CÓDIGO:

DA – F– 103 – 35.004

CIRCULAR VERSIÓN 00

Alcaldía Municipal de FECHA ELAB Junio-2020

Floridablanca FECHA APROB Junio 12-2020
SECRETARIA DE HACIENDA
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

CIRCULAR N°003

Floridablanca, 29 de octubre de 2021

DE: ÁREA DE GESTIÓN CONTABLE ADSCRITA A LA SECRETARÍA

DE HACIENDA

PARA: SUPERVISORES DE CPS DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE

FLORIDABLANCA.

ASUNTO: NUEVO PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACION DE

CUENTAS – IMPLEMENTACIÓN SECOP II.

Debido a la implementación del SECOP II, para los procesos contractuales, el área
de gestión contable, dentro de sus procesos de mejora continua, ha decidido
reformar el procedimiento de revisión de cuentas, teniendo en cuenta que todos los
contratistas deberán cargar las cuentas derivadas de su relación contractual al
mencionado sistema.

Con el ánimo de hacer los procesos más eficientes, a partir del 02 de Noviembre de
2021 cada secretaría de la Alcaldía Municipal, tendrá asignados revisores de
cuentas, designados por el área de Gestión Contable, para que estos realicen la
revisión y verificación de cuentas, correspondientes de la secretaría que les sea
asignada.

Con lo anterior se pretende crear un enlace directo entre supervisores y revisores,

con el fin de garantizar una comunicación efectiva.

Calle 5 No. 8-25 Casco Antiguo Floridablanca Atención: www.floridablanca.gov.co

Tels: (5)(7) 6497777 – 6497603 FAX 6497583 Lunes a Viernes www.facebook.com/Alcaldia-Municipal-de-Floridablanca
E-mail: contactenos@floridablanca.gov.co 8:00 am a 12:00 y
NIT 890.205.176-8 2:00 pm a 6:00 pm
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Por lo anterior se ha establecido que cada Secretaría de la Alcaldía Municipal,

contará con un correo exclusivo para la radicación de sus cuentas, a través del cual
los revisores mantendrán comunicación con los supervisores sobre el estado de las
cuentas radicadas; es decir que en caso que el contratista deba realizar
correcciones, el respectivo revisor, informará al supervisor a través del correo
electrónico establecido, las modificaciones que se deberán efectuar para que la
cuenta quede acorde a los parámetros establecidos; una vez la cuenta cumplan
dichos parámetros, el revisor informara esta situación al supervisor para que este
pueda continuar con el proceso correspondiente.

Es de resaltar que la labor realizada por los revisores adscritos al Área de Gestión
Contable, no suprime las obligaciones aceptadas por los supervisores para los
contratos a su cargo:

“Otras obligaciones del supervisor:

(..) 9. Revisar las cuentas de cobro en los tiempos estipulados en el Procedimiento
de Radicación, Digitalización, Contabilización y Pago de Cuentas FP-PR-
300-12, con todos sus anexos.
10. Verificar la afiliación y el pago de la Seguridad Social, Pensión y Riesgos
Profesionales.
11. Verificar y certificar las evidencias generadas durante la ejecución del
contrato (..)”

Los correos establecidos para la radicación de cuentas de cada secretaría son los
siguientes:

alc.cuentas.general@gmail.com Cuentas General

alc.cuentas.contratacion@gmail.com Cuentas Contratación
alc.cuentas.juridica@gmail.com Cuentas Jurídica
alc.cuentas.interior@gmail.com Cuentas Interior
alc.cuentas.infraestructura@gmail.com Cuentas Infraestructura
alc.cuentas.planeacion@gmail.com Cuentas Planeación
alc.cuentas.salud@gmail.com Cuentas Salud
alc.cuentas.hacienda@gmail.com Cuentas Hacienda
alc.cuentas.ambiental@gmail.com Cuentas Ambiental

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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

alc.cuentas.educacion@floridablanca.gov.co Cuentas Educación

alc.cuentas.social@floridablanca.gov.co Cuentas Social
alc.cuentas.turismo@floridablanca.gov.co Cuentas Turismo

El procedimiento completo y detallado se encuentra en el instructivo de aprobación

de cuentas Secop II, en el cual se relacionan nuevos lineamientos para la
presentación de las cuentas de la siguiente forma:

DOCUMENTOS REQUERIDOS PRIMERA CUENTA: los documentos deberán ir

en un solo archivo formato PDF, nombrado “CUENTA 1 -(nombre del
contratista), y deberán estar organizados de la siguiente manera:

1. Obligación contraída
2. Acta de informe de actividades
3. Soporte de pago de aportes al sistema de seguridad social
4. Certificado de cuenta bancaria
5. Certificado de afiliación al fondo de pensión
6. Certificado de afiliación a salud
7. Formato de ingresos y retenciones
En otro archivo PDF se deben relacionar las evidencias, el cual deberá ir nombrado
como “EVIDENCIAS CUENTA 1”

1. Evidencias de las actividades realizadas

(EL RUT Y EL CERTIFICADO DE AFILIACION DE ARL YA NO SE ANEXARÁN EN
LA PRIMERA CUENTA, DEBIDO A QUE LA SECRETARIA DE HACIENDA PODRA
EVIDENCIAR ESTOS DOCUMENTOS EN LA PLATAFORMA GD)

DOCUMENTOS CUENTAS SIGUIENTES: los documentos deberán ir en un solo

archivo formato PDF, nombrado “CUENTA __ -(nombre del contratista), y
deberán estar organizados de la siguiente manera:

1. Obligación contraída
2. Acta de informe de actividades
3. Soporte de pago de aportes al sistema de seguridad social

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En otro archivo PDF se deben relacionar las evidencias, el cual deberá ir nombrado
como “EVIDENCIAS CUENTA ___”

1. Evidencias de las actividades realizadas

DOCUMENTOS CUENTA FINAL: Los documentos deberán ir en un solo

archivo formato PDF, nombrado “CUENTA FINAL -(nombre del contratista), y
deberán estar organizados de la siguiente manera:

1. Obligación contraída
2. Acta de terminación del contrato
3. Informe final de actividades (solo deben relacionarse las actividades del
último periodo cumplido)
4. Soporte de pago de aportes al sistema de seguridad social
En otro archivo PDF se deben relacionar las evidencias, el cual deberá ir nombrado
como “EVIDENCIAS CUENTA FINAL”
1. Evidencias de las actividades realizadas
(EL INFORME FINAL DE ACTIVIDADES YA NO SERÁ EL CONSOLIDADO DE
TODA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO SINO LO CORRESPONDIENTE AL
ULTIMO PERIODO DE EJECUCIÓN)

NOTA: En caso de que para una cuenta se reporten dos supervisores para el
periodo en cuestión deberá anexar resolución o carta de encargo.

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACION DE CUENTAS

1. El contratista deberá publicar la cuenta con los documentos mencionados

anteriormente en SECOP II debe ir previamente firmada por el mismo.
2. El supervisor deberá descargarla y revisar la veracidad de la información
suministrada por el contratista.
3. El Supervisor una vez revisada y firmada, este deberá remitir la cuenta al
correo institucional establecido para la revisión de cuentas de cada
secretaría.

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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

4. Una vez la cuenta sea recibida por el encargado de este proceso se

procederá con la verificación.
5. En caso de no cumplir con los requisitos, esta será devuelta al correo
institucional, con las respectivas indicaciones del motivo de su devolución.
6. Si la cuenta cumple con los requisitos, se dará respuesta a través del correo
institucional, por parte del revisor para que el supervisor proceda a cargar los
documentos ya aprobados y firmados por El, en el SECOP II, de la forma
establecida en el instructivo emitido por la oficina de contratación.

Atentamente,

ALBERTO BARON CANDY PABON RODRIGUEZ

Secretario de Hacienda Profesional Especializado Área
Gestión Contable

proyectó: Paola Betancour Salazar

abogada contratista - secretaria de hacienda

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