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Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de

Hardware y Software de la Sede Central y demás dependencias


del Ministerio de Relaciones Exteriores

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN


Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
ÍNDICE GENERAL

Pág.
PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................................................ 4

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................................... 5
I. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE 6
II. OFICINA RESPONSABLE ................................................................................................. 6
III. OBJETIVOS: .................................................................................................. 6
3.1 GENERAL.......................................................................................................................................................................................6

3.2 ESPECÍFICOS: ..................................................................................................................................................................6


IV. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE ............................................ 7
4.1 FACTORES QUE DETERIORAN UN EQUIPO DE CÓMPUTO ........................................................................... 7
4.1.1 Factores ambientales ...............................................................................................................................................7
4.2 VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO DE PREVENTIVO HARDWARE: ............................................................ 8
4.3 PROCEDIMIENTOS DEL PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE................................ 8

4.4 Diagrama de Flujo del Mantenimiento Preventivo de Hardware ..................................................................... 9


4.5 ACTIVIDADES Y MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE .. 11
4.6 NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE ...... 12
4.7 FALLAS Y RECOMENDACIONES COMUNES DESPUÉS DE HABER DESARROLLO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE
HARDWARE ................................................................................................................................................................ 12

4.7.1 Códigos de error al arranque de la PC: ..................................................................................................... 12

4.7.2 Averías de la pila o batería .......................................................................................................................... 13


4.7.3 Averías en el microprocesador .................................................................................................................. 13
V. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SOFTWARE ......................................................................... 14
5.1 PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SOFTWARE ....................................... 17

5.1.1 Revisión de Instalación por Setup ............................................................................................................. 17


5.1.2 Desfragmentación del Disco Duro.. ........................................................................................................... 17
5.1.3 Eliminación de archivos TMP.. ................................................................................................................... 18

5.1.4 Liberación de espacio en Disco Duro. ...................................................................................................... 18

5.1.5 Ejecución de Antivirus ........................................................................................................................................ 18


5.1.6 Copia de Seguridad.. ........................................................................................................................................... 18
5.1.7 Scandisk ................................................................................................................................................................. 19

5.2 Diagrama de flujo del mantenimiento de Software ........................................................................................... 20


VI. PLANTILLAS DE PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ……………………………….…………………21
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
6.1 PLANTILLAS DE PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ........................................................21
6.1.1 HOJA DE PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE .............. 21
6.1.2 HOJA DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE ....... 22
6.1.3 INFORME DE LA INSTALACIÓN DEL SOFTWARE ..................................................................... 23

6.1.4 PROGRAMACIÓN ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE ........................... 24


6.1.6 DIAGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO MRE-OTI: HARDWARE-SOFTWARE 26
VII. CONCLUSIÓN ................................................................................................................ 27
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y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores

PRESENTACIÓN

La Oficina de Tecnologías de Información, ha elaborado manual de procedimiento Mantenimiento


correctivo y preventivo de computadoras de escritorio y computadoras portátiles, para la sede central
y demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, con la finalidad de optimizar la vida
útil de los equipos de cómputo, evitando interrupciones innecesarias, y garantizando la continuidad
de los servicios brindados por la institución.
La ejecución del presente plan ayudará a mantener en óptimo estado los bienes informáticos de
hardware y software implementados en la institución, disminuyendo las acciones correctivas que
puedan presentar los equipos, garantizando el normal desarrollo de las tareas administrativas y
continuidad de los servicios brindados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
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Relaciones Exteriores

INTRODUCCIÓN

La elaboración y ejecución del manual de procedimiento de Mantenimiento correctivo y preventivo de


computadoras de escritorio y computadoras portátiles, para la sede central y demás dependencias
del Ministerio de Relaciones Exteriores; es con la finalidad de mantener los equipos en óptimo estado
operativo y evitar fallas e interrupciones innecesarias.
El mantenimiento preventivo de los equipos informáticos reduce incidencias originadas con el uso
constante de los mismos, teniendo como finalidad elevar su optimización y vida útil, evitando a gran
escala fallas e interrupciones que perjudiquen al área usuaria en la continuidad de sus labores y
atrasen la productividad de la institución.
Para desarrollar un trabajo de mantenimiento eficiente es necesario el control, la planeación y la
asignación correcta de funciones, buscando reducir costos; y tiempos perdidos para la continuidad de
los servicios desarrollados por los funcionarios públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
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Relaciones Exteriores
I. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE

El mantenimiento preventivo de las herramientas tecnológicas con las que cuenta el Ministerio de
Relaciones Exteriores, tiene como propósito realizar periódicamente tareas de limpieza, verificación y
afinación de todos los equipos de cómputo, sean estas unidades de entrada, salida, unidades de
almacenamiento o software en términos de configuración, instalación y optimización. Estas tareas
serán realizadas en base a una planificación, cronograma de trabajo y normas de seguridad
establecidas.
Con el mantenimiento preventivo se podrá identificar y eliminar errores repetitivos, disminuir los
puntos muertos por fallas, incrementar la vida útil de los equipos, disminuir costes de reparación,
detectar puntos débiles en la instalación del software entre otros.
La Oficina de Tecnologías de Información planificará el mantenimiento preventivo tomando como
base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos en la sede central y demás
dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores El objetivo de la Oficina de Tecnologías de
Información es desarrollar, implementar, mantener y gestionar la plataforma tecnológica existente en
la sede central y demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, al mismo tiempo
asesorar la adquisición e implementación de nuevas tecnologías de información que brinden
soluciones eficaces a las necesidades de sus diversas áreas de trabajo.
Es importante destacar que al no realizar mantenimientos preventivos a los equipos de cómputo
puede ocasionar daños irreversibles, generando pérdidas no solo de información relevante para la
institución sino también pérdidas económicas, por lo que se vuelve necesario e indispensable
mantener una programación como mecanismo de prevención a posibles daños.

I. OFICINA RESPONSABLE
Oficina de Tecnologías de Información (OTI)

II. OBJETIVOS:

3.1 GENERAL

Brindar mantenimiento preventivo a todos los equipos informáticos de hardware y software


implementados en la instalación, como medida de seguridad que garanticen el óptimo
funcionamiento de las herramientas tecnológicas, mejorando así la funcionalidad operativa,
alargando la vida útil y determinando la función operativa del equipo. Disminuyendo daños
ocasionados por factores de limpieza o atención de fallos, permitiendo así la continuidad de los
servicios brindados por la sede central y demás dependencias del Ministerio de Relaciones
Exteriores.

3.2 ESPECÍFICOS:

Obtener un diagnóstico general del estado operativo de los equipos de cómputo, para realizar el
mantenimiento preventivo respectivo, el que permita prolongar el funcionamiento óptimo de toda la
plataforma informática.
Optimizar el rendimiento funcional de los equipos de cómputo implementados en la institución,
disminuyendo las fallas e interrupciones ocasionadas por la falta de un adecuado y oportuno
mantenimiento.
Calendarizar en un cronograma programado las acciones de mantenimiento a realizar, priorizando
las áreas críticas según los reportes y estadísticas de incidencias.
Reducir la inestabilidad y la baja productividad del sistema operativo ocasionado por programas o
archivos nocivos para el computador, que perjudican el rendimiento y paraliza el desarrollo de las
actividades diarias.
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Respaldar la información contenida en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores y
demás dependencias, agilizando el tiempo de respuesta de los sistemas de información y mejorar la
calidad de servicio como institución pública.

III. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE

El mantenimiento preventivo del hardware, es realizar una revisión periódica de las partes físicas de
los equipos, que va desde la limpieza, verificación hasta la afinación de los elementos integrantes del
mismo, optimizando su operatividad y resguardando la inversión económica que implica su
adquisición. Entendemos como elementos físicos a los siguientes:
Las unidades de entrada/salida (teclado, mouse, monitor, impresoras, scanner, etc.).
Las unidades de almacenamiento (disco duro, unidades de disquete, unidad de CD/DVD, etc.) Es
importante resaltar que un gran porcentaje de los problemas informáticos que se presentan en el
trabajo cotidiano, son consecuencia de la falta de planificación para realizar el mantenimiento de los
equipos, de tal manera que la mayoría de los problemas se resuelven con el programa de
mantenimiento preventivo. Lo importante de esto es que mediante una programación anticipada de
los servicios de mantenimiento, se previenen las molestas demoras generadas por una falla
inesperada.
Con un adecuado cronograma de mantenimiento es posible mantener en buen estado los equipos,
ayudando a prevenir y/o reparar fallas.

4.1 FACTORES QUE DETERIORAN UN EQUIPO DE CÓMPUTO


Existen muchos factores internos y externos que pueden perjudicar el buen rendimiento y deteriorar
los equipos de cómputo, haciendo que éstos dejen de funcionar temporal o definitivamente. Por lo
tanto, es de suma importancia conocer el comportamiento de tales factores y determinar de qué
manera influye en el funcionamiento de los equipos informáticos.

4.1.1 Factores ambientales

a) Temperatura: El sitio adecuado para trabajar con equipos de cómputo debe ser un ambiente
templado (ni mucho calor, ni mucho frio). Es importante comprobar el correcto funcionamiento
de los ventiladores (coolers) del gabinete, limpiarlos de cualquier obstrucción que posean. No
colocar los equipos debajo o cerca de cualquier sistema de calefacción.

b) Humedad: La humedad deteriora los componentes metálicos que forman los circuitos en los
equipos, por lo que siempre debemos evitar los lugares húmedos o adquirir equipos que
ayuden a disminuir la humedad por ejemplo un deshumedecedor.

c) Polvo y partículas: El polvo obstruye y dificulta el funcionamiento de las partes mecánicas


de los equipos. Es recomendable no fumar ni comer cerca de los mismos. También se debe
evitar ubicarlos en lugares donde se mantengan puertas y ventanas abiertas (circulación
constante de aire de adentro hacia afuera).

d) Vibraciones e impactos:
Si se trata de vibraciones éstas pueden afectar a dispositivos muy sensibles, durante su
funcionamiento, como por ejemplo el disco duro de un computador, como medida de
precaución podemos:
 Sujetar bien los componentes de un equipo.
 Colocar los equipos en un lugar apartado de vibraciones como lugares donde se utilice
maquinaria pesada.
Para evitar los impactos, durante el uso como el transporte, lo único que tenemos que hacer
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es poner especial cuidado en lo que estamos haciendo para evitarlo.

e) Interferencias electromagnéticas y de radiofrecuencia.- Las interferencias hacen que por


otros aparatos electrónicos que estén funcionando a nuestro alrededor generen

f) Interferencias en los componentes de los circuitos integrados de nuestros equipos de


cómputo, así como televisores, ondas de radio o teléfono, esto puede ocasionar el
funcionamiento defectuoso de algún componente durante el tiempo que dure la interferencia,
o si es en un tiempo demasiado prolongado incluso su deterioro total.
g) Todos los factores descritos con anterioridad, pueden provocar fallos en el hardware adicional
a estos podemos mencionar los fallos que dependen del tiempo de operación o el tiempo en
que están almacenados sin darles uso.

4.2 VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO DE PREVENTIVO HARDWARE:


Como institución gubernamental el Ministerio de Relaciones Exteriores, debe mantener en óptimo
estado sus equipos informáticos, para asegurar la continuidad de los servicios brindados a los
ciudadanos, permitiendo que dependencias internas y externas de la sede central utilicen de manera
eficiente los recursos y eleven el horario útil de trabajo.
Dentro de las ventajas que podemos mencionar con el desarrollo de un mantenimiento preventivo
tenemos las siguientes:
 Los equipos informáticos operan en mejores condiciones de seguridad, ya que será posible
conocer el estado y condiciones de funcionamiento.
 Reducción del tiempo de suspensión de los equipos por fallas e interrupciones presentadas.
 Elevar la vida útil de los equipos, anticipando fallas que pueden perjudicar seriamente.
 Evita realizar mantenimientos correctivos a los equipos, reduciendo gastos innecesarios de
reparación y otros gastos.

4.3 PROCEDIMIENTOS DEL PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE

Los procedimientos de un mantenimiento preventivo son el conjunto de acciones y tareas


programadas que se realiza a un equipo de cómputo para ayudar a optimizar su funcionamiento y
prevenir fallas, prolongando así su vida útil.
El equipo de soporte técnico asignado por el jefe de la oficina de Tecnologías de Información, son los
únicos con la autorización para poder realizar estos procedimientos, los cuales se detallan a
continuación:
 Es importante revisar la fecha de garantía, que sea respetada
por lo que es necesario verificar y coordinar con el proveedor si
esta vigente.
 Seguir los procedimientos establecidos en los manuales de
servicio de la marca y modelo de equipo.
 Para formatear un equipo el encargado de desarrollar lo
solicitado debe informar al usuario que deberá sacar una copia
de respaldo de la información útil de su computador.
 Desconectar el cable de energía antes de manipular en el
interior de la computadora.
 Realizar limpieza interna del computador de escritorio, esta
tarea busca retirar el polvo que se adhiere a las piezas y al
interior en general. Ante todo debe desconectar los cables
externos que alimentan de electricidad y proveen energía a
nuestra PC. Para esta limpieza puede usar un soplador o una
pequeña aspiradora especial acompañada de un pincel
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pequeño.
 Revisar los conectores internos del PC, asegurándonos que
estén firmes y no flojos, además revisar que las tarjetas de
expansión y los módulos de memoria estén bien conectados.
 Limpiar el monitor del computador de escritorio, Primero
empezamos con la limpieza interna desconectando la pantalla,
esperar que se descargue la energía de los componentes
internos, ahora destornillar con cuidado y limpiar el polvo con
un soplador o una aspiradora especial , una vez terminada la
limpieza, continuamos la limpieza externa y culminamos con la
limpieza de la pantalla del monitor, lo hacemos con un paño de
algodón y los líquidos de limpieza especiales para monitor los
cuales podemos encontrar en el mercado, por ultimo con un
paño limpio y alcohol isopropilico de spray limpiamos de forma
horizontal y vertical suavemente la pantalla.
 Limpiar el mouse o ratón, en la parte superior, hay una tapa
que puede abrirse simplemente girándola en el sentido
indicado de la misma tapa. Limpiar la esfera que se encuentra
dentro; con un paño que no deje pelusas así como los ejes
para evitar que deje algún tipo de partícula adheridas a ellos.
Si es un mouse óptico, mantener siempre limpio el pad mouse
(almohadilla donde se coloca cualquier tipo de mouse) y evitar
que existan partículas que obstruyan el lente. Para realizar la
limpieza del teclado, primero se debe desconectarla del
computador, darle vuelta y sacudirla para expulsar cualquier
objeto atrapado en él, luego con un soplete limpiar entre las
teclas para sacar cualquier partícula que no haya sido
expulsada anteriormente, después humedecer un trapo o una
esponja con alcohol isopropilico y limpia las teclas y el resto
del teclado. Eso debe restaurar el brillo natural del teclado.
 Si tiene las teclas demasiado sucias o se traban, tal vez sea
necesario quitarlas y limpiarlas individualmente, se
recomienda que al quitarlas se mantenga el orden de las
teclas para al momento de volver a poner queden en el orden
correcto.
 La superficie exterior del computador de escritorio es
recomendable una tela húmeda con jabón líquido, o una
sustancia especial que no contengan solventes y/o alcohol por
su acción abrasiva, finalmente usar un paño seco que no deje
pelusas.
 Computadoras portátiles, primero limpiamos el teclado con un
soplador ya que en esta zona esdonde se almacenan polvo y
partículas de comida, después con un pincel o trapo húmedo
limpiamos las partes que tiene más suciedad, la limpieza del
lector óptico se realiza con el aerosol de aire comprimido, para
eliminar el polvo de la lente del láser , para limpiar la pantalla
utilizamos paños de algodón y alcohol isopropilico realizando
movimientos suaves y circulares, por ultimo limpiamos la
carcasa con alcohol isopropilico.
 Si es necesario realizar una limpieza interna primero debemos
quitar los tornillos de la capa trasera, al igual que la tapa que
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protege el disco duro del equipo, luego extraer el disco duro, y limpiar sus ranuras utilizando
aire comprimido , así mismo limpiar la placa madre con los pinceles o brochas hasta no ver
residuos de polvo, y ensamblar nuevamente
 Mantenimiento preventivo de impresoras, escáneres y equipos
multifuncionales. Esto incluye desmontaje, aspirado, limpieza
interna y externa. Revisión y alineamiento y limpieza de
cabezal. Limpieza de fusor, termistor, pick up rollers. Pruebas
de impresión, haciendo uso de paños que no dejen pelusas y
líquidos de limpieza para limpiar la parte externa de los equipos.
4.4 Diagrama de Flujo del Mantenimiento Preventivo de Hardware
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4.5 ACTIVIDADES Y MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE
HARDWARE
Actividades que permitan determinar el funcionamiento de los equipos informáticos.
 Probar la unidad de disco, una forma práctica de realizar este proceso es realizar un chequeo
antivirus en un disco extraíble. Esto determina el buen funcionamiento de la unidad.
 Chequear el disco duro con el comando CHKDSK del DOS.
 Si se tiene multimedia instalada, puede probarse con un CD de música, esto determina que
los altavoces y la unidad estén bien.
 Realizar una prueba a todos los periféricos instalados. Es mejor tardar un poco para
determinar el funcionamiento de la computadora y sus periféricos antes de empezar a
desarmar el equipo.
Dentro de los materiales que se utilizan para el mantenimiento de los equipos de cómputo tenemos:
Material de Limpieza
 Cepillos de cerdas duras.
 Aceite 3 en 1.
 Aceite G2.
 Grasa industrial KG – 107E 40gr.
 Brochas, de preferencia antiestática.
 Trapo industrial blanco (no debe soltar pelusa).
 Destornilladores (estrella, plano).
 Kit de destornilladores para laptop.
 Destornillador detector de tensión tipo lapicero.
 Crema limpiadora de superficie de PC’s y periféricos.
 Limpiador de componentes electrónicos dieléctrico en spray (Alcohol isopropilico). -
Aspiradora.
 Limpiador de cabezal CD/DVD.
 Pulsera antiestática.
 Jabón líquido.
 Alcohol isopropilico.

Es importante recordar y ser precavidos con el


manejo de los tornillos del equipo en el momento de
desarmarlo. Los tornillos no están diseñados para
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todos los puntos. Es muy importante diferenciar bien los que son cortos de los medianos y de los
largos. Por ejemplo, si se utiliza un tornillo largo para montar el disco duro, se corre el riesgo de
dañar la tarjeta interna del mismo.
Otro punto importante que no hay que olvidar es identificar
bien el tipo de tornillos que se usa para fijar las tarjetas de
expansión y en muchos casos también las tapas del CPU.
Las pinzas pueden ser útiles para recoger tornillos u alguna
otra pieza pequeña que no sea fácil de manipular
manualmente.

4.6 NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE


HARDWARE
Antes de comenzar con el mantenimiento, es prudente recordar las medidas y normas de
seguridad e higiene que deben seguirse para poder realizar el trabajo. Estas medidas nos
ayudaran a evitar el mal funcionamiento de algún dispositivo y mantenernos fuera de peligro.
Estas medidas son:
 Apagar y desconectar el equipo de la corriente eléctrica.
 Colocarse los implementos de seguridad (pulsera antiestática).
 No usar agua, ya que oxida y daña los componentes.
 No forzar los dispositivos o partes del gabinete.
 Colocar los tornillos en algún recipiente para no extraviarlos.
 No aplicar liquido directamente sobre los dispositivos o la placa madre.
4.7 FALLAS Y RECOMENDACIONES COMUNES DESPUÉS DE HABER DESARROLLO EL
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE

4.7.1 Códigos de error al arranque de la PC:

 Un pitido largo: problema de memoria. Comprobar si se ha insertado correctamente el


módulo de memoria. Si es así y el problema persiste, entonces posiblemente estará
estropeado.
 Un pitido largo y después 2 cortos: error de vídeo. Posiblemente la tarjeta de vídeo no esté
lo suficientemente ajustada al zócalo.
 Un pitido largo y 3 cortos: error de vídeo. La tarjeta de vídeo no funciona o bien hay un
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problema con su memoria.
 Un pitido continuo: error de placa. Si se produce este pitido, es posible que la placa esté
estropeada, aunque también puede ser debido a algún otro componente.
4.7.2 Averías de la pila o batería
 Cuando se agota la pila o batería aparecerá un mensaje en pantalla indicando un error en
CMOS o BIOS (CMOS checksum error o BIOS checksum error). En este caso se debe
cambiar la pila y a continuación volver a definir la configuración de la PC a través del
SETUP. En algunos casos no se muestra ningún mensaje, en cambio encontramos en la
pantalla de inicio que solicita el sistema operativo, sino se dispone de autoconfiguración
del disco duro al principio, en este caso, observaremos que la fecha y hora son incorrectas.
Entraremos en el SETUP y verificaremos la configuración; habitualmente habrá
desaparecido la configuración de disco duro, la hora y la fecha, la disquetera, etc.
Dependiendo del equipo volviéndolo a configurar otra vez funcionará perfectamente. Si al
apagar la máquina y volver a encenderla más tarde vuelve a pasar lo mismo es que la pila
está agotada y si el problema persiste será problema de la CMOS y habrá que volver a
sustituirla.

4.7.3 Averías en el microprocesador


 Los problemas que puede acarrear este componente son generalmente irreversibles,
normalmente una frecuencia de trabajo no adecuada o la falta de disipador o ventilador,
suelen acabar a corto o largo plazo con la vida del microprocesador, pero hay que tener en
cuenta otros factores.
 Si la PC no arranca pero el microprocesador se calienta, puede deberse a un fallo de la
tarjeta
madre, del zócalo, o incluso una inserción no adecuada del microprocesador en el mismo.
 Si el equipo no arranca y el microprocesador no se calienta, posiblemente la tensión de
trabajo sea insuficiente. Se revisarán los Jumper de la tarjeta madre referentes a la
alimentación de la misma, pero en el caso de que la configuración del microprocesador se
realice sin Jumper, a través del Setup, deberemos mirarlo dentro de este programa. Puede
ser que esté seleccionada una tensión de 3´3 voltios cuando el micro necesite 5 voltios.
Por el contrario si hacemos trabajar un micro con una tensión de 5 v, el equipo tampoco
arranca pero el micro se calienta. Si mantenemos mucho esta circunstancia el micro puede
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llegar a quemarse, habría que apagar el equipo inmediatamente.
 Si la maquina se bloquea frecuentemente, ello puede ser debido a una frecuencia de
trabajo del micro no adecuada. Para neutralizar esta eventualidad, habrá que revisar los
Jumper de la tarjeta madre el Setup dependiendo de cómo se configure.
 En general cuando nos encontremos con un error de este tipo debemos seguir los
siguientes pasos:
a) Comprobar que el microprocesador está insertado correctamente en su zócalo.
b) Verificar que todos los puentes de configuración de la tarjeta madre estén colocados en
función del tipo del microprocesador que tenemos instalado.
c) Nos aseguraremos que el resto de los componentes imprescindibles para que funcione el
sistema están correctamente montados, especialmente la fuente de alimentación, la
memoria RAM y la tarjeta de video.
d) Si después de realizar estas comprobaciones arrancamos el equipo y sigue sin funcionar,
el error está en el micro procesador o en la tarjeta madre.
e) Probaremos con otro microprocesador, o con otra tarjeta madre, hasta que encontremos la
falla, una vez encontrado, habrá que sustituirlo.

IV. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SOFTWARE

Al igual que el hardware de nuestro computador, el software es también una parte fundamental
por lo tanto también necesita revisión y asistencia periódicamente, ya que es la parte lógica que
nos permite interactuar con el ordenador y esta realice diferentes funciones y tareas.
 El software de un ordenador se divide en tres categorías:
 El software de sistema que funciona como administrador, encargado de asignar los
recursos físicos o el hardware para el cumplimiento de funciones, así como también
facilitar el uso del computador proporcionando una interfaz al usuario. Ejemplos: Windows,
Linux, Mac OS.
 El software de programación por el cual se pueden desarrollar otro software, programas o
servicios. Ejemplos: PHP, JAVA, Visual Basic, C#, Perl, Python.
 El software de aplicación son los programas que nos permiten realizar tareas específicas
en el sistema. Ejemplos: Word, Excel, PowerPoint, programas de internet, etc.
Los ordenadores funcionan muy bien y están protegidas cuando reciben mantenimiento. Si no se
limpian y se organizan con frecuencia, el disco duro se llena de información, el sistema de
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archivos se desordena y el rendimiento general disminuye.
El mantenimiento preventivo implica realizar determinadas actividades que permitan el eficiente
funcionamiento del computador, actividades que involucren desde un diagnóstico situacional hasta
una limpieza o desfragmentación de disco, estas actividades contemplan lo siguiente:
 El gestionar usuarios es una parte fundamental en la seguridad y estabilidad del sistema,
existen dos tipos de usuarios administrador y limitados o estándares los administradores
son quienes poseen control total del equipo y sistema operativo. Entre sus capacidades
esta la instalación, desinstalación y configuración de software, así como el acceso a los
archivos y componentes importantes del sistema operativo. Los usuarios limitados o
estándares son quienes utilizan el PC, mas no pueden instalar o modificar el software
existente y menos acceder a los archivos de otros usuarios o del sistema. Por tanto es
responsabilidad del administrador limitar los accesos y permisos que a futuro garanticen la
funcionalidad óptima del computador.
 Revisión de espacio libre de los discos duros, ya que estos son donde se almacena la
información y permite que esta esté disponible en todo momento. No es recomendable
mantenerlo siempre a tope de capacidad, ya que esto puede influir negativamente en su
rendimiento y colaborar en su deterioro, además de entorpecer algunas tareas a
desarrollar en el equipo y disminuir su rendimiento en general. (algunas aplicaciones
necesitan un mínimo de espacio disponible en disco para su funcionamiento).
 Comprobación de errores del disco duro, siendo el disco duro una pieza electromecánica y
como tal necesita ser revisada periódicamente buscando fallas y errores en su
funcionamiento. Los discos duros tienen una serie de pistas y dentro de ellas sectores
donde se guarda la información o los datos, con el comprobador de disco o verificador de
errores se encarga de revisar uno por uno estos sectores y en caso de encontrar errores
tratar de repararlos, errores que suelen generarse a partir de malos usos o practicas con el
manejo del computador, bajones o cortes de energía o fluctuaciones extremas de la
misma.
 Desfragmentación del disco, los datos en el disco duro tienden a no quedar físicamente en
áreas continuas, de tal manera que un archivo puede quedar, literalmente, fragmentado o
distribuido en diversos lugares a lo largo del disco duro. Esto se da, entre otras cosas,
como parte de la lógica que tiene el poder realizar constantes operaciones de escritura y
borrado de archivos en el disco duro, lo que hace que la información quede fragmentada,
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haciendo que la velocidad de respuesta, rendimiento del disco, y en general del equipo,
disminuya porque es un acceso ineficiente a la información del ordenador. Por tanto el
proceso de desfragmentación se encarga de organizar físicamente los archivos dentro del
disco duro, haciendo que todas las partes de los archivos que contiene queden continuas,
mejorando el tiempo de acceso y lectura al mismo tiempo que la parte del disco que tiene
la información esté al principio y la vacía al final.
 Eliminación de archivos temporales del sistema operativo y de internet, debido a que los
archivos temporales son archivos que se crean o generan a partir de la misma utilización
del equipo y su software de aplicación, eliminarlos implica realizar tres procesos diferentes
pero relacionados entre sí teniendo en cuanta cuales son los que se deben de localizar y
eliminar.
a) Todos los archivos que empiecen su nombre con el carácter de tilde (~) (~*.*).
b) Todos los archivos con extensión tmp, tra, TMP o TEMP (*.tmp, *.temp, *.tra, *.TMP,
*.TEMP).
c) Todos los archivos con extensión log, bak, diz e ion (*.log, *.bak, *.diz, *.ion).
Por último dependiendo del navegador de internet se debe realizar las configuraciones
necesarias para buscar la opción que te permita eliminar los archivos temporales que se
almacenan en la computadora cada vez que se navegue en internet.
 Eliminación de archivos, la mayoría de las veces los archivos que eliminamos se alojan en
la Papelera de Reciclaje. Esto es un sistema de seguridad pensado en caso de necesitar
recuperarlos. Por lo que se tendrá que eliminar los archivos también de la Papelera de
Reciclaje.
 Actualización del sistema operativo, se entiende por actualización al proceso de añadir,
mejorar o corregir ciertas características al software, en este caso el sistema operativo, y
con esto mejorar su estabilidad. Ya que estas actualizaciones ayudan al sistema operativo
a corregir vulnerabilidades de diversos tipos haciéndolo más seguro y, por ende, estable,
sobre todo si el PC está conectado constantemente a Internet.
 Manejo del antivirus, es el escudo principal del ordenador y es lo que impide la entrada al
equipo de software malicioso como Spyware, Troyanos, Malware, Gusanos, etc., y de ahí
su importancia.
 Independientemente de que antivirus se tenga instalado en el equipo, es importante
mantener una periodicidad en dos actividades o procesos: la actualización de firmas o
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definiciones de virus y el análisis periódico del computador.
 Limpieza del registro del sistema, es un sistema de archivos donde se guarda la
información acerca de las configuraciones, opciones y comportamiento del sistema
operativo, el hardware y el software instalados en el ordenador, lo que se traduce en que
toda operación, cambio de configuración o similares se guarda inmediatamente en él y se
ve reflejado en su organización de tipo árbol.
En resumen el mantenimiento preventivo consiste, en revisar las opciones de configuración
para que el equipo trabaje de la manera más adecuada a la mayor velocidad posible.
Entre los aspectos a tener en cuenta, se incluyen:
 Software en términos de configuración, optimización y desinstalación de aquel que no
esté autorizado para el perfil de usuario respectivo.
 Desfragmentación de Disco Duro.
 Liberación de memoria RAM.
 Liberación del Disco Duro.
 Ejecución del Antivirus.
 Copia de Seguridad.
 Comprobar Errores en el Disco Duro.
 De ser necesario reinstalación de sistema operativo.
 De ser necesario reinstalación de programas, aplicativos y office.

5.1 PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SOFTWARE


El mantenimiento preventivo consiste en una atención constante de limpieza, revisión y
afinación de los distintos elementos integrantes de un equipo de cómputo. Es importante
saber que la mayoría de los problemas que se presentan en el trabajo cotidiano, se debe a
la falta de un programa específico de mantenimiento de los equipos, de tal manera que la
mayoría de los problemas se resuelven con el mismo procedimiento del mantenimiento
preventivo. El mantenimiento tiene técnicas para darle un periodo de vida útil más largo y
libre de fallas. Debemos de tener en cuenta que es necesario darle mantenimiento al
software ya que el continuo uso genera una serie de cambios en la configuración original
del sistema, causando bajas en el rendimiento que al acumularse con el tiempo pueden
generar problemas serios. Actualmente es indispensable mantener actualizada la
protección contra virus informáticos. Este proceso consiste en siete pasos:
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de
Hardware y Software de la Sede Central y demás dependencias del
Ministerio de Relaciones Exteriores
5.1.1 Revisión de Instalación por Setup.
Esta revisión se hará ingresando directamente y detectando unidades mediante el menú
que se encuentra en la Setup el cual es el programa que nos permite acceder a los datos,
el SETUP está guardado en alguna parte del ordenador, y debe de funcionar incluso
cuando no hay disco duro o cuando todavía no se ha reconocido el disco duro entonces
podremos decir que este se encuentra guardado dentro de la ROMBIOS.

5.1.2 Desfragmentación Del Disco Duro.


Desfragmentación es el proceso mediante el cual se acomodan los archivos de un disco de
tal manera que cada uno quede en un área inmediata y sin espacios entre ellos. Este
proceso consta de ordenar los trozos de información distribuida a través de todo el disco,
para mejorar la velocidad de acceso y distribuir de mejor forma el espacio libre del
dispositivo.

5.1.3 Eliminación de archivos TMP.


Es la expulsión de archivos generados por las aplicaciones instaladas en la computadora
que ya no se utilizan, eliminación de archivos temporales, perdidos, carpetas vacías,
registros inválidos y accesos directos; que tienen una ruta que ya no existe, con la finalidad
de liberar espacio en el disco duro, aumentar la velocidad y corregir fallas en el
funcionamiento normal del computador.

5.1.4 Liberación de espacio en Disco Duro.


Busca en la unidad y enumera los archivos temporales, archivos de caché de Internet y
archivos de programa innecesarios que se puede eliminar de forma segura, para darle
espacio al disco duro.
5.1.5 Ejecución de Antivirus.
Es el procedimiento por el cual se limpia el computador de programas de hardware
instalados en los equipos.

5.1.6 Copia de Seguridad.


El sistema operativo Windows cuenta con herramientas, como el programa Backup (copia
de seguridad), el cual al elegirlo desplegará una pantalla informándonos los pasos que hay
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de
Hardware y Software de la Sede Central y demás dependencias del
Ministerio de Relaciones Exteriores
que seguir, después aparece un mensaje que informa sobre la búsqueda de un dispositivo
de respaldo (unidad de cinta, etc.). Una vez que lo ha identificado, se despliega una
ventana en la que se puede observar la estructura de directorios del disco duro, y junto a
ellos se encuentra un cuadro pequeño, a través del cual se seleccionan los archivos y
directorios que se desean respaldar.
El siguiente paso determinar a qué unidad se van a copiar los archivos, es decir dónde se
van a crear los respaldos. Al concluir con esto, la copia de seguridad comenzará a crearse,
desplegándose una ventana de estado de avance, que le avisará una vez que concluya.
Otras opciones de esta herramienta son las que restauran los archivos, que respaldan y
comparan los archivos existentes con los de respaldo.

5.1.7 Scandisk.
Sirve para comprobar en el ordenador tanto la integridad de la superficie física de su disco
duro como la integridad del sistema de archivos almacenado en él. Los sistemas Windows
basados en la plataforma NT no incluyen esta aplicación, pero permiten analizar el disco.

La Oficina de Tecnologías de Información deberá ser exclusivamente quien instale y


desinstale los programas en los equipos de los usuarios. Esta disposición deberá ser
expresa. Todos los equipos que requieran la instalación de software deben cumplir los
requerimientos mínimos para su funcionamiento.
Es recomendable que toda solicitud de instalación de software deba estar debidamente
justificada por intermedio y autorización del Jefe directo del usuario solicitante, mediante
documento o correo electrónico, el cual deberá contener al menos: Nombre del Usuario del
equipo a instalarse el software, Cargo, Código Patrimonial del CPU, programas requeridos,
versión y período de uso así como la justificación de la solicitud. De acuerdo a lo solicitado,
la Oficina de Tecnologías de Información evaluará si las características técnicas del equipo
a instalar satisfacen los requerimientos mínimos para su adecuado funcionamiento,
además de las licencias de uso del software.
Si es aceptada la solicitud, la Oficina de Tecnologías de Información procederá ingresar la
solicitud al Sistema de Gestión Informático y coordinar o ejecutar la instalación. Al finalizar
la instalación y obtener el visto bueno del área usuaria, la Oficina de Tecnologías de
Información deberá obtener la firma de éste y la actualización de la ficha del equipo,
deslindando responsabilidades de cualquier tipo sobre programas que no hayan sido
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Hardware y Software de la Sede Central y demás dependencias del
Ministerio de Relaciones Exteriores
instalados por dicha área y cerrará la asignación en el Sistema de Gestión Informático, De
esta manera, será posible listar la totalidad de programas instalados en el equipo del
usuario, por la Oficina de Tecnologías de Información de la institución.
Los programas instalados que no sean de utilidad para el usuario, deben ser borrados de
inmediato. Si el usuario no utiliza los programas inicialmente instalados en sus equipos, se
recomienda que soliciten la desinstalación respectiva.
El mantenimiento preventivo está a cargo del personal de soporte Técnico de la Oficina de
Tecnologías de información.
Los mantenimientos preventivos serán realizados en un horario que no interfiera o afecte el
trabajo de los usuarios, a menos que por necesidad sea solicitado en horario de trabajo.
La limpieza de los equipos (CPU, monitor, teclado, mouse, etc.), será realizada con los
instrumentos establecidos en el punto 3.5 de este documento.
Antes de dar conformidad al servicio de mantenimiento, el usuario deberá encender el
ordenador y demás periféricos para comprobar el buen funcionamiento de los equipos y
certificar el trabajo del equipo de soporte técnico.
Cada reporte de mantenimiento preventivo deberá estar firmado con el visto bueno del
responsable de la unidad administrativa o usuario del equipo cuando el servicio esté
concluido.

NOTA: todo tramite de solicitud sera mediante un memorandum dirigido a la oficina de y


tecnologia de la informacion (OTI) el cual evaluara el requerimiento.
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Relaciones Exteriores
5.2 Diagrama de flujo del mantenimiento de Software
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Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
V. PLANTILLAS DE PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

6.1.1 HOJA DE PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE


ACT.
RESPONSABLE NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O
DOCUMENTO

Consulta el calendario de visitas y llamar al


Calendario
responsable de la unidad administrativa para
Anual
1 concertar la fecha de mantenimiento.
2
Acude el día y hora convenida, realiza el
diagnóstico del equipo, luego procede a desarmar
el CPU, monitor, teclado, mouse, impresora, etc.;
aspira y sopletea todas sus partes, como son tarjet
as, unidad de diskette, CD/DVD y lubrica los
engranes de cada equipo y periféricos. Procedimiento
Mantenimiento
Preventivo de
Ensambla el equipo, asegurándose de colocar Hardware
todos los tornillos en el sitio correcto y que la
cubierta de cada equipo encaje perfectamente.
3
SOPORTE Enciende el equipo para que el
TÈCNICO usuario verifique su buen funcionamiento.
4

Al no existir fallas en el equipo, elabora y firma la


hoja de servicio, solicita revisión y posterior firma de Informe Técnico /
5
conformidad del usuario o responsable del equipo. Hoja de Vida
FIN DE PROCEDIMIENTO.

6
EXISTEN FALLAS EN EL EQUIPO
Comunica falla al usuario, revisa, coloca y reinstala
la unidad con error (unidades de CD/DVD, diskette,
Informe Técnico /
etc.) y/o reemplaza la unidad dañada, reinstala,
Hoja de Vida
configura y reinicia el equipo para que el usuario
verifique su buen funcionamiento. FIN DE
PROCEDIMIENTO.
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
5.1.2 HOJA DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE Y
SOFTWARE

OFICINA Y/O DEPENDENCIA: FECHA:


HORA DE ENTRADA:
RESPONSABLE: DIRECCIÓN: HORA DE SALIDA:
SERVICIO SOLICITADO: MP( ) MC ( )
TELÉFONO: RESPONSABLE DEL SERVICIO:
SERVICIO:Mantenimiento Preventivo SERVICIO: Mantenimiento Correctivo
Equipo Modelo - Marca Nro. De Serie Observaciones

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO:

_______________________________________ _________________________________
FIRMA Y SELLO DE CONFORMIDAD DEL USUARIO FIRMA DEL RESPONSABLE DEL SERVICIO
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
6.1.3 INFORME DE LA INSTALACIÓN DEL SOFTWARE

DATOS DE LA PC:

Fecha de Instalación
Oficina y/o Dependencia
Responsable del Computador
Cargo del Responsable
Teléfono del Empleado
Nro. De Serie del computador
Código de Inventario del
computador

SOFTWARE:

CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN
Denominación
Versión
Fabricante / Proveedor
N° de Serie
Código de Licencia
Tipo
Sistema operativo
Lenguaje de programación
Base de datos
Software de oficina
Software de seguridad
Otros
Manuales de diseño
Manuales de usuario

_______________________________________ _________________________________
FIRMA Y SELLO DE CONFORMIDAD DEL USUARIO FIRMA DEL RESPONSABLE DEL SERVICIO
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
6.1.4 PROGRAMACIÓN ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE

6.1.4.1 Dependencias

FECHA DE MANTENIMIENTO
ÁREA
1RA Fecha 2DA Fecha 3RA Fecha 4TA Fecha
01/03/2021 01/06/2021 01/09/2021 01/12/2021
02/03/2021 02/06/2021 02/09/2021 02/12/2021
03/03/2021 03/06/2021 03/09/2021 03/12/2021
04/03/2021 04/06/2021 04/09/2021 04/12/2021
05/03/2021 05/06/2021 05/09/2021 05/12/2021
06/03/2021 06/06/2021 06/09/2021 06/12/2021
07/03/2021 07/06/2021 07/09/2021 07/12/2021
08/03/2021 08/06/2021 08/09/2021 08/12/2021
09/03/2021 09/06/2021 09/09/2021 09/12/2021
10/03/2021 10/06/2021 10/09/2021 10/12/2021
11/03/2021 11/06/2021 11/09/2021 11/12/2021
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware y Software de la Sede Central y demás
dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores

6.1.5 DIAGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO MRE-OTI: HARDWARE – SOFTWARE

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBR NOVIEMB DICIEMBRE
SECTOR OFICINA
2ORO
3 4O 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 E3 4 1 2RE
3 4 1 2 3 4 5
POFICINAS
EXTERNAS
SEDE CENTRAL
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
VIII. CONCLUSIÓN

La importancia de la implementación de un plan de mantenimiento preventivo radica, no solo


en la cantidad de equipos informáticos que poseen la sede y demás dependencias del Ministerio
de Relaciones Exteriores, sino también por ser herramientas claves en el desarrollo de
los procesos administrativos, permitiendo la optimización de trabajo y tiempo de los usuarios.

El lograr los objetivos plasmados en los planes anuales de trabajo son fundamentales para
toda organización y lo es para el Ministerio de Relaciones Exteriores, por tanto implementar
un plan que permita controlar y administrar la funcionalidad de los equipos informáticos y los
servicios que estos brindan son esenciales para no solo para optimizar al equipo y al software, sino
para asegurar la continuidad de los servicios brindados por nuestra institución.

El plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, debe ser


aplicado y cumplido según las normas y lineamientos establecidos en la institución, para
garantizar la continuidad de los servicios brindados a través de los mismos.

El plan de mantenimiento preventivo y correctivo de la plataforma tecnológica instalada


en la institución, optimizará el rendimiento y la función que desempeña cada equipo como
herramienta administrativa permitiendo cumplir con las metas planteadas por del Ministerio de
Relaciones Exteriores.

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