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PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................................................ 4
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................................... 5
I. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE 6
II. OFICINA RESPONSABLE ................................................................................................. 6
III. OBJETIVOS: .................................................................................................. 6
3.1 GENERAL.......................................................................................................................................................................................6
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
El mantenimiento preventivo de las herramientas tecnológicas con las que cuenta el Ministerio de
Relaciones Exteriores, tiene como propósito realizar periódicamente tareas de limpieza, verificación y
afinación de todos los equipos de cómputo, sean estas unidades de entrada, salida, unidades de
almacenamiento o software en términos de configuración, instalación y optimización. Estas tareas
serán realizadas en base a una planificación, cronograma de trabajo y normas de seguridad
establecidas.
Con el mantenimiento preventivo se podrá identificar y eliminar errores repetitivos, disminuir los
puntos muertos por fallas, incrementar la vida útil de los equipos, disminuir costes de reparación,
detectar puntos débiles en la instalación del software entre otros.
La Oficina de Tecnologías de Información planificará el mantenimiento preventivo tomando como
base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos en la sede central y demás
dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores El objetivo de la Oficina de Tecnologías de
Información es desarrollar, implementar, mantener y gestionar la plataforma tecnológica existente en
la sede central y demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, al mismo tiempo
asesorar la adquisición e implementación de nuevas tecnologías de información que brinden
soluciones eficaces a las necesidades de sus diversas áreas de trabajo.
Es importante destacar que al no realizar mantenimientos preventivos a los equipos de cómputo
puede ocasionar daños irreversibles, generando pérdidas no solo de información relevante para la
institución sino también pérdidas económicas, por lo que se vuelve necesario e indispensable
mantener una programación como mecanismo de prevención a posibles daños.
I. OFICINA RESPONSABLE
Oficina de Tecnologías de Información (OTI)
II. OBJETIVOS:
3.1 GENERAL
3.2 ESPECÍFICOS:
Obtener un diagnóstico general del estado operativo de los equipos de cómputo, para realizar el
mantenimiento preventivo respectivo, el que permita prolongar el funcionamiento óptimo de toda la
plataforma informática.
Optimizar el rendimiento funcional de los equipos de cómputo implementados en la institución,
disminuyendo las fallas e interrupciones ocasionadas por la falta de un adecuado y oportuno
mantenimiento.
Calendarizar en un cronograma programado las acciones de mantenimiento a realizar, priorizando
las áreas críticas según los reportes y estadísticas de incidencias.
Reducir la inestabilidad y la baja productividad del sistema operativo ocasionado por programas o
archivos nocivos para el computador, que perjudican el rendimiento y paraliza el desarrollo de las
actividades diarias.
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
Respaldar la información contenida en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores y
demás dependencias, agilizando el tiempo de respuesta de los sistemas de información y mejorar la
calidad de servicio como institución pública.
El mantenimiento preventivo del hardware, es realizar una revisión periódica de las partes físicas de
los equipos, que va desde la limpieza, verificación hasta la afinación de los elementos integrantes del
mismo, optimizando su operatividad y resguardando la inversión económica que implica su
adquisición. Entendemos como elementos físicos a los siguientes:
Las unidades de entrada/salida (teclado, mouse, monitor, impresoras, scanner, etc.).
Las unidades de almacenamiento (disco duro, unidades de disquete, unidad de CD/DVD, etc.) Es
importante resaltar que un gran porcentaje de los problemas informáticos que se presentan en el
trabajo cotidiano, son consecuencia de la falta de planificación para realizar el mantenimiento de los
equipos, de tal manera que la mayoría de los problemas se resuelven con el programa de
mantenimiento preventivo. Lo importante de esto es que mediante una programación anticipada de
los servicios de mantenimiento, se previenen las molestas demoras generadas por una falla
inesperada.
Con un adecuado cronograma de mantenimiento es posible mantener en buen estado los equipos,
ayudando a prevenir y/o reparar fallas.
a) Temperatura: El sitio adecuado para trabajar con equipos de cómputo debe ser un ambiente
templado (ni mucho calor, ni mucho frio). Es importante comprobar el correcto funcionamiento
de los ventiladores (coolers) del gabinete, limpiarlos de cualquier obstrucción que posean. No
colocar los equipos debajo o cerca de cualquier sistema de calefacción.
b) Humedad: La humedad deteriora los componentes metálicos que forman los circuitos en los
equipos, por lo que siempre debemos evitar los lugares húmedos o adquirir equipos que
ayuden a disminuir la humedad por ejemplo un deshumedecedor.
d) Vibraciones e impactos:
Si se trata de vibraciones éstas pueden afectar a dispositivos muy sensibles, durante su
funcionamiento, como por ejemplo el disco duro de un computador, como medida de
precaución podemos:
Sujetar bien los componentes de un equipo.
Colocar los equipos en un lugar apartado de vibraciones como lugares donde se utilice
maquinaria pesada.
Para evitar los impactos, durante el uso como el transporte, lo único que tenemos que hacer
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es poner especial cuidado en lo que estamos haciendo para evitarlo.
Al igual que el hardware de nuestro computador, el software es también una parte fundamental
por lo tanto también necesita revisión y asistencia periódicamente, ya que es la parte lógica que
nos permite interactuar con el ordenador y esta realice diferentes funciones y tareas.
El software de un ordenador se divide en tres categorías:
El software de sistema que funciona como administrador, encargado de asignar los
recursos físicos o el hardware para el cumplimiento de funciones, así como también
facilitar el uso del computador proporcionando una interfaz al usuario. Ejemplos: Windows,
Linux, Mac OS.
El software de programación por el cual se pueden desarrollar otro software, programas o
servicios. Ejemplos: PHP, JAVA, Visual Basic, C#, Perl, Python.
El software de aplicación son los programas que nos permiten realizar tareas específicas
en el sistema. Ejemplos: Word, Excel, PowerPoint, programas de internet, etc.
Los ordenadores funcionan muy bien y están protegidas cuando reciben mantenimiento. Si no se
limpian y se organizan con frecuencia, el disco duro se llena de información, el sistema de
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archivos se desordena y el rendimiento general disminuye.
El mantenimiento preventivo implica realizar determinadas actividades que permitan el eficiente
funcionamiento del computador, actividades que involucren desde un diagnóstico situacional hasta
una limpieza o desfragmentación de disco, estas actividades contemplan lo siguiente:
El gestionar usuarios es una parte fundamental en la seguridad y estabilidad del sistema,
existen dos tipos de usuarios administrador y limitados o estándares los administradores
son quienes poseen control total del equipo y sistema operativo. Entre sus capacidades
esta la instalación, desinstalación y configuración de software, así como el acceso a los
archivos y componentes importantes del sistema operativo. Los usuarios limitados o
estándares son quienes utilizan el PC, mas no pueden instalar o modificar el software
existente y menos acceder a los archivos de otros usuarios o del sistema. Por tanto es
responsabilidad del administrador limitar los accesos y permisos que a futuro garanticen la
funcionalidad óptima del computador.
Revisión de espacio libre de los discos duros, ya que estos son donde se almacena la
información y permite que esta esté disponible en todo momento. No es recomendable
mantenerlo siempre a tope de capacidad, ya que esto puede influir negativamente en su
rendimiento y colaborar en su deterioro, además de entorpecer algunas tareas a
desarrollar en el equipo y disminuir su rendimiento en general. (algunas aplicaciones
necesitan un mínimo de espacio disponible en disco para su funcionamiento).
Comprobación de errores del disco duro, siendo el disco duro una pieza electromecánica y
como tal necesita ser revisada periódicamente buscando fallas y errores en su
funcionamiento. Los discos duros tienen una serie de pistas y dentro de ellas sectores
donde se guarda la información o los datos, con el comprobador de disco o verificador de
errores se encarga de revisar uno por uno estos sectores y en caso de encontrar errores
tratar de repararlos, errores que suelen generarse a partir de malos usos o practicas con el
manejo del computador, bajones o cortes de energía o fluctuaciones extremas de la
misma.
Desfragmentación del disco, los datos en el disco duro tienden a no quedar físicamente en
áreas continuas, de tal manera que un archivo puede quedar, literalmente, fragmentado o
distribuido en diversos lugares a lo largo del disco duro. Esto se da, entre otras cosas,
como parte de la lógica que tiene el poder realizar constantes operaciones de escritura y
borrado de archivos en el disco duro, lo que hace que la información quede fragmentada,
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haciendo que la velocidad de respuesta, rendimiento del disco, y en general del equipo,
disminuya porque es un acceso ineficiente a la información del ordenador. Por tanto el
proceso de desfragmentación se encarga de organizar físicamente los archivos dentro del
disco duro, haciendo que todas las partes de los archivos que contiene queden continuas,
mejorando el tiempo de acceso y lectura al mismo tiempo que la parte del disco que tiene
la información esté al principio y la vacía al final.
Eliminación de archivos temporales del sistema operativo y de internet, debido a que los
archivos temporales son archivos que se crean o generan a partir de la misma utilización
del equipo y su software de aplicación, eliminarlos implica realizar tres procesos diferentes
pero relacionados entre sí teniendo en cuanta cuales son los que se deben de localizar y
eliminar.
a) Todos los archivos que empiecen su nombre con el carácter de tilde (~) (~*.*).
b) Todos los archivos con extensión tmp, tra, TMP o TEMP (*.tmp, *.temp, *.tra, *.TMP,
*.TEMP).
c) Todos los archivos con extensión log, bak, diz e ion (*.log, *.bak, *.diz, *.ion).
Por último dependiendo del navegador de internet se debe realizar las configuraciones
necesarias para buscar la opción que te permita eliminar los archivos temporales que se
almacenan en la computadora cada vez que se navegue en internet.
Eliminación de archivos, la mayoría de las veces los archivos que eliminamos se alojan en
la Papelera de Reciclaje. Esto es un sistema de seguridad pensado en caso de necesitar
recuperarlos. Por lo que se tendrá que eliminar los archivos también de la Papelera de
Reciclaje.
Actualización del sistema operativo, se entiende por actualización al proceso de añadir,
mejorar o corregir ciertas características al software, en este caso el sistema operativo, y
con esto mejorar su estabilidad. Ya que estas actualizaciones ayudan al sistema operativo
a corregir vulnerabilidades de diversos tipos haciéndolo más seguro y, por ende, estable,
sobre todo si el PC está conectado constantemente a Internet.
Manejo del antivirus, es el escudo principal del ordenador y es lo que impide la entrada al
equipo de software malicioso como Spyware, Troyanos, Malware, Gusanos, etc., y de ahí
su importancia.
Independientemente de que antivirus se tenga instalado en el equipo, es importante
mantener una periodicidad en dos actividades o procesos: la actualización de firmas o
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definiciones de virus y el análisis periódico del computador.
Limpieza del registro del sistema, es un sistema de archivos donde se guarda la
información acerca de las configuraciones, opciones y comportamiento del sistema
operativo, el hardware y el software instalados en el ordenador, lo que se traduce en que
toda operación, cambio de configuración o similares se guarda inmediatamente en él y se
ve reflejado en su organización de tipo árbol.
En resumen el mantenimiento preventivo consiste, en revisar las opciones de configuración
para que el equipo trabaje de la manera más adecuada a la mayor velocidad posible.
Entre los aspectos a tener en cuenta, se incluyen:
Software en términos de configuración, optimización y desinstalación de aquel que no
esté autorizado para el perfil de usuario respectivo.
Desfragmentación de Disco Duro.
Liberación de memoria RAM.
Liberación del Disco Duro.
Ejecución del Antivirus.
Copia de Seguridad.
Comprobar Errores en el Disco Duro.
De ser necesario reinstalación de sistema operativo.
De ser necesario reinstalación de programas, aplicativos y office.
5.1.7 Scandisk.
Sirve para comprobar en el ordenador tanto la integridad de la superficie física de su disco
duro como la integridad del sistema de archivos almacenado en él. Los sistemas Windows
basados en la plataforma NT no incluyen esta aplicación, pero permiten analizar el disco.
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EXISTEN FALLAS EN EL EQUIPO
Comunica falla al usuario, revisa, coloca y reinstala
la unidad con error (unidades de CD/DVD, diskette,
Informe Técnico /
etc.) y/o reemplaza la unidad dañada, reinstala,
Hoja de Vida
configura y reinicia el equipo para que el usuario
verifique su buen funcionamiento. FIN DE
PROCEDIMIENTO.
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5.1.2 HOJA DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE Y
SOFTWARE
_______________________________________ _________________________________
FIRMA Y SELLO DE CONFORMIDAD DEL USUARIO FIRMA DEL RESPONSABLE DEL SERVICIO
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6.1.3 INFORME DE LA INSTALACIÓN DEL SOFTWARE
DATOS DE LA PC:
Fecha de Instalación
Oficina y/o Dependencia
Responsable del Computador
Cargo del Responsable
Teléfono del Empleado
Nro. De Serie del computador
Código de Inventario del
computador
SOFTWARE:
CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN
Denominación
Versión
Fabricante / Proveedor
N° de Serie
Código de Licencia
Tipo
Sistema operativo
Lenguaje de programación
Base de datos
Software de oficina
Software de seguridad
Otros
Manuales de diseño
Manuales de usuario
_______________________________________ _________________________________
FIRMA Y SELLO DE CONFORMIDAD DEL USUARIO FIRMA DEL RESPONSABLE DEL SERVICIO
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6.1.4 PROGRAMACIÓN ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE
6.1.4.1 Dependencias
FECHA DE MANTENIMIENTO
ÁREA
1RA Fecha 2DA Fecha 3RA Fecha 4TA Fecha
01/03/2021 01/06/2021 01/09/2021 01/12/2021
02/03/2021 02/06/2021 02/09/2021 02/12/2021
03/03/2021 03/06/2021 03/09/2021 03/12/2021
04/03/2021 04/06/2021 04/09/2021 04/12/2021
05/03/2021 05/06/2021 05/09/2021 05/12/2021
06/03/2021 06/06/2021 06/09/2021 06/12/2021
07/03/2021 07/06/2021 07/09/2021 07/12/2021
08/03/2021 08/06/2021 08/09/2021 08/12/2021
09/03/2021 09/06/2021 09/09/2021 09/12/2021
10/03/2021 10/06/2021 10/09/2021 10/12/2021
11/03/2021 11/06/2021 11/09/2021 11/12/2021
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware y Software de la Sede Central y demás
dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBR NOVIEMB DICIEMBRE
SECTOR OFICINA
2ORO
3 4O 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 E3 4 1 2RE
3 4 1 2 3 4 5
POFICINAS
EXTERNAS
SEDE CENTRAL
Procedimiento Para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware
y Software de la Sede Central y demás dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores
VIII. CONCLUSIÓN
El lograr los objetivos plasmados en los planes anuales de trabajo son fundamentales para
toda organización y lo es para el Ministerio de Relaciones Exteriores, por tanto implementar
un plan que permita controlar y administrar la funcionalidad de los equipos informáticos y los
servicios que estos brindan son esenciales para no solo para optimizar al equipo y al software, sino
para asegurar la continuidad de los servicios brindados por nuestra institución.