este tipo de coDtrol tiene lusár drrr¡ntc lá frsc de I¡ los planes._e
--,ñ¡luÉ-r,i-rñüü$da¡q-ia.¡.p¡$ropiz:liiói"lciái ^lgiLd9-glecut+l
ii,:;i;;n;;ñirr;s óáiabr¿is, prieddii
aJ&dar a garantüar que el pla¡ será llemdo a cabo en el
""ti"iá"a"i ".E
tiempo esp€clfico y bajo las condiciones requeridas-

La fonBa mejor conocida del csntrol concurrente es la supe¡visión dilecta- Cuaddo ull administrador supervisa
ias a§Ilates de un empleado de manera dirccta, el administ¡ador puede verifiq¡¡ dc forma conc[rrente las
actiüdad€s del
en¡pleado y
cor1.egir los
problemas qt¡e
pue¿lan p¡esentarse.
Po¡ ejemplo, lá Nayor pafte de las computadoras están programadas p¡a ofiEcer a los operadores respu€dt¿s
inmcdi¿tas si se presenta al8in er¡or. Si sc introduce uD comando equivocado, los conlroles del p¡og¡ama
rechazan el comando y toda!'ia ási pueden irdicarle por qué es el emor.

. _- Contml de rctroalimc¡rtación. este tipo de control sc enfoca 6ob¡e el-usede la irdormacrón de los rpsultados
anteriores pam curre8ir ¡osibles desüa, iones futuras de esljndar ar'Fptable.

El colltIol de ¡etroalimentación i¡nplica qse se han rcunido algur¡os datos, se ]ran aná-lizado y se ha¡l regres¿tdo
los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está cqnholando de manera que püedan hacerse

El pri¡rcipál iuco[veniente de este tipo de control €s que en eI moIueflto eIr que et adrniDistmdor liene Ia
infor:¡ación el daqg ya cstá hecho, es decir, se Ilela a cabo despuós de Ia acción.
Por ejeluplo, se tieue UJra ernpresa que tier€ 3 sucusales Aiskibuidas por todo el pais: Súcursal A, Sucursal B y
Sucursal C. El gerente general ha detectado que la suculsal .{ tiene senos ploblemas ñnanciel'os, nrientas que
sr¡s otras dos sucu¡sales cstá. funcjonando coüectamente. Es oquí cuando cl gerente debe dc<'jdi¡ si csta
infbrmación es causa suñciente para cerrar dicha sucr¡rs¿l o deberá cambiar lar cg[¿lggies qlre han ve¡ido
implcmentando.
 o¡i
Control corrertivo. El control concurre¡fe. como su nombre lo indica, se lleva a cabo mientras una
actividad está en proceso. EI control se establece mientras ei trabajo se realiza, la adminisiración
puede corregir los problemas añtés de que se vuelvan dernasiado costosos. La forma mejor
conoc¡da de control concurrente es ¡a supervisión directa. Cuando un adm¡nistrador supervjsa las
acciones de un empleado de manera d¡recta, el administrador puede verificar de manera
concurrente las actividades del empleado.

Control directo. consistente en desarrollar estándares para el desempeño ¡.después cornparar el

rlesentpeño real contra estos estálldares.

Debido a que el control está relacionado tan estrechamente a la planeación, parece obvio que
debe haber una jerarquÍa de tipos de control s¡milar a Ia de la activ¡dad de planeación.
Ciertamente, por lo común existe algún control institucionalglobal con respecto a afirmaciones
generales de los objetivos organ izac¡ona les. Un plan maestro integral diseñado para logr3r tales
ob.jet¡vos tend!'á tarnbién, explícitamente, algún mecanismo de control interconstruido en el
proceso ó en el control que tendrá lugar implícitamente en el proceso administrativo. A medida
que los planes se mueven hacia abajo de Ia escala y cont¡enen más detalles, el mecan¡smo de
control se hace más evidente.

Control Eficaz. Por eso, para qr¡e ur colrlroi sea verdaderanlente eficaz debera;

- Ser cunplendido por quieres utilizarán sus resuitados.

- Prevenir'1as fallas a tiempo para emprerder la acción colrcctiva antes de que sea
demasiado tarde.
- Ser flexible para adaptarse a lc¡s cambios del ambiente organizacional.
- Indicar clararnente la naturaleza de 1a acciól para que sn ejecuc:ión concuertle con el plan.
- Su lengtra.je debe ser de fricil cornprensión.
- llocunrentarse en un Manual de procedimientos.
- Desarollarsc con la pa{icipación activa de todos los involncrados..

lr(
Control preventivol En el rLral se intenla prelenir las desviaciones neBativas de los estándares
asegurando que ios gerentes en todos los niveles apliquen con efectividad los principios
fundamentales de Ia administración.

Es aouel que se efectúa antes de realizar las aclividades. Es el tipo más deseable de control, dado
que prevlene los problemas por anticipado. A este control se Ie llama control para fomentar el
avance debido a que se lleva a cabo antes de la actividad real {se dirige alfuturo). Los coñtroles
preventivos son los mecanismos destinados a d¡sminu¡r errores.
ai Control
corr6ctivo

dl Control
general LJ
e} Control
prüventivo ü
Disposttivos
para el ü
manejo de
información
ü
§) Gráfica
de Gantt
h} PERT
LJ

ü
inve*tigar la* causas de resultád{}s