Materia: Sistema de Información

Tema # 2
Docente: Msc. Ernesto Vargas Vaca

Diagramas de flujos y
Formularios
INTRODUCCION A DIAGRMAS DE FLUJOS
• El diagrama de flujo o flujograma o diagrama
de actividades es la representación gráfica
de un algoritmo o proceso. Se utiliza en
disciplinas como programación, economía,
procesos industriales y psicología cognitiva.

• Los diagramas de circuito o flowchar no son

otra cosa que la representación grafica
mediante símbolo de un proceso administrativo.
INTRODUCCION A DIAGRMAS DE FLUJOS
• Definición

Se conoce como diagramas de flujo a aquellos

gráficos representativos que se utilizan para
esquematizar conceptos vinculados a la
programación, la economía, los procesos
técnicos y/o tecnológicos, la psicología, la
educación y casi cualquier temática de análisis.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS
• Ejemplo de diagrama de flujo
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Los diagramas de flujo se dividen

en columnas de diagramación
representando cada una de ellas
una estación de procesamiento y
representa a personas, secciones,
departamentos, etc.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

El numero y tamaño de las

columnas dependerá de la
extensión y complejidad del
procedimiento, en principio tantas
columnas de igual tamaño, como
estación de procesamientos que
intervengan
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Sin embargo el espacio suficiente para

representar a los símbolos y a las
normas descriptivas, también pueden
agruparse dos o mas sectores de
escasa intervención en una columna
denominada varios y/o aumentar el
numero de columnas.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Beneficios de los Diagramas de Flujo.-

*Reemplazan a los métodos narrativos y
cuestionarios, en forma clara para una
mejor interpretación del diagrama.
*Se obtiene una visión mas amplia y global del
procedimiento que se esta estudiando.
*Cualquier procedimiento desde el mas simple
hasta el mas complejo puede ser
relevado y descriptivo.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Beneficios de los Diagramas de Flujo.-

*Permite una menor sistematización de
la información que se va a exhibir.
*Permite mas fácilmente prevenir
pasos innecesarios, falta de
control, exceso de formularios,
cuellos de botella, etc.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Beneficios de los Diagramas de Flujo.-

*Permite la actualización de los
procesos administrativos y los
circuitos modificados.
*Permite una comparación más rápida
entre el sistema antiguo y el
sistema propuesto.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Desventajas de los Diagramas de Flujo.-

La principal limitación surge de la
limitada capacidad de las técnicas de
diagramación para representar la
totalidad de situaciones que se
presentan en el procedimiento.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Normas de Diagramación.-
Son recomendaciones generales para una
correcta utilización de los cursogramas, su
finalidad es la simplicidad y claridad que
debe tener el diagrama de flujo, para tal
efecto tenemos la siguiente:
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Normas de Diagramación.-
Diseño de arriba hacia abajo.- La practica
señala que el diseño se lo debe realizar
evitando en lo posible que las líneas de
transporte se dirijan hacia arriba. Debemos
diagramar de arriba hacia abajo.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Normas de Diagramación.-
Eliminación de los cruces de línea.-

Se debe diagramar evitando en lo posible

los cruces de las líneas de transporte.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Normas de Diagramación.-
Utilización del puente.-
En aquellos casos en los cuales sea
necesario graficar un cruce de línea se
utilizara el puente, para identificar
claramente la dirección de la línea de
transporte.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Normas de Diagramación.-
Utilización de colores o sombreado.- No
se debe utilizar diversos colores y
sombreado en el diagrama, su uso tiende a
crear dificultad de diagramación y
comprensión. Se deberá utilizar diversos
colores simplemente para las columnas del
diagrama.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS
Ubicación de las columnas.-
Existen tres formas para ubicar las columnas:

1.-Orden en que van apareciendo en el

procedimiento
2.-De acuerdo a la simplicidad y claridad del
diagrama resultante
3.-Disposición física de las personas o sectores
involucrados en el procedimiento.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las columnas.-

1.-Orden en que van apareciendo en el
procedimiento
Los dos primeros puntos son los
comúnmente utilizados, la practica señala
que el diseño del diagrama se lo debe
realizar de acuerdo al criterio del inciso uno,
esto para demostrar la secuencia lógica del
procedimiento.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las columnas.-

2.-De acuerdo a la simplicidad y claridad
del diagrama resultante

Si de simplicidad o claridad se trata,

entonces nos ubicaremos en el inciso dos,
para estar de acuerdo al criterio del analista.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las columnas.-

3.-Disposición física de las personas o
sectores involucrados en el
procedimiento
El tercer criterio se usa cuando se quiere
medir en forma muy elemental el recorrido
físico de una persona, formularios o
sectores que se esta estudiando.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las normas descriptivas.-

Existen tres formas:

1.- En hojas independientes

2.- A un costado del diagrama, derecho o izquierdo
de la hoja
3.- Inclusión de palabras o frases dentro del dentro
del diagrama.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las normas descriptivas.-

1.- En hojas independientes

La Primer forma expresada se debe realizar en

hoja independiente y en otra hoja el diagrama. Su
limitación surge porque se tiene en hojas
independientes, donde su interpretación se hace
dificultosa
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las normas descriptivas.-

1.- En hojas independientes
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las normas descriptivas.-

2.-A un costado del diagrama, derecho o
izquierdo de la hoja
El Segundo criterio es la combinación de símbolos
y aun costado una sintética descripción del
procedimiento que se esta estudiando. Su
limitación es el tamaño del procedimiento que
seria imposible representar en su totalidad el
numero de columnas (tamaño de la hoja).
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las normas descriptivas.-

2.-A un costado del diagrama, derecho o izquierdo de la hoja
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las normas descriptivas.-

3.-Es la inclusión de palabras o frases dentro
del diagrama.
Este nos permite una fácil interpretación e
identificación de los pasos del procedimiento. Sin
embargo su limitación surge de una gran cantidad
de palabras o frases dentro del diagrama que,
puede dificultar la claridad y simplicidad del
diagrama.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

Ubicación de las normas descriptivas.-

3.-Inclusión de palabras o frases dentro del diagrama.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Es la representación
grafica de un procedimiento
atravez de símbolos.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Operación.-
Representa principalmente a las acciones que dan
origen a un formulario o agregan información a
este.
Representa también toda acción no prevista por
otros símbolos.
Se colocara dentro del símbolo las iniciales o las
primeras letras de lo que se quiere representar
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Control.-
Mecanismo que verifica que a sido
controlada cierta acción. Dentro del símbolo
se colocara lo que se quiere representar o lo
que se esta controlando.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Operación y Control.-
Representa acciones que necesariamente
deben ser sujetas a control permanente.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Conectores.-
Circuito o conjunto de operaciones que se
encuentran graficados en otro diagrama, se
utiliza también para indicar que el
procedimiento continua en la siguiente
estación de procesamiento.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Transporte de Formulario.-

Flujo físico de información que se traslada

de una estación de procesamiento a otra o
en la misma estación, la flecha indica la
dirección del transporte.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Formulario.-
Flujo de información que circula o
representa formularios, documentos,
cheques. Dentro del símbolo se colocara las
iniciales o las primeras letras del formulario
que se quiere representar.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Formulario.-
Si se quiere representar mas de una copia,
se superponen tantas figuras como copias
que se emitan y a lado superior derecho el
numero de las copias. Ejemplo: “cero”
original, “uno” copia 1, “dos” copia 2.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Destrucción.-

Eliminación física de un formulario o soporte

de documentación de este.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Desglose.-
Distribución de un conjunto de formularios o
copia de un mismo formulario, que serán
sometidos a distintas operaciones.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Alternativa.-
Puede colocarse una alternativa en
diferentes ocasiones como por ejemplo
después de cada control pero su uso debe
limitarse a situaciones relevantes.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Alternativa.-
Dentro del símbolo debemos representar la
alternativa que debe limitarse solamente a
dos situaciones Si o No de lo contrario se
crea problema de interpretación y
comprensión del diagrama.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Archivo Definitivo.-
Almacenamiento de información o
documentación que no será sometido a otro
procedimiento, salvo para consulta,
revisiones o auditorias
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

SIMBOLOGIA.-
Archivo Transitorio.-
Almacenamiento de documentación que
tiene que ser sometido o agregar
información en otra estación de
procesamiento.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

• Ejemplo.-Mediante los diagramas de flujo elabore el comprobante

de pago con cheque de acuerdo al siguiente procedimiento:

• Proveedor, De un bien o servicio se apersona con sus facturas para recibir

su pago presentándolo a tesorería

• Tesorería, Recibe del proveedor la documentación y elabora una planilla

de facturas para su pago, toda esta documentación envían a gerencia
administrativa y financiera
 DIAGRAMAS DE FLUJOS
• Ejemplo.-Mediante los diagramas de flujo elabore el comprobante de
pago con cheque de acuerdo al siguiente procedimiento:

• Gerente Administrativo Financiero, Recibe del tesorero el listado general de

pagos, verifica su contenido y consulta con su estado de efectivo, si tiene fondo
firma el listado general de pago, autorizando la cuenta bancaria a debitar y la
elaboración del comprobante de pago enviándolo a tesorería. Si no cuenta con
fondos archiva en forma temporal.

• Tesorería, Recibe la documentación del gerente administrativo y financiero,

verifica que este debidamente autorizado y procede a la elaboración del
comprobante de pago en original y dos copias adicionalmente elabora el
respectivo cheque, firmando en la casilla de elaborado por y lo envía al
contador.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS
• Ejemplo.-Mediante los diagramas de flujo elabore el comprobante de
pago con cheque de acuerdo al siguiente procedimiento:

• Contador, Recibe el comprobante de pago y la documentación respaldatoria,

verifica que los saldos de las facturas coincidan con el importe del comprobante
y el cheque, verifica que exista el pasivo, revisa la apropiación contable, si esta
todo OK firma en la casilla de revisado por: enviándolo posteriormente a la
gerencia administrativa y financiera. Si no esta conforme devuelve a tesorería
con las observaciones encontradas.

• Gerencia Administrativa y Financiera, Recibe del contador el comprobante

de pago y la documentación de respaldo, revisa su contenido que existan las
recepciones de producto o prestación de servicio si todo esta bien firma en la
casilla de visto bueno y lo envía a la gerencia general. Si no esta de acuerdo
devuelve al contador con las observaciones encontradas.
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

• Ejemplo.-Mediante los diagramas de flujo elabore el comprobante

de pago con cheque de acuerdo al siguiente procedimiento:

• Gerente General, Recibe de la gerencia administrativa y financiera el

comprobante de pago, el cheque y la documentación que lo respalda, revisa
los importes y firma el cheque y el comprobante, posteriormente lo envía a
tesorería para su desglose.

• Tesorería, Recibe del gerente general el comprobante de pago y la

documentación de respaldo, revisa que haya cumplido con el control
interno de la empresa que este debidamente firmado, si todo esta OK
procede a su desglose de la siguiente manera:
 DIAGRAMAS DE FLUJOS

• Ejemplo.-Mediante los diagramas de flujo elabore el comprobante

de pago con cheque de acuerdo al siguiente procedimiento:

• Tesorería, La copia uno y el cheque entrega al proveedor obteniendo

primeramente su firma una fotocopia del carnet de identidad o sello de la
empresa. El original y la documentación de respaldo envía a contabilidad
para su archivo de forma numeral, cronológica y definitiva. La copia dos
archive en tesorería en forma definitiva para consulta.
• Se Pide.
Mediante diagramas de flujo, elabore este procedimientos del comprobante
de pago:
Resuelto mediante diagramas de flujos
FORMULARIOS

• Tenemos tres tipos de formularios mas

utilizados:
• 1.-Formulario común o tradicional
• 2.-Formulario continuo
• 3.-Formulario de pantalla.
FORMULARIOS
• Concepto.-
Un formulario es un documento utilizado
para la recolección de datos de manera
estructurada. Es un diseño físico o digital
que comunica y transmite información de
tipo cuantitativo y cualitativo para uso
interno y externo de la empresa.
FORMULARIOS

• 1.-Formulario Común, Es aquel formulario

que su diseño y llenado se la realiza en forma
manual, como ser recibos y notas de ventas,
facturas, etc.
• Se debe considerar para su elaboración lo
siguiente:
FORMULARIOS
• 1.-Formulario Común o tradicional
• *Membrete de la empresa en la parte superior izquierda
• *Fecha de elaboración
• *Tipo de papel para el original y las copias
• *Tamaño del formulario para facilitar su archivo y empastado
• *Ubicación secuencial de los datos que contenga el formulario
• *Espacio suficiente para insertar las firmas de las personas que
intervienen en el formulario
• *Tipo de impresión a utilizar
• *Tipo de acabado del formulario (bloc ó talonario)
• *Numeración pre-impresa
• *Decidir si se utilizara carbónico al dorso, movible o copia química.
FORMULARIOS
• 2.-Formulario Continuo
Este formulario se realiza con la ayuda de un
computador y su característica es que viene en
línea continua. Se debe considerar:
FORMULARIOS
• 2.-Formulario Continuo
*Cantidad de caracteres horizontales y verticales
que se pueden imprimir en el papel
*Tamaño del formulario (media carta, carta,
medio oficio, oficio y doble oficio
*Membrete de la empresa
*Lugar y fecha de emisión
*Nombre del formulario en una parte visible
*Línea de división para cada tipo de información
*Tipo de impresora a utilizar
*Datos numerales y literales del formulario.
FORMULARIOS
• 3.-Formulario de Pantalla
Es aquel que su diseño se lo realiza en un
computador considerando el numero de
caracteres horizontales y verticales que se
puedan visualizar en la pantalla, considerando
lo siguiente:
FORMULARIOS
• 3.-Formulario de Pantalla
*Cantidad de caracteres que entran en la pantalla
*División o sectorización de los datos literales y
numéricos
*Tipo de pantalla a utilizar

Las ventajas de este formulario es ahorro de

tiempo, trabajo en línea de todas las operaciones,
sistematización y uniformidad de datos.
Muchas Gracias