MANUAL USUARIO

Declaración cifra compras anual proveedor

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 1. Objetivos del Módulo Declaración de cifra

2. Funcionalidades del Módulo Declaración de cifra

2.1. Cuadro de Mandos (lista inicial)

2.2. Proveedores
2.2.1. ¿Cómo declarar la cifra anual de compras, desde la pestaña « Proveedores »?

2.3. Objetos de Negociación

2.3.1. ¿Cómo declarar la cifra anual de compras, desde la pestaña « objetos de
negociación »
2.3.2. Adjuntar objeto de negociación por parte del proveedor, dentro de la pestaña
« objetos de negociación »

3. Control de la declaración del proveedor por Leroy Merlin

4. Acceso al Portal proveedor si Vd., no tiene acceso

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 1. Objetivos del Módulo Declaración de cifra:
Simplificar el proceso de cierre de negociaciones. El cierre de una negociación implica un trabajo de
comprobación de los importes por parte de los proveedores, y de validación de la cifra de compras
declarada, por parte de los equipos de las centrales de compras. La declaración de la cifra es informativa y se
solicita con el fin de detectar posibles diferencias y/o errores en los artículos incluidos en las negociaciones.

Los porcentajes de rappel y/o prestación de servicios se aplican sobre el volumen anual de compras, (1/1 al
31/12), descontadas las devoluciones, sin IVA, entendiéndose por compras a los efectos aquí previstos el
volumen de productos o mercancías realmente recepcionados durante el periodo de cálculo por Leroy
Merlin en sus establecimientos comerciales y plataformas logísticas, así como los recepcionados por los
clientes de Leroy Merlin en sus domicilios particulares.

El objetivo es hacer más fluida la comunicación entre los proveedores y las centrales, para ello contaremos
con:
• Notificación automática (con mail de alerta) del periodo de validez para hacer la declaración anual.
• Notificación automática (con mail de alerta) de las declaraciones rechazadas

2. Funcionalidades del Módulo Declaración de cifra:

• Permite a los proveedores utilizar el nuevo módulo para las declaraciones en el portal de proveedor,
con un vínculo directo a la herramienta interna de Adeo, para la gestión de las negociaciones
(GestAchats)
• Notificación automática del periodo de la declaración de cifra de compras. Pone el módulo a
disposición de los proveedores para la declaración de cifra anual con una notificación automática
avisando de la declaración para el periodo definido.
• Teclear manualmente o cargar en masa las declaraciones de cifra de compra. Permite importar los
ficheros de declaracion de cifra de compra, a partir de un Excel para mejorar la productividad.

Pinchando en el módulo de Declaración de Cifra proveedor podremos acceder a los proveedores

comerciales que el usuario tiene asociado y a las líneas de negociación del proveedor (negociaciones que
aparecen en los convenios firmados entre el proveedor y ADEO, tanto en los contratos península ibérica
como en los convenios internacionales)

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 2.1. Cuadro de Mandos (lista inicial)

Una vez conectado al módulo de declaración proveedor, el usuario es reenviado automáticamente a la

pantalla inicial. El proveedor llega a un cuadro de mandos, en él encuentra los proveedores comerciales
asociados a la persona que consulta, y los objetos de negociación de estos proveedores.

El cuadro de mando nos indica lo que falta por tratar en tiempo real y el número de proveedores y objetos
tratados , para el ejercicio indicado

 Proveedor comercial: Un proveedor puede estar presente en varias secciones y/o familias de leroy merlin, con
números de proveedor diferentes. Cada uno de esos números de proveedor, equivale a un proveedor
comercial.
 Objetos de negociación: equivale a las negociaciones de Rappel (Punto Descuento s adicionales Rappel) y/o
Prestación de servicio (Punto Condiciones de Marketing y promoción) que están negociados en el convenio
vigente.

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 2.2. Proveedores: Declaración Volumen anual de compras
Accedemos a la gestión de proveedores seleccionando la segunda pestaña « Proveedores »
Búsquedas disponibles:
Criterios Generales: ejercicio, central de Compras y sección comercial. Por defecto: ejercicio en curso, Leroy
Merlin España y todas las secciones con las que trabaja el proveedor.
Criterios proveedores: nº proveedor, nombre proveedor y TVA o CIF.

Si rellenamos algún criterio, nos devuelve los resultados asociados a ese criterio.
Si no rellenamos nada, cuando pulsamos en buscar, nos devuelve la lista de proveedores comerciales que el
usuario tiene afectados.

Si ya hay proveedores para los que se han tecleado cifras de compras, no aparecen en la lista. Si queremos
ver todos los proveedores de nuestra lista y poder verificar lo tecleado, es necesario desmarcar
« proveedores comerciales en espera de declaración ». Esta casilla viene clicada por defecto.

Descripción de perímetro en la pestaña « Proveedores »

Significado de los pictos que aparecen y describen el perímetro de las negociaciones Proveedor:
Perímetro específico: las negociaciones que tienen un perímetro específico, son las que
no afectan al 100% de la cifra del proveedor (en Leroy Merlin España, son las que tienen
una serie de referencias excluidas)

Indica que el proveedor comercial no tiene ninguna negociación con perímetro

específico. Es decir, todas las referencias del proveedor participan en la negociación del
proveedor.

Indica que el proveedor comercial tiene negociaciones con perímetro específico, y

que la base de compras de alcance y aplicación están a la espera de la declaración en la
pestaña « objetos de negociación ». Ejemplo: alguna o todas las negos, sólo incluyen una
serie de artículos. La base de compras de esa negociación, está compuesta por las
compras realizadas de esos artículos.

Indica que el proveedor comercial tiene negociaciones con perímetro específico y

que la base de compra de alcance y aplicación, ya han sido declaradas.

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 2.2.1 ¿Cómo declarar la cifra anual de compras, desde la pestaña « Proveedores »

La declaración de cifra desde esta pantalla se hará de forma global, y solo podrá hacerse para las
líneas que no tienen perímetros específicos negociados. Es decir, sólo se podrá declarar la cifra
anual de compras desde la pestaña proveedor, cuando la cifra que se tenga en cuenta en las
negociaciones, sea la cifra total de compras del proveedor.
Si un proveedor no tiene perímetros específicos en ninguna línea, declarará todo desde esta
pestaña. Si tienen unos objetos con perímetro específico y otros no, declarará desde esta pestaña,
los que no lo tiene y desde la pestaña objetos de negociación los que sí lo tienen.

La declaración puede realizarse de dos maneras:

• Manualmente: para declarar la cifra de manera manual pulsamos en el lápiz. A continuación, se

abrirá una ventana. En ella se puede declarar la cifra anual.

Teclear la cifra de compras anual y validar el tecleo. Puede también teclear un comentario (no
obligatorio). La cifra bajará automáticamente a los objetos de las negociaciones, sin perímetro
especifico (100% de la cifra forma parte de la negociación)

* Perímetro específico: hace referencia a la lista de artículos, proveedores y/o tiendas que componen la cifra de compras de
una negociación. Ejemplo: una negociación que sólo afecta a una serie de productos, una negociación que excluye una serie
de productos, una negociación que sólo afecta a algunas tiendas. Etc.
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• Carga en masa de las cifras ( Fichero Excel)

Clicamos en la lupa para buscar las negociaciones a teclear, y las exportamos en Excel. 1
El Excel que se ha exportado, puede rellenarse. Las columnas a rellenar están indicadas en verde. No
suprimir esas columnas. Guardar y cerrar el fichero.

Adjuntar el fichero en « Examinar ». 2

Por último, clicar en « import Excel » para incluir en masa los datos. 3

2 3 1

1 Exportar los proveedores comerciales vinculados al proveedor

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Tecleamos las cifras en la columna « Compra declarada». En Leroy Merlin España la declaración de cifra es
anual, por lo que las columnas mensuales no se tienen que rellenar, pero no se deben eliminar.

Guardar y cerrar el fichero.

2 Adjuntar el fichero en « Examinar ».

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 3 Por último, clicar en « import Excel » para incluir en masa los datos.

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 2.3. Objetos de Negociación: Declaración Volumen anual de compras

Accedemos a la gestión de los objetos de negociación proveedor, seleccionando la tercera pestaña

« Objetos de negociación ».
Sólo habrá que declarar la cifra anual de compras desde la pestaña « Objetos de negociación », cuando hay
perímetros específicos en los objetos de negociación. Si no los hay, se declarará desde la pestaña
« Proveedores ».
Búsquedas disponibles:
Criterios Generales: ejercicio, central de compras, sección comercial. Por defecto: ejercicio en curso, Leroy
Merlin España y todas las secciones con las que trabaja el proveedor.
Criterios proveedores: nº proveedor, nombre proveedor y TVA o CIF.
Criterios de negociación: Tipo de carpeta / dossier (negociación península ibérica o negociación
internacional), naturaleza, nº objeto de negociación y designación jurídica
Si rellenamos algún criterio, nos devuelve los resultados asociados a ese criterio, si no rellenamos nada, la
búsqueda nos traerá todos los resultados de los proveedores que tenga asociado el usuario.

2.3.1. ¿Cómo declarar la cifra anual de compras, desde la pestaña « Objetos de negociación »?

En el caso de haber declarado un objeto sin perímetro específico desde la pestaña «Proveedor», la cifra
declarada, bajará de manera automática a los objetos del proveedor. En caso de necesitar modificar esta
cifra, debe hacerse desde la pestaña «Proveedor»

Las negociaciones que tienen un perímetro específico, se muestran en la declaración de cifra de compras del
proveedor con base de alcance (lo que se tiene en cuenta para el cálculo de la tasa) y/o la aplicación (lo que
se toma en cuenta para la aplicación de la tasa).

Cada línea recoge las siguientes informaciones: Central, N° de sección, N° de proveedor, Nombre de
proveedor, Tipo de dossier o carpeta (si es Península Ibérica o Internacional), Naturaleza del objeto,
descripción jurídica, descripción complementaria, % alcanzado o fijo negociado.

La declaración en la pestaña objetos de negociación también puede hacerse de dos maneras:

• Manualmente, se teclean los siguientes campos: base de alcance y/o la aplicación. Si la negociación es
fija (tasa o importe fijo) la base de alcance aparece sombreada en gris (inactiva) porque no hay cifra que
declarar.
* Opcional: Teclear un comentario para la negociación.

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IMPORTANTE: El proveedor puede verificar el perímetro de artículos que se tienen en cuenta en una
negociación, clicando en la info. Se generará un fichero Excel con la lista de todos los artículos que se tienen
en cuenta en esa negociación.

Fichero que Exportamos si la negociación tiene un perímetro específico, y queremos comprobarlo

El fichero Excel nos identifica los artículos que se tienen en cuenta y los que no se tienen en cuenta. En la
columna “O” puede filtrar los artículos incluidos en la negociación.

Es importante prestar atención, porque la lista de artículos puede ser diferente para la base de alcance y la
base de aplicación. Comprobar los dos ficheros.

Base de alcance: Listado de artículos cuyas compras se tienen en cuenta para alcanzar el % de una
negociación de rappel.

Base de aplicación: Listado de artículos cuyas compras se tienen en cuenta para aplicar el % alcanzado en una
negociación de rappel.

Esta distinción entre base de alcance y aplicación, sólo aplica a las condiciones de rappel así negociadas.

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• Carga en masa de las cifras ( Fichero Excel)
El sistema nos da la opción de exportar en formato Excel, los objetos de negociación vinculados a un
proveedor comercial, para el que hemos realizado la búsqueda. El fichero recupera la información de los
campos que aparecen en nuestra búsqueda.

Para ello, clicamos en la lupa para buscar las negociaciones a teclear, y las exportamos en Excel. 1
El Excel que se ha exportado, puede rellenarse. Las columnas a rellenar están indicadas en verde. No
suprimir esas columnas. Guardar y cerrar el fichero.
Adjuntar el fichero en « Examinar ». 2
Por último, clicar en « import Excel » para incluir en masa los datos. 3

1 Exportar la declaración del proveedor para los objetos de la negociación

El sistema nos da la opción de exportar en formato Excel, los objetos de negociación vinculados a un
proveedor comercial, para el que hemos realizado la búsqueda.
El fichero recupera la información de los campos que aparecen en nuestra búsqueda.

2 3 1

Fichero que Exportamos con las negociaciones existentes del proveedor

Las columnas a rellenar están indicadas en verde. Esas columnas, No se deben suprimir. Una vez
rellenada la información, guardamos el fichero y lo cerramos.

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 2 Adjuntar el fichero en « Examinar ».

3 Por último, clicar en « import Excel » para incluir en masa los datos.

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2.3.2. Adjuntar objeto de negociación por parte del proveedor, dentro de la pestaña « objetos de
negociación »
Si el proveedor no encuentra uno o varios de los objetos de los que tiene negociados, en esta pantalla, tiene
la posibilidad de adjuntarlos. Clicando en « creación de línea de negociación », se abre una ventana.

Para adjuntar un objeto, rellenamos los datos y clicamos validar

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El nuevo objeto se adjunta a la lista con la descripción « ligne crée fournisseur/ línea creada por el
proveedor ». Esta línea se adjunta también en la exportación a Excel.

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 3. Control de la declaración del proveedor por Leroy Merlin:

El asistente de producto asociado al proveedor comercial:

Recibe un mensaje de notificación enviado automáticamente por el portal, con la lista de objetos que
componen la declaración del proveedor comercial.

Una ventana aparece y pregunta si quiere validar o rechazar la declaración del proveedor con la opción de
añadir un comentario explicativo en GestAchats (herramienta interna de Adeo para la gestión de las
negociaciones)

A partir del momento en que el asistente valida la cifra de compras en GestAchats, el proveedor no podrá
modificar la declaración. En el caso de necesitar modificarla, debe contactar directamente con su
interlocutor en la central de compras correspondiente.

Si el asistente de producto rechaza la declaración, se envía una alerta por mail a la persona que la tecleo en
el portal proveedor.

La declaración de la cifra es informativa, y se solicita con el fin de detectar posibles diferencias y/o errores en
los artículos incluidos en las negociaciones.

* Recordatorio: Los porcentajes de rappel y/o prestación de servicios se aplican sobre el volumen anual
de compras, (1/1 al 31/12), descontadas las devoluciones, sin IVA, entendiéndose por compras a los
efectos aquí previstos el volumen de productos o mercancías realmente recepcionados durante el
periodo de cálculo por Leroy Merlin en sus establecimientos comerciales y plataformas logísticas, así
como los recepcionados por los clientes de Leroy Merlin en sus domicilios particulares.

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 4. Acceso al Portal proveedor si Vd., no tiene acceso

Si Ud. no tiene acceso al módulo, por favor contacte con el administrador del portal de su
organización. El deberá crear su usuario, en el caso de que no lo tenga y darle acceso al módulo.

ACCESOS PROVEEDOR

• Para poder acceder al Módulo de declaración de compras, antes el administrador de la cuenta

(proveedor) debe dar acceso al módulo, al contacto elegido. Dicha gestión la debe realizar desde
Gestión de cuentas.
• En el caso de ser la primera vez que acceden al Portal, el administrador, debe dar de alta a los
contactos, gestionar las misiones (al menos las obligatorias) y finalmente dar acceso a los diferentes
módulos.
Acceso a la descarga del
Manual del usuario completo

El administrador interno del proveedor, es el encargado de:

<= Crear, modificar y eliminar los contactos del proveedor. Estos contactos
alimentan nuestros sistemas de información.
<= Asociar las misiones/funciones a esos contactos. Imprescindible asociar,
mínimo, las funciones obligatorias.
<= Dar acceso a los contactos, a los módulos existentes

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 En la pantalla de Gestión de cuentas, debemos acceder a la pestaña de Gestión de accesos.

Dar acceso al contacto elegido por el administrador. Desde el mismo momento de guardar los cambios, la
persona tendrá acceso al Módulo de declaración de la cifra de compras.

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